Договор аренды транспортного средства с экипажем: образец, бланк, рекомендации

Заключите договор аренды транспортного средства с экипажем, когда вам нужен не только автомобиль, но и обученные люди для управления им. О нюансах такого соглашения изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена

пСодержание

1. Договор аренды транспортного средства с экипажем: ГК РФ
2. Особенности договора аренды транспортного средства с экипажем
3. Предмет договора аренды транспортного средства с экипажем
4. Форма договора аренды транспортного средства с экипажем
5. Стороны договора аренды транспортного средства с экипажем
6. Срок договора аренды транспортного средства с экипажем
7. Плата по договору аренды с экипажем: условия
8. Ответственность по договору аренды ТС с экипажем
9. Существенные условия договора аренды с экипажем
10. Расходы по договору аренды с экипажем: учет, риски
11. Нужно ли подавать ЕФС-1 при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем
12. Договор безвозмездной аренды транспортного средства с экипажем: налоги, страховые взносы
13. Договор безвозмездной аренды транспортного средства с экипажем: риски, налогообложение
14. Договор аренды грузового транспортного средства с экипажем: особенности и нюансы
15. Договор аренды спецтехники с экипажем: особенности и нюансы
16. Договор аренды транспортного средства с экипажем между юридическими лицами: особенности и нюансы
17. Договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом: что учесть
18. Договор аренды транспортного средства с экипажем с самозанятым: что учесть
19. Договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником что учесть
20. Типовой договор аренды транспортного средства с экипажем: бланк
21. Пример договора аренды транспортного средства с экипажем (образец)

Договор аренды транспортного средства с экипажем: ГК РФ

Этот договор представляет собой соглашение, по которому арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство (ТС) и экипаж, а также берет на себя обязанности по управлению и технической эксплуатации. При этом экипаж подчиняется арендодателю, а арендатор распоряжается транспортом, но в пределах его хозяйственного назначения.

В ГК РФ указанное соглашение также называется договором фрахтования на время.

Регулируется главой 34 ГК РФ, параграфом 3. Основные нормы — статьи 632 — 641 ГК РФ. Также применимы общие нормы ГК РФ о заключении, расторжении и изменении договоров, а также положения об аренде.

Под экипажем понимаются физлица – работники арендодателя, которые управляют ТС и следят за его исправным техническим состоянием.

По договору аренды ТС с экипажем (далее также – ДА ТС) возможно передать во временное владение и пользование как легковой, так и грузовой транспорт.

Особенности договора аренды транспортного средства с экипажем

1. ДА ТС не подлежит госрегистрации независимо от срока (не применятся ст. 609 ГК РФ).

2. Экипаж (далее – команда, работники) не переходит во владение и подчинение арендатору. Он остается подчинен арендодателю (ст. 634 ГК РФ).

3. Владелец несет ответственность за техническое состояние ТС.
По общему правилу все вопросы по технической части остаются за ним. Арендатор отвечает только за коммерческое использование (ст. 636 ГК РФ). Он несет расходы на топливо, материалы, оплату сборов. Услуги экипажа оплачивает владелец ТС (ст. 635 ГК РФ).

При этом кодекс устанавливает возможность предусмотреть в ДА ТС возложение обязанности по оплате на арендатора или разделение между ними платежей – в зависимости от достигнутых договоренностей.

4. Риск случайной гибели распределен особым образом. Как правило, риск несет арендатор, но экипаж отвечает перед арендодателем (ст. 639 ГК РФ). Обязанность по страхованию лежит на арендодателе (ст. 637 ГК РФ).

5. Платеж чаще называется фрахтом, так как терминология перекликается с транспортным правом.

6. Иногда ДА ТС путают с договором перевозки, однако это не одно и то же.
Перевозка регулируется главой 40 ГК РФ. Предметом соглашения является перемещение груза или пассажира из точки А в точку Б. Результатом услуги будет именно перевозка пассажира.

По ДА ТС владелец услуг перевозки не оказывает. Результатом услуги будет не доставка пассажира или груза, а предоставление возможности пользоваться транспортом с экипажем.

7. Особенности аренды различных транспортных средств установлены отраслевыми нормативными правовыми актами. К ним относятся в том числе Кодекс торгового мореплавания РФ, Кодекс внутреннего водного транспорта РФ.

8. К ДА ТС не применяются положения ст. 621 ГК РФ о возобновлении договора аренды на неопределенный срок, а также о преимущественном праве аренды ТС на новый срок.

Предмет договора аренды транспортного средства с экипажем

Предметом ДА ТС является:
• транспортное средство, предоставляемое во временное владение и пользование (ст. 633 ГК РФ). Это может быть воздушное судно, автомобиль, железнодорожный состав, морской транспорт (катер, лодка), различные виды специальной техники (например, манипулятор, кран);
• услуги экипажа по управлению, эксплуатации, техническому обслуживанию ТС.

