Справка 2-НДФЛ: особенности заполнения, образец, ответственность

До сдачи формы 2-НДФЛ остается не так много времени. Если компания планирует отчитаться по обычным справкам, а не о невозможности удержать налог, то в этом году сделать это нужно до 2 апреля, поскольку 1 апреля выпадает на воскресенье.

В этом году подавать 2-НДФЛ предстоит по обновленной форме. И хотя изменения в основном коснулись правопреемников реорганизуемых компаний, есть новшества в бланке, которые касаются всех налоговых агентов.

Особенностям заполнения скорректированной формы 2-НДФЛ и посвящена статья.

Кто сдает 2-НДФЛ

Справки 2-НДФЛ обязаны сдавать все организации и ИП, выплачивающие доходы физлицам (пп. 1, 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Срок сдачи

Срок сдачи справки 2-НДФЛ в налоговый орган зависит от того, какой код указан в поле «Признак» в заголовке.

Этот реквизит может принимать следующие значения (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

  •  признак 1 — это обычная справка 2-НДФЛ, в которой показывается, какие доходы выплачены физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и перечислено в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
  •  признак 2 означает, что справка 2-НДФЛ подается как сообщение о невозможности удержания налога (п. 5 ст. 226 НК РФ);
  •  признак 3 указывает, что справку за реорганизованную организацию подает правопреемник. В справке отражаются доходы, выплаченные налоговым агентом, и суммы налога, начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
  •  признак 4 — это справка, которую подает организация-правопреемник в случае, когда налоговый агент выплатил физлицу доход, с которого не смог удержать
  • налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 или 3 — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным годом (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 или 4 — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если последний день срока выпадет на выходной день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, в этом году последним днем представления формы будет 2 апреля.

Справка 2-НДФЛ за 2017 год обновлена

Приказом ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@ внесены изменения в бланк 2-НДФЛ.

Основная причина обновления: дать возможность отчитаться правопреемникам налоговых агентов, в том случае, когда реорганизуемая компания этого не сделала.

Что изменилось в 2-НДФЛ:

  • Появились новые поля: «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации». Их заполняют только правопреемники реорганизованных юрлиц. Остальным нужно оставлять поля пустыми.
  • В поле «Налоговый агент» раздела 5 правопреемник налогового агента должен вносить цифру 1, как и налоговый агент. А представитель правопреемника — цифру 2, как и представитель налогового агента.
  • Новшество для представителей: кроме наименования документа, подтверждающего полномочия, нужно указывать и его реквизиты.
  • Из раздела 2 удалено поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» с его элементами «Почтовый индекс», «Код субъекта», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Улица», «Дом», «Корпус», «Квартира». Нет также полей «Код страны проживания» и «Адрес».
  • Из названия раздела 4 исчезло упоминание об инвестиционных вычетах. Отражать их не нужно.
  • Изменился штрихкод.
Порядок представления 2-НДФЛ

По общему правилу справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту учета организации (по месту жительства ИП) (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

Подать сведения можно и на бумаге, если численность персонала не превышает 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Справки 2-НДФЛ на бумажном носителе можно сдать в налоговую инспекцию следующими способами (п. 8 ст. 6.1, ст. 27, 29 НК РФ, п. 3 Порядка представления справок 2-НДФЛ):

  • лично в налоговую инспекцию. Это может сделать руководитель (ИП) или иное лицо по доверенности, например, бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, ст. 29 НК РФ);
  • отправить почтой с описью вложения.

Если справки подаются лично в инспекцию, то они будут считаться представленными в тот день, когда их передали инспектору, а если отправляются почтой — в день отправки письма (п. 4 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Чтобы сдать справки 2-НДФЛ на бумаге, к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах (п. 15 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Если у организации есть обособленные подразделения, то по работникам этих подразделений и по физлицам, с которыми подразделение заключило гражданско-правовые договоры, справки нужно сдавать в налоговую инспекцию, где обособленное подразделение состоит на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если налоговый агент ИП и применяет ЕНВД или (и) ПСН, то по работникам, которые заняты в деятельности на ЕНВД и ПСН, справки нужно подавать в налоговую инспекцию, где ИП состоит на учете именно как плательщик ЕНВД и налога при ПСН (п. 2 ст. 230 НК РФ.

Порядок заполнения 2-НДФЛ

В левом верхнем углу формы размещен штрихкод.

