Электронная отчетность

Разберемся, в каких случаях отчетность надо обязательно подавать в электронном виде, а когда можно направить ее на бумаге.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Кто обязан сдавать отчетность только в электронном виде
2. Какую отчетность всегда сдают в электронном виде
3. Электронная отчетность по страховым взносам
4. Какая электронная подпись нужна для сдачи отчетности
5. Штрафы за несоблюдение электронной формы отчетности

Кто обязан сдавать отчетность только в электронном виде

По всем налогам отчетность в электронном виде должны сдавать следующие категории налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК РФ):
• крупнейшие налогоплательщики;
• организации и ИП, если среднесписочная численность их работников за прошлый календарный год превысила 100 человек;
• вновь созданные организации, если численность их работников более 100 человек Новой будет считаться компания, которая образовалась в процессе реорганизации.

Напомним, какие налогоплательщики будут признаваться крупнейшими. К ним относятся организации:
• суммарные доходы которых превышают 10 млрд рублей;
Компанию могут отнести к такой категории по показателям финансово-экономической деятельности за любой год из предшествующих трех лет. Если хотя бы по одному году у нее будет соответствующий размер доходов, то на учет в качестве крупнейшего налогоплательщика ее поставят со следующего года (п. 8 критериев отнесения к крупнейшим налогоплательщикам).
• в отношении которых принято решение о проведении налогового мониторинга в соответствии со ст. 105.27 НК РФ (п. 6.2 критериев отнесения к крупнейшим налогоплательщикам);
• у которых есть взаимозависимость с крупнейшим налогоплательщиком (раздел II критериев отнесения к крупнейшим налогоплательщикам).

Для отнесения к такой категории налогоплательщиков достаточно одного из указанных выше признаков.

Кроме того, налоговая по своему усмотрению может отнести организацию к числу крупнейших налогоплательщиков, даже если отсутствует соответствие указанным выше условиям (пп. 5.1, 6.1 критериев отнесения к крупнейшим налогоплательщикам).

Какую отчетность всегда сдают в электронном виде

Налогоплательщики обязаны подавать в электронном виде следующие виды отчетностей:
• по НДФЛ: расчет 6-НДФЛ. При условии, что доход выплачивается более чем 10 физлицам (п. 2 ст. 230 НК РФ).Если был выплачен доход менее чем 10 лицам, налогоплательщик по своему усмотрению выбирает способ подачи документа;
• независимо от количества сотрудников в электронном виде нужно сдавать отчетность по НДС:
 декларацию (п. 5 ст. 174, п. 8 ст. 174.2, п. 6 ст. 174.3 НК РФ).
Исключением будут налоговые агенты, которые не являются плательщиками налога на добавленную стоимость, при соблюдении определенных условий (пп. 3, 12 ст. 80, п. 5 ст. 174 НК РФ):
• компания не является плательщиком НДС или имеет освобождение от его уплаты (письмо ФНС РФ от 05.10.2021 № КВ-4-3/14105@);
• организация не относится к категории крупнейшего налогоплательщика;
• организация не приобретала сырые шкуры животных, металлолом, вторичный алюминий, его сплавы и макулатуру;
• среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год (если организация вновь созданная — численность работников) не превышает 100 человек;
• компания не является посредником, который выставляет счета-фактуры от своего имени. Также исключением будут правопреемники, указанные в абз. 4, 5 п. 3.1 ст. 170 НК РФ. Им можно сдавать декларации на бумаге (п. 5 ст. 174 НК РФ);

• журнал учета счетов-фактур. Его должны вести посредники, которые действуют от своего имени в интересах других лиц и выставляют (перевыставляют, получают) счета-фактуры (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).Сдавать журнал в ФНС вместо декларации нужно, если налогоплательщик не является плательщиком НДС (освобожден от обязанностей плательщика) или налоговым агентом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Другие виды отчетности налогоплательщики, которые не подпадают под категорию крупнейших и численность их сотрудников не превышает указанные выше пределы, могут сдавать как на бумаге, так и в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Электронную отчетность налогоплательщики могут подавать в налоговую следующими способами:
• через оператора электронного документооборота (оператора ЭДО) (пп. 2, 5 раздела I, п. 1 раздела II порядка, утвержденного Приказом МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169);
• через интернет-сайт ФНС — в рамках пилотного проекта (п. 1 Приказа ФНС РФ от 15.07.2011 № ММВ-7-6/443@).

Отчетность должна быть составлена по определенному формату, который утвержден налоговой службой по согласованию с Минфином (п. п. 3, 7 ст. 80 НК РФ).
Форматы в первую очередь должны использовать разработчики бухгалтерской программы для того, чтобы подготовленную в c их использованием отчетность могла принимать инспекция.

Кроме этого, в форме электронного документа нужно подавать бухгалтерскую отчетность Это правило относится и к аудиторскому заключению (ч. 5 ст. 18 закона о бухгалтерском учете). Годовая отчетность и аудиторское заключение о ней должны быть также представлены в форматах, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 13.11.2019 № ММВ-7-1/570@.
Отчетность может подаваться через оператора электронного документооборота или сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме», который размещен на сайте ФНС по адресу http://www.nalog.ru/rn77/service/pred_elv/ (письмо Минфина РФ от 20.04.2022 № 03-02-07/37920).
Первичные статистические данные большинство компаний также должны сдавать в электронном виде. Их обязаны представлять в Росстат все респонденты (ч. 7 ст. 8 закона о статистическом учете, п. 7 положения № 620).

Узнать, какие формы необходимо сдавать организации, следует на сайте Росстата https://websbor.gks.ru/online/info (п. 4 положения N 620).