Второй пункт – важный момент. Без него договор будет просто арендой автомобиля. Экипаж и его услуги являются существенным условием договора, без которого документ может быть переквалифицирован (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 04.07.2023 № Ф09-2772/23 по делу № А76-46836/2020).

В ДА ТС должны быть подробно указаны характеристики машины (тип, марка, идентификационные номера, грузоподъемность), состав команды и его функции (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 14.05.2024 № Ф09-1112/24 по делу № А76-5220/2023).

Форма договора аренды транспортного средства с экипажем

Согласно статье 633 ГК РФ ДА ТС должен быть заключен строго в письменной форме независимо от того, кто является сторонами соглашения. Шаблон законодательно не утвержден. Составляйте ДА ТС, опираясь на общие положения ГК РФ, а также требования, установленные вашей организацией.

Для удобства рекомендуем разработать рамочный ДА ТС и утвердить его в локальном акте компании.

Стороны договора аренды транспортного средства с экипажем

Сторонами сделки являются:

• арендодатель — собственник или иной законный владелец транспорта (например, фрахтовщик);
• арендатор — лицо, которое принимает транспорт в пользование.

В отличие от обычной аренды арендодатель по ДА ТС более вовлечен в реализацию. Это связано с тем, что экипаж – это, как правило, его сотрудники, он обеспечивает техническую исправность, несет ответственность за управление.

Срок договора аренды транспортного средства с экипажем

Срок регулируется общими положениями ГК РФ об аренде, поскольку специальные нормы главы 34 не содержат ограничений.

ДА ТС может быть:
• срочным (с определенным периодом действия);
• бессрочным (действующим до момента отказа одной из сторон с уведомлением в разумный срок).

Укажите в ДА ТС конкретный срок или порядок его определения, условия продления, порядок прекращения по инициативе сторон.

Плата по договору аренды с экипажем: условия

Арендная плата за эксплуатацию авто с командой устанавливается по соглашению сторон.

Форма оплаты может быть:
— фиксированной суммой за определенный период (например, ежемесячно);
— оплатой за фактическое время использования;
— комбинированной оплатой.

Рекомендуем четко прописать в соглашении размер платы и порядок ее расчета, сроки и способ платежей, последствия просрочки (например, начисление неустойки).

Поскольку арендодатель несет расходы на эксплуатацию и содержанию команды (ст. 634 ГК РФ), арендная плата чаще всего включает компенсацию таких затрат.

Ответственность по договору аренды ТС с экипажем

Ответственность распределяется по специальным нормам ст. 639 и 640 ГК РФ.

Арендодатель несет ответственность:
• за надлежащее техническое состояние машины;
• действия экипажа, поскольку он остается подчинен ему;
• выполнение обязанностей по управлению и технической эксплуатации.
• за вред, причиненный авто, его устройствами и механизмами третьим лицам.

Статья 640 ГК РФ предоставляет право предъявить регрессное требование к арендатору о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам. Для этого придется доказать его вину. Бремя доказывания будет лежать именно на владельце.

Судебная практика по этому вопросу не всегда на стороне арендодателя (Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 09.11.2012 по делу № 33-3302/2012).

Арендатор несет ответственность:
• за коммерческое использование транспортного средства (ст. 636 ГК РФ);
• соблюдение правил эксплуатации и назначения транспорта;
• сохранность имущества.

Риск случайной гибели или повреждения передается арендатору, если владелец транспортного средства докажет, что это произошло по его вине (ст. 639 ГК РФ).

В ряде случаев арендатор может быть освобожден от ответственности, например, из-за действий работников (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.07.2017 № Ф07-4899/2017 по делу № А56-18438/2016).

Во избежание возникновения споров и недоговоренностей рекомендуем прописать в ДА ТС механизм распределения рисков, страхование и порядок возмещения убытков.

Существенные условия договора аренды с экипажем

Существенными условиями ДА ТС являются:
• предмет, включающий предоставление авто и услуги экипажа;
• объем обязанностей арендодателя по управлению и эксплуатации;
• условия об аренде за плату.

Рекомендуется также включать:
— характеристики транспортного средства;
— порядок предоставления и возврата;
— распределение расходов и рисков;
— условия страхования;
— условия прекращения и расторжения.

Четкое указание всех условий снижает риск споров, учитывая, что договор сочетает элементы аренды и услуг.

Расходы по договору аренды с экипажем: учет, риски

Арендные расходы
Арендная плата за предоставление авто учитывается в расходах, если используется в деятельности, направленной на получение дохода.

Плата за работу команды включается в расходы арендатора как часть стоимости аренды.

