УПД-2024: бланк, образец заполнения

При отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав вместо первичного документа и счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).

УПД могут применять любые организации и ИП, в том числе не являющиеся плательщиками НДС. Например, организации на упрощенной системе налогообложения для подтверждения расходов могут использовать УПД в качестве первичного учетного документа. При этом не нужно заполнять графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

УПД по сути представляет собой счет-фактуру с несколькими дополнительными реквизитами. Документ содержит элементы:
• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приемке-передаче объекта основных средств.

Поэтому при оформлении реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав с помощью УПД организация объединяет в документе сведения из форм № ТОРГ-12, М-15, ОС-1, 1-Т и одновременно предъявляет покупателю или заказчику сумму НДС.

УПД может быть использован в качестве любого первичного документа, который подтверждает факт передачи ценностей, кроме случая, когда к первичным документам предъявляются специальные требования.

В одном УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций, например, если продавец отгружает товары и монтирует их в помещении покупателя. В таком случае в УПД отдельными позициями указывают стоимость товаров и услуг по монтажу.

УПД можно оформить перевозку грузов и оказание услуг транспортной экспедиции. При этом в случае доставки товаров может дополнительно потребоваться транспортная накладная.

Кроме того, УПД можно использовать для посреднических операций. К примеру, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель груза отгружают товары комиссионеру, посреднику, поверенному или агенту для продажи.

Такой УПД будет считаться документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 указываются реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняются строки:
• 2 «Продавец»;
• 2а «Адрес»;
• 2б «ИНН (КПП) продавца»;
• 6 «Покупатель»;
• 6а «ИНН (КПП) покупателя»;
• 6б «ИНН (КПП) продавца».

Применение универсального документа не исключает оформления операций с помощью товарной накладной и счета-фактуры. Разные способы оформления можно использовать даже в рамках одного договора. Например, если договор предусматривает несколько отгрузок, то по одним партиям можно оформить товарную накладную и счет-фактуру, а по другим – УПД. Тогда покупатель сможет учесть расходы по налогу на прибыль, а сумму НДС принять к вычету.

Порядок заполнения УПД зависит от статуса документа. Если организация использует УПД как первичный документ и счет-фактуру, документу присваивают статус «1» и заполняют все реквизиты. Это объясняется тем, что в УПД собраны все обязательные реквизиты для передаточных документов и счета-фактуры.

Данные УПД, которые включают реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняют по правилам, установленным для оформления этих документов.

Те реквизиты документа, которые дублируют счет-фактуру, составляются по правилам оформления счетов-фактур, которые установлены требованиями п. 5 и 6 ст. 169 НК и РФ и правилами заполнения счетов-фактур.

Если организация решает использовать УПД только как первичный документ, то в нем нужно указать статус «2». При этом заполнять документ надо только в части передаточного документа. Строки УПД, обязательные для счета-фактуры, можно оставить пустыми.

Важно помнить, что использовать УПД только в качестве счета-фактуры недопустимо. Так, если организация оформляет отгрузку товарной накладной, то счет-фактуру следует составлять лишь на бланке, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 года №1137.

Строки 1–7 и графы 1–11 в УПД со статусом «1» заполняются полностью. В строке 1 указывают регистрационный номер УПД и дату его составления. В документе со статусом «1» номер приводится согласно хронологии нумерации счетов-фактур, а в УПД со статусом «2» – согласно нумерации первичных документов.

При обнаружении ошибок в строке 1а ранее выписанного документа указывают номер и дату внесения исправлений.

В строках 2, 2а и 2б приводятся данные продавце, а в строках 6, 6а, 6б – данные о покупателе.
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе в строках 3 и 4 приводятся только при отгрузке товаров. При выполнении работ или оказании услуг эти строки не заполняются.

С 2021 года в документе появилась новая строка 5а «Документ об отгрузке», в которой указывают реквизиты первичного документа-основания для составления счета-фактуры. Строка включает три поля:
• «№ п/п» — в нем указывают порядковый номер записи в табличной части 1 счета-фактуры;
• «№» — включает номер на отгрузку товаров, работ, услуг или имущественных прав, указанных в соответствующей строке графы 1 табличной части счета-фактуры;
• «от» — включает дату отгрузочного документа.

УПД со статусом «1» выполняет функцию первичного документа и счета-фактуры, поэтому в строке 5а нужно продублировать реквизиты самого УПД.
В строке 7 указывают наименование и код валюты, а в строке 8 – номер госконтракта при наличии.
В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывают реквизиты договора или доверенности.
В строку 9 «Данные о транспортировке груза» вносят реквизиты транспортных накладных или путевых листов, поручений экспедиторам, складских расписок, информацию о массе груза.

