Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Как изменились правила ведения бумажных трудовых книжек с первого сентября

C первого сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, который обновил бланк и правила ведения бумажных трудовых книжек. Целью изменений является отмена устаревших и избыточных требований к ведению трудовых книжек, а также актуализация некоторых записей в них в соответствии с требованиями новых федеральных законов. В нашем материале рассмотрим, как поменялась форма трудовой книжки, какие новые правила следует учитывать при ее заполнении, а какие требования соблюдать впредь не нужно. Отметим, что в соответствии с положениями Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2021 года на трудоустраивающихся впервые лиц трудовые книжки ведутся только в электронном виде, без оформления бумажного документа. Поэтому новый бланк трудовой книжки потребуется выдавать лишь при утере или порче прежней бумажной трудовой книжки.

Утверждена новая форма трудовой книжки и вкладыша в нее

Минтруд РФ обновил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила вступили  в силу с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Рассмотрим основные изменения в бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в графе «Отчество» и месте печати появилось уточнение: «при наличии»;
  • в сведениях о работе вместо 10 разворотов стало 14, а в информации об увольнении, помимо ссылки на статью и пункт закона, также потребуется указывать часть;
  • в сведениях о награждении вместо 10 разворотов оставили 7;
  • в форме вкладыша в трудовую книжку в графе «Отчество» и месте печати уточнено – «при наличии», скорректирован объем вкладыша: сведения о работе – 12 разворотов (сейчас 9), сведения о награждениях – 5 разворотов (сейчас 8).

Остальное содержание не поменяется.

Как изменились правила заполнения трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжек подвергнулся существенным корректировкам. Обратим внимание именно на новые положения.

В отношении дистанционных работников закреплено, что по желанию таких сотрудников сведения об их работе вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления. Направить книжку работодателю можно по почте заказным письмом с уведомлением. В действующих до 1 сентября правилах вопрос заполнения книжек на указанных сотрудников урегулирован не был.

В общих положениях, как и прежде, установлено, что записи в трудовую книжку следует вносить аккуратно, свето-, водостойкими чернилами без сокращений. Однако это требование теперь названо рекомендацией. При этом можно пользоваться не только пастой и гелем черного, синего или фиолетового цвета, но и краской. Кроме того, допускается полностью или частично делать записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа или печати.

В правилах заполнения сведений о работе прописано, что все записи вносятся на основании приказа работодателя не позже 5 рабочих дней (ранее — не позднее недельного срока), а об увольнении – в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа.

Совместители, как и ранее, могут внести запись в трудовую книжку по месту основной работы. Вместе с тем определены действия совместителей, которым нужно внести запись в книжку, но они в этот период не трудоустроены. В таком случае совместитель вправе обратиться к работодателю, у которого он работал по совместительству. Делать записи о совместительстве можно не только в хронологическом порядке, но и блоками – сразу о приеме и увольнении. Определено, что отметку о работе по совместительству можно сделать в трудовой книжке даже в тех случаях, когда работник трудился по совместительству до трудоустройства на основное место работы. Это возможно в тех ситуациях, когда совместитель уволился с основной работы, не поставив в известность работодателя по месту совместительства, а потом устроился на новое место работы, которое для него стало основным.

Уточнены правила внесения записей в трудовые книжки при увольнении вследствие перевода на другую постоянную работу в иную компанию. В частности, как и раньше, в графе 3 раздела «Сведения о работе» записывается, что перевод осуществляется по просьбе работника или с его согласия. Но также потребуется указать наименование нового работодателя, куда переводится сотрудник.

Новым порядком скорректирована и процедура выдачи трудовой книжки работнику.

Было установлено, что книжка выдается в день увольнения. По письменному заявлению работника не позже трех рабочих дней наниматель должен выдать ему копию трудовой книжки или заверенную из нее выписку.

По новым правилам при получении от работника заявления работодатель не позже трех рабочих дней обязан выдать ему трудовую книжку в целях его обязательного соцстрахования. Она может понадобиться, например, для назначения страховой пенсии. В случае увольнения документ должен быть выдан с соответствующей записью в день увольнения. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронное ведение сведений о его трудовой деятельности, бумажная трудовая книжка возвращается не позже трех рабочих дней. Если такое заявление подано менее чем за три дня до увольнения, то книжка выдается не позже дня увольнения.