У арендатора арендная плата отражается как расходы по обычной деятельности (для бухучета) и как прочие расходы, связанные с производством (для налогового учета).

У арендодателя поступления по аренде отражаются как доходы. Расходы на работников отражаются в виде зарплаты сотрудникам и уплаты страховых взносов.

НДС возникает только в возмездных договорах (если арендодатель — плательщик НДС). Если договор безвозмездный, расходы не уменьшают налоговую базу.

Эксплуатационные расходы
По общему правилу арендатор покупает расходные материалы и учитывает их в расходах при наличии путевых листов, чеков, отчетов о работе техники.

Расходы на техобслуживание и ремонт по закону должен нести арендодатель (поскольку отвечает за техсостояние автомобиля). Договором можно переложить их на арендатора.

Страхование авто обычно оплачивает арендодатель.

Расходы на бензин и другие горючие смазочные материалы не примут к учету без подтверждающих документов. Таким документом является путевой лист.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем

Да нужно. ЕФС-1 подает арендодатель, являющийся работодателем для членов экипажа.

Единая форма утверждена приложением № 1 к Приказу СФР от 17.11.2023 № 2281.

Заполните ее и направьте в СФР не позднее одного рабочего дня, следующего за днем заключения соглашения с застрахованным лицом. В случае прекращения ДА ТС — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

Договор безвозмездной аренды транспортного средства с экипажем: налоги, страховые взносы

В ГК РФ предусмотрено, что предоставление ДА ТС — это возмездное соглашение (фрахтование на время). Однако кодекс напрямую не запрещает и безвозмездность сделки. Поэтому если стороны прямо укажут, что плата отсутствует, договор станет безвозмездным.

В рамках реализации ДА ТС у передающей стороны возникают возможные расходы, но они не признаются в рамках налогового учета, так как доход отсутствует (когда договор безвозмездный).

Экипаж – сотрудники передающей стороны. Поэтому платить и зарплату, и страховые взносы, а также удерживать НДФЛ будет он.

Таким образом, такой ДА ТС крайне невыгоден арендодателю.

Договор безвозмездной аренды транспортного средства с экипажем: риски, налогообложение

При заключении безвозмездных ДА ТС высок риск их переквалификации. Налоговые органы могут решить, что реальная цель такого соглашения — скрыть аренду или оплату услуг и доначислят налоги и иные обязательные платежи.

Договор аренды грузового транспортного средства с экипажем: особенности и нюансы

Аренда грузового авто с работниками на практике часто используется в том числе для перевозки грузов. Если в ДА ТС слишком подробно прописан график работы, маршруты, нормы выработки часов, налоговая может переквалифицировать его в договор оказания услуг перевозки. Однако правовая природа у данных соглашений различная (Постановление Арбитражного суд Северо-Кавказского округа от 20.11.2023 № Ф08-11505/2023 по делу № А15-2428/202).

Чтобы такие вопросы не возникли, четко пропишите предмет соглашения, а также иные существенные условия. Предметом ДА ТС в данном случае будет передача во временное владение и пользование авто с услугами экипажа. В договоре перевозки — это выполнение исполнителем услуг по перевозке грузов.

Если арендатор фактически руководит водителями — это риск признания трудовых отношений.

Договор аренды спецтехники с экипажем: особенности и нюансы

Аренда спецтехники ближе к оказанию услуг с использованием техники. Ничего похожего с перевозкой грузов здесь нет. Учитывая, что у экипажа при работе с техникой наблюдается высокий риск несчастных случаев, рекомендуем заранее прописать в ДА ТС порядок доступа на объект, зоны ответственности, требования по охране труда, необходимость наряд-допусков.

Обычно в таких договорах уходят от классической арендной платы и используют ставку за машино-час, почасовую оплату работы экипажа, оплату простоев.

Часто спецтехника с работниками используется для выполнения конкретных работ (рытье котлована, бурение скважин). В этом случае налоговая может переквалифицировать ДА ТС в договор подряда.

Договор аренды транспортного средства с экипажем между юридическими лицами: особенности и нюансы

Это самый простой и законодательно чистый вариант. Юрлицо — арендодатель обеспечивает персонал экипажа, контроль за квалификацией, выполнение трудовых норм.

Это прямо соответствует статье 634 ГК РФ, где экипаж остается подчинен арендодателю.

Между юрлицами чаще прописывают график предоставления транспорта, стандарты качества эксплуатации, страхование ответственности (КАСКО, ОСАГО, страхование экипажа, страхование груза).

Для юрлиц арендная плата учитывается как обычный доход или расход. Расходы на экипаж учитываются у арендодателя. Также необходим к уплате НДС (если стороны — плательщики НДС). Если арендодатель применяет спецрежим (УСН, ЕСХН), это тоже влияет на налоговую нагрузку.

Договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом: что учесть

Если одной из стороной ДА ТС является физлицо, возникают дополнительные правовые особенности.

В законодательстве нет четкого положения, которое разрешает или запрещает заключение ДА ТС с физическим лицом. В правовом сообществе мнения также разделились.

Первая позиция. По статье 634 ГК РФ экипаж остается подчинен арендодателю. Если он — физлицо, ему нужно иметь оформленные отношения с экипажем (трудовой договор или ГПХ), соблюдать требования охраны труда, квалификации и допуска водителей к работе.

Если работников нет и он не предоставляется, ДА ТС перестает быть договором с экипажем.

Также если физлицо будет водителем самостоятельно, это будет противоречить нормам ГК РФ. Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в своем Решении от 10.04.2024 по делу № А57-13779/2023 высказал позицию, что арендодателем в таком случае может быть только физлицо в статусе ИП.

Вторая позиция. ГК РФ не содержит запрета на заключение ДА ТС с физлицами. Четко прописывайте формулировки в таком соглашении во избежание его переквалификации в трудовой договор. Рекомендуем не использовать терминологию из ТК РФ.

Договор аренды транспортного средства с экипажем с самозанятым: что учесть

Самозанятый – это не ИП и не обычное физлицо. В таком статусе физлицо не может нанимать сотрудников. Следовательно, экипаж он предоставить не может (если экипаж – наемные лица). Тогда как он может заключить ДА ТС с экипажем?

Самозанятый может заключить ДА ТС только в случае, если он будет лично выполнять функции экипажа (например, сам управлять транспортом).

Возможно ли это? Мнения представителей правового сообщества разделились. Читайте об этом в разделе выше.

Договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником: что учесть

При заключении ДА ТС с сотрудником компании составьте его таким образом, чтобы нельзя было переквалифицировать его в трудовой договор. Четко пропишите, что экипажем является сам сотрудник. При этом он не подчиняется трудовой дисциплине, а является арендодателем.

В таких соглашения расходы на эксплуатацию автомобиля, как правило, бремя его владельца.

С доходов, которые получит работник в виде арендной платы, удержите НДФЛ.

Типовой договор аренды транспортного средства с экипажем: бланк

Бланк ДА ТС, когда сторонами являются юрлица, можете скачать здесь.

Пример договора аренды транспортного средства с экипажем (образец)

Приведем пример заключенного ДА ТС с сотрудником.

Договора аренды ТС с экипажем № 342/25

г. Москва                                                                                                                                      15.02.2025

Общество с ограниченной ответственностью «Логистик» (ООО «Логистик»), в лице директора Соколова Ивана Дмитриевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с одной стороны, и гражданин РФ Петров Иван Николаевич, паспорт 45 11 № 755432, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 14, кв. 56, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор (далее –ДА ТС) о нижеследующем:

1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство с экипажем, указанное в акте приема-передачи ТС (приложение № 1 к Договору) (далее – Акт), а Арендатор принимает указанное средство и обязуется выплачивать Арендодателю арендную плату.

2. Арендодатель обязуется самостоятельно выполнять управление транспортным средством и обеспечивать его эксплуатацию.

3. Автомобиль используется Арендатором для осуществления перевозки грузов, доставки товаров и выполнения хозяйственных задач организации.

4. Маршруты, графики, задания и иные организационные вопросы определяются Арендатором, при этом указания не являются элементом трудовых отношений, а даются исключительно в рамках исполнения данного договора.

5. Передача автомобиля осуществляется по Акту.

6. На момент передачи транспортное средство находится в исправном техническом состоянии, что подтверждается Актом.

7. Арендная плата устанавливается в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей в месяц. Выплата производится ежемесячно до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, на банковский счет Арендодателя.

8. Расходы на материалы и иные эксплуатационные расходы несет Арендатор.

9. Техобслуживание и текущий ремонт осуществляет Арендодатель и включает эти расходы в стоимость арендной платы.

10. Если Арендатор оплачивает дополнительные расходы, которые по ДА ТС обязан нести Арендодатель, такие суммы удерживаются из следующей арендной платы.

11. Арендодатель несет ответственность за управление транспортным средством. Арендатор несет ответственность за условия эксплуатации, маршруты и задания, а также за сохранность груза. В случае ДТП Стороны обязуются действовать в соответствии с законом и правилами страхования.

12. ДА ТС заключен сроком на один год: с 15 февраля 2025 года по 14 января 2026 года.

13. ДА ТС может быть расторгнут в одностороннем порядке с письменным уведомлением за 10 дней.

14. Споры разрешаются путем переговоров, а при недостижении согласия — в суде.

15. Реквизиты и подписи сторон