Транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

Российскому логистическому рынку в скором времени предстоит столкнуться со значительными изменениями. С сентября 2026 года в большинстве случаев отменяют бумажные транспортные накладные. Возможность оформления документа на бумажном носителе будет сохранена лишь для отдельных предусмотренных законом ситуаций. Теперь для основной массы коммерческих грузоперевозок обязательным станет использование электронных перевозочных документов. Далее рассмотрим, кого затронет такой обязательный переход на электронные транспортные накладные и как их оформить. Расскажем, каким образом должна быть организована работа с этими документами.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Изменения в порядке использования транспортных накладных с 01.09.2026
2. Кто обязан применять электронную транспортную накладную
3. Как работать с электронными транспортными накладными с 1 сентября 2026 года
4. Форма и формат электронной транспортной накладной
5. Титулы электронной транспортной накладной
6. Заполнение электронной транспортной накладной
7. Кто подписывает электронную транспортную накладную

Изменения в порядке использования транспортных накладных с 01.09.2026

С 1 сентября 2026 года применение электронной транспортной накладной (ЭТрН) будет являться обязательным требованием для участников договора перевозки (ст. ст. 4, 5 Закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ). До указанного момента оформление перевозочного документа в цифровом виде возможно по желанию. В этом случае важно предварительно согласовать такой формат со всеми сторонами договора перевозки, поскольку все они должны быть подключены к системе электронного документооборота и работать с электронными перевозочными документами. При переходе на ЭТрН заранее, то есть до осени 2026, бизнес получил возможность опробовать технологию в реальных условиях и заблаговременно подготовиться к обязательному применению нового порядка, который уже вот-вот вступит в силу.

Действующие сейчас Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, будут применяться лишь до осени 2026 года. Нужно учитывать, что именно этим документом установлена форма транспортной накладной (ТН). Новая редакция правил, в том числе и новая форма перевозочного документа, на текущий момент еще не утверждены.

Минтрансом России уже подготовлен проект Приказа «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (ID проекта 02/08/03-26/00166150). Документ направлен на актуализацию и дополнение действующих на данный момент правил и закрепляет приоритет электронного документооборота. В настоящее время проводятся публичные обсуждения в отношении текста проекта приказа.

Среди преимуществ использования ЭТрН налоговая служба выделяет следующие моменты:
• снижение материальных затрат. Сокращаются расходы на печать документов, закупку бумаги и обслуживание печатающей техники, а также на услуги курьеров для передачи бумажных оригиналов;
• надежное хранение документов. ЭТрН не могут быть утеряны: они сохраняются в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;
• ускорение расчетов. Оплата за перевозку поступает в среднем на 20 дней быстрее – не требуется ждать доставки бумажного оригинала ТН грузоотправителю;
• единое рабочее пространство для всех участников. Все стороны перевозки работают с одним документом: любые изменения отображаются у всех участников одновременно, что ускоряет процесс взаиморасчетов;
• упрощение взаимодействия с контрольно‑надзорными органами. У проверяющих органов есть оперативный доступ к данным о перевозках и грузах – это сокращает число дополнительных запросов к бизнесу.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную

С 1 сентября 2026 года использование ЭТрН – обязательная процедура для всех сторон, участвующих в коммерческих автоперевозках грузов: грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков. Исключение предусмотрено только для ряда случаев, при которых перевозочный документ может оформляться на бумаге. Они установлены Приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262. К ним относятся следующие ситуации:
• если грузоотправитель или грузополучатель являются физическими лицами. При этом услуги оказываются для личных, семейных, домашних или прочих не связанных с предпринимательством нужд;
• если грузоотправитель и грузополучатель являются одним и тем же лицом;
• если у участника информационного взаимодействия нет технической возможности направить электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД из-за программного сбоя, который зафиксирован госсистемой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА);
• если в качестве груза перевозятся драгоценные металлы и камни;
• если речь идет о перевозке грузов военного назначения автомобильным транспортом, в которых Минобороны России выступает грузоотправителем или грузополучателем;
• если иностранными перевозчиками, зарегистрированными на территории одного из государств — членов ЕАЭС, осуществляются каботажные автомобильные перевозки грузов.

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 вступает в силу с 01.09.2026 и действует до 01.09.2032.

Как работать с электронными транспортными накладными с 1 сентября 2026 года

Чтобы организовать обмен ЭТрН, потребуется подключиться к сервису оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Выбрать его нужно из реестра Минтранса, размещенного на официальном сайте ведомства.

Сотрудникам компании должен быть обеспечен доступ к сервису. Также потребуется назначить ответственного администратора. При необходимости нужно подключить к системе водителей.

Для работы потребуются:
• усиленная квалифицированная электронная подпись организации – для директора;
• личные усиленные квалифицированные электронные подписи или усиленные неквалифицированные электронные подписи, созданные с помощью сервиса Госключ (https://goskey.ru), а также машиночитаемая доверенность организации – для всех работников, которые получат доступ к сервису оператора.

Порядок взаимодействия с ЭТрН и другими электронными перевозочными документами, в том числе заказами и заявками, утверждается актами Правительства РФ. Актуальные сейчас Правила перевозок грузов автомобильным транспортом утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Однако они будут применяться лишь до осени, а новый документ пока не принят.