Обновлены правила учета трудовых книжек. Упразднены обязательные учетные документы, применяемые по утвержденным формам: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Вместе с тем вести учет имеющихся бланков, трудовых книжек и вкладышей в них тем не менее нужно. Теперь работодатель должен самостоятельно разрабатывать учетные книги и журналы:

  • в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей следует записывать принятые от сотрудников при трудоустройстве, а также выдаваемые им книжки и вкладыши. В учетном документе проставляются серии и номера книжек;
  • в книге (журнале) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей отражаются все операции по получению и расходованию бланков с проставлением серии и номера каждого.

Журналы и книги прошнуровываются, нумеруются и заверяются подписью руководителя организации (ИП) и печатью, если она есть. Требование о том, чтобы журналы и книги скреплялись сургучной печатью или опломбировались, отменено. Хранить указанные документы нужно как бланки строгой отчетности.

Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей обязан работодатель. Для этого он издает приказ о назначении уполномоченного лица.

Ряд избыточных требований к порядку ведения трудовых книжек убраны:

  • в личной карточке сотрудников больше не нужно знакомить под подпись с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
  • в отношении лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, в книжке больше не требуется фиксировать, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;
  • при увольнении сотруднику более не надо заверять подписью все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы. Требование о заверении записей работодателем или уполномоченным лицом осталось;
  • не требуется оформлять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии. Это связано с тем, что теперь при первичном трудоустройстве бумажная трудовая книжка не заводится.

После вступления в силу Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н упразднены нормативные акты, ранее регламентирующие вопросы оборота трудовых книжек. Это:

  • Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50 «Об утверждении порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций»;
  • Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
  • Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н «О внесении изменений в инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69».

Примечание редакции: в действующем до 1 сентября 2021 года порядке ведения трудовых книжек есть раздел об ответственности за несоблюдение правил оборота трудовых книжек. В нем прямо сказано, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу таких документов несет уполномоченное лицо. В новом порядке, утвержденном Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320, подобный раздел отсутствует. Однако это не означает, что с 1 сентября правилами ведения трудовых книжек можно пренебрегать. Положениями нового порядка предусмотрены определенные обязанности работодателя. В их числе: организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, назначить уполномоченное за оборот трудовых книжек лицо, надлежащим образом оформить книги учета трудовых книжек, оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж. Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, выдать работнику трудовую книжку по его заявлению и при увольнении, постоянно иметь в наличии необходимое количество трудовых книжек и другие. Также определены обязанности лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В статье 66 ТК РФ прямо установлена обязанность нанимателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Таким образом, и работодатель, и ответственный за трудовые книжки сотрудник обязаны соблюдать указанные нормы трудового законодательства. Нарушение влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностного лица и ИП размер штрафов варьируется в пределах от 1 до 20 тыс. рублей, для организаций – от 30 до 70 тыс. рублей. Кроме того, журналы учета являются архивными документами. Статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Размер штрафа для должностных лиц и ИП составляет от 3 до 5 тыс. рублей, для компаний – от 5 до 10 тыс. рублей.

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н
«Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» 

Новые бланки трудовых книжек следует использовать с 2023 года

Новую форму трудовой книжки, утвержденную Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, следует применять с 2023 года. Соответствующее правило установлено Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Документом также определено, что трудовые книжки, которые имелись у сотрудников до принятия нового бланка, останутся действительными. Обменивать их не нужно. Этот же принцип касается бланков книжек и вкладышей старого образца, оставшихся у работодателей. Они смогут использовать указанные бланки без ограничения срока.

С первого сентября отменено Постановление Кабмина РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым регламентированы прежние правила ведения и хранения трудовых книжек.

Примечание редакции: в конце июня на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» поступил вопрос о правомерности выдачи работодателем трудовых книжек, купленных в 2019 году, после 1 сентября 2021 года (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/150855). Ведомство разъяснило, что, по его мнению, с сентября 2021 года организация вправе оформлять только новую форму трудовой книжки. Однако данная консультация была предоставлена до официального опубликования Постановления от 24.07.2021 № 1250, которым разрешено продолжить использовать оставшиеся у работодателей бланки без ограничения срока. Поэтому при возникновении у нанимателей подобных вопросов нужно учитывать именно положения постановления № 1250.
Нельзя не отметить и неопределенность в датах начала применения нового порядка ведения трудовых книжек и бланка трудовой книжки. Приказ № 320н, которым утверждены форма и порядок ведения книжки, вступает в силу с 1 сентября 2021 года. А постановлением № 1250 установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие только с 2023 года. При этом все старые правила упраздняются. Если новый порядок регламентирует правила ведения трудовых книжек на новом бланке, который будет применяться только с 2023 года, то как продолжить заполнять книжки на старом бланке, если правила их заполнения отменены? Полагаем, что в данном случае руководствоваться нужно все же новым порядком, поскольку изменения в форме трудовой книжки несущественные. Соответственно, новый порядок вполне применим к старому бланку. Вероятно, разъяснения на этот счет выпустит Минтруд РФ. 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250
«Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации» 

