Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Как написать письмо при смене реквизитов организации

Над статьей работали:

Реквизиты юридического лица – уникальные данные, которые позволяют идентифицировать эту компанию и использовать во взаимоотношениях с ней. Часть реквизитов фирма получает при госрегистрации. Их заносят в ЕГРЮЛ. По ним компанию проверят будущие контрагенты. Поэтому важно, чтобы данные в ЕГРЮЛ оставались актуальными. Но организация должна следить не только за этим. Об изменении некоторых реквизитов она должна уведомить,  кроме налоговой инспекции, и своих партнеров.

Реквизиты юридического лица

Реквизиты — это обязательная информация, которую указывают в договоре, акте или любом другом документе. К ним относятся название документа, сведения об адресанте и адресате, дата, подпись. Реквизиты нужны для составления и утверждения документов, ведения деловой переписки.

Реквизиты есть не только у документов, но и у компаний. Их указывают при перечислении налогов или при совершении сделок. По перечисленным в договоре реквизитам партнеры перечисляют друг другу деньги. Без них документы, подписываемые контрагентами, не имеют юридической силы.

Реквизиты юрлица обычно классифицируют:

– на регистрационные;

– банковские;

– контрактные.

Регистрационные реквизиты появляются у фирмы при ее создании. Это обязательные сведения, которые присваивает компании и вносит в ЕГРЮЛ налоговая инспекция .

К уникальным регистрационным данным каждого юрлица, которые оно получает при создании, относится:

  1. Название компании. Каждая организация должна иметь наименование.

Закон предъявляет к названию фирмы конкретные требования. Оно должно содержать указание на ее организационно-правовую форму, а в некоторых случаях должно отображать характер деятельности.

Название юрлица должно быть только на русском языке.

Наименование компании может быть полным и сокращенным. Полное и сокращенное название компании нужно отразить  в ее уставе. Несоблюдение требований к названию компании может служить отказом в государственной регистрации.

  1. ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который  указан в свидетельстве о постановке на учет компании. Налоговая инспекция присваивает его фирме при регистрации и никогда не изменяет.

ИНН для организации представляет собой 10-значный цифровой код,

ИНН для предпринимателя представляет собой д12-значный цифровой код:

– первые четыре цифры означают код инспекции ФНС;

– следующие пять цифр – уникальный номер налогоплательщика в рамках инспекции;

– последняя цифра –  проверочный код согласно коду проверки.

  1. КПП – код причины постановки на учет, указан в свидетельстве или уведомлении о постановке на учет. КПП присваивают по каждому месту налогового учета. Например, по месту нахождения фирмы, ее обособленных подразделений, недвижимости, транспорта. КПП – обязательный реквизит только юрлиц. Индивидуальным предпринимателям его не присваивают.

Структура КПП представляет собой 9-значный цифровой код:

– первые четыре цифры — это код налогового органа, поставившего организацию на учет;

– последующие две цифры — причина постановки на учет;

– последние три цифры — порядковый номер постановки на учет в территориальной ИФНС на соответствующем основании.

  1. ОГРН – основной государственный регистрационный номер юрлица. Этот реквизит свидетельствует о том, что фирма была внесена в ЕГРЮЛ. Физлицу при регистрации присваивают ОГРНИП.
  2. Местонахождение и юридический адрес. «Местонахождение» и «юридический адрес» – два разных понятия. По общему правилу местонахождение организации определяется местом ее государственной регистрации (п. 2 ст. 54 Гражданского кодекса РФ).

Государственная регистрация юрлица осуществляется по месту нахождения:

– постоянно действующего исполнительного органа;

– иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени фирмы без доверенности, – в случае отсутствия такого органа.

Сведения о месте нахождения АО и ООО отражаются в уставе этих обществ.

Место нахождения – это муниципальное образование, населенный пункт, например, город, район, на территории которых зарегистрирована компания. В качестве места нахождения компании не нужно писать конкретный адрес, достаточно указать название муниципального образования, населенного пункта. Например, город Москва.

В пределах местонахождения фирмы указывают ее адрес, его еще называют «юридический адрес». Сведения об адресе организации в пределах места ее нахождения содержатся в ЕГРЮЛ.

Адрес – это конкретный адрес фирмы с точностью до номера дома и офиса (или квартиры), по которому расположен исполнительный орган организации.

Под адресом юрлица понимается почтовый адрес, по которому осуществляется связь с компанией и по которому ей доставляются юридически значимые сообщения. Поэтому если фирма сменит этот адрес и не сообщит об этом своим партнерам, она несет риск неполучения юридически значимой корреспонденции. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными предприятием, даже если оно не находится по указанному адресу.

Юридический адрес – понятие, которое установлено в законодательстве только для юрлиц. При регистрации ИП речь идет об адресе места регистрации предпринимателя.

  1. ОКПО – код в Общероссийском классификаторе предприятий. Его автоматически присваивает Росстат при создании фирмы. На изменение ОКПО организации или предпринимателя может повлиять только смена вида деятельности.
  2. ОКТМО – показатель, свидетельствующий о территориальной принадлежности компании или ИП. По его значению можно определить, на территории какого муниципального образования ведет свой бизнес предприниматель. Предпринимателю, в свою очередь, важно знать ОКТМО для правильного перечисления налогов в соответствующий бюджет.
  3. ОКВЭД – данные, которые говорят об основном виде деятельности предпринимателя.

Цель присвоения ОКВЭД – классификация и кодирование видов экономической деятельности и информации о них.

Указание в ЕГРЮЛ кодов ОКВЭД не может ограничивать права коммерческой организации заниматься иными видами деятельности. Поэтому присвоение организации какого-либо кода по ОКВЭД не лишает ее права на ведение бизнеса в иных сферах. Так считают представители налоговой службы (письмо ФНС РФ от 22.08.2019 № СА-17-2/229@).