Штрихкод в справке 2-НДФЛ нужен для того, чтобы налоговый орган мог обрабатывать эти справки автоматически, с помощью сканеров (Информационное сообщение ФНС РФ «О сдаче отчетности на бланках со штрихкодом»).

Штрихкод является частью утвержденной формы справки 2-НДФЛ, поэтому удалять его нельзя. Инспекторы могут решить, что справка без штрихкода составлена не по форме, и отказать в ее приеме.

Чтобы справка прошла автоматизированную обработку без ошибок, лучше не скреплять (не сшивать) несколько листов справки и не повреждать штрихкод.

С первого января 2018 года штрихкод формы 2-НДФЛ Приказом ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@ изменен.

Заполнение начинается с заголовка, в котором должны быть отражены:

  • год;
  • номер справки — порядок нумерации ничем не установлен.

Например, для справок 2-НДФЛ, которые подаются от обособленных подразделений, можно к основному номеру через косую черту добавить индекс обособленного подразделения, чтобы потом эти справки можно было легко найти в своей системе учета).

  • дата заполнения;
  • признак – в нашем случае «1»;
  • номер корректировки – следует указать код 00, если подается первичная справка, 99 — если аннулирующая, от 01 до 98 — если корректировочная (соответствует порядковому номеру корректировки);
  • четырехзначный код налоговой инспекции, в которую будет подаваться справка.

В разделе 1 указываются данные о налоговом агенте:

В поле «Код по ОКТМО» нужно указать ОКТМО по месту нахождения организации.

Далее – телефон, ИНН и КПП.

В поле «Налоговый агент» — сокращенное название организации (если нет сокращенного названия, тогда полное), как в учредительных документах. Индивидуальные предприниматели указывают свою фамилию, имя и отчество (если оно есть) полностью, без сокращений, как в паспорте.

Поле «Форма реорганизации (ликвидации) (код)

ИНН / КПП реорганизованной организации» при заполнении справки с признаком «1» должно оставаться пустым.

Если у организации есть обособленные подразделения, то заполнение формы 2-НДФЛ по ним имеет особенности.

Индивидуальные предприниматели КПП не заполняют, а ОКТМО указывают по месту жительства.

Если ИП применяет ЕНВД или ПСН, то в справках по работникам, которые заняты в деятельности на ЕНВД или ПСН, он указывает код ОКТМО по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.

В раздел 2 вносятся данные о физическом лице – получателе дохода.

  • ИНН физлица в РФ;

Не заполнять поле «ИНН в Российской Федерации» можно, только если у физлица нет ИНН (гл. IV Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если ИНН есть, то, полагаем, данное поле нужно заполнить. Налоговый орган примет справку и без него, но тогда в протоколе приема сведений о доходах физлиц, который направляется налоговому агенту в течение 10 дней с даты отправки справки, будет предупреждение, о том, что ИНН не указан (письмо ФНС РФ от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@). Минфин РФ в письме от 18.04.2016 № 03-04-06/22325 указал, что нужно принять все меры по идентификации физлица, в том числе направить в инспекцию запрос о присвоенном ИНН.

Узнать ИНН физлица по паспортным данным также можно на сайте ФНС РФ www.nalog.ru. в разделе «Узнай ИНН».

  •  ИНН в стране гражданства;
  •  фамилия;
  •  имя;
  •  отчество;
  •  статус налогоплательщика;

В поле «Статус налогоплательщика» нужно проставить одно из следующих значений (гл. IV Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

  • если физлицо — налоговый резидент РФ, то код — 1;
  • нерезидент — 2;
  • нерезидент — высококвалифицированный иностранный специалист — 3;
  • нерезидент — участник госпрограммы по добровольному переселению в РФ или член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ, — 4;
  • нерезидент — иностранец, который признан беженцем или получил временное убежище в РФ, — 5;
  • иностранец, который работает в РФ по патенту (независимо от того, резидент или нерезидент), — 6.
  • дата рождения;
  • гражданство — нужно указать код страны из справочника ОКСМ (например, для России — код 643);
  • код документа, удостоверяющего личность физлица. Код нужно выбрать из Приложения № 1 к Порядку заполнения справки 2-НДФЛ. Например, для паспорта гражданина РФ — код 21;
  • cерия и номер документа – указывается через пробел.

C первого января 2018 года из раздела 2 удалено поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» с его элементами «Почтовый индекс», «Код субъекта», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Улица», «Дом», «Корпус», «Квартира». Нет также полей «Код страны проживания» и «Адрес». Изменения утверждены Приказом ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.

