Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Дубликат трудовой книжки

Над статьей работали:

Трудовая книжка содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника. Она нужна при поступлении на работу. Если этот документ испорчен или потерян работником, работодатель должен сделать дубликат. В данном материале приведен порядок оформления и выдачи такого дубликата в 2023 году, а также содержится актуальный образец заявления сотрудника для его получения.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Согласно подпунктам 27, 30, 31 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, для выдачи дубликата трудовой книжки должны сложиться определенные законодателем основания. Такое возможно:

  • при утере трудовой книжки сотрудником;
  • когда имеющаяся в ней запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной;
  • если документ пришел в негодность: был порван, испачкан, обгорел или сильно намок;
  • когда в результате чрезвычайной ситуации трудовые книжки были утрачены работодателем.
Оформление дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки в каждом из описанных выше случаев имеет свои особенности.

Во время трудовой деятельности трудовая книжка сотрудника хранится у работодателя по основному месту работы (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, пп. 2, 42 порядка от 19.05.2021). На руки она выдается при увольнении в последний день работы с внесенной туда записью о том, что работа прекращена (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 порядка от 19.05.2021).

Также в период работы трудовая книжка может быть выдана сотруднику на руки для его обязательного социального страхования, в том числе для назначения или перерасчета пенсии. Тогда работник обязан вернуть работодателю трудовую книжку не позже трех рабочих дней со дня ее получения. Это следует из частей 1, 2 статьи 62 ТК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 6 ст. 2, ч. 1 ст. 5, ч. 1, 4 ст. 18 Закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ, п. 11 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, п. 34 порядка от 19.05.2021.

Если человек потерял трудовую книжку после увольнения, ему нужно обратиться для оформления ее дубликата с письменным заявлением к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В таком же порядке сотрудник может выправить дубликат, если потерял трудовую книжку в период работы у работодателя.

Также при потере трудовой книжки после увольнения специалист может обратиться с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки к работодателю, к которому он поступает на работу. В заявлении нужно указать, что трудовая книжка была потеряна. Этот порядок не применяется, если трудовая книжка не ведется (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

При потере работником трудовой книжки для оформления ее дубликата помимо заявления потребуется предоставить надлежаще оформленные бумаги, на основании которых будут вноситься записи. Тогда в графу 4 дубликата вписывается наименование предоставленного документа-основания (п. 28, абз. 1, 7 п. 29, абз. 1—3 п. 31 порядка от 19.05.2021).

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись: «Дубликат». На ней же указываются сведения о работнике (пп. 28, 31 порядка от 19.05.2021).

Оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела. Сюда необходимо внести общий стаж работы суммарно, то есть сколько лет, месяцев, дней сотрудник работал на прошлых местах работы. Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы (абз. 1, абз. 2 п. 29 порядка от 19.05.2021).

Записи после указания суммарного стажа работы вносятся в следующем порядке:

  1. Графа 2 — дата приема к предыдущему работодателю на работу.
  2. Графа 3 — наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации.
  3. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.
  4. Графа 2 — дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);
  5. Графа 3 — подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;
  6. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;
  7. Графа 2 — дата увольнения;
  8. Графа 3 — причина (основание) увольнения;
  9. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.

Последним периодом работы указывают занятость у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. При этом вносятся только сведения, отраженные в представленных документах. Работник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить другую информацию.

Оригиналы документов, подтверждающих предыдущий стаж работы у других работодателей, возвращаются работнику после того, как с них были сняты копии и они были надлежащим образом заверены (п. 29 порядка от 19.05.2021). Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденному Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, для подтверждения соответствия копии документа подлиннику, на ней ставится отметка о заверении, содержащая:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи, включающую инициалы и фамилию;
  • дату заверения.

Иногда в результате экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств случается массовая утрата трудовых книжек сотрудников. В таком случае их дубликаты оформляет руководство на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которую создают органы исполнительной власти российских регионов.

Эта комиссия по имеющимся у сотрудников документам, а при их отсутствии — на основании показаний двух или большего количества свидетелей, устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии или должности работников у данного работодателя. Также комиссия принимает меры к получению документов о трудовой деятельности людей у их бывших работодателей.

Если документы не сохранились, то для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, специалисту придется обращаться в суд (ч. 1, 4 ст. 18 Закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ, п. 31 порядка от 19.05.2021, пп. 4, 5 положения, утвержденного Распоряжением Минсоцразвития Московской области от 22.05.2018 № 19РВ-47).

При оформлении дубликата трудовой книжки нередко возникают проблемы с определением периодов работы, профессии или должности сотрудников у бывших работодателей. Особенно такое вероятно при частой смене места работы и прошествии значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. Поэтому для сотрудника целесообразно будет получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться в архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Кроме того, работодатели представляют в Социальный фонд следующие сведения о трудовой деятельности сотрудников: о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении. Они также могут использоваться для внесения записей в трудовую книжку (ч. 1, 3 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 5, п. 2.1 ст. 6, пп. 4 п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Такую информацию можно получить, направив запрос в Социальный фонд через госуслуги или МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ, ч. 16, 20 ст. 18 Закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ).

