Что можно сделать с ошибками в доверенности

Доверенность для юридического лица — это передача права представления интересов компании в отношениях с контрагентами и госорганами конкретному сотруднику. Любая неточность в этом документе способна привести к финансовым потерям, признанию сделок недействительными или отказу в налоговых льготах.

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Что произойдет, если в доверенности допущена ошибка?
2. Ошибки в простой доверенности
3. Ошибки в машиночитаемой доверенности
4. Ошибки в доверенности на получение ТМЦ
5. Ошибки в нотариальной доверенности

Что произойдет, если в доверенности допущена ошибка?

Правовые последствия ошибки напрямую зависят от того, насколько критично искажение смысла документа. Доверенность — это сделка, и к ней применимы общие положения Гражданского кодекса о недействительности. Если дефект делает документ ничтожным, он не порождает правовых последствий с момента выдачи. К примеру, отсутствие даты совершения доверенности — классический случай ничтожности, прямо предусмотренный пунктом 1 статьи 186 ГК РФ.

Ряд ошибок не столь значителен и не приводит к ничтожности документа, однако может вызвать спор о действительности доверенности. Это касается ситуаций, когда ошибка может быть исправлена либо подтверждена судом при наличии воли сторон. Допустим, если в тексте неверно указана фамилия представителя, но из обстановки ясно, кто именно уполномочен, суд может не признать сделку недействительной. Однако до суда контрагент вправе отказаться работать с таким документом, посчитав риски слишком высокими.

Здесь же важно упомянуть статью 174 ГК РФ. Если ошибка заключается в превышении полномочий (например, сотруднику выдали доверенность на получение канцтоваров, а он подписал договор аренды), сделка может быть признана недействительной, но только при условии, что контрагент знал или должен был знать об ограничениях (п. 1 ст. 174 ГК РФ). Для юридического лица последствия двояки: если контрагент не проверил полномочия, он рискует потерять и товар, и деньги. Поэтому, если возникли сомнения в правильности оформления доверенности, нужно действовать оперативно. Чем дольше документ находится в обороте, тем сложнее его изъять и заменить без потерь.

Ошибки в простой доверенности

Простая письменная форма — самый распространённый вариант выдачи доверенности. Такой документ не требует удостоверения нотариусом, но должен отвечать требованиям статьи 185 ГК РФ. К типичным ошибкам здесь относятся:

1) отсутствие печати организации (если она предусмотрена уставом). Согласно ст. 185.1 ГК РФ, печать в доверенности не обязательна. Однако некоторым категориям компаний законом предписано иметь печать (к примеру, п. 3 ст. 2 ФЗ от 14 ноября 2002 года № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»). Таким организациям печать лучше ставить, поскольку ее отсутствие может трактоваться как ошибка;
2) неверное указание должности руководителя;
3) опечатки в названии юрлица;
4) неверное указание ФИО и других личных данных доверенного лица.

Что с этим можно сделать? Процедура исправления здесь максимально простая, но требует соблюдения основных требований закона. К примеру, если представитель явился к контрагенту с исправленной от руки доверенностью, это может быть расценено как подделка документа. Правильный путь — отмена доверенности с ошибками и выдача новой, с верными сведениями.

Согласно статье 188 ГК РФ, организация-доверитель в любой момент может отменить доверенность. Для этого достаточно издать приказ об отмене и уведомить об этом контрагента.

Однако если ошибка замечена до того, как сотрудник начал действовать, проще выдать новый бланк с правильными реквизитами, а старый уничтожить. Если же сделка уже совершена по доверенности с ошибкой (например, в накладной стоит неправильный ИНН), ситуация сложнее. Обычно контрагенты составляют двусторонний акт об исправлении технической ошибки или переоформляют первичную документацию, прилагая к ней письмо о том, что доверенность составлена с опечаткой, не влияющей на суть поручения. Суды встают на сторону бизнеса только тогда, когда ошибка очевидна и не мешает идентифицировать стороны (например, одна буква в фамилии), ссылаясь на статью 180 ГК РФ о действительности части сделки.

