Уведомление о смене юридического адреса

Юридический адрес компании вносится в ЕГРЮЛ. По данному адресу юрлицо получает корреспонденцию от государственных органов, узнает о предстоящих проверках, судебных разбирательствах, исполнительных производствах и прочее. Если юридический адрес меняется, об этом необходимо оповестить всех заинтересованных лиц, в том числе госорганы. Неисполнение данного требования может грозить штрафом или даже исключением организации из ЕГРЮЛ. Поэтому давайте разберемся, кого и в какие сроки необходимо уведомить о смене юрадреса, какой пакет документов для этого потребуется, а также как сообщить о данном факте.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Кого нужно уведомлять о смене юридического адреса
2. Срок уведомления о смене юридического адреса
3. Уведомление налоговой о смене адреса
4. Уведомление банка о смене адреса
5. Уведомление контрагентов о смене адреса
6. Уведомление Роскомнадзора о смене адреса
7. Образец уведомления о смене юридического адреса

Кого нужно уведомлять о смене юридического адреса

В законодательстве не раскрывается такое понятие, как юридический адрес организации. На практике под ним понимают адрес нахождения постоянно действующего исполнительного органа компании или иного лица, которое действует от ее имени. Проще говоря, это адрес, по которому находится руководство компании (генеральный директор, директор) или иное лицо, действующее в ее интересах. Именно полный адрес организации и указывается в ЕГРЮЛ.

Но имеется еще одно понятие: место нахождения юридического лица, которое указывается в учредительных документах (например, в уставе). Такой адрес включает в себя указание наименования населенного пункта или муниципального образования и используется для государственной регистрации компании (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 54 ГК РФ).

Получается, юридический адрес является более точным, так как он позволяет определить, в какой именно точке находится организация. Но не всегда это так. Закон не запрещает бизнесу вносить в ЕГРЮЛ один адрес, а фактически работать в другом месте. При этом компания несет ответственность за неполучение юридически значимых сообщений, которые направляются по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Даже если организация фактически отсутствуют по адресу из реестра, корреспонденция, высланная на него, будет считаться доставленной (п. 2 ч. 3 ст. 54 ГК РФ).

Учитывая все изложенное, юрлицо само заинтересовано в том, чтобы в ФНС была актуальная информация о нем. Кроме того, если вы не оповестите налоговую о переезде, это грозит административной ответственностью:

1. Если компания опоздает с отправкой уведомления, ей могут вынести предупреждение или оштрафовать должностное лицо на 5 000 рублей (ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).
2. Если организацию обвинят в непредставлении или передаче недостоверных сведений, размер штрафа для должностного лица составит от 5 000 до 10 000 рублей. За повторный проступок без состава уголовного деяния должностное лицо дисквалифицируют на срок от 1 года до 3 лет (ч. 4, 5 ст. 14.25 КоАП РФ).

Кроме того, ФНС из-за несоответствия адреса может внести в ЕГРЮЛ запись о недостоверности. Если на протяжении шести месяцев после этого компания ничего не предпримет для удаления данной записи, сведения о ней исключат из ЕГРЮЛ (пп. «б» ч. 5 ст. 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ).

Кроме того, оповестить о переезде на другой юрадрес необходимо банк и контрагентов. На законодательном уровне санкции за отсутствие такого уведомления не установлены, но они могут определяться отраслевыми нормативами, договорами на банковское обслуживание или о сотрудничестве.

Например, банк может предусмотреть ответственность в виде временной приостановки операций по счету или дистанционного банковского обслуживания. В договорах с контрагентами часто упоминается санкция в виде штрафа за нарушение условий сотрудничества.

Еще одним госорганом, который необходимо оповестить об изменении адреса, является Роскомнадзор. Как известно, все компании, осуществляющие обработку персданных, обязаны уведомить об этом данное ведомство. Помимо прочего, в этом уведомлении указывается адрес юрлица. Соответственно, если он меняется, об этом также нужно сообщить (ч. 1, 7 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ).

