Гарантийное письмо: образец заполнения

Как правило, извещают гарантийным письмом контрагента, если хотят подтвердить намерение выполнить условия сделки или заключить с ним новый договор. В нашей статье представлены образцы заполнения различных писем — об оплате, о выполнении работ, приеме на работу, о предоставлении адреса, которые вы сможете скачать.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

Что такое гарантийное письмо
Что содержит гарантийное письмо
Что подтверждает гарантийное письмо
Срок действия гарантийного письма
Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец заполнения
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса: образец заполнения
Гарантийное письмо о выполнении работ: образец заполнения
Гарантийное письмо об оплате товара: образец заполнения
Гарантийное письмо о приеме на работу: образец заполнения

«Договорное право»

Бесплатный электронный сборник содержит комментарии экспертов по применению норм договорного права, а также анализ сложившейся арбитражной практики и формы договоров.

Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это документ, который используют, чтобы сообщить контрагенту о своем намерении исполнить обязательство по договору или заключить новую сделку.

На практике гарантийные письма оформляют для подтверждения денежной задолженности перед контрагентом. Однако деловую корреспонденцию можно использовать, чтобы:
• заключить новый договор на условиях оферты;
• изменить условия или исправить ошибки в действующей сделке;
• прервать срок исковой давности по сомнительной задолженности;

•прекратить обязательство перед контрагентом, если он на это согласен.

Что содержит гарантийное письмо

В законодательстве не сказано, как написать гарантийное письмо, поэтому документ составляют в свободной форме. Есть два типа писем, которые различаются по смыслу и содержанию.

Первый тип используют, когда гарантируют исполнение обязательства по действующему договору. В этом случае в документ включают следующие пункты:
• реквизиты договора, в связи с которым возникло обязательство;
• действия, которые обязуетесь осуществить — выполнить работы, оказать услуги, оплатить счет, погасить неустойку или выплатить основной долг;
• обещание исполнить обязательство или погасить задолженность;
• срок, в течение которого вы планируете исполнить обязательство.

Дополнительно можно указать обстоятельства, при которых возникло обязательство, и ответственность за невыполненное обещание.Например, предложите размер неустойки чуть выше, чем он был определен в договоре с условием о ее начислении с момента нарушения сроков, указанных в гарантийном письме.

Если для исполнения гарантийных обязательств вам нужны встречные действия контрагента, то укажите это в письме. Например, выставить счет, направить вам пакет закрывающих документов, внести предоплату.

Нелишним будет приложить к сообщению документы, которые подтвердят обстоятельства, на которые вы ссылаетесь. Если гарантийное письмо подписывает представитель по доверенности, приложите к нему ее копию. Если его подписывает руководитель, как правило, к письмам не прикладывают документы, подтверждающие его полномочия. Однако рекомендуем приложить их, если у вас сменился руководитель. В частности, если договор, по которому возник долг, подписан одним директором, а гарантийное письмо подписывает другой.

Второй тип предназначен для того, чтобы заключить договор по правилам оферты. Для этого составляют документ, который содержит следующие сведения:
• данные получателя предложения;
• существенные условия договора, при наличии которых он считается заключенным;
• информацию, которую контрагент воспримет однозначно и без альтернативного толкования как проявление воли заключить договор;
• данные, которые позволят адресату сделать однозначный вывод, что для заключения договора достаточно выразить согласие.

Договор будет заключен, если контрагент примет (акцептует) условия, перечисленные в письме. В зависимости от договора порядок акцепта будет разниться. Например, чтобы акцептовать гарантийное письмо о поручительстве третьего лица за должника, кредитор должен поставить на нем отметку.

Из правила есть исключение – согласие контрагента (акцепт) не нужно, если договор предусматривает, что молчание в течение определенного срока означает акцепт оферты (п. 2 ст. 438 ГК РФ).

Что подтверждает гарантийное письмо

Гарантийное письмо представляет собой лишь обещание и ничего не меняет в существующем обязательстве. Однако в зависимости от содержания и ситуации сообщение могут подтвердить следующие факты.

• Возникновение обязательства. Письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства того, что обязательство возникло. Однако если в действительности обязательства не существует, корреспонденция не позволит взыскать долг.
• Признание долга контрагентом. После признания срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).
• Принятие дополнительных обязательств по сделке, при условии, что контрагент их согласовал.
• Заключение нового договора, при условии, что послание содержит оферту и контрагент ее согласовал (акцептовал).

• Прекращение обязательства. Например, если поставщик отказался от поставки, а покупатель потребовал вернуть предоплату. Поставщик прислал гарантийное письмо, в котором обязался вернуть аванс. В такой ситуации сообщение подтверждает, что стороны отказались от договора путем обмена письмами (ч. 2 ст. 434 ГК РФ).

Срок действия гарантийного письма

В законе не предусмотрен предельный срок, в течение которого действует гарантийное письмо. Значит, нужно ориентироваться на информацию, которая содержится в документе. Например, если в послании обозначена дата исполнения обязательств по сделке, то можно ориентироваться на этот срок.

Также срок действия гарантийного письма может быть прерван, если его отозвать. Для этого обычно составляют письмо-отзыв. Однако не всякое сообщение можно отозвать. Например, если в сообщении признается долг, то отозвать его невозможно. Также нельзя отозвать гарантийное письмо с условиями оферты, которые были акцептованы (п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Так, заказчик направил гарантийное письмо исполнителю с предложением отремонтировать вагон. Исполнитель выполнил обязательство в полном объеме, однако в день окончания ремонта получил отзыв. Суд оценил такой отзыв как отказ от договора и признал его неправомерным (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2019 № 09АП-8132/2019 по делу № А40-200138/2018).