Финансовые документы организации

В процессе деятельности любых юридических лиц оформляется большое количество документации. Это и первичные документы, закрывающие акты и прочие. Что из этого с точки зрения законодательства относится к финансовым документам и какие существуют правила их составления и хранения, изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Какие документы относятся к финансовым
2. Документы финансовой отчетности
3. Бухгалтерские документы
4. Составление финансовых документов
5. Требования к финансовым документам
6. Право подписи финансовых документов
7. Дата в финансовых документах
8. Хранение финансовых документов

Какие документы относятся к финансовым

Определение финансовой документации законодательством не зафиксировано, как не установлен и их перечень. Можно лишь увидеть упоминание о ней в статье Уголовного кодекса, где фактически определено, что к данной категории относятся документы отчетности и учета (ст. 172.1 УК РФ).

На практике же к финансовым могут быть отнесены любые хозяйственные акты, которые отражают движение денежных средств в компании.

Отметим самые распространенные виды, как то:
• различные финансовые отчеты компании;
• бухгалтерская документация, отражающая факты хозяйственной жизни организации;
• банковские документы (например, векселя, платежные поручения, выписки).

Документы финансовой отчетности

Основной финансовый документ организации — это ее бухгалтерская отчетность. В общем случае она состоит из таких частей, как (ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 5, 6 ФСБУ 4/2023):
• бухгалтерский баланс,
• отчет о финансовых результатах,
• приложения (отчеты о движении денежных средств, об изменениях капитала и пояснения).

Бухгалтерский баланс должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учет. Он позволяет понять, каково положение компании на отчетную дату. Этот документ должен содержать сведения относительно (пп. 8, 9 ФСБУ 4/2023):
• нематериальных активов;
• основных средств;
• инвестиционной недвижимости;
• отложенных налоговых активов;
• финансовых вложений;
• запасов;
• долгосрочных активов к продаже;
• налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям;
• дебиторской задолженности;
• денежных средств и денежных эквивалентов;
• капитала (в коммерческих организациях), целевого финансирования (в некоммерческих организациях);
• заемных средств;
• кредиторской задолженности;
• отложенных налоговых обязательств;
• оценочных обязательств.

В некоторых случаях, когда это определено нормативными актами или по инициативе организации, в отчет могут быть добавлены и иные показатели, в частности, о наличии (п. 10 ФСБУ 4/2023):
• гудвила;
• нематериальных поисковых активов;
• материальных поисковых активов;
• капитальных вложений в объекты нематериальных активов;
• капитальных вложений в объекты основных средств;
• прав пользования активами;
• инвестиций в аренду;
• не предъявленной к оплате начисленной выручки;
• обязательств по аренде.

Баланс должен составляться один раз в год, за период с 1 января по 31 декабря. Но для некоторых компаний установлена обязанность подачи промежуточной отчетности. Например, это кредитные организации, эмитенты эмиссионных ценных бумаг (ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 7 ст. 30 Федерального закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ, п. 1.1.2 Указания Банка России от 27.11.2018 № 4983-У).

Следующим документом бухгалтерской отчетности является отчет о финансовых результатах юридического лица. В нем фиксируют все доходы и расходы за отчетный период. Документ должен отражать следующие показатели (пп. 25, 26 ФСБУ 4/2023):
• выручки (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и иных аналогичных обязательных платежей);
• себестоимости продаж;
• коммерческих расходов;
• управленческих расходов;
• доходов от участия в других организациях;
• процентов к получению;
• процентов к уплате;
• прочих доходов;
• прочих расходов;
• налога на прибыль организаций;
• прибыли (убытка) от прекращаемой деятельности (за вычетом относящегося к ней налога на прибыль организаций);
• результата переоценки внеоборотных активов, не включаемого в чистую прибыль (убыток);
• результата прочих операций, не включаемого в чистую прибыль (убыток);
• налога на прибыль организаций, относящегося к результатам переоценки внеоборотных активов;
• прочих операций, не включаемых в чистую прибыль (убыток).

В отчете приводятся следующие итоговые показатели (п. 27 ФСБУ 4/2023):
• валовая прибыль (убыток), которая определяется как разность выручки и себестоимости продаж;
• прибыль (убыток) от продаж, представляющая собой разность валовой прибыли (убытка) и коммерческих и управленческих расходов;
• прибыль (убыток) от продолжающейся деятельности до налогообложения, представляющая собой арифметическую сумму прибыли (убытка) от продаж, доходов от участия в других организациях, процентов к получению, процентов к уплате, прочих доходов, прочих расходов;
• чистая прибыль (убыток), представляющая собой арифметическую сумму прибыли (убытка) от продолжающейся деятельности до налогообложения, налога на прибыль организаций, прибыли (убытка) от прекращаемой деятельности (за вычетом относящегося к ней налога на прибыль организаций);
• совокупный финансовый результат, представляющий собой арифметическую сумму чистой прибыли (убытка), результатов переоценки внеоборотных активов и прочих операций, не включаемых в чистую прибыль (убыток), и налога на прибыль организаций, относящегося к этим результатам.