С первого апреля 2025 года информацию от Росстата, в том числе о том, какую статотчетность необходимо сдавать, можно получить в личном кабинете на цифровой платформе ведомства и  на госуслугах (пп. «б» п. 7 ст. 2 Федерального закона от 22.07.2024 № 206-ФЗ).

Если документ содержит сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения, такой отчет нужно представить на бумажном носителе, а также в электронном виде на съемном носителе информации. Этот носитель должен содержать данные, идентичные представленным на бумаге (п. 13 положения N 620).

Электронная отчетность по страховым взносам

В электронном виде должна подаваться и отчетность по страховым взносам:
• расчет по страховым взносам при условии, что в расчетном периоде начисление выплат производилось более чем 10 лицам. Это условие применяется и к вновь созданным компаниям (п. 10 ст. 431 НК РФ);
• форму ЕФС-1, включающую сведения персонифицированного учета. Необходимость подачи этого отчета в электронном виде также поставлена в зависимость от количества работников. Их должно быть больше 10, чтобы возникла обязанность отчитываться в электронном виде (п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете).
Если численность сотрудников организации 10 и менее, ей предоставляется право выбора. Можно подавать документы как в бумажном виде, так и в электронном варианте (п. 10 ст. 431 НК РФ, п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете).

Какая электронная подпись нужна для сдачи отчетности

Для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности налогоплательщику потребуются:
• квалифицированная электронная подпись (КЭП), а также ПО для ее использования и шифрования информации;
• программа «Налогоплательщик ЮЛ». Ее можно бесплатно скачать на сайте ФНС https://www.nalog.gov.ru/rn77/program/5961229/;
• сертификаты для шифрования документов и работы с электронными подписями налоговых органов. Их также можно найти на сайте налогового ведомства https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/pred_elv/.

Потребуется пройти регистрацию через «Сервис самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчетности» https://service.nalog.ru/reg/login/fns на сайте ФНС и получить идентификатор абонента (пп. 2.1.1, 2.2.2 порядка представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС, письма ФНС РФ от 30.03.2023 № ЕА-2-26/347@, от 14.10.2022 № ЕА-3-26/11251@, Минфина РФ от 20.04.2022 № 03-02-07/37920).

Для подачи отчетности по страховым взносам необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Подавать документы можно через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет страхователя на сайте СФР (пп. «б» п. 34 инструкции, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н, пп. 3, 10 порядка, утвержденного Приказом СФР от 07.11.2023 № 2200).

Для подачи отчетов через оператора ЭДО необходимо (пп. 2, 4, 11 порядка, утвержденного Приказом СФР от 07.11.2023 № 2200):
• заключить договор с оператором электронного документооборота. Список таких операторов можно найти на сайте вашего регионального отделения СФР.
Услуги операторов являются платными;
• получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а также ПО для ее использования и шифрования информации;
• зарегистрироваться в системе электронного документооборота с СФР. Для этого нужно подать соответствующее заявление;
• приобрести ПО для составления и передачи отчетности в электронном виде по установленным форматам.

Для подачи статистической отчетности потребуется электронная подпись, если иное не установлено федеральными законами (ч. 7 ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ, п. 7 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 18.08.2008 № 620).

Штрафы за несоблюдение электронной формы отчетности

Вид и размер ответственности зависит от того, какую именно отчетность нужно подать в электронной форме:
• налоговые декларации и расчеты (включая расчеты 6-НДФЛ и по страховым взносам). Штраф составит 200 рублей за каждый документ, который был сдан на бумаге вместо представления электронного документа (ст. 119.1 НК РФ). Исключением является декларация по НДС. При этом отчетность у налогоплательщика примут;

• декларация по НДС. Штраф за несоблюдение электронной формы не установлен. Но при этом бумажную декларацию не примут (п. 5 ст. 174 НК РФ). Соответственно, если налогоплательщик в установленный срок не успеет подать электронный документ, ему грозит ответственность за непредставление декларации.
Если не успели до конца срока пересдать электронную декларацию, ответственность будет как за непредставление декларации по НДС:
— штраф для организации или ИП, предусмотренный ч. 1 ст. 119 НК РФ;
— для должностного лица компании – предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.5 КоАП РФ).Ответственность за нарушение способа подачи декларации по ст. 119.1 НК РФ в данном случае не применяется;

• журнал учета счетов-фактур. Штраф за несоблюдение электронной формы также не установлен. Нет и указания, что бумажный журнал не будет принят. Однако не исключено, что инспекция все-таки отклонит бумажный документ.
Если до установленного срока не будет подан указанный журнал в электронном формате, организацию или предпринимателя могут оштрафовать на 10 тыс. рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Должностное лицо могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа, размер которого составляет также от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Нужно заметить, что к ИП такая ответственность не применяется (прим. к ст. 15.3 КоАП РФ);

• форма ЕФС-1, включающая сведения персонифицированного учета. Штраф будет 1 тыс. рублей за каждый отчет, представленный на бумаге, вместо электронного документа (ст. 17 закона о персонифицированном учете, ч. 7.1 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ).

Штраф за нарушение срока представления или непредставление бухгалтерской отчетности в налоговый орган для организаций, отчетность которых размещается в государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчетности, составляет:
• от 3 до 5 тыс. рублей — для организации (ст. 19.7 КоАП РФ);
• от 300 до 500 рублей — для должностных лиц (ст. 19.7 КоАП РФ). При этом оплата штрафа не освобождает от необходимости представить бухгалтерскую отчетность в инспекцию (ч. 4 ст. 4.1 КоАП РФ).