ИП работает без печати: образец письма

Закон позволяет предпринимателю подписывать документы, не используя печать. Он имеет право ограничиться лишь личной подписью. Но иногда факт ее отсутствия нужно подтвердить путем отправки письма заинтересованному лицу. Либо можно сделать печать, если возникнет такая необходимость. В каких случаях это нужно и когда можно обойтись без оттиска, изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Может ли ИП работать без печати в 2025 году: на каком основании
2. Как ИП перестать работать с печатью
3. ИП работает без печати: как оформлять документы контрагентам
4. ИП работает без печати: как проверить доверенность
5. Как подтвердить документально, что ИП работает без печати
6. Уведомление, заявление, письмо, подтверждение или справка: есть ли разница
7. Письмо о том, что ИП работает без печати: скачать бланк и образец

Может ли ИП работать без печати в 2025 году: на каком основании

ИП работающий без печати, это обычная ситуация. Прямое основание, где указано, что предприниматель может вести деятельность без штампа, в законодательстве не установлено. Но отсутствие каких-либо оснований одновременно и есть ответ на вопрос данного раздела.

Ни Гражданский кодекс, ни иные законы не содержат требования в обязательном порядке иметь оттиск. Это касается не только предпринимателей, но и самозанятых.
Об этом высказывалась и ФНС, указывая на тот факт, что и налоговое законодательство не устанавливает подобной обязанности. Это следует из письма УФНС РФ по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Подтверждающая судебная практика:
• Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.06.2019 № Ф07-4034/2019 по делу № А44-1599/2017;
• Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 07.05.2018 № Ф10-1162/2016 по делу № А64-1376/2015.
Таким образом, отсутствие печати не является нарушением. ИП вправе самостоятельно решать, пользоваться штампом или нет.
ГК РФ указывает лишь на тот факт, что гражданин имеет право вести деятельность в качестве ИП. Делать это он может без образования юридического лица с момента государственной регистрации в этом статусе (ч. 1 ст. 23 кодекса). Существует также Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», который тоже не устанавливает  обязательное применение штампа.
Другие особенности:
• печать не относится к способам идентификации физического лица;
• юридические лица тоже могут ее не иметь. Но важно, чтобы в уставе не было такого требования (ст. 2 закона об ООО, ст. 2 закона об АО);
• если в уставе есть такой регламент, штамп обычно ставят в определенных случаях. Это могут быть, например, доверенности для суда или госзакупок. В остальных случаях необходимости в ней нет.

Как ИП перестать работать с печатью

Формально регламент отказа от оттиска не предусмотрен, обязанности уведомлять кого-либо также нет. Однако если по какой то причине предприниматель решил отказаться, возникает вопрос, что с этим делать.

В таких случаях можно придерживаться следующего порядка:
• Издайте приказ в произвольной форме. В нем укажите:
— Ф.И.О.;
— ИНН;
— наименование приказа;
— основной раздел:
* в связи с чем возник отказ;
* с какой даты прекращается использование;
* кого нужно уведомить об этом (структурные подразделения, контрагенты, госучреждения);
* ответственный за исполнение приказа;
— ваша подпись, Ф.И.О. и дата;
— Ф.И.О. и подписи лиц, ознакомленных с приказом.
• Ознакомьте сотрудников с данным документом и новым порядком работы.
• Составьте акт об уничтожении печати. В нем укажите:
— ваши Ф.И.О. и дату утверждения;
— наименование документа;
— основной раздел:
* перечень лиц, входящих в комиссию;
* причина уничтожения;
* описание печати;
* дата, время и способ уничтожения;
— поставьте оттиски уничтожаемых штампов;
— подписи Ф.И.О. членов комиссии;
— ваши Ф.И.О. и подпись.
• Уведомите контрагентов, банки, регистрирующие органы и иных заинтересованных лиц. Они должны быть в курсе, что вы отказались от штампа и все документы будете заверять только личной подписью. Это не обязательное требование. Однако при отсутствии уведомления возможны разногласия с указанными лицами.
• При необходимости внесите изменения в ваши внутренние шаблоны документов.
• Перестаньте проставлять оттиск на договорах, счетах, актах и иных бумагах.
Также вы можете обратиться в компанию, которая изготовила печать, чтобы ее уничтожили там. Уточните, какие документы для этого вам потребуются. Затем в вашем присутствии печать должны аннулировать и выдать об этом соответствующий документ. Только учтите, что у таких компаний по закону нет обязанности оказывать вам подобные услуги. Поэтому перед обращением нужно уточнить в конкретно вашей организации, занимается ли она этим или нет.

Особенности и риски отказа от печати:
• Если вы вдруг перестанете пользоваться штампом, никак это не оформив, прямой ответственности за это не будет. Однако возможны иные последствия. В частности:
— проблемы в отношениях с контрагентами (заказчиками, исполнителями, подрядчиками).
Они могут заметить, что на одних документах стоит оттиск, а на других нет. Это может вызвать недоверие к вам и создать путаницу. Также ФНС может такие бумаги посчитать некорректно оформленными, поскольку будет расхождение. Из-за этого есть риск отказа налоговыми органами в принятии тех или иных расходов ваших партнеров. Что также подорвет доверие к вам и вашей репутации;
— банк может не принять документ без штампа. То есть если изначально вы указали, что пользуетесь печатью, банк может увидеть несостыковку, поскольку раньше документы приходили со штампом.
• Наличие оттиска имеет свои плюсы. В частности:
— у вас будет более серьезная защита от мошенников;
— не будет необходимости лишний раз указывать Ф.И.О., ОГРИП и адрес;
— штамп придает серьезность и солидность вашей деятельности, повышает доверие партнеров и контролирующих органов.

ИП работает без печати: как оформлять документы контрагентам

Для этого достаточно лишь личной подписи предпринимателя, которая может быть письменной (от руки) и (или) квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Во втором случае необходимо будет приобрести специальный токен (физический носитель подписи) и обратиться в ФНС. Налоговая служба установит на него сертификат. Далее нужно самостоятельно установить специальное программное обеспечение на ваш компьютер, иначе подпись работать не будет.
При отсутствии печати на ее потенциальном месте можно проставлять отметку «без печати» или «б/п». Это тоже необязательно, но так вы сообщаете своим партнерам, что у вас отсутствует штамп, тем самым снижая риск недопонимания и разногласий.
Другой способ — это отправка уведомления заинтересованным лицам.

ИП работает без печати: как проверить доверенность

Доверенность, выданная предпринимателем, на которой отсутствует оттиск, является действительной. Поскольку она не относится к обязательным реквизитам доверенности.
Однако если у вас все же возникли сомнения, вы можете сделать следующее:
• самостоятельно проверить данные. В частности, сверить информацию с паспортом доверенного лица. Также проверить ИП, например, по ИНН.
• Связаться с ИП, выдавшим документ. Установить связь доверенного лица и предпринимателя иными возможными и законными способами.
• На специальном сервисе официального сайта Федеральной нотариальной палаты нужно указать реквизиты доверенности (номер, дату). Если такой документ является подлинным, сервис должен показать соответствующие данные об этом.

Как подтвердить документально, что ИП работает без печати

Может возникнуть вопрос: как доказать, что печать не используется.
Начнем с того, что вы не обязаны ничего доказывать. Право не использовать штамп у вас есть по умолчанию. Поэтому вы всегда можете ссылаться на отсутствие подобной обязанности в НПА в отношении ИП.

Однако если такая необходимость всt же возникла, способы следующие:
• в случае разногласий, к примеру, с работниками, вы доказываете данный факт внутренним приказом и внесением изменений в формы документов;
• отправка уведомления (письма). Заинтересованным лицам вы можете отправить соответствующий документ.

Несмотря на все обстоятельства, бывают случаи, когда печать может быть нужна.
Такое бывает в следующих ситуациях:
• открытие расчетного счета в банке. Некоторые кредитные учреждения просят наличие штампа при открытии счета. Если вы не хотите это делать, обратитесь в другой банк, поскольку не все учреждения имеют такие требования;
• участие в госзакупках. Нормативные акты для этого случая также не устанавливают обязательных условий о печати. Однако организаторы госзакупок иногда требуют ее наличие, чтобы оформить заявку на участие. Такой подход связан с тем, что это создает дополнительное доверие к участникам закупки и способствует прохождению проверки документов. Если вы не согласны с этим, можно попробовать направить уведомление об отсутствии;
• заключение крупной сделки. Нередко большие компании запрашивают оттиск. Вы можете его не делать и в этой ситуации. Но тогда есть вероятность, что сделка не состоится, а ваш контрагент выберет другого партнера. Поэтому может оказаться, что выгоднее приобрести печать, чем потерять в перспективе крупную сделку.
Таким образом, вы можете отказаться от применения печати в любых случаях,  ответственности за это не последует. Однако иные риски могут быть. Поэтому в каждом случае решать исключительно вам.

Уведомление, заявление, письмо, подтверждение или справка: есть ли разница

По большому счету разницы нет, поскольку требования к форме такого документа не установлены.

Но по этому поводу все-таки можно сказать следующее:
• уведомление. Распространенный вариант, который вполне подходит для данной ситуации. Особенно если инициатива исходит от вас, а не от ваших партнеров. То есть вы как добросовестный предприниматель уведомляете других лиц о возникших изменениях;
• заявление. Не совсем подходящее название. Обычно используется в других случаях и часто связано с какой-либо просьбой. В нашем же случае просто информируем об изменениях и ничего не просим;
• письмо. Такой же распространенный вариант, как и уведомление. Имеет нейтральный информационный характер, особенно когда у вас деловая переписка;
• подтверждение. Имеет место быть. Но скорее, будет уместен, если вас именно попросили подтвердить отсутствие оттиска;
• справка. Не совсем подходит под текущую ситуацию. Такое наименование используется в более официальном случае, например, когда речь идет о каком-либо государственном органе.
Таким образом, наиболее оптимальным будет использование формы уведомления или письма.

Расскажем о том, какое наполнение должен содержать подобный документ:
• Шапка:
— Ф.И.О. (наименование) заинтересованного лица;
— его адрес;
— ваши Ф.И.О., а также ОГРНИП и ИНН;
— ваш адрес, номер телефона, факс (при наличии), адрес электронной почты;
— наименование документа, например, «информационное письмо»;
— основной текст. Опишите, что информируете об отсутствии у вас – индивидуального предпринимателя (Ф.И.О.) печати. Укажите, что не используете ее в делопроизводстве и с какого момента, к примеру, «с момента государственной регистрации в качестве ИП и по настоящее время». Также пропишите, что все документы заверяются вами только личной подписью;
• дата составления;
• ваши подпись и Ф.И.О.

Письмо о том, что ИП работает без печати: скачать бланк и образец

Бланк и образец  информационного письма ИП об отсутствии печати.