Налоговые последствия аренды квартиры для иногороднего сотрудника у самозанятого гражданина

Вопрос:

Мы приглашаем ценного иногороднего специалиста на работу. Будем арендовать или компенсировать ему аренду квартиры. Можем ли мы учесть в расходах по налогу на прибыль стоимость аренды? Начисляются ли на эти суммы НДФЛ, страховые взносы?
Если мы заключим договор аренды с самозанятым гражданином, что нужно предусмотреть в договоре, чтобы не нарушить законодательство?

Ответ:

В расходах по налогу на прибыль суммы аренды можно учесть как выплаты зарплаты в натуральной форме.
НДФЛ не придется начислять с данных выплат, если организация обоснует аренду жилья в своих интересах, а не в интересах сотрудника.
Страховые взносы нужно начислить.

Заключая договор аренды с самозанятым, в условиях договора важно указать, что арендодатель стоит в качестве плательщика НПД на учете в налоговой инспекции (ее название), что соответствующее уведомление о постановке на учет им от инспекции получено, ИНН самозанятого.
Никаких налогов, взносов, отчетности по договору аренды с самозанятым организация не должна высчитывать и сдавать.

Объясним подробнее.

Налог на прибыль
Чтобы затраты на аренду можно было учесть в расходах, они должны учитываться в виде затрат на оплату труда. То есть стоимость аренды – это зарплата в натуральной форме.
Такой вид зарплаты должен быть обязательно зафиксирован в трудовом договоре с сотрудником (или в коллективном договоре). В ином случае налоговая инспекция сочтет такие расходы имеющими социальный характер и откажет в учете. Минфин  РФ не так давно в своем письме указывал на это: «…если расходы организации на оплату найма жилья для размещения работников являются формой системы оплаты труда и условием в трудовом договоре, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов как заработная плата, выраженная в натуральной форме.
В случае если расходы организации на оплату найма жилья для работников не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то, по мнению департамента, такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (пункт 29 статьи 270 Кодекса)» (письмо Минфина РФ от 14.01.2019 № 03-04-06/1153).

НДФЛ

По мнению контролирующих органов, квартира, арендованная для сотрудника, предоставляется в его интересах и составляет для него доход в натуральной форме. Минфин РФ неоднократно указывал, что натуральный доход сотрудника подлежит обложению НДФЛ (например, письма Минфина РФ от 12.02.2019 № 03-04-06/8405, от 14.01.2019 № 03-04-06/1153, от 23.01.2018 № 03-04-06/3201 и много других).

Так как одним из весомых аргументов привлечения ценного специалиста из другого города является съем для него жилья, то, по сути, работодатель снимает квартиру в своих целях, а не в интересах сотрудника.

Чтобы не исчислять НДФЛ со стоимости аренды, работодателю следует запастись достаточной аргументацией для контролирующих органов. Такими аргументами могут быть:

  • предложение арендовать жилье исходило от работодателя;
  • привлеченный иногородний работник обладает особой, необходимой квалификацией;
  • арендованная квартира соответствует статусу сотрудника.

Такие выводы из судебной практики были приведены в обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 Налогового кодекса РФ, утвержденном Президиумом ВС РФ 21.10.2015. Минфин РФ и ФНС РФ разослали для сведения и использования данный обзор в ноябре 2015 года.

Страховые взносы
Безопаснее их начислять и уплачивать. Иначе свою позицию придется доказывать в суде. Однако чаще всего организация в суде выигрывает.

В вопросе уплаты страховых взносов позиция контролирующих ведомств однозначна – в перечень необлагаемых выплат суммы оплаты жилья не входят – взносы необходимо начислять (письма Минфина РФ от 14.01.2019 № 03-04-06/1153, ФНС РФ от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@).

Суды считают по-другому: выплаты носят социальный характер, взносы на них не начисляются. Существует ряд решений, в том числе Верховного Суда по этому вопросу, например:

Постановление АС Поволжского округа от 21.11.2018 по делу № А49-2007/2018, определения Верховного Суда РФ от 06.12.2017 № 304-КГ17-18637, Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу № 304-КГ15-5000, А70-5458/2014).

Договор аренды с самозанятым гражданином
Заключая договор аренды квартиры с гражданином, не являющимся индивидуальным предпринимателем, организация обычно выступает в качестве налогового агента по НДФЛ и несет обязанность по исчислению и уплате налога в бюджет. Но с 01.01.2019 из этого правила появилось исключение: при взаимоотношениях с самозанятым, как и с ИП, обязанность по налогу на доходы физлиц отсутствует.
Однако важно соблюсти некоторые условия.
Организации-арендатору нужно убедиться, что арендодатель стоит на учете в налоговой инспекции в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД).
Если самозанятый стоит на учете, то он должен предоставить о себе следующие сведения:

  • ИНН;
  • номер налоговой инспекции;
  • уведомление от инспекции о постановке на учет в качестве плательщика НПД.

После того как арендатор убедился, что арендодатель является самозанятым, поставленным на учет в порядке, предусмотренном законодательством по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», нужно заключить  с ним письменный договор аренды, прописав все эти сведения в договоре.
Тогда организация не будет нести каких-либо обязанностей или ответственность по отношению к самозанятому. Кроме, конечно, своевременной уплаты арендных платежей.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА