Увольнение главного бухгалтера: что нужно знать работодателю

Увольнение главного бухгалтера может доставить немало неудобств руководству, даже если тот уходит по собственному желанию. Потенциальные причины для конфликтов – срок увольнения и компенсации при увольнении. Читайте в статье, как организовать и провести процедуру увольнения главного бухгалтера, чтобы обезопасить компанию.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Увольнение главного бухгалтера: ТК РФ
2. Передача при увольнении главного бухгалтера
3. Акт при увольнении главного бухгалтера: образец
4. Компенсация бухгалтеру при увольнении
5. Увольнение главного бухгалтера: отработка
6. Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Увольнение главного бухгалтера: ТК РФ

Главбух может уволиться по собственной инициативе либо по инициативе компании на общих основаниях. Во втором случае, к примеру, за прогул, утрату доверия, грубое нарушение трудовых обязанностей или по сокращению. Но есть и специальные основания для увольнения главбуха:
• смена собственника имущества компании (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• необоснованное решение, которое нанесло ущерб имуществу компании (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

В последнем случае увольнение возможно, если есть доказательства, что ущерб возник именно из-за ошибки главбуха и иное решение действительно помогло бы избежать проблем. К примеру, если предприятию доначислили крупную сумму по результатам проверки, сначала следует разобраться — можно ли оспорить решение и сколько компания заплатила бы в бюджет, если бы решение было иным.

Чтобы уволить главного бухгалтера на основании, предусмотренном п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, нужно доказать, что неблагоприятные последствия (например, нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование и т. п.) возникли именно в результате принятия такого решения. При этом у сотрудника были другие варианты выхода из затруднительной ситуации, которые он не использовал.
Если неблагоприятные последствия так или иначе наступили независимо от принятого решения, увольнение главного бухгалтера на этом основании невозможно. Доказать необоснованность того или иного решения главного бухгалтера должна организация (п. 48 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

При этом работодатель не вправе уволить главного бухгалтера за разглашение коммерческой тайны, если главбух передал документы в соответствии с требованием закона. В одном деле главбух передала документы полиции, за что была уволена. Судьи восстановили женщину на работе (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 16.06.2020 № 88-14792/2020).

Точный алгоритм увольнения главного бухгалтера зависит от основания. Рассмотрим, как происходит увольнение главного бухгалтера по собственному желанию или согласованию сторон – именно эти основания являются наиболее частыми.

1. Главбух пишет заявление на увольнение на имя гендиректора. Заявление составляется в свободной форме, в тексте документа указывается причина расторжения договора. Документ должен быть подписан и датирован.

2. Работодатель рассчитывает время отработки. В стандартной ситуации можно обойтись обычным двухнедельным сроком, при испытательном сроке дается три дня. Если увольнение главного бухгалтера происходит по соглашению сторон, срок устанавливается согласно договоренности.

3. В последний рабочий день работодатель издает и подписывает приказ об увольнении главного бухгалтера. Сотрудник должен ознакомиться с документом и поставить подпись.

4. Бухгалтерия оформляет все необходимые документы – справку о заработной плате за предыдущие два года, выписки с персонифицированными сведениями, отправленными в ПФР. Оформляется записка-расчет по форме Т-61.

5. Заполняется карточка Т-2.

6. Выдается заработная плата и прочие выплаты: компенсация за неиспользованный отпуск, отгулы, работу в праздничные и выходные дни — при условии, что эти компенсации положены.

7. В трудовую книжку вносится запись. Указывается порядковый номер, дата увольнения, причина, статья закона. Все необходимые документы выдают главбуху в последний день работы.

В случае увольнения главного бухгалтера за нарушение трудового распорядка меняются первые два пункта. Собирается материал, коллеги свидетельствуют, что нарушение действительно было.

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Закон не устанавливает процедуру передачи дел при увольнении главбуха. Порядок действий стоит предусмотреть в локальном акте компании.

При увольнении главбух должен передать дела руководителю, своему заместителю или сотруднику, который придет на его место. В последнем случае принять нового работника можно на другую свободную должность в бухгалтерии или заключить ГПД.

Если главбух оформлен как материально ответственный, перед передачей дел следует провести инвентаризацию. Если такого договора нет, провести инвентаризацию или даже аудит тоже желательно. Без этого будет сложно разграничить ответственность прежнего и нового главбухов.

Издайте приказ руководителя о проведении инвентаризации и передаче дел. Сверьтесь с контрагентами, проверьте наличие имущества и т.д. Оформите передачу первички, регистров, отчетности и материальных ценностей, за которые отвечает главбух, — печать, штампы, ключи от сейфа и офиса. Передачу оформите актом.

При увольнении главбуха отмените доверенности, которые выдавали главному бухгалтеру на представительство интересов компании, чтобы предотвратить злоупотребления (ст. 188 ГК РФ, письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1). Начните процедуру с приказа.

Документ не обязательный, но полезный — определите порядок действий и назначьте ответственных лиц. Сообщите об отмене доверенности главному бухгалтеру. Простую доверенность можно отменить как через нотариуса, так и самостоятельно, нотариальную — только через нотариуса (ст. 189 ГК РФ).

Главный бухгалтер подписывает платежные документы, поэтому после его увольнения нужно переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиском печати, заменить сертификат ключа электронной подписи в системе «Клиент-Банк» (п. 5.1, 5.8 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И, письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1).

Уведомлять налоговую о смене главного бухгалтера закон не требует. Но информация о нем есть в регистрационном деле компании, поэтому инспекторы просят сообщать им о смене главного бухгалтера. Кроме того, в этом же уведомлении вы можете сообщить об отзыве доверенности главбуха на представление интересов компании в налоговой. Уведомление составьте в произвольной форме.

Если приняли нового сотрудника, укажите его паспортные данные и контактный телефон, приложите копию приказа о приеме на работу. Конкретных сроков для подачи уведомления нет. Можете отправить его в любое время, но затягивать с этим не стоит.

Акт при увольнении главного бухгалтера: образец

Передачу дел при увольнении главного бухгалтера оформляют актом в произвольной форме в двух экземплярах. Укажите в нем:
• Ф.И.О., должности тех, кто передает и принимает документы;
• сроки передачи дел, наименование и количество переданных документов и материальных ценностей и период времени, за который передаются дела;
• состояние бухгалтерии на дату составления акта;
• сведения об утерянных документах и ошибках, если их обнаружили;
• количество печатей и штампов, ключей и паролей от сейфов;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета, при необходимости, и др.

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера.

Если передаваемых документов и материальных ценностей много, составляют опись и прикладывают ее к акту. После того как акт подпишут все, кто принимал участие в процедуре приема-передачи, руководитель организации утверждает документ. Один экземпляр выдается главному бухгалтеру, второй хранится в организации. Образец акта можете скачать по ссылке.

Какие документы и материальные ценности главный бухгалтер должен передать своему преемнику, решает руководитель. К документам, которые подлежат передаче, в частности, относят:
• регистрационные документы, например, свидетельство о государственной регистрации компании, о постановке на учет в налоговом органе;
• документы бухгалтерского и налогового учета — учетная политика, налоговая и финансовая отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;
• локальные акты, которые хранятся в бухгалтерии, например, положение об оплате труда;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
• акты проверок контрольных, надзорных органов, переписка с ними и т.д.

Попросите главного бухгалтера составить пояснения о ведении бухгалтерского и налогового учета, предоставлении отчетности, порядке взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, контрагентами и контролирующими органами. Так новый сотрудник сможет быстрее войти в курс дела и снимет вопросы, которые могут возникнуть в начале работы.

Компенсация бухгалтеру при увольнении

Закон обязывает выплачивать главному бухгалтеру при увольнении обычные выплаты – зарплату и компенсации за неиспользованный отпуск. Все, что сверх этого, – результат договоренности между главбухом и руководством компании. В договоре могут быть прописаны выходные пособия и условия отработки бухгалтера.

Учитывайте особенности выплаты выходного пособия при увольнении главного бухгалтера. Так, закон установил ограничения относительно размера выходных пособий, а также компенсаций или иных выплат в соглашении о расторжении трудового договора с главным бухгалтером. Выходное пособие или компенсацию вышеуказанному сотруднику можно выплатить, только если они установлены в коллективном договоре или трудовом договоре с сотрудником. При этом совокупный размер таких пособий не может превышать их трехкратного среднемесячного заработка. Даже если в трудовом договоре указанных категорий сотрудников по ошибке установлен больший размер выходного пособия или компенсации, то при увольнении по соглашению сторон работодатель обязан выплатить им сумму, не превышающую установленный лимит. Такие правила установлены в статье 349.3 ТК РФ.