Срок уведомления о смене юридического адреса

Прежде всего, если организация сменила юридический адрес, сообщить об этом необходимо в налоговую. Сроки оповещения зависят от того, меняется ли местонахождение юрлица (п. 5 ст. 5 , п. 6 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ):

1. Если компания меняет юрадрес в пределах места нахождения, указанного в уставе, сообщить об этом в налоговый орган необходимо на протяжении 7 рабочих дней. В данном случае речь идет о переезде в пределах города или муниципалитета без смены налогового органа, в котором компания стоит на учете.
2. Если юрадрес меняется вместе с местом нахождения организации, прописанном в уставе, уведомить налоговую об этом следует на протяжении 3 рабочих дней с момента принятия решения об изменении адреса. То есть, в данном случае речь идет о переезде юрлица в другой город или муниципалитет и смене ИФНС, как органа, в котором компания поставлена на учет.

В Роскомнадзор уведомление об изменении юрадреса необходимо направить до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором он был изменен. То есть, с момента внесения записи о новом адресе в ЕГРЮЛ (п. 7 ст. 22 Закона N 152-ФЗ).

Сроки уведомления банка и контрагентов часто устанавливаются договорами. Как показывает практика, данные сроки могут варьироваться в пределах от 3 до 10 дней.

Уведомление налоговой о смене адреса

Если компания переезжает в пределах муниципалитета или населенного пункта, первым делом направьте в налоговую по месту своего нахождения заявление по форме Р13014, утвержденной Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@. Заполняется титульный лист, а также листы Б и П (п. 74, 87, 99 Требований по оформлению заявления, утвержденных Приказом ФНС N ЕД-7-14/617@). Новый юрадрес укажите в пункте 2 листа Б.

Изменения будут внесены в ЕГРЮЛ на протяжении 5 рабочих дней с момента предоставления документов (п. 3 ст. 18 Закона N 129-ФЗ). Госпошлину в данном случае платить не придется.

Если компания переезжает в другой муниципалитет или населенный пункт, что сопровождается сменой регистрирующего налогового органа, для его уведомления можете придерживаться следующих рекомендаций:

1. На протяжении трех рабочих дней с момента принятия решения о переезде направьте в ИФНС, в которой компания пока состоит на учете, заявление по форме Р13014. К нему приложите решение общего собрания участников ООО об изменении местонахождения (п. 6 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

В заявлении заполните титульный лист, а также листы Б и П. Как следует из Письма ФНС России от 04.02.2021 N ЗГ-3-14/717@, в пункте 6 титульного листа следует проставить цифру «1» (принято решение об изменении местонахождения), а в листе Б необходимо заполнить только пункт 1, в котором указывается новый адрес местонахождения. Пункт 2 в этом случае заполнять не нужно.

На протяжении 5 рабочих дней с момента получения документов налоговики внесут в ЕГРЮЛ запись о том, что компания решила изменить юрадрес (п. 3 ст. 18 Закона N 129-ФЗ).

2. Далее не ранее 21-го дня с момента, когда ФНС внесет в ЕГРЮЛ указанную запись, направьте в ИФНС по новому юрадресу заявление по форме Р13014 с заполненными титульным листом, а также листами Б и П. В титульном листе пункт 6 не заполняйте, а в листе Б заполните пункты 1 и 2 (п. 81, 87 Требований, Письмо ФНС N ЗГ-3-14/717@). К заявлению приложите следующие документы:

• решение о внесении изменений в учредительный документ (устав);
• устав в обновленной редакции или лист изменений к нему;
• чек или квитанцию об уплате госпошлины в сумме 800 рублей (пп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ);
• документ, подтверждающий, что у компании имеется право пользования помещением по новому адресу (договор аренды или купли-продажи).