Структура каждого перевозочного электронного документа предполагает набор отдельных файлов (титулов), которые последовательно заполняют разные участники перевозки. Передача этих файлов осуществляется через операторов ИС ЭПД. Они направляют данные обо всех стадиях перевозки в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это предусмотрено ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Форма и формат электронной транспортной накладной

Форма ТН установлена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (Приложение № 4). Именно этим документом установлена форма транспортной накладной (ТН). Однако нужно учитывать, что Правила от 21.12.2020 № 2200 действуют до 1 сентября 2026 года. Новая редакция правил, которой была бы установлена обновленная форма перевозочного документа, пока не утверждена. Соответствующий проект Приказа уже подготовлен Минтрансом России и проходит стадию публичных обсуждений (ID проекта 02/08/03-26/00166150).

Формат ЭТрН установлен Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Он представлен на официальном сайте налоговой службы.

Там можно найти технический «образец» для цифрового перевозочного документа, то есть детальное описание структуры соответствующего XML-файла: какие титулы должны быть, какие данные в них вносятся, какие форматы значений допустимы.

Титулы электронной транспортной накладной

Структура каждой ЭТрН предполагает набор отдельных файлов (титулов), которые должны последовательно заполнить разные участники перевозки. Документ включает в себя как обязательные титулы (с 1 по 4), так и дополнительные (с 5 по 8), которые нужны для внесения уточнений.

Формирование титулов распределено между участниками перевозки:
• Титул 1 заполняет грузоотправитель. В него вносят данные об участниках перевозки, условиях договора, транспортном средстве, водителе и характеристиках груза.
• Титулы 2 и 4 готовит перевозчик. В них фиксируется прием груза от грузоотправителя и последующая передача грузополучателю.
• Титул 3 оформляет грузополучатель. Он отражает время приемки груза, его фактическое количество и состояние.

После того как титул 2 поступает в ГИС ЭПД, система автоматически создает QR код. Водитель вправе использовать его для подтверждения легитимности перевозки, к примеру, предъявить сотрудникам ГИБДД во время проверки на дороге (п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Дополнительные титулы применяют, когда требуется скорректировать ранее внесенные сведения. Так, если возникла необходимость переадресовать груз, грузоотправитель формирует титул с обновленными данными о новом пункте доставки или получателе, а перевозчик – титул, который подтверждает факт переадресовки (пп. «д», «е» п. 3 Правил, утвержденных Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Заполнение электронной транспортной накладной

В настоящее время при оформлении ЭТрН опираются на:
• Устав автомобильного транспорта, утвержденный Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ;
• раздел IX Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200;
• Правила представления информации в ГИС электронных перевозочных документов, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281;
• Правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями между участниками информационного взаимодействия и их направления в ГИС, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Отметим, что Правила от 21.12.2020 № 2200 действуют до осени 2026 года и новая их редакция пока не установлена. Минтрансом России подготовлен проект Приказа «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (ID проекта 02/08/03-26/00166150), который в настоящее время проходит стадию публичных обсуждений.

В соответствии с законодательством обязанности по заполнению ЭТрН распределяются между участниками перевозки следующим образом:
• Грузоотправитель – лицо, заключившее договор перевозки – инициирует оформление документа. Он создает ЭТрН либо в своей учетной системе, либо напрямую в ИС ЭПД оператора. Грузоотправитель вносит все сведения о предстоящей перевозке, заверяет документ электронной подписью и передает через оператора ИС ЭПД остальным участникам: перевозчику и грузополучателю.
• Перевозчик проверяет данные, указанные грузоотправителем, и подтверждает прием груза. Для этого он подписывает документ. Если в процессе перевозки меняются условия, к примеру, требуется переадресовка либо происходит замена водителя или транспортного средства, перевозчик вносит соответствующие сведения в нужные разделы накладной.
• Грузополучатель – лицо, уполномоченное принять груз у перевозчика – по факту получения груза фиксирует приемку и заверяет этот факт электронной подписью.
• Перевозчик подтверждает передачу груза грузополучателю и повторно подписывает документ.

Особое внимание при заполнении ЭТрН грузоотправителю нужно уделить информации о грузе. Он должен не только отразить наименование груза, но также установить его массу и внести этот показатель в документ с указанием метода его определения (ст. 12 Устава автомобильного транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

При перевозке опасного груза отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии нужно привести в соответствии с Европейским соглашением о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ) от 30.09.1957. За неотражение особых отметок или невыполнение необходимых при перевозке груза мер предосторожности, искажении сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть взыскан штраф в пользу перевозчика. Размер такого штрафа составляет 20 процентов от провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Особенность ИС ЭПД в том, что она в большинстве случаев помогает избежать ошибок. Информационная система выделяет обязательные к заполнению поля и уведомляет о некорректных данных. При работе в учетной системе, в том числе интегрированной с ИС ЭПД, значительная часть реквизитов может быть заполнена автоматически на базе уже сформированного отгрузочного документа.

Если же в транспортной накладной все же были допущены ошибки, их допускается исправить. Порядок внесения исправлений устанавливается Правительством РФ (ч. 16 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

При этом изменение условий перевозки в пути, включая переадресовку груза, в настоящее время не считается ошибкой. Подобные корректировки перевозчик (водитель) отражает в разделе 9 транспортной накладной (пп. 30, 111 Правил от 21.12.2020 № 2200). В проекте Приказа Минтранса России (ID проекта 02/08/03-26/00166150) этот подход сохраняется.

Кто подписывает электронную транспортную накладную

Все участники грузоперевозки подписывают электронный документ либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица. Если грузополучателем выступает физическое лицо, ему разрешено использовать простую электронную подпись при условии, что ключ к ней был получен при личной явке. Соответствующие правила предусмотрены нормами п. 28 ч. 1 ст. 2, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 3 Правил обмена электронными перевозочными документами от 21.05.2022 № 931.

Водитель вправе подписать документ простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, но при этом документ в итоге должен быть заверен усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной электронной подписью перевозчика.