При увольнении работодатель должен произвести окончательный расчет с работником. Это значит, что за предприятием не должно остаться никаких долгов. Исключения: годовые (полугодовые, квартальные) премии, которые зависят от финансового результата организации и начисляются после окончания учетного периода.

При увольнении работодатель должен выплатить главбуху:
• заработную плату за отработанную часть месяца;
• компенсацию за неиспользованный отпуск, если такие дни есть;
• материальную ответственность работодателя, если есть основания;
• оплату сверхурочной работы, работы в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, если она положена;
• компенсацию за неиспользованные неоплачиваемые дни отдыха, если они есть;
• выходное пособие, если оно предусмотрено законом при увольнении по определенным основаниям;
• выходное пособие по соглашению, если стороны договорились о выплате;
• премию за не до конца отработанный период — месяц, квартал, полугодие, год, если есть обязанность работодателя выплатить премию или ее часть и есть возможность рассчитать премию на день увольнения.

При прекращении трудового договора работодатель выплачивает все суммы, причитающиеся работнику в день увольнения. Если специалист в день увольнения не работал, работодатель должен выплатить все суммы не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ). Исключение: работник и работодатель спорят о величине выплат. В таком случае в день увольнения работодатель выплачивает только неоспариваемые суммы (ст. 140 ТК РФ).

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю. Если работник не использовал отпуск, в том числе дополнительный, за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска при увольнении (ст. 127 ТК РФ).

В случае если работник отработал рабочий год полностью, ему полагается компенсация за отпуск в полном объеме. В ТК РФ нет общего механизма расчета компенсации за неиспользованный отпуск. Исключение: работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев. Им компенсация выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ).

Принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении, если рабочий год полностью не отработан, закреплен в правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930. Минтруд рекомендует руководствоваться указанными правилами в части необходимости пропорциональности выплаты компенсации.

Если рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 правил).

Количество дней неиспользованного отпуска определяется в следующем порядке: устанавливают стаж работника (в полных месяцах), дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, и определяют количество дней отпуска, соответствующее продолжительности стажа работника, путем деления установленной работнику продолжительности отпуска на 12 месяцев и умножения на количество месяцев, включенных в стаж. Из полученного числа необходимо вычесть количество дней отпуска, использованных работником.

Увольнение главного бухгалтера: отработка

Официально срок отработки главного бухгалтера при увольнении по собственному желанию или соглашению сторон составляет 14 дней, вне зависимости от того, что нужно сдавать очередную отчетность, идет налоговая проверка или еще не устроен сотрудник на замену.

В деловой среде хорошим тоном считается оставлять после себя замену. В этом случае подача официального заявления является формальностью, завершающей длительный процесс. Однако не всегда взаимоотношения между специалистом и руководством фирмы близки к идеальным.

Если увольнение главного бухгалтера происходит по соглашению сторон, срок устанавливается согласно договоренности. При уходе на учебу или пенсию – соответственно начало учебного процесса или дата выхода на пенсию. При нарушении действующего трудового законодательства со стороны работодателя указывает срок в заявлении сотрудник, и работодатель обязан его соблюсти.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Уволившийся главбух несет гражданскую, административную и уголовную ответственность за неправомерные действия, совершенные в период исполнения должностных обязанностей, в пределах установленных сроков привлечения к ответственности.
У компании есть год с момента обнаружения ущерба, чтобы через суд привлечь главбуха к материальной ответственности.

В сроки, которые установлены КоАП РФ, бывшего главбуха могут привлечь к административной ответственности. К примеру, за нарушение сроков представления отчетности или игнорирование требований налоговиков.
Уголовная ответственность возможна, если главбух участвовал в неуплате налогов, сборов и взносов в особо крупных размерах (ст. 199, 199.1, 199.4 УК РФ).

Учтите, что компания не вправе привлечь к дисциплинарной ответственности бывшего главбуха. В том числе если он вернулся на работу в компанию, но уже на другую должность. Такие разъяснения дали специалисты сайта «Онлайнинспекция.рф» (ответ на вопрос от 28.08.2023 № 185828). В то же время остальная ответственность остается даже после увольнения.