Форма УПД имеет реквизит «М.П.». Но его заполнять необязательно. Даже при отсутствии печати покупатель сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и обоснования расходов по налогу на прибыль.

Однако если поставить печать, продавец сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в том числе комиссионера (агента)», а покупатель – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Обычно такая информация есть в оттиске печати организации, составившей документ.

УПД подписывают:
• руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
• сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ, услуг или имущественных прав;
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Оформлять УПД можно и на бумаге, и в электронном виде.
При реализации прослеживаемых товаров УПД формируется в электронной форме. Такой документ содержит те же реквизиты, что и счет-фактура, составленный при реализации прослеживаемых товаров.

Официально форма УПД не утверждена. Рекомендуется составлять документ по форме, которая приведена в приложении к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

С 9 февраля 2024 года бизнесмены, работающие с НДС, а также реализующие маркируемые или прослеживаемые товары, или производящие табачные изделия, должный направлять счета-фактуры и УПД в электронном виде с использованием форматов, утвержденных приказом от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@. При этом Приказ содержит сразу два формата документов, которые будут в ходу до 1 апреля 2025 года. После этой даты использовать можно будет только один из них, приведенный в приложении №1.

В Письме от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ ФНС рассказала о различиях форматов и реквизитах, учитывающих изменения в законодательстве об НДС, маркировке и прослеживаемости товаров, производстве табака.

Прежде всего, налоговая служба отмечает, что определение универсального передаточного документа, приведенное в Приказе, учитывает теперь все сферы его применения, а полномочия ФНС по его утверждению закреплено в нормативных актах, регулирующих эти сферы.

Поскольку в УПД может содержаться информация о товарах, подлежащих контролю по разным основаниям, новая версия формата позволяет учесть в имени файла все виды контроля, в том числе в случае введения новых его видов. Ранее указать можно было только одно из оснований.

Кроме того, введена отдельная функция «ДОП» и коды видов операций, которые позволяют использовать документ во внутренней деятельности хозяйствующего субъекта и при взаимодействии с другими субъектами и посредниками.

Также в новом формате предусмотрены специальные коды, указывающие на основания формирования документа, такие как: получение авансов, взаимодействие с посредниками, функции налогового агента.
В случае необходимости исправления документа у бизнесменов появилась возможность в файле обмена указать имя исправляемого УПД.

А вот при заполнении строки 5а ФНС учла проект изменений в Постановление Правительства от 26.12.2011 N 1137, согласно которым в строке нужно указывать номер, дату и наименование отгрузочного документа. Тогда как соответствующие такому документу порядковые номера строк счета-фактуры указывать теперь не обязательно.

Учтена в новом формате еще одна новелла из проекта изменений в ПП №1137. Это реквизит – стоимость прослеживаемого товара, ставший обязательным с 01.10.2023.

Для контроля за маркируемыми товарами введены реквизиты: идентификационный номер товарной продукции, количество единиц товара и номер партии. А также введен дополнительный блок для внесения сведений о товаре, подлежащем учету в госсистеме.

Возможность указать допсведения появилась и для случаев передачи основных средств. В числе сведений теперь можно указать срок фактического и полезного использования ОС, код ОКОФ и амортизационную группу.

Блок «Подписант» приведен в соответствие с нормами Закона об электронной подписи. В частности, при подписании документа уполномоченным представителем теперь возможно указать информационную систему, в которой хранится МЧД, и добавлена дата ее подписания.

Адрес теперь необходимо указывать в соответствии с государственным адресным реестром, что повлекло изменение адресного блока документа.

В части реквизитов документов, сопровождающих сделку, предусмотрен типовой блок для указания информации о документе.
Если в 2023 году организация планирует оформлять хозяйственные операции с использованием УПД, то необходимо доработать бланк документа с учетом специфики деятельности. Форму документа следует утвердить в учетной политике. Также рекомендуется разработать правила проверки УПД для сотрудников, поскольку универсальный документ включает реквизит нескольких документов и требует повышенного внимания к правильности оформления.

Рекомендуемый бланк УПД можно скачать по ссылке.

Заполнение УПД всегда начинается с определения статуса документа — «1» или «2».
В шапке бланка указывают номер и дату УПД, данные о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе при необходимости.

В табличной части УПД приводится информация об отгруженных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, прописывают количественные и стоимостные показатели хозяйственной операции. Также в таблице УПД со статусом «1» заполняются данные об НДС, акцизах и прослеживаемых товарах.
Далее под табличной частью документа указывают количество листов, на которых документ составлен, и под табличной частью в строках 10, 13, 15 и 18 ставят подписи ответственные лица.

Образец УПД можно скачать по ссылке.