Для оформления хозяйственных операций налогоплательщик вместо первички и счета-фактуры вправе составить единый документ – УПД. При этом чтобы не допустить споров с контрагентами из-за отказов в вычетах и снятии расходов по налогу на прибыль, важно не допускать ошибок. Как заполнить УПД на бумаге и в электронном виде с образцами, читайте в нашей статье.
Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
Бесплатный электронный сборник содержит необходимые документы, шаблоны, рекомендации специалистов с учетом требований налоговых органов.
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Форма УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой бухгалтерский документ, который объединяет функции счета-фактуры и первички. Он подтверждает реализацию товара, выполнение работ или оказание услуг.
Форма УПД официально не утверждена, поэтому ее нужно разработать самостоятельно с учетом рекомендаций из приложения 3 к письму ФНС №ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013г. Рекомендованный бланк представлен в Приложении 1 к настоящему письму.
Что касается электронного формата, то он принят Федеральной налоговой службой и является обязательным для всех хозяйствующих субъектов.
УПД могут применять любые организации и ИП независимо от налоговой системы или освобождения от НДС по ст. 145, 145.1 или 145. 2 НК РФ. Так, налогоплательщики на АУСН вправе использовать УПД со статусом «2» в качестве первичного документа для оформления операций по отгрузке.
УПД в электронном виде обязаны применять только организации и предприниматели, работающие с маркированными товарами. Речь идет, например, о продавцах табачной продукции.
Помимо реализации с универсальным документом оформляют и другие виды операций. К примеру, перевозку грузов или услуги по договору транспортной экспедиции. Также УПД можно использовать для фиксации посреднических сделок при отгрузке товаров комиссионеру, поверенному или агенту для реализации.
Перечень возможных операций приведен в приложении 2 к письму ФНС №ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013г.
В одном документе допустимо приводить несколько взаимосвязанных операций. Допустим, продавец поставляет оборудование и монтирует его в помещении у покупателя. В таком случае отдельными позициями обозначают стоимость основного средства и услуги по монтажу.
Применение универсального документа не исключает возможность оформления операций привычным способом, т.е. с помощью товарной накладной и счета-фактуры. Разные подходы допустимы даже в рамках одного контракта. Если договор предусматривает несколько поставок, то по одним можно сформировать товарную накладную и счет-фактуру, а по другим – УПД со статусом 1. Тогда покупатель сможет учесть затраты по налогу на прибыль и принять НДС к вычету.
При этом УПД нельзя использовать исключительно как счет-фактуру. Например, при получении аванса.
Начать применять универсальный документ можно в любой момент без предварительного уведомления об этом контрагента.
С 2026 года такой документ особенно удобен тем, кто применяет ЭДО. Для перехода рекомендуется использовать следующий пошаговый алгоритм:
Шаг 1. Доработать форму документа из письма ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013г. В бланке нужно предусмотреть реквизиты обычного и корректировочного счетов-фактур. В первую часть допустимо включить дополнительные реквизиты с учетом специфики деятельности компании или ИП.
Шаг 2. Внести изменение в учетную политику. Начало применения УПД важно зафиксировать в учетной политике. До начала очередного налогового периода в приложении к учетке утверждают формы УПД.
Шаг 3. Разработать и утвердить инструкцию по проверке. На данном этапе важно прописать порядок документооборота, а также назначить ответственное лицо за каждый этап.
Заполнение УПД
Перед тем, как составить УПД нужно определить его статус. Статус «1» означает, что УПД используют одновременно как первичку для оформления хозяйственных операций и как счет-фактуру. Такой документ выставляют в течение пяти календарных дней, т.е. по правилам, установленным для счетов-фактур.
Когда УПД применяют только для фиксации сделки, ему присваивают статус «2». Он заменяет, к примеру, товарную накладную или акт оказанных услуг. Составить документ необходимо в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее (п. 3 ст. 9 Закона №402-ФЗ от 06.12.2011).
В УПД со статусом «1» заполняют все обязательные реквизиты первичного документа и счета-фактуры.
Табличную часть, которая заменяет счет-фактуру, составляют согласно требованиям пунктов 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011.
Реквизиты, дублирующие товарную или товарно-транспортную накладную, заполняют в порядке, установленном для формирования таких документов.
УПД со статусом «2» отражает только данные первички, поэтому заполнять реквизиты для счета-фактуры в нем не требуется.
