Журнал выдачи ключей от помещений

Учет выдачи ключей позволяет руководству отслеживать использование кабинетов, перемещение сотрудников, посещение закрытых объектов, находить свободные помещения. Для ведения такого учета компании разрабатывают специальные журналы. Из статьи вы узнаете, обязательно ли их заводить и чем они полезны. В статье представлены форма книги учета ключей и образец для скачивания.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Когда нужно вести журнал выдачи ключей
2. Обязательно ли вести журнал выдачи ключей от помещений
3. Форма журнала выдачи ключей
4. Образец журнала выдачи ключей

Когда нужно вести журнал выдачи ключей

Деятельность любой организации связана с использованием офисов, различных служебных помещений, дорогого оборудования, компьютерных программ, конфиденциальной информации. Если не обеспечить надлежащую охрану имущества, а также контроль над его использованием, существенно увеличиваются риски краж, несанкционированного доступа к материальным и нематериальным ценностям организации. А это может закончиться большими убытками или даже потерей бизнеса.

Одной из мер безопасности для компании является учет выдачи и возврата отпирающих приспособлений от кабинетов, служебных помещений, закрытого на замок оборудования, иных объектов. Особенно это актуально для крупных организаций, бизнес- и торговых центров, производственных предприятий, использующих большое количество помещений. Ведение рассматриваемого учетного журнала в совокупности с иными мерами безопасности позволит избежать проникновения в кабинеты, помещения компании посторонних людей, кражи имущества, утечки коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

Поэтому для безопасности важно сделать обычные и электроключи, пластиковые карты, брелоки, позволяющие открывать замки, предметами строгой отчетности. Также важно понимать, что к стандартному металлическому замку идет 5 ключей. Все они, включая изготовленные дубликаты, должны быть на учете.

С помощью книги учета можно отследить, кто, когда и даже во сколько взял ключ, от какого кабинета или помещения, когда его вернул. Также по данной учетной форме вы сможете проверить, сколько отпирающих приспособлений должно быть еще свободно, сколько используется, какие помещения пустуют, как часто посещаются объекты, требующие особого контроля.

Обязательно ли вести журнал выдачи ключей от помещений

В России отсутствует  законодательство, обязывающее вести книгу регистрации выдачи и приема запорно-отпорных приспособлении. Данные учетные книги заводят исключительно для безопасности. А если у компании имеются помещения, доступ в которые ограничен, рассматриваемая учетная книга необходима хотя бы для контроля над их посещением.

Кроме того, деятельность многих предприятия связана с использованием опасных или вредных веществ, энергоустановок, радиоактивных, ядерных материалов. В этом случае учетная книга обеспечит не только контроль над выдачей отпирающих приспособлений, посещением объекта, но и поможет в расследовании несанкционированных действий. А это особенно важно, учитывая потенциальную опасность объектов, запираемых на замок.

Поэтому, чтобы обезопасить бизнес, рекомендуется завести рассматриваемую книгу учета и возложить обязанности по ее ведению на специального сотрудника. Это может быть охранник или специалист службы охраны. Данный учетный документ поможет дисциплинировать сотрудников, исключить кражи, а также несанкционированный доступ. Если же это случится, записи в журнале помогут провести расследование, определить виновных лиц.

Форма журнала выдачи ключей

На законодательном уровне форма книги не утверждена. Каждая организация разрабатывает ее самостоятельно. Как правило, учетная книга оформляется в виде таблицы. На титульном листе по общему правилу указывается название компании, дата начала и окончания ведения журнала.

Чтобы обеспечить полный контроль над движением ключей, рекомендуется включить в таблицу следующие столбцы:

• дата, время выдачи отпирающих приспособлений;
• номер помещения, здания;
• фамилия, инициалы сотрудника, который выдал ключи;
• подпись сотрудника, который их выдал;
• фамилия, инициалы сотрудника, который получил отпирающие приспособления;
• подпись сотрудника, который их получил;
• дата, время возврата отпирающих приспособлений на хранение;
• фамилия, инициалы сотрудника, сдавшего их;
• подпись сотрудника, сдавшего их;
• фамилия, инициалы сотрудника, который получил отпирающие приспособления на хранение;
• подпись сотрудника, который получил их на хранение.

Ведением записей в книге, а также выдачей отпирающих приспособлений занимается уполномоченный работник. Чаще всего это охранник. Хранить такой учетный документ необходимо исключительно на рабочем месте, его нельзя передавать в руки посторонним, уносить с рабочего места.

Процесс выдачи отпирающих приспособлений рекомендуем наладить следующим образом:

1. Охранник проверяет документы сотрудника, сопоставляет данные.
2. Если все нормально, охранник делает запись в книге, передает ее сотруднику, чтобы он поставил свою подпись.
3. Далее охранник выдает ключи, ставит свою подпись в журнале.

После внесения последней записи в книгу на титульном листе проставляется дата ее завершения. Далее учетная книга передается в архив. Срок хранения данного документа составляет 3 года.

Образец журнала выдачи ключей

ООО _______________________________

Журнал

учета выдачи и возврата ключей от помещений и зданий

Дата начала ведения: «__» ______ 20__ г.

Дата завершения ведения: «__» ______ 20__ г.

Чтобы не разрабатывать собственную форму учетной книги, можете скачать наш образец и внести в него необходимые изменения.