Журнал регистрации приказов

Журналы регистрации приказов – это реестры, в которые вносятся все распорядительные документы организации. В этой статье подробно рассмотрим, для чего они нужны, обязательно ли их заводить,  как  заполнять и хранить.

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Нужно ли вести журнал регистрации приказов
2. Форма журнала регистрации приказов
3. Правила ведения журнала регистрации приказов
4. Заполнение журнала регистрации приказов
5. Электронные журналы регистрации приказов
6. Образец журнала регистрации приказов
7. Срок хранения журнала регистрации приказов

Нужно ли вести журнал регистрации приказов

Законом обязанность вести такие журналы не предусмотрена. Однако косвенные требования к ним содержатся в нормах об архивном деле. Примером может служить перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Им установлены сроки хранения журналов регистрации приказов. Раз такие сроки определены, то, видимо, предполагается, что существуют и документы, подлежащие хранению.

Ведение журналов может быть необходимо:

— для подтверждения факта издания приказа. В случае трудовых или судебных споров запись в журнале с указанием всех реквизитов документа будет служить доказательством его существования. Если же журнала нет, это может вызвать у суда сомнения в действительности предоставленных в материалах дела приказов. В качестве примера приведем Решение Засвияжского районного суда города Ульяновска от 24.02.2025 по делу № 2-731/2025. В нем судья критически отнесся к представленным стороной ответчика документам, в том числе к приказам. В названном судебном акте указано, что распорядительные документы были созданы в разные даты, не согласованные с их порядковыми номерами. Ситуацию мог исправить журнал регистрации, но его заинтересованная сторона предоставить не смогла;
— систематизации документооборота;
— контроля исполнения распоряжений. Журнал позволяет обеспечивать исполнительскую дисциплину;
— исполнения требований проверяющих органов. В ходе проверок контролеры (налоговая инспекция, трудовая инспекция, СФР) часто запрашивают журналы регистрации для подтверждения законности тех или иных операций.

Форма журнала регистрации приказов

Поскольку законом не предусмотрено обязательное ведение подобных журналов, унифицированная форма для них тоже не утверждена. Значит, организации вправе самостоятельно разработать форму этого документа с учетом специфики своей деятельности.

Журналы регистрации различаются между собой. Их особенности зависят от того, какого типа распорядительные документы в них вносятся. Перечислим возможные виды приказов:

— по основной деятельности. Это приказы, имеющие общее значение для организации в целом (о создании филиалов, утверждении штатного расписания, введении правил внутреннего трудового распорядка, обеспечении коммерческой тайны и др.)
— по личному составу (по кадрам). К таким приказам относятся документы, которыми оформлены трудовые отношения с работниками (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках, поощрениях и взысканиях);
— по административно-хозяйственным вопросам (об эксплуатации зданий, обеспечении безопасности, транспортном обслуживании, закупке канцтоваров и др.).

Журнал регистрации приказов включает графы, содержащие следующую информацию:

— порядковый номер записи;
— дату, когда был издан приказ;
— номер, под которым приказ зарегистрирован;
— о чем именно издан распорядительный документ (к примеру, о приеме на работу или об утверждении штатного расписания);
— данные о том, кто подписал приказ (Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника);
— срок, в течение которого приказ должен быть исполнен;
— Ф.И.О. и должность ответственного исполнителя;
— отметку об исполнении;
— место для записи примечаний (или любой дополнительной информации).

На титульном листе журнала должно быть указано:
1) наименование организации, в которой он заведен;
2) название журнала;
3) даты начала и окончания его ведения;
4) сведения об ответственном лице.

Правила ведения журнала регистрации приказов

Основные принципы ведения журнала регистрации приказов основаны на общих требованиях к документам строгой отчетности. Несмотря на отсутствие законодательной регламентации, сложившаяся деловая практика выработала четкие правила, соблюдение которых обеспечивает юридическую значимость документа.

Бумажный журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью организации. Рекомендуется использовать стандартную схему прошивки с последующим опечатыванием.

На последней странице нужно разместить заверительную надпись с указанием количества пронумерованных и прошитых листов, должности, Ф.И.О. и подписи ответственного лица, даты опечатывания.

Внесение записей должно осуществляться своевременно и аккуратно. Приказы регистрируются в день их подписания или утверждения. Дата регистрации должна соответствовать:

— дате подписания документа;
— или дате события, зафиксированного в приказе.

Записи производятся разборчиво, чернилами постоянного цвета (обычно синими или черными), без помарок и исправлений.

Исправление ошибок производится аккуратным зачеркиванием неправильной записи одной чертой так, чтобы можно было прочитать оригинальный текст. Рядом вносится правильная информация, а в графе «Примечания» указывается дата исправления и Ф.И.О. сотрудника, внесшего исправление, заверенные его подписью. Использование корректирующих средств (штриха, ленты и т.п.) запрещено.