Ошибки в машиночитаемой доверенности

С 2024 года использование МЧД в ряде случаев необходимо. Она применяется при взаимодействии с госорганами, на «Госуслугах» и в других ситуациях. Казалось бы, электронная доверенность как более современный способ подтверждения передачи прав, чем аналогичный бумажный документ, должна быть меньше подвержена дефектности. Однако в действительности это не так. Зачастую даже мельчайший недостаток, который, возможно, не был бы обнаружен при проверке живым человеком, трактуется электроникой как недопустимое несоответствие, препятствующее удостоверению прав владельца доверенности. Итак, какие же ошибки встречаются в машиночитаемых доверенностях:

1) несовпадение идентификационных данных представителя и доверителя. Нужно отметить, что в МЧД данные следует указывать по определенной форме. К примеру, при взаимодействии с Банком России гражданство физического лица указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (письмо ЦБ РФ от 08.09.2021 N 017-46-2/8806);

2) дефекты юридической силы. Полномочия доверенного лица вносятся в доверенность как код, определенный в соответствии со справочником (такое требование, к примеру, встречается в уже упомянутом письме ЦБ РФ).

Кроме того, нередко встречаются дефекты электронной подписи, которые могут заключаться в:

— истечении срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи;
— досрочном отзыве сертификата (допустим, при увольнении руководителя или компрометации ключа);
— изменении статуса лица — сертификат выдан на генерального директора, который на момент проверки уже прекратил свои полномочия (исключён из ЕГРЮЛ).

В данной ситуации использование МЧД неправомерно. Единственным решением является выпуск нового документа с действующим сертификатом действующего лица;

3) ошибки в определении полномочий и сроке действия:

— распространённой ошибкой является использование общей формулировки «Все полномочия» при составлении доверенности. Большинство государственных информационных систем и систем внутреннего ЭДО контрагентов не распознают текстовые формулировки. Они работают исключительно на основе идентификаторов полномочий из специального справочника, формируемого в соответствии с Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 856. Указание обобщённой формулировки приведёт к формальному отказу в приёме юридически значимого документа;

— в соответствии с ч. 6 п. 2 Требований, утв. Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857, если МЧД подписывается с использованием метки доверенного времени, датой совершения документа признается дата создания этой метки. Получить метку времени предыдущим числом технически невозможно.

Попытка указать дату совершения «задним числом» при подписании без метки времени (ручной ввод) противоречит ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Указание заведомо ложной даты квалифицируется как недействительность документа с момента его оформления;

4) специфика передоверия для руководителей филиалов. Особого внимания заслуживает ситуация с руководителями обособленных подразделений (филиалов). В отличие от генерального директора, использующего КЭП юридического лица, руководитель филиала действует на основании доверенности и использует КЭП физического лица.

При попытке руководителя филиала выдать МЧД своим сотрудникам в порядке передоверия без соблюдения особых условий возникает ошибка.

Важным требованием является также соблюдение срока: действие доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать периода действия основной доверенности;

5) нарушения процедуры отзыва и согласие на обработку ПД. Юридическая сила МЧД не прекращается автоматически с увольнением сотрудника, если доверенность не была отозвана. В соответствии со ст. 188 ГК РФ, лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить её. Если этого не сделать, уволенный сотрудник сохраняет теоретическую возможность подписывать документы от имени организации, что создаёт риски для компании.

Кроме того, многие организации упускают из виду требование ст. 88 Трудового кодекса РФ. При передаче персональных данных сотрудника в распределённый реестр ФНС или оператору ЭДО, работодатель обязан получить письменное согласие этого сотрудника;

6. актуальность формата и факт регистрации. Использование устаревших шаблонов приравнивается к отсутствию доверенности.

Ошибки в доверенности на получение ТМЦ

Порядок оформления доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) регулируется Гражданским кодексом РФ. Существует также унифицированная форма № М-2 «Доверенность» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а). Доверенности рассматриваемой категории предназначены для документального подтверждения полномочий представителя организации при получении ТМЦ от поставщика на основании договора, счёта или иного соглашения. Использовать эту форму в настоящее время не обязательно, но можно взять её за образец.

В силу части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» руководитель экономического субъекта вправе самостоятельно утверждать формы первичных учётных документов по представлению лица, ответственного за ведение бухгалтерского учёта.

Однако, несмотря на кажущуюся свободу, нарушения при составлении доверенности на получение ТМЦ влекут за собой риски отказа контрагента в отпуске товара, возникновение спорных ситуаций с поставщиками, а также претензии со стороны контролирующих органов.

