Деньги, выданные под отчет, должны быть израсходованы по заданию компании либо возвращены в бухгалтерию. Полученные суммы не являются выгодой для работника. А значит, не облагаются подоходным налогом (Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205).
Однако если сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах или не вернул неизрасходованные суммы, то работодатель должен принять меры по их истребованию, в том числе обратиться в суд.
Если компания не может по тем или иным причинам вернуть указанные деньги (принято решение о прощении долга и т.п.), то у сотрудника образуется доход, который облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Моментом получения дохода является дата, с которой взыскание денег стало невозможным (письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Компания должна удержать сумму налога из доходов сотрудника и перечислить ее в казну. Если отношения с работником прекращены, следует письменно уведомить ИФНС о том, что налог из доходов физлица не удержан.
ПИСЬМО УФНС РФ по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@ Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"