Приложением к бухгалтерской отчетности является отчет о движении денежных средств (ОДДС), который также можно отнести к финансовой документации, так как он отражает поступление и расход денежных средств. Кроме этого, в отчете указываются остатки средств у компании на начало и конец отчетного периода (п. 6 ПБУ 23/2011, утвержденного Приказом Минфина РФ от 02.02.2011 № 11н).

В нем должно быть указано движение денежных средств при совершении таких операций как (пп. 7 — 13 ПБУ 23/2011, утвержденного Приказом Минфина РФ от 02.02.2011 № 11н):
• текущие, то есть связанные с осуществлением обычной деятельности компании, приносящей ей выручку. К ним относятся:
 продажа покупателям (заказчикам) продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг;
 сдача имущества в аренду, предоставление права пользования исключительными правами и заключением прочих подобных договоров;
 оплата поставщикам сырья, материалов, работ, услуг;
 оплата труда работников организации;
 уплата налога на прибыль организаций;
 уплата процентов по долговым обязательствам;
 получение процентов по дебиторской задолженности покупателей (заказчиков);
 денежные потоки по финансовым вложениям, приобретаемым с целью их перепродажи в краткосрочной перспективе;
• инвестиционные, то есть связанные с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов организации. К ним относятся, в частности:
 платежи поставщикам (подрядчикам) и работникам организации в связи с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией и подготовкой к использованию внеоборотных активов, в том числе затраты на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
 поступления от продажи внеоборотных активов;
 платежи в связи с приобретением акций (долей участия) в других организациях, кроме купленных с целью дальнейшей перепродажи в краткосрочной перспективе;
 предоставление займов другим лицам;
 возврат займов, предоставленных иным лицам;
 дивиденды и аналогичные поступления от долевого участия в других организациях;
 поступления процентов по долговым финансовым вложениям;
• финансовые, то есть связанные с привлечением финансирования на долговой или долевой основе и приводящие к изменению величины и структуры капитала и заемных средств организации. К таковым относятся:
 денежные вклады собственников (участников), поступления от выпуска акций, увеличения долей участия;
 платежи участникам в связи с выкупом у них акций (долей участия) организации или их выходом из состава участников;
 уплата дивидендов и иных платежей по распределению прибыли в пользу владельцев долей (акций);
 поступления от выпуска облигаций, векселей и других долговых ценных бумаг;
 платежи в связи с погашением (выкупом) векселей и других долговых ценных бумаг;
 получение кредитов и займов от других лиц;
 возврат полученных кредитов и займов.

Если не представляется возможным классифицировать поступление денежных средств (или наоборот их уплату), следует считать, что это была текущая операция.

При этом в ОДДС не отражаются следующие операции (п. 6 ПБУ 23/2011, утвержденного Приказом Минфина РФ от 02.02.2011 № 11н):
• платежи, связанные с инвестированием в денежные эквиваленты;
• поступления денежных средств от погашения денежных эквивалентов. При этом в отчет должны попасть суммы начисленных процентов;
• валютно-обменные операции. Но потери или выгоды от указанных операций будут учтены;
• обмен одних денежных эквивалентов на другие денежные эквиваленты. В этом случае следует иметь в виду, что выгоды и потери от обменных операций должны быть включены в отчет;
• иные аналогичные платежи и поступления в организацию, изменяющие состав денежных средств или денежных эквивалентов, но не изменяющие их общую сумму. К ним относятся в том числе получение наличных со счета в банке, перечисление денежных средств с одного счета организации на другой счет этой же организации.

Бухгалтерские документы

Также финансовыми документами является и первичная документация, которая составляется для отражения фактов хозяйственной деятельности.

Первым из них является счет-фактура. Она необходима, чтобы покупатель мог принять (ст. 169 НК РФ):
• товары (работы, услуги),
• имущественные права,
• суммы НДС к вычету.

Также факты хозяйственной жизни могут подтверждаться накладными. Эти документы обоснуют факт заключения договора на транспортировку грузов (товаров), а также отпуск товарно-материальных ценностей.

Кроме этого, к финансовым относятся и кассовые документы, которые также являются первичкой. В частности, это кассовый ордер (приходный и расходный) и кассовая книга.

Кассовый ордер — это документ, в котором фиксируется факт выдачи наличных из кассы или, наоборот, их внесение (указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Движение наличных средств должно фиксироваться также в кассовой книге. Ее должны вести все организации, у которых есть оборот наличности.

Составление финансовых документов

Составление документов, отражающих финансовое положение компании, в большинстве случае допускается как на бумажном носителе, так и в электронной форме (ч. 5 ст. 9, п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 4.7 порядка, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

В случае когда оформляется электронный документ, он должен быть подписан электронной подписью.

Как разъяснила ФНС, несмотря на то, что Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ не содержит указания на конкретный вид ЭЦП, подписывать первичку необходимо квалифицированной подписью, так как она позволяет идентифицировать подписанта (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо ФНС РФ от 17.07.2024 № ЗГ-2-26/10319).

При этом в отношении счета-фактуры нормативно установлено требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (п. 6 ст. 169 НК РФ).

В отношении некоторых видов документации регламентированы сроки составления и подачи в контролирующие органы.

Так, бухгалтерскую отчетность необходимо представить в налоговую по месту учета компании в срок не позднее 3 месяцев после окончания налогового периода (пп. 5.1 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Счет-фактура должна быть составлена в течение 5 календарных дней после отгрузки товара (оказания услуги, выполнения работы) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Остальные первичные документы составляются в момент свершения того или иного факта хозяйственной жизни компании или непосредственно после его завершения (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Требования к финансовым документам

Формы документов регламентированы только в определенных случаях.

Так, например, унифицированные формы первичных документов, которые были разработаны полномочными органами, на сегодняшний день не являются обязательными к применению.

Компании могут их использовать по своему желанию или же разработать собственные (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012). В последнем случае необходимо учитывать, что документ должен содержать обязательные реквизиты, а именно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
• его наименование,
• дату составления,
• наименование организации-составителя,
• событие хозяйственной жизни,
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,
• должность лица, ответственного за совершенную сделку и за ее оформление,
• подписи уполномоченных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Но из указанного выше правила есть исключения. Так, продолжают быть обязательными формы по кассовым операциям, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ, пп. 4.1, 4.6 п. 4, пп. 5, 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Форма счета-фактуры также является обязательной. Кроме этого, регламентирован и порядок ее заполнения (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Регламентированы и формы бухгалтерской отчетности (Приказ Минфина РФ от 04.10.2023 № 157н).

Кассовые документы могут быть оформлены (п. 4.2 порядка, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
• главным бухгалтером;
• руководителем, если бухгалтер в компании отсутствует и его обязанности исполняет генеральный директор;
• иное должностное лицо, при условии, что был составлен распорядительный акт, подтверждающий его право на составление указанных документов.

Право подписи финансовых документов

В большинстве случаев правом подписи финансовых документов обладает руководитель компании (п. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы бухгалтерского учета могут быть подписаны должностным лицом, обладающим таким правом в силу распоряжения директора организации (п. 16 Приказа Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н).

Первая подпись на счете-фактуре должна принадлежать руководителю юридического лица. Также ее подписывает главный бухгалтер (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Учредительными документами может быть установлено право иных лиц на подписание финансовых документов. Чаще доверяют это главному бухгалтеру (информационное сообщение Минфина РФ от 19.05.2015 № ИС-учет-2 «О Приказе Минфина России от 06.04.2015 N 57н», письмо ФНС РФ от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569).

Кассовые же документы подписывают бухгалтер (главный бухгалтер) и кассир. В случае когда обязанности бухгалтера и кассира возложены на руководителя, поставить подпись должен он (п. 4.3 порядка, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Возложить на сотрудника обязанности по подписанию тех или иных финансовых документов можно как приказом, так и доверенностью. Однако приказ является внутренним локальным актом и в отношениях со сторонними организациями и контролирующими органами не может быть подтверждением полномочий сотрудника. Поэтому следует оформить правомочия лица доверенностью (п. 1 ст. 185 ГК РФ, п. 3 ст. 29 НК РФ).

Составить указанный документ необходимо письменно. При этом не требуется соблюдение нотариальной формы, так как это необходимо только в случае передачи полномочий на совершение сделок, требующих заверения нотариусом. Подписать его должен руководитель компании (пп. 1, 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Дата в финансовых документах

Законодательством установлено, что дата составления первичного учетного документа должна соответствовать дню подписания его уполномоченным лицом. В случае же когда день совершения факта хозяйственной жизни не совпадает с моментом подписания, это должно быть отражено в первичке (п. 8 ФСБУ 27/2021).

При этом нужно помнить, что в отношении счета-фактуры установлен 5-дневный срок ее составления с момента свершения факта отгрузки.

Отчетной датой бухгалтерской отчетности является последний день отчетного периода, то есть 31 декабря (п. 6 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кассовые документы могут быть оформлены и после проведения кассовых операций на основании фискальных документов (п. 4.1 порядка, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Хранение финансовых документов

Документы, необходимые для ведения бухгалтерского и налогового учета, должны храниться в компании не менее 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Документы об уплате страховых взносов должны храниться на протяжении 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников и на оценку их квалификации, должны сохраняться в течение всего срока действия соответствующего договора, но не менее 4 лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерская отчетность за год должна храниться в организации постоянно. А вот для промежуточной установлен 5-летний срок (п. 268 перечня, установленного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Пятилетний срок установлен для кассовых и банковских документов (пп. 277, 292 перечня, установленного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).