В таблице представлен перечень обязательных реквизитов для УПД.
| Строка или графа | Содержание | Обязательный реквизит | |
| УПД со статусом 1 | УПД со статусом 2 | ||
|
Строки и графы в жирной рамке |
|||
| Наименование документа | Название, которое указывают в верхнем левом углу формы | Да | Да |
| Строка 1 | Порядковый номер и дата составления документа | Да | Да |
| Строки 2, 2а, 2б | Данные о продавце | Да | Да |
| Строки 3 и 4 | Сведения о грузоотправителе и грузополучателе | Да | Да |
| Строка 5 | Реквизиты документа на предоплату. Если аванс получен в неденежной форме, поле заполнять не требуется | Да | Нет |
| Строка 5а | Реквизиты документа об отгрузке. Эту строку налогоплательщик вводит самостоятельно | Да | Нет |
| Строка 5б | Реквизиты авансового счета-фактуры. Поле вводится в форму хозяйствующим субъектом | Да | Нет |
| Строки 6, 6а, 6б | Сведения о покупателе | Да | Да |
| Строка 7 | Наименование валюты | Да | Да |
| Строка 8 | Идентификтор госконтракта, договора или соглашения | Да (при наличии) | Нет |
| Графы 1а и 1б | Наименование и код товара, работы или услуги | Да | Да |
| Графы 2-2а | Код и наименование единицы измерения | Да | Да |
| Графа 3 | Количество | Да | Да |
| Графа 4 | Цена за единицу товара, работы или услуги | Да | Да |
| Графа 5 | Стоимость товаров, работ или услуг без НДС | Да | Да |
| Графа 6 | В том числе сумма акциза | Да | Нет |
| Графа 7 | Налоговая ставка | Да | Нет |
| Графа 8 | Сумма налога, предъявляемая покупателю | Да | Нет |
| Графа 9 | Стоимость товаров работ или услуг с НДС | Да | Да |
| Графы 10 и 10а | Наименование и код страны происхождения | Да | Нет |
| Графа 11 | Номер таможенной декларации | Да | Нет |
| Графы 12-14 | Сведения о прослеживаемых товаров | Да (в случае реализации прослеживаемых товаров) | Нет |
| Подписи | ФИО и подписи лиц, которые уполномочены подписывать счета-фактуры | Да | Да |
|
Строки за жирной рамкой |
|||
| Первая строка под таблицей | Основание отгрузки или получения. К примеру, реквизиты договора или доверенности | Да | Да |
| Вторая строка под таблицей | Информация о транспортировке и грузе. Здесь приводят дополнительные существенные условия об обстоятельствах сделки | Да (при наличии информации) | Да (при наличии информации) |
| Строка (12) | Наименование должности, подпись с расшифровкой лица, ответственного за прием товара, работы или услуги | Да | Да |
| Строка (13) | Дата отгрузки или передачи товара | Да (при наличии информации) | |
| Строка (14) | Иные сведения об отгрузке или передаче. Указывают дополнительную важную информацию об операции | ||
| Строка (15) | Ответственные должностные лица за правильность оформления фактов хозяйственной жизни | Да | Да |
| Строка (16) | Наименование экономического субъекта, который составил документ | Да, но можно не заполнять поле, если на УПД стоят оттиски печати, в которых указано наименование | |
Строки 12-16 за пределами жирной рамки заполняет каждая сторона сделки.
В бланк УПД также можно добавить дополнительные реквизиты. При этом важно помнить, что табличная часть должна строго соответствовать действующей форме счета-фактуры.
Расположить новые реквизиты допустимо после подписей руководителя или главбуха, перед табличной частью или в самой таблице. Между графами 1-14 нельзя добавлять новые колонки. Их вставляют справа или слева от таблицы.
В части первички УПД также можно дополнить строками с важной информацией (п. 12 ФСБУ 27/2021). Разработанный бланк и порядок его заполнение нужно закрепить в учетной политике.
УПД: скачать бланк
Составить УПД можно и как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Официально форма УПД не установлена. На практике используют бланк из приложения к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.
Рекомендуемый бланк УПД можно скачать по ссылке.
Электронный универсальный документ создают по формату, предусмотренному в приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. При обмене по ЭДО обязателен формат версии 5.03.
С 1 января 2026 товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде составляют только по формату, предусмотренному для УПД. При этом бумажные бланки таких документов остались без изменений.
Электронный УПД составляют в том же порядке, что и электронный счет-фактуру. Алгоритм следующий:
1) оформить УПД в системе;
2) подписать:
- УКЭП уполномоченного продавцом лица. Такой вариант применяют для документов со статусом «1». Подпись главного бухгалтера не нужна;
- электронной подписью лица, ответственного за проведение и отражение операции. Статус УПД значения не имеет.
3) отправить УПД покупателю через оператора ЭДО или уполномоченный орган, когда используется ЕИС.
УПД: образец заполнения
Перед заполнением УПД важно определить его статус — «1» или «2». В шапке бланка прописывают номер и дату, сведения о поставщике и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе, а также идентификатор госконтракта при наличии информации.
В табличной части в рамках жирной линии документа отражают сведения о товарах, работах, услугах, переданных имущественных правах. Далее следуют натуральные и стоимостные показатели хозяйственной операции. Для УПД со статусом «1» также заполняют сведения об НДС, акцизах и прослеживаемых товарах. Под табличной частью приводят дополнительные сведения об операции, указывают ФИО лиц, ответственных за приемку ценностей или оказанных услуг, а также оформление сделки. В конце проставляют оттиск печати, если стороны не отказались от ее использования.
Образец УПД можно скачать по ссылке.
Вы можете оставить первый комментарий