Чтобы сэкономить на госпошлине, можете направить заявление и документы в новую ИФНС следующими способами (пп. 32 п. 3 ст. 333.35 НК РФ, Письмо ФНС России от 18.07.2019 N ГД-4-19/14001@):

• через сайт ФНС в форме электронных документов;
• через Госуслуги;
• с помощью МФЦ или нотариуса.

Если новый юрадрес располагается по адресу жительства директора компании или участника, которому принадлежит 50 и более процентов голосов в обществе, можно не уведомлять ИФНС по старому адресу о намерении переехать. При этом в налоговую по новому адресу можно не предоставлять договор купли-продажи или аренды помещения, подтверждающий, что компания может пользоваться им (ч. 6 п. 6 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). В титульном листе заявления в пункте 6 указывайте код «1».

Уведомление банка о смене адреса

Следующим этапом станет оповещение банка, в котором у компании открыт расчетный счет. Данная необходимость определяется п. 4.3, 5.3, 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 N 204-И. Лучше не тянуть с уведомлением, так как до обновления информации все платежи будут проводить на основании сведений, которые указаны в карточке подписей. Как правило, в нее вносится и юридический адрес компании.

Уведомление можете составить в свободной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Их перечень устанавливается требованиями банка, по общему правилу в него могут входить:

• обновленная выписка из ЕГРЮЛ;
• копия обновленного устава;
• документ, подтверждающий факт внесения изменений об адресе в ЕГРЮЛ (например, решение собственников).

Каким именно способом можно направить данные документы в банк, обычно прописано в договоре на банковское обслуживание.

Уведомление контрагентов о смене адреса

На следующем этапе известите об изменениях контрагентов. Сообщение направляйте в бухгалтерские службы. Так вы будете уверены, что они указывают в документах правильную информацию о вашей компании. Например, недостоверный адрес в счете-фактуре может стать причиной отказа в вычете по НДС. Это объясняется тем, что адреса продавца и покупателя должны соответствовать данным, указанным в ЕГРЮЛ (пп. «г», «к» п.1 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Если прежний юрадрес присутствует в договоре, придется заключить допсоглашение к нему для обновления информации.

Кроме того, сообщать контрагенту о произошедших изменениях требует деловой этикет. Если вы хотите выстраивать долгосрочные и доверительные отношения, направьте своему деловому партнеру письмо о том, что у вас теперь новый юридический адрес. Обычно это делают сразу после получения обновленной выписки из ЕГРЮЛ.

Сделать это можно следующим образом:

1. Направив письмо на бумажном носителе с описью вложенных документов и уведомлением о вручении через Почту России. Так вы будете уверены, что адресат получил послание.
2. По электронной почте, если данный формат направления сообщений определен условиями договора.
3. Через систему ЭДО. В ней вы можете сформировать одно письмо и разослать разом его всем контрагентам, с которыми взаимодействуете по ЭДО. Письмо, заверенное квалифицированной электронной подписью и направленное через ЭДО, по своей юридической значимости приравнивается к бумажному письму с подписью отправителя (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Уведомление Роскомнадзора о смене адреса

Последним шагом станет оповещение Роскомнадзора. Форма уведомления для ведомства представлена в Приложении №2 к Приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 N 180. В уведомлении укажите следующую информацию:

• регистрационный номер записи в реестре операторов, который присвоен компании;
• дату изменение сведений, которые были указаны в уведомлении о намерении осуществлять обработку персданных;
• сведения, подлежащие изменению.

Подается документ уполномоченным лицом одним из следующих способов:

• непосредственно в управление Роскомнадзора на бумаге;
• через Госуслуги, если учетная запись привязана к компании;
• в электронном виде с использованием УКЭП, если у компании установлен плагин КриптоПро ЭПЦ Browser plug-in и налажена работа с ним.

На протяжении 30 дней с момента получения уведомления о внесении изменений ведомство обновит информацию о компании в реестре операторов. На это указано в п. 4 ст. 22 Закона N 152-ФЗ.

Образец уведомления о смене юридического адреса

Скачать шаблон уведомления для банка.

Скачать шаблон уведомления для контрагента.