Раздел 3 заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ (гл. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

В разделе 3 отражаются доходы физлица, которые выплачены в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды (гл. V Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Все доходы нужно отражать по месяцам. Для этого:

  • в графе «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца;
  • в графе «Код дохода» — код в зависимости от вида дохода физлица.

Коды доходов нужно выбирать из Приложения № 1 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Например:

  • зарплата — это код 2000;
  • отпускные — 2012;
  • пособие по временной нетрудоспособности — 2300;
  • премия за производственные результаты — 2002;
  • выплаты по договорам ГПХ (кроме авторских) — 2010;
  • дивиденды — 1010.

В Приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ коды предусмотрены для большинства доходов. Тем не менее на практике встречаются такие доходы, для которых специального кода нет.

Например, нет подходящего кода для доплат к пособиям по временной нетрудоспособности, которые организация выплачивает за счет собственных средств согласно локальному нормативному акту.
В подобных случаях нужно выбирать код 4800 — иные доходы (письмо ФНС РФ от 06.07.2016 № БС-4-11/12127).

Приказом ФНС РФ от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@, вступившим в силу 1 января 2018 года, введены дополнительные коды. Изменения коснулись части тех доходов, которые бухгалтеры относили к коду 4800.

Использовать дополнительные коды нужно с 1 января 2018 года, в том числе при оформлении справок за прошлые годы.

Какие новые коды появились:

2013 — компенсация за неиспользованный отпуск;

2014 — облагаемая НДФЛ часть выходного пособия и иных выплат при увольнении;

2301 — штраф и неустойка по Закону о защите прав потребителей;

2611 — списанный с баланса безнадежный долг;

3023 — процент или купон по отдельным видам облигаций.

  • в графе «Сумма дохода» — вся сумма дохода, фактически полученная физлицом в этом месяце;
  • в графе «Код вычета» — вносятся показатели в том случае, если физлицу предоставляется профессиональный вычет (например, если сотрудник работает по авторскому договору или ГПХ). Выбирается соответствующий код из Приложения № 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Так, код 403 — это вычет по расходам физлица, который работает по договору ГПХ.

Начиная с 2018 года, согласно Приказу ФНС РФ от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@, появился еще один новый код вычета — 619. Им нужно будет обозначать положительный финансовый результат от операций на индивидуальном инвестиционном счете.

  • в графе «Сумма вычета» – отражается сумма вычета, на которую уменьшается доход;

Как заполнить раздел 4 справки 2-НДФЛ.

С первого января 2018 года из названия раздела 4 исчезло упоминание об инвестиционных вычетах. Отражать их не нужно. Причиной изменений послужил Приказ ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.

В разделе 4 формы 2-НДФЛ отражаются вычеты (стандартные, социальные и имущественные):

  • в графе «Код вычета» — код из Приложения № 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Например, для стандартного вычета родителю на первого ребенка — код 126, а для имущественного вычета на покупку жилья — код 311;
  • в графе «Сумма вычета» — сумма вычета, соответствующая коду;
  • в полях «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» — номер, дата уведомлений о праве на эти вычеты и код налоговой инспекции, которая выдавала их физлицу.

Если было несколько уведомлений за год, нужно отразить их все, добавив нужные строки в разделе.

Как заполнить раздел 5 справки 2-НДФЛ.

В этом разделе приводятся показатели, которые рассчитываются на основе данных из разделов 3 и 4, заполненных для такой же ставки.

Поскольку в статье мы рассматриваем заполнение формы с признаком «1», в нашем случае налог удержан. Поэтому в разделе 5 справки указываем следующую информацию:

  • в строке «Общая сумма дохода» — общий доход физлица по разделу 3 справки;
  • в строке «Налоговая база» — общую сумму дохода физлица из раздела 3 справки за минусом вычетов, указанных в разделах 3 и 4 справки;
  • в строке «Сумма налога исчисленная» — сумму НДФЛ, исчисленную с налоговой базы по ставке, для которой заполняется раздел 5 справки;
  • строка «Сумма фиксированных авансовых платежей» заполняется, только если налог с иностранца, который работает по патенту, был уменьшен на сумму уплаченных им авансовых платежей. В этом случае также нужно будет заполнить поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи»;
  • в строках «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» — соответственно, сумму налога, которая была удержана из доходов физлица, и сумму налога, которая была перечислена в бюджет по данному физлицу;
  • строка «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» заполняется, если из доходов физлица налог был удержан в большей сумме, чем нужно, и лишний налог не был возвращен. Также это поле заполняется в случае, если излишне удержанный налог получился из-за изменения статуса физлица: резидент или нерезидент;
  • строка «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заполняется, если физлицу был выплачен доход, с которого налоговый агент не смог удержать налог.