Обычно встречаются такие нарушения:

1) расхождение анкетных данных доверенного лица со сведениями, указанными в паспорте. Изменение персональных данных сотрудника без внесения соответствующих корректив в доверенность в результате может привести к отказу в отпуске товара;

2) отсутствие подписи главного бухгалтера при её обязательном наличии. Унифицированная форма требует наличия двух подписей: руководителя организации и главного бухгалтера. В случае временного отсутствия главного бухгалтера его подпись вправе поставить замещающее лицо с обязательным указанием статуса («исполняющий обязанности», «заместитель») и расшифровки подписи. Если ведение бухгалтерского учёта осуществляется лично руководителем, данный факт должен быть подтверждён соответствующим приказом, после чего руководитель проставляет подписи в обоих полях;

3) отсутствие прописного эквивалента количества ТМЦ. В цифры легче внести несанкционированные исправления, поэтому буквенному варианту доверия больше. Вышеупомянутая форма М-2 также предусматривает указание количества товара буквенным текстом. Желательно этого правила придерживаться;

4) выдача доверенности с истёкшим сроком действия либо с датой, не соответствующей реальной. Использование просроченного документа является основанием для отказа в отпуске товара. Другая ситуация — указание даты выдачи более ранней, чем фактическая («доверенность задним числом»), может расцениваться как подлог документа и влечёт уголовно-правовые последствия;

5) несоответствие перечня ценностей данным отгрузочных документов поставщика. Указание в доверенности наименований товаров, отличающихся от тех, которые фигурируют в накладной или спецификации поставщика, даёт право кладовщику отказать в выдаче.

Ошибки в нотариальной доверенности

Любая ошибка в нотариальной доверенности, даже несущественная на первый взгляд, может привести к отказу в совершении юридически значимого действия (регистрации сделки, получении документов в госоргане).

Статьёй 45.1 «Основ законодательства РФ о нотариате» предусмотрены основные требования к нотариальным документам.

Формальные дефекты (нарушение технических требований) могут заключаться в следующем:

1) в написании текста доверенности легко удаляемыми красителями (к примеру, карандашами), использовании подчисток, зачёркнутых слов или неоговоренных исправлений. Если доверенность не соответствует установленным требованиям в этой части, она считается недействительной;

2) в неправильной прошивке листов документа. Если доверенность состоит из нескольких листов, они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса. Если стороны скрепляют листы самостоятельно или пропускают нумерацию, у третьих лиц (допустим, у госорганов или банка) могут возникнуть сомнения в целостности документа и отсутствии подмены листов.

Ошибки в субъектном составе (идентификация сторон) заключаются в неправильном указании личных данных физических лиц и регистрационных сведений юридических лиц.

В тексте доверенности должны обязательно содержаться:

1) для физлица — ФИО полностью, место жительства, СНИЛС (при наличии), ОГРНИП (для ИП);
2) для юрлица — полное наименование, адрес, ИНН, ОГРН.

Ошибкой будет считаться любое несоответствие:

— сокращение имени;
— опечатка в одной цифре ИНН;
— указание старого адреса регистрации.

Неверное указание сроков и сумм также являются ошибкой (п. 5 ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате). Закон требует, чтобы суммы и сроки в тексте доверенности были обозначены словами хотя бы один раз.

Если в доверенности, выданной, к примеру, на право продажи квартиры, сумма указана только цифрами (например, «5 000 000 руб.») без прописного дублирования («пять миллионов рублей»), либо срок действия написан только цифрами, это является нарушением, поскольку цифры легче подделать. Такая доверенность не соответствует требованиям закона.

Статья 45.1 Основ законодательства о нотариате выделяет два вида исправлений:

1) техническая ошибка (не меняет смысла и прав третьих лиц, к примеру, описка в отчестве). Исправляется бесплатно нотариусом по заявлению обратившегося. При этом первоначальный текст должен оставаться читаемым, исправление заверяется подписью нотариуса и печатью. Сведения вносятся в реестр ЕИС;
2) арифметическая или иная ошибка, влияющая на права третьих лиц (допустим, неверно указана сумма, из-за чего страдают интересы покупателя или залогодержателя). Такая ошибка исправляется только с письменного согласия всех третьих лиц либо по решению суда. Без этого внести изменения невозможно — придётся аннулировать доверенность и оформлять новую.