Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы дохода при оплате штрафов ПДД за физлицо

Вопрос:

Наша организация арендует легковой автомобиль у сторонней организации по договору лизинга. Фактически автомобиль находится в пользовании сотрудника, но никакими документами это не зафиксировано, трудовым договором необходимость предоставления автомобиля не предусмотрена, нет явных подтверждений пользования автомобилем именно этим сотрудником. Периодически наша организация получает и оплачивает счета сторонней организации на штрафы за нарушения ПДД. Должны ли мы удерживать и перечислять НДФЛ с суммы дохода, возникающего при оплате штрафов ПДД за физлицо, учитывая вышеприведенные обстоятельства?

Ответ:

Учитывая данные обстоятельства, у работодателя нет оснований удерживать НДФЛ, так как нет каких-либо документов, подтверждающих использование автомобиля конкретным сотрудником, а значит, и доказательства выплаты в его пользу дохода отсутствуют.

Объясним почему.

В силу ч. 1 ст. 1.5 КоАП РФ лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Работодателю необходимо доказать факт нахождения автомобиля во владении другого лица. Таковыми могут быть:
— доверенность на право управления транспортным средством другим лицом;
— полис ОСАГО, в котором имеется запись о допуске другого лица к управлению автомобилем;
— договор аренды или лизинга транспортного средства;
— показания свидетелей;
— показание лица, управлявшего автомобилем в момент фиксации правонарушения.

Если автомобиль закреплен приказом за определенным водителем, несложно доказать, что машиной управлял конкретный работник. А если приказа нет, работодателю придется дополнительно потрудиться для установления всех обстоятельств и взыскать штраф именно с того, кто управлял автомобилем в момент нарушения Правил дорожного движения. Могут учитываться свидетельские показания, подтверждающие совершение правонарушения тем или иным работником, путевые листы.

Из-за действий работника, выразившихся в нарушении ПДД, организации причинен ущерб в виде затрат по оплате штрафа. В силу ст. 22 ТК РФ работодатель вправе потребовать возмещения ущерба, причиненного работником. Однако это возможно в случае, если определен конкретный сотрудник, нарушивший ПДД.

Если работодатель в соответствии с ТК РФ установил размер причиненного ему конкретным работником ущерба, причину его возникновения и предел материальной ответственности работника, отказ работодателя от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода (экономической выгоды), полученного им в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ.

Если работники-водители нарушают правила дорожного движения, а штрафы приходят работодателю, то удержание штрафа из заработной платы работников является правомерным. Необходимо оформить соглашения о добровольном возмещении работниками суммы штрафа либо заявления от таких работников о добровольном возмещении, а также издать приказ (распоряжение) о возмещении работодателю работниками штрафных санкций.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА