Электронный УПД с 2026 года

С 1 января 2026 года УПД станет единственным электронным документом, который подтверждает отгрузку продукции, производство работ, оказание услуг. В нашей статье расскажем, что собой представляет этот документ, кто обязан его использовать и в каком порядке его следует формировать.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что такое УПД
2. Электронный УПД
3. Кто обязан применять электронный УПД
4. Как перейти на электронный УПД
5. Оформление электронного УПД
6. Кто подписывает электронный УПД
7. Образец заполнения электронного УПД

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, который можно использовать, как:
• счет фактуру и первичный документ одновременно (статус документа «1»);
• первичный документ (статус документа «2»).

Перечень операций, для оформления которых можно применять УПД, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Однако он не является исчерпывающим (Письмо ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623). УПД можно использовать, например:
• при передаче имущественных прав;
• для подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг);
• при отгрузке продукции, как с транспортировкой, так и без нее.

Нельзя применять УПД, когда необходим только счет-фактура без составления первичного документа. Так не получится оформить УПД на аванс.

Также УПД не заменит документы, формы которых в соответствии с законодательством утверждают уполномоченные органы. Примером может служить транспортная накладная, форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

По общему правилу применение УПД – право, а не обязанность налогоплательщика. Более того, в рамках одного договора по одним операциям можно выставлять обычные счета-фактуры и первичные документы, а по другим – УПД (Письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963). УПД можно составлять:
• на бумаге. Рекомендованная форма содержится в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Перед использованием ее необходимо привести в соответствие с действующей формой счета-фактуры (п. п. 1, 2 ст. 169 НК РФ). Можно разработать свою форму УПД. Для этого счет-фактуру нужно дополнить реквизитами первичного документа. В любом случае разработанную форму УПД и порядок ее использования следует закрепить в учетной политике компании (ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»);
• в электронном виде. Формат документа приведен в Приложении № 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Если компания выполняет обязательства в рамках государственного или муниципального контракта, то ей необходимо согласовать применение УПД с заказчиком (Письмо Минфина России от 23.01.2017 № 02-07-10/3039). В отношении других покупателей (заказчиков) такой обязанности нет, однако использование УПД лучше согласовать с контрагентом и прописать такое условие в договоре.

Электронный УПД

С 1 января 2026 года УПД станет единственным электронным документом, который подтверждает отгрузку продукции, оказание услуг, производство работ. С начала года утрачивают силу:
• Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, которым утвержден электронный формат документа о передаче товаров при торговых операциях;
• Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, которым утвержден формат электронного документа о передаче результатов работ и документа об оказании услуг.

Действующий электронный формат УПД 5.03 утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@.

С 01.01.2026 бумажные товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг можно составлять в прежнем порядке.

Кто обязан применять электронный УПД

Обязательные электронные УПД на прослеживаемые товары должны составлять и передавать по ТКС в порядке, аналогичном передаче счетов-фактур на такую продукцию (пп. «г» — «е» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108):
• продавцы прослеживаемых товаров, которые не уплачивают НДС в связи с тем, что применяют спецрежим или освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика;
• комиссионеры (агенты), действующие от своего имени, и реализующие прослеживаемый товар в интересах комитента (принципала), который не уплачивает НДС, потому что применяет спецрежим или освобожден от исполнения обязанностей налогоплательщика;
• комиссионеры (агенты), которые действуют от своего имени, и приобретают прослеживаемые товары в интересах комитента (принципала) в рамках договора комиссии (агентского договора);
• комитенты (принципалы), которые приняли решение о реализации прослеживаемых товаров через комиссионера (агента), действующего от своего имени в интересах комитента (принципала).

Если компания (ИП), которая продает прослеживаемые товары, является плательщиком НДС, то она выставляет счет-фактуру в электронной форме (п. 1.1 ст. 169 НК РФ, пп. «в» п. 13 Положения № 1108).

Если компания, которая не обязана использовать электронный УПД, работает только с бумажными накладными и актами выполненных работ, оказанных услуг, то она может работать по-прежнему. Переходить на электронный УПД ей не требуется. Те же фирмы, что уже используют электронный документооборот, с 01.01.2026 вместо электронных накладных и актов выполненных работ (оказанных услуг) должны будут применять электронный УПД.

Как перейти на электронный УПД

Если компания уже использует электронный документооборот, то ей в конце года необходимо обновить бухгалтерскую программу, с помощью которой она формирует документы. А также провести тестовый обмен документами с основными контрагентами.

Если фирма не использовала ранее электронный УПД, и она хочет начать его применять, то ей нужно:
• выбрать и подключиться к оператору электронного документооборота;
• оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) уполномоченного лица, электронные подписи лиц, ответственных за оформление операций;
• настроить бухгалтерское программное обеспечение для работы с электронными УПД;
• обучить сотрудников порядку работы с электронными УПД;
• согласовать использование электронного УПД с контрагентами. Такая обязанность установлена только в отношении госзаказчиков (Письмо Минфина России от 23.01.2017 № 02-07-10/3039). Однако рекомендуем провести согласование со всеми партнерами, ведь может оказаться, что у некоторых из них просто нет технической возможности работать с электронными УПД. Согласие можно оформить по аналогии с согласием на выставление электронных счетов-фактур. Например, путем обмена письмами, подписания договора или допсоглашения к ранее заключенному договору об использовании ЭДО.

Оформление электронного УПД

Продавец при формировании электронного УПД указывает статус документа: «1» — если УПД применяется одновременно, как счет-фактура и как первичный документ и «2» — при использовании УПД только в качестве первичного документа.

При заполнении документа со статусом «1» должны быть заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры. В частности, сведения о грузоотправителе и грузополучателе (наименование компании или ИП, почтовый адрес). Если УПД формируется по работам или услугам, то эти данные не заполняют. Кроме того:
• в строке 5 «К платежно-расчетному документу» проставляют номера и даты платежек, которыми был получен аванс (при наличии предоплаты);
• в строке 5а «Документ об отгрузке» (заполняется только в УПД со статусом «1») – название, номер и дату самого УПД. При этом формулировка «тот же» не используется. При формировании документа со статусом «2» эту строку не заполняют (Письма ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368, от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@);
• в строке «Идентификатор госконтракта» (она формируется в документах со статусом «1») проставляют соответствующий идентификатор. Это необходимо делать только при отгрузках продукции, выполнении работ, указании услуг в рамках госзакупок;
• в графе «Код товара/работ, услуг» — ОКВЭД поставленных товаров, работ, услуг — по согласованию с покупателем (заказчиком);
• в графе «Код вида товара» — соответствующий код из справочника ТН ВЭД. Это делается только при продаже импортных товаров;
• в строке «Основание передачи/получения» – реквизиты договора и других документов, которые относятся к данной сделке;
• в строке «Данные о транспортировке и грузе» – реквизиты документов о доставке товара покупателю, например, путевого листа или транспортной накладной.

Кроме того при формировании УПД нужно заполнить сведения, которые обязательны для первичного документа:
• основание, по которому происходит передача-приемка товаров, работ, услуг. Например, номер и дата договора поставки, на основании которого передается продукция;
• ФИО и должности уполномоченных должностных лиц;
• дополнительные сведения, которые продавец сочтет нужными, например информацию о транспортировке и грузе.

При формировании УПД со статусом «2» реквизиты, которые обязательны для счета-фактуры, можно не заполнять.

Сформированный документ в электронной форме подписывают уполномоченные должностные лица. Готовый документ через оператора ЭДО (через ЕИС – при госзакупках) направляется покупателю.

Выставить электронный УПД нужно при совершении операции. Если это невозможно сделать, то – непосредственно после совершения операции (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Этот срок не зависит от статуса УПД, поскольку он в любом случае содержит первичный документ.

Датой выставления УПД считается (п. 8, пп. «в» п. 15 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утвержденного Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н):
• дата поступления документа к оператору ЭДО, указанная в подтверждении о получении им УПД;
• дата направления УПД, составленного в рамках госзакупок, покупателю, указанная в подтверждении уполномоченным органом.

После получения УПД покупатель формирует дополнительные сведения к документу. В частности указывает ФИО и должности лиц, уполномоченных на подписание документа. Затем он подписывает электронный документ и через оператора ЭДО (ЕИС) направляет продавцу.

Срок, в течение которого покупатель должен это сделать, законодательно не установлен. На практике стороны закрепляют в договоре временной интервал, в течение которого покупатель (заказчик) должен осмотреть и принять товар, услугу, результат выполненных работ (п. 2 ст. 513, п. 1 ст. 720, ст. 783 ГК РФ). Кроме того его можно согласовать в соглашении, регламентирующем электронный документооборот с контрагентом.

Кто подписывает электронный УПД

Со стороны продавца электронный УПД нужно подписать:
• УКЭП лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (для документов со статусом «1»). Подпись главного бухгалтера в этом случае не требуется (п. 8 Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137);
• электронной подписью лица, ответственного за оформление операции (для документов со статусом «1» и статусом «2»).

Со стороны покупателя документ подписывается:
• УКЭП лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (для документов со статусом «1»);
• электронной подписью лица, ответственного за оформление операции (для документов со статусом «2»).

Образец заполнения электронного УПД

По ссылке можно посмотреть Образец заполнения электронного УПД.