Справка 2-НДФЛ: особенности заполнения, образец, ответственность

До сдачи формы 2-НДФЛ остается не так много времени. Если компания планирует отчитаться по обычным справкам, а не о невозможности удержать налог, то сделать это нужно до 1 апреля.

В этом году подавать 2-НДФЛ предстоит по обновленной форме. Причем, для подачи в ИФНС предусмотрена одна форма, а для работников — другая.  Справка, предназначенная для отчета в налоговую сохранила свое название 2-НДФЛ, сотрудникам на руки предстоит выдавать бланк с новым названием «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Особенностям заполнения обновленных форм 2-НДФЛ и посвящена статья.

Кто сдает 2-НДФЛ

Справки 2-НДФЛ обязаны сдавать все организации и ИП, выплачивающие доходы физлицам (пп. 1, 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Срок сдачи

Срок сдачи справки 2-НДФЛ в налоговый орган зависит от того, какой код указан в поле «Признак» в заголовке.

Этот реквизит может принимать следующие значения (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

  •  признак 1 — это обычная справка 2-НДФЛ, в которой показывается, какие доходы выплачены физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и перечислено в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
  •  признак 2 означает, что справка 2-НДФЛ подается как сообщение о невозможности удержания налога (п. 5 ст. 226 НК РФ);
  •  признак 3 указывает, что справку за реорганизованную организацию подает правопреемник. В справке отражаются доходы, выплаченные налоговым агентом, и суммы налога, начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
  •  признак 4 — это справка, которую подает организация-правопреемник в случае, когда налоговый агент выплатил физлицу доход, с которого не смог удержать
  • налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 или 3 — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным годом (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 или 4 — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если последний день срока выпадет на выходной день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, в этом году последним днем представления формы будет 1 апреля.

Справка 2-НДФЛ за 2018 год обновлена

Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ форма 2-НДФЛ и порядок ее составления изменены. При представлении справок за 2018 год применять нужно новые формы. Если сотрудник попросит предоставить справку о доходах за 2017 год — сделать это необходимо по старой форме, согласно Приказу ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.

Что изменилось в 2-НДФЛ:

  • Вместо прежних пяти разделов справки появились три раздела и одно приложение.
  • Форма стала машиночитаемой и внешне выглядит как бланк декларации. В самом верху теперь необходимо указывать данные о налоговом агенте. Прежде эта информация отражалась в Разделе 1. Это ИНН, КПП и название налогового агента.
  • Из справки, предназначенной для выдачи работникам, исчезли реквизиты ИНН физлица в стране гражданства, а также поля » Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет», » Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи». Выбрать вид уведомления теперь нужно в форме 2-НДФЛ, представляемой в ИФНС в новом поле «Код вида уведомления». 
Порядок представления 2-НДФЛ

По общему правилу справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту учета организации (по месту жительства ИП) (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

Подать сведения можно и на бумаге, если численность персонала не превышает 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Справки 2-НДФЛ на бумажном носителе можно сдать в налоговую инспекцию следующими способами (п. 8 ст. 6.1, ст. 27, 29 НК РФ, п. 3 Порядка представления справок 2-НДФЛ):

  • лично в налоговую инспекцию. Это может сделать руководитель (ИП) или иное лицо по доверенности, например, бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, ст. 29 НК РФ);
  • отправить почтой с описью вложения.

Если справки подаются лично в инспекцию, то они будут считаться представленными в тот день, когда их передали инспектору, а если отправляются почтой — в день отправки письма (п. 4 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Чтобы сдать справки 2-НДФЛ на бумаге, к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах (п. 15 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Если у организации есть обособленные подразделения, то по работникам этих подразделений и по физлицам, с которыми подразделение заключило гражданско-правовые договоры, справки нужно сдавать в налоговую инспекцию, где обособленное подразделение состоит на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если налоговый агент ИП и применяет ЕНВД или (и) ПСН, то по работникам, которые заняты в деятельности на ЕНВД и ПСН, справки нужно подавать в налоговую инспекцию, где ИП состоит на учете именно как плательщик ЕНВД и налога при ПСН (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Порядок заполнения 2-НДФЛ

Структура справки 2-НДФЛ, предназначенной для отправки в налоговую, полностью изменена. Вместо 5 разделов теперь 3, плюс приложение.

Итак, форма 2-НДФЛ для ИФНС (Приложение № 1 к Приказу), заполняется следующим образом:

Титульный лист

В нем указывается информация, которая раньше содержалась в шапке и в Разделе 1 действующей формы 2-НДФЛ, а именно:
— номер справки;
— отчетный год;
— признак;
— номер корректировки;
— код налогового органа;
— наименование налогового агента;
— форма реорганизации (ликвидации);
— ИНН/КПП реорганизованной организации;
— код ОКТМО;
— телефон.

Раздел 1. Данные о физическом лице – получателе дохода.

Это раздел 2 прежней формы.
Отличие только в отсутствии в новом бланке реквизита «ИНН в стране гражданства».

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода.
Это раздел 5 старого бланка. Все реквизиты сохранены.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты.

Это раздел 4 давней формы. Только с двумя правками:
1) вместо строк: «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», в новом бланке – поле «Код вида уведомления». Вместо описания вида уведомления в нем нужно просто указать его код:
— «1» – Уведомление о праве на имущественный вычет;
— «2» – Уведомление о праве на социальный вычет;
— «3» – Уведомление о праве уменьшить налог на фиксированные авансы по патенту.
2) появилось поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю».

Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода.

Это бывший раздел 3 старой формы. В нем расшифровываются доходы и вычеты физлица по месяцам.
Появилось только одно новшество – в начале приложения требуется указать:
— Номер справки;
— Отчетный год;
— Ставка налога.
В конце приложения появились слова «Достоверность и полноту сведений, указанных на настоящей странице, подтверждаю: подпись, дата».