Если же записи в трудовой книжке были признаны недействительными или книжка пришла в негодность, документом, на основании которого оформляется дубликат, будет трудовая книжка. При этом дополнительных подтверждающих бумаг не потребуется.

Так, руководству компании может поступить заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в документе содержится запись об увольнении или переводе, сделанная данным работодателем, которая была признана недействительной. Тогда этот работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки (п. 30 порядка от 19.05.2021). В этом случае заполняется титульный лист, проставляется надпись: «Дубликат» и переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением той, которая была признана недействительной  (пп. 28, 30, 31 порядка от 19.05.2021).

При непригодном состоянии для дальнейшего использования трудовой книжки или вкладыша в нее при оформлении дубликата существует некоторая неопределенность. Согласно пункту 31 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, в этом случае он должен выдаваться в порядке, предусмотренном для массовой утраты работодателем документов в результате чрезвычайных происшествий. То есть органами исполнительной власти российских регионов должна быть создана комиссия по установлению стажа.

Данная ситуация была пояснена Минтрудом РФ в письме от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180:

  • если трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность или потеряны, то человек может обратиться к работодателю для получения дубликата в порядке, установленном п. 27 порядка от 19.05.2021. Согласно этой норме специалист должен немедленно заявить об этом руководству по месту работы, где была внесена в этой документ последняя запись;
  • работодатель должен выдать дубликат не позже 15 рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления;
  • при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате экологических или техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств создается комиссия по установлению стажа.
Выдача дубликата трудовой книжки

Получив заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, работодатель должен оформить его в соответствии с главами I—V порядка от 19.05.2021 и предоставить работнику. При выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу его первой страницы делается надпись: «Дубликат». На титульном листе прежней трудовой книжки при этом пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Возможность уничтожения старой трудовой книжки нормативно не установлена. Поэтому ее нужно вернуть работнику.

При выдаче сотруднику старой трудовой книжки и дубликата в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них производят две записи: по трудовой книжке и по дубликату.

Срок выдачи дубликата трудовой книжки

Восстановление записей и выдача дубликата трудовой книжки происходит в течение 15 рабочих дней с момента подачи сотрудником заявления (п. 27 порядка от 19.05.2021).

Заявление на дубликат трудовой книжки

О выдаче дубликата трудовой книжки человек должен просить работодателя не устно, а письменно, то есть подать заявление. Если есть сомнения в том, что оно будет зарегистрировано и исполнено в срок, то направить его можно по почте либо вручить уполномоченному представителю компании под подпись.

Утвержденной формы заявления об оформлении дубликата нет. Оно пишется в свободной форме и может выглядеть следующим образом:

Генеральному директору

ООО «Мебельный дом»

Свиридовой Р.М.

от Федоровой О.С.

Заявление

 

В связи с тем, что я потеряла свою трудовую книжку при переезде, прошу оформить и выдать мне ее дубликат. Последняя запись в мою трудовую книжку была внесена ООО «Мебельный дом».

 

 Федорова          /Федорова О.С./

20.06.2023

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Данный образец подготовлен с учетом следующих условий. Дубликат заполняется по причине того, что бывшая сотрудница компании обратилась по своему последнему месту работы с заявлением о потере трудовой книжки.

 

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия Федорова
Имя Ольга
Отчество (при наличии) Сергеевна
Дата рождения 08.04.1982
(число, месяц, год)
Образование Высшее (магистратура)
Профессия, специальность Менеджмент
Дата заполнения 26.06.2023
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки Федороваа
М.П. (при наличии) Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
Соловьева

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сведения о работе

ТК-IV № 1234567 (14 разворотов)

 

записи

              Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, часть, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1                      2                     3                     4
Общий трудовой стаж до поступления в общество с ограниченной ответственностью «Мебельный дом (ООО «Мебельный дом») составляет 2 месяца 23 дня
1 18 04 2014 Принята на работу в общество с ограниченной ответственностью «Торг» (ООО «Торг») на должность продавца Копия приказа от 18.04.2014 № 12-п
2 10 07 2014 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Копия приказа от 10.07.2014 № 8-у
Общество с ограниченной ответственностью «Мебельный дом (ООО «Мебельный дом»)
3 06 08 2014 Принята в отдел по продажам на должность старшего продавца-консультанта Приказ от 06.08.2014 № 15-п
4 06 09 2021 Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 06.09.2021 № 2-у

Специалист по кадрам

О.С. Соловьева

Соловьева

 
Печать  

эту статью еще не обсуждали
Вы можете оставить первый комментарий

Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии

Нет аккаунта? Зарегистрируйтесь