Как отразить в 2-НДФЛ перечисленную сумму налога

Сумму перечисленного налога нужно отразить в разделе 5, в поле «Сумма налога перечисленная» (гл. VII Порядка заполнения формы 2-НДФЛ). Она отражается в справке за тот год, в котором начисленный физлицу доход считается фактически полученным по правилам ст. 223 НК РФ.

Например, если зарплата за декабрь 2017 года выплачена в январе 2018-го и налог с нее удержан и перечислен в бюджет в январе 2018 года, то сумму перечисленного налога все равно нужно отражать в справке 2-НДФЛ за 2017 год, так как зарплата за декабрь 2017-го считается фактически полученной в 2017 году независимо от даты выплаты (п. 2 ст. 223, гл. VII Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если удержать и перечислить налог с дохода получилось только после подачи справки 2-НДФЛ, то придется подать корректирующую справку с уточненными данными об удержанном и перечисленном налоге (письмо ФНС РФ от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

Если компанией были выплачены доходы, которые облагаются по разным ставкам, то разделы 3–5 нужно заполнить для каждой ставки (гл. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если одной страницы для заполнения справки не хватает, то нужно заполнить необходимое количество страниц. На второй и следующих страницах вверху проставляется номер страницы, а также заголовок справки, где нужно указать год, номер и дату справки. Внизу на каждой странице должно быть заполнено поле «Налоговый агент», а также указаны Ф.И.О. руководителя организации (Ф.И.О. индивидуального предпринимателя) или уполномоченного представителя и проставлена его подпись (гл. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Образец заполнения 2-НДФЛ

Рассмотрим образец заполнения формы на основе следующих данных:

Иванов Петр Петрович в 2017 году трудился в ООО «Зима».

Работодатель выплатил ему следующие доходы:

Январь – 28 000 руб. – зарплата

Февраль – 28 000 руб. – зарплата

Март – 28 000 руб. – зарплата

Апрель – 28 000 руб.: (зарплата 25 000 руб. + больничный 3 000 руб.)

Май – 28 000 руб. – зарплата

Июнь — 28 000 руб. – зарплата

Июль – 43 000 руб.: (зарплата 10 000 руб. + отпускные 33 000 руб.)

Август – 13 000 руб. – зарплата

Сентябрь – 28 000 руб. – зарплата

Октябрь – 28 000 руб. – зарплата

Ноябрь – 28 000 руб. – зарплата

Декабрь – 28 000 руб.: (зарплата 10 000 руб. + отпускные 18 000 руб.)

Итого доходов: 322 000 руб.

Предельный размер дохода (350 000 руб.) для предоставления вычета на детей не превышен.

За каждый месяц П.П. Иванову предоставляется вычет на одного ребенка в размере 1 400 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Признак справки о доходах – «1»

СправкаНДФЛ

Печать на справке не нужна. Форма справки и Порядок ее заполнения, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@, не требуют проставления печати (письмо ФНС РФ от 17.02.2016 № БС-4-11/2577@).

Подписывает справку руководитель организации (ИП) или представитель по доверенности, например бухгалтер (пп. 1, 4 ст. 26, ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ, гл. VII Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

С первого января 2018 года в справке помимо указания документа, подтверждающего полномочия представителя, теперь придется заполнить и его реквизиты. Это требование ввел в действие Приказ ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.

Ответственность

В случае нарушения срока подачи справки ИФНС может начислить штраф — 200 рублей за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).

От 300 до 500 рублей грозит в этом случае руководителю организации (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При этом неважно, произошло опоздание на один день или справки не сданы вовсе, на размер штрафа это не повлияет.

Оштрафовать могут и за недостоверные сведения.

Причем Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень сведений, которые признаются недостоверными. По мнению ФНС РФ, недостоверными могут признаваться любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности (п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). Например, ИНН физлица, номер его паспорта, код или сумма дохода и т.д.

При выявлении ошибок в справках 2-НДФЛ налоговому агенту следует либо скорректировать их, либо аннулировать.

Главное — сделать это до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибке (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Если ошибки в справках налоговая инспекция выявит раньше вас, она может начислить штраф 500 рублей за каждую неверно составленную справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Задать вопрос

















*Для организаций Москвы и МО