Изменения в форме справки о доходах и суммах налога, выдаваемой физлицу.

Новая справка о доходах, предназначенная для выдачи сотруднику, визуально практически дублирует прежнюю 2-НДФЛ. Ее не сделали машиночитаемой, что и понятно – физлицам это не нужно.

Отличия новой справки от прежней в следующем.

  • Не имеет сокращенного названия «2-НДФЛ»
    Данный бланк не имеет грифа «2-НФДЛ» в шапке, зато получил расширенное название: «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Таким образом, выдавать сотрудникам бухгалтерия теперь будет вовсе не «форму 2-НДФЛ», а именно справку с указанным названием.
  • Шапка документа
    Из нее исчезли реквизиты, которые были нужны только ИФНС и не нужны сотруднику:
    — «№»;
    — Признак;
    — Номер корректировки;
    — Код ИФНС.
  •  Раздел 2
    Из него исчез реквизит «ИНН в стране гражданства». Он теперь вообще не требуется при заполнении.
  •  Раздел 4
    В нем не указываются реквизиты уведомлений, подтверждающих права на социальные и имущественные налоговые вычеты.
  •  Раздел 5
    Из него аналогично изъяты реквизиты уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи за патенты.
  •  Подвал бланка
    В конце бланка нет упоминания о правопреемниках и представителях налогового агента, а также о реквизитах доверенности, подтверждающей полномочия представителя.
    Теперь нужно указывать только Ф.И.О. налогового агента и его подпись.
Образец заполнения 2-НДФЛ

Рассмотрим образец заполнения форм на основе следующих данных:

Иванов Петр Петрович в 2018 году трудился в ООО «Зима».

Работодатель выплатил ему следующие доходы:

Январь – 28 000 руб. – зарплата

Февраль – 28 000 руб. – зарплата

Март – 28 000 руб. – зарплата

Апрель – 28 000 руб.: (зарплата 25 000 руб. + больничный 3 000 руб.)

Май – 28 000 руб. – зарплата

Июнь — 28 000 руб. – зарплата

Июль – 43 000 руб.: (зарплата 10 000 руб. + отпускные 33 000 руб.)

Август – 13 000 руб. – зарплата

Сентябрь – 28 000 руб. – зарплата

Октябрь – 28 000 руб. – зарплата

Ноябрь – 28 000 руб. – зарплата

Декабрь – 28 000 руб.: (зарплата 10 000 руб. + отпускные 18 000 руб.)

Итого доходов: 322 000 руб.

Предельный размер дохода (350 000 руб.) для предоставления вычета на детей не превышен.

За каждый месяц П.П. Иванову предоставляется вычет на одного ребенка в размере 1 400 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Признак справки о доходах – «1»

Заполнение общей части формы Справки 

В поле «Номер справки» проставляется порядковый номер документа.

«Отчетный год» — 2018

В поле признак указывается цифра 1, поскольку Справка представляется налоговым агентом в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК РФ.

В поле «Номер корректировки» указывается «00», так как Справка первичная.

В поле «Представляется в налоговый орган (код)» указывается четырехзначный код налогового органа, в который будет направлена Справка.

В поле «Наименование налогового агента» указывается сокращенное наименование организации (в случае отсутствия — полное наименование) согласно ее учредительным документам.

В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация – налоговый агент.

В поле «Телефон» указывается телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому можно связаться с налоговым агентом.

Раздел 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода» заполняются в соответствии с документом, удостоверяющем личность.

В поле ИНН в Российской Федерации» вносится идентификационный номер Иванова П.П. 7723893355321.

Указывается Фамилия, имя и отчество : Иванов Петр Петрович

В поле «Статус» указывается цифра 1, так как налогоплательщик является налоговым резидентом РФ.

«Дата рождения» — 10.02.1988.

«Гражданство страны» — числовой код Российской Федерации, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) – 643.

«Код вида документа, удостоверяющего личность» — указывается код вида документа, удостоверяющего личность по Приложению № 1 к  Порядку составления Справки – для паспорта гражданина РФ – этот код – 21.

«Серия и номер» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, причем «N» не проставляется.

В полях «Код дохода» и «Код вычета» значения приведены из Приложений 1 и 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В нашем примере используются три кода доходов: для заработной платы код дохода – «2000», для отпускных – «2012», для оплаты пособий по временной нетрудоспособности — «2300».

Код стандартного вычета на одного ребенка -«126».

Образец формы 2-НДФЛ для подачи в ИФНС:
Пример 2-НДФЛ для ИФНС

Образец Справки о доходах и суммах налога физического лица для выдачи сотрудникам:

Пример 2-НДФЛ для ФЛ

Ответственность

В случае нарушения срока подачи справки ИФНС может начислить штраф — 200 рублей за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).

От 300 до 500 рублей грозит в этом случае руководителю организации (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При этом неважно, произошло опоздание на один день или справки не сданы вовсе, на размер штрафа это не повлияет.

Оштрафовать могут и за недостоверные сведения.

Причем Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень сведений, которые признаются недостоверными. По мнению ФНС РФ, недостоверными могут признаваться любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности (п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). Например, ИНН физлица, номер его паспорта, код или сумма дохода и т.д.

При выявлении ошибок в справках 2-НДФЛ налоговому агенту следует либо скорректировать их, либо аннулировать.

Главное — сделать это до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибке (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Если ошибки в справках налоговая инспекция выявит раньше вас, она может начислить штраф 500 рублей за каждую неверно составленную справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Задать вопрос

















*Для организаций Москвы и МО