Ответственность за ведение журнала обычно возлагается на одного из сотрудников — секретаря, работника отдела кадров или делопроизводства. Об этом издается отдельный приказ. Уполномоченный сотрудник обязан обеспечивать регулярное и корректное заполнение журнала, а также его сохранность.

Регулярность заполнения журнала должна гарантировать актуальность учета. Записи нужно вносить по мере издания новых приказов.

Заполнение журнала регистрации приказов

Чтобы заполнить журнал, приказу нужно присвоить номер, который обычно состоит из порядкового числа и буквенного индекса, обозначающего разновидность приказа. Так, приказы по основной деятельности могут иметь индекс «ОД», по личному составу – «ЛС», по административно-хозяйственным вопросам – «АХД». При большом объеме кадровой документации рекомендуется разработать детальную систему индексации. Допустим, приказы о приеме на работу могут иметь индекс «ЛС/пр», об отпусках – «ЛС/от», о командировках – «ЛС/км».

В дальнейшем внесение сведений о приказе заключается в последовательном заполнении граф соответствующего журнала. Отметка об исполнении вносится после полного выполнения предписаний, содержащихся в приказе. Обычно такая отметка подразумевает проставление слова «Исполнено» и даты выполнения.

В графе «Примечания» может указываться дополнительная информация о ходе исполнения.

Электронные журналы регистрации приказов

Организации все чаще переходят на электронную форму ведения документооборота. Это обусловлено как объективными преимуществами цифрового формата, так и развитием соответствующих технологий.

Преимущества электронного журнала над традиционным бумажным форматом:

— экономия времени и ресурсов. Автоматизация процессов добавления записей, поиска и фильтрации информации, формирования отчетов значительно ускоряет делопроизводство, требует меньших затрат;
— удобство использования. Электронные журналы проще адаптировать под нужды конкретной организации, добавив необходимые поля и функции;
— безопасность информации. К сведениям, хранящимся в электронном виде, проще установить ограничения доступа, а также обеспечить их сохранность посредством защиты паролем и создания резервных копий;
— удобство анализа данных – возможность быстрой сортировки, фильтрации и анализа информации;
— удаленный доступ – возможность работы с журналом из любой локации с помощью компьютера или мобильного устройства.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025 электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и изменений. Защита электронного журнала должна обеспечивать сохранность и неизменность данных. Рекомендуется использовать парольный доступ с разграничением прав, регулярное резервное копирование, аудит изменений (фиксацию даты, времени и автора внесения изменений), электронную цифровую подпись. Организация должна утвердить локальный нормативный акт, регулирующий ведение электронного журнала и придающий ему юридическую силу.

Ведение цифровых журналов может сочетаться с оформлением бумажных. Такой подход часто используется в учреждениях, находящихся на переходном этапе к полному электронному документообороту. Но можно и не дублировать информацию на бумаге. При необходимости всегда можно скачать на сторонний носитель электронную версию или распечатать ее.

Образец журнала регистрации приказов

Практический пример заполнения журнала регистрации приказов поможет наглядно представить структуру и содержание этого документа. Вот примерный образец граф журнала регистрации приказов по личному составу.

В документе, содержащем перечень приказов по основной деятельности, основной акцент делается на контроле исполнения и ответственных лицах:

Срок хранения журнала регистрации приказов

Сколько нужно хранить приказы, столько и журналы, в которых содержится информация о них. Сроки хранения распорядительных актов установлены перечнем типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Исходя из этого, сроки таковы:

1) журналы регистрации приказов по основной деятельности нужно хранить в течение всего времени существования организации. После ликвидации предприятия такие журналы передаются в государственные архивы;

2) журналы регистрации приказов по личному составу хранятся:

— 75 лет – для приказов о приеме, переводе, увольнении, назначении пенсий, присвоении званий, награждениях, изданных до 2003 года;
— 50 лет – для приказов о приеме, переводе, увольнении и других важных кадровых решениях, изданных после 1 января 2003 года;
— 5 лет – для приказов по отпускам (о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках), дежурствах, краткосрочных командировках и других приказов с краткосрочным значением;

3) журналы регистрации по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет после завершения дел. После этого они могут быть утилизованы в установленном порядке.

Уничтожение журналов по завершении сроков хранения производится поэтапно:

1) создается экспертная комиссия;
2) проводится экспертиза ценности документов;
3) составляется акт, в котором указано, какие именно бумаги нужно уничтожить;
4) производится уничтожение документов, не подлежащих хранению (с соблюдением конфиденциальности – путем измельчения или сжигания).