Если компания расширяет свой бизнес или меняет основной вид деятельности, об этом ей нужно сообщить в ИФНС. Налоговики зарегистрируют это изменение и внесут в ЕГРЮЛ другой код ОКВЭД. В последнее время это особенно важно в связи с тем, что по присвоенным ОКВЭД чиновники определяют права компании на антикризисные льготы или отсрочку в уплате налогов и взносов.

Кроме регистрационных, у каждого предпринимателя есть еще банковские реквизиты. Для получения этих реквизитов нужно заключить договор на расчетно-кассовое обслуживание с банком. По нему компании откроют счет, на который она сможет получать выручку по договорам.

Об изменении банковских реквизитов компании сообщать в налоговую инспекцию не нужно. Но важно уведомить об этом своих контрагентов, иначе они не смогут перечислять фирме оплату за товары, работы или услуги.

Контрактные реквизиты компании – ее телефон и адрес электронной почты.

Смена реквизитов организации

Изменение регистрационных реквизитов компании требует их перерегистрации. Порой эта процедура трудоемкая и требует проведения подготовительной работы.

Ведь если уникальные данные о компании указаны в ее уставе, то при их смене реквизитов потребуется внести изменения в устав. А для этого нужно объявить общее собрание участников, оформить протокол и заверить его у нотариуса. Только после этого по новым реквизитам заполняют заявление и подают налоговикам. Налоговая инспекция внесет изменения в ЕГРЮЛ. После этого компания может уведомить своих партнеров о смене реквизитов.

Такая процедура действует, например, при смене наименования компании. При этом фирме нужно подать в ИФНС:

– решение об утверждении устава в новой редакции;

– устав в новой редакции;

– квитанцию об уплате госпошлины.

Представить документы на регистрацию при смене названия нужно в течение 7 рабочих дней со дня принятия такого решения. За нарушение этого срока предусмотрены штрафы.

После изменения названия нужно уведомить банк и изменить банковскую карточку.

О смене наименования нужно сообщить контрагентам. При этом необязательно вносить изменения в ранее заключенные сделки, поскольку юрлицо можно идентифицировать по ИНН и ОГРН.

Изменение не всех реквизитов требует такой сложной процедуры перерегистрации.

Так, если фирма меняет адрес в пределах местонахождения, указанного в учредительных документах, то вносить изменения в устав не нужно. Однако об этом нужно уведомить и ИФНС, и партнеров.

Перемену ОКВЭД также можно зарегистрировать быстрее. ОКВЭД не требуется указывать в учредительных документах. Поэтому, чтобы поменять их на другие, не нужно собирать общее собрание участников. Достаточно оформить заявление и подать его в налоговую инспекцию.

Кто составляет письмо

Уведомление контрагентов об изменении реквизитов – процедура, которая не регламентирована законодательством. Поэтому каждая компания решает самостоятельно, как ей сообщить партнерам о своих новых регистрационных или банковских данных.

Сделать это можно одним из способов – написать контрагенту официальное письмо или подписать дополнительное соглашение к договору. Нередко способ уведомления партнеры согласовывают в договоре.

Если способ уведомления в договоре не определен, контрагенту достаточно прислать письмо с указанием новых сведений о компании.

Правила составления письма

Письмо о смене реквизитов — это документ, в котором одна компания уведомляет другую об изменении данных о себе — например, о новом банковском счете. Очень важно оперативно прислать такое письмо контрагенту, поскольку от этого зависит своевременное поступление оплаты за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги.

Закон не регулирует правила составления такого письма. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке компании. Подписать письмо должен руководитель компании.

Образец составления письма об изменении банковских реквизитов фирмы приведем ниже.

 

ООО «Альфа»

г. Москва

22.06.2022

 

Генеральному директору ООО «Бета»

Петрову А.П.

адрес: 123011, г. Москва, ул. Троицкая, д. 20

 

Письмо об изменении банковских реквизитов

 

Уважаемый Анатолий Петрович!

Сообщаем Вам, что с 21 июня 2022 года произошла смена реквизитов ООО «Альфа», а именно изменились банковские реквизиты.

Новые реквизиты ООО «Альфа»:

ОГРН 987654321123

ИНН 7734123456

КПП 773401001

Р/с 40702810203040506070

в КБ «Профессиональный»

БИК 044525545

 

В связи с этим убедительно просим Вас учесть данные изменения и применять их при составлении актов, счетов на оплату и оформлении прочей документации по заключенному между ООО «Альфа» и ООО «Бета» договору № 25/001-2022 на поставку оборудования.

Также просим Вас внести соответствующие изменения в акты и другие документы, оформленные между нашими организациями в рамках договора № 25/001-2022 на поставку оборудования с использованием старых реквизитов, начиная с 21 июня 2022 года.

С уважением, генеральный директор ООО «Альфа»

_____________________________

(Петров А.П.)

М.П.

Куда отправить письмо

Как правило, стороны в договоре согласовывают условия переписки. Они указывают Ф.И.О. контактных лиц и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любую корреспонденцию по договору.

В случае если партнеры указали адрес электронной почты, на который могут поступать сообщения, фирма может отправить скан письма с новыми реквизитами по этому адресу.

Если стороны не согласовали порядок обмена электронными сообщениями, то этим способом лучше не пользоваться. Тогда письмо направляют по почте с описью вложения и уведомлением о доставке. В этом случае у руководителя компании будет подтверждение того, что документ получен.

 

эту статью еще не обсуждали
Вы можете оставить первый комментарий

Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии

Нет аккаунта? Зарегистрируйтесь