Как делать записи в трудовой книжке с использованием техсредств путем переноса красителей

Пунктом 3 новых правил ведения трудовых книжек предусмотрена возможность внесения записей в трудовые книжки с помощью техсредств путем переноса красителей. Как это осуществить, разъяснил Минтруд РФ в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976.

Сообщено, что таким способом может быть внесение записи с использованием принтера.

ПИСЬМО Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 

Нужно ли было до сентября разработать новый журнал (книгу) учета трудовых книжек

Согласно Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н с сентября компании и ИП самостоятельно разрабатывают книги (журналы) учета трудовых книжек и вкладышей в них.
В связи с нововведениями Роструд попросили разъяснить, должен ли работодатель до 1 сентября подготовить свою форму журнала учета трудовых книжек, и если да, то что делать со старым журналом?

В разъяснениях ведомства, приведенных на портале «Онлайнинспекция.рф», сообщается, что нововведение относится только к ситуациям, когда требуется начать вести новую книгу учета. Если такой необходимости нет, наниматель может продолжить вести уже начатую книгу, пока она не закончится.

https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/149719 

Определены правила внесения в трудовую книжку записи о переходе на электронный вариант ее ведения

Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос заполнения трудовых книжек при подаче работником заявления о переходе на электронный учет сведений о его трудовой деятельности. Раньше этот вопрос не был урегулирован порядком заполнения трудовых книжек, но он был рассмотрен в письме Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150. В новом порядке правила внесения записи в книжку в таком случае определены, но они незначительно отличаются от инструкций, приведенных в письме № 14-2/В-150.

Сравним оба регламента.

            Ситуация Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150 Порядок ведения ТК, утвержденный Приказом 19.05.2021 № 320н
Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, книжка выдается ему В день подачи заявления Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления
При выдаче ТК в нее вносится запись о подаче заявления о переходе на ЭТК Запись заверяется подписью работодателя или ответственного лица, печатью работодателя (кадров), если она есть
В графе 1 Порядковый номер записи Порядковый номер записи
В графе 2 Дата выдачи трудовой книжки Дата выдачи трудовой книжки
В графе 3 делается запись «Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)» «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»
В графе 4 указывается Дата подачи заявления – число, месяц, год Заявление с датой и номером его регистрации
В графе 13 книги учета движения трудовых книжек, форма которой утверждена Минтрудом, делается запись о том, что ТК выдана на руки, ставится подпись работника. С первого сентября применять книгу на утвержденном бланке необязательно.

Примечание редакции: таким образом, с 1 сентября запись в трудовой книжке о переходе работником на ЭТК стала более краткой. Кроме того, конкретизирован срок выдачи книжки на руки – не позже трех дней с даты подачи заявления. Если сотрудник подал заявление меньше чем за три дня до увольнения, то книжка выдается не позже дня увольнения.

ПИСЬМО Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150
ПРИКАЗ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н
«Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» 

ТАБЛИЦА: «Ответы Роструда на вопросы о порядке ведения трудовых книжек»

 

                          Вопрос                                Ответ
Можно ли оформить дубликат утраченной бумажной трудовой книжки на основании справки СТД-ПФР? Работодатель вправе заполнить дубликат на основании сведений из пенсионного фонда
Может ли работодатель по месту совместительства перевести сотрудника на электронную трудовую книжку? Нормы закона не запрещают передавать сведения о переходе совместителя на ЭТК по его заявлению. При этом внести соответствующую запись в бумажную книжку вправе основной работодатель
На титульном листе трудовой книжки нет подписи кадровика. Как это исправить, если книжка заводилась много лет назад? Согласно пункту 2.2 инструкции по заполнению трудовых книжек (с 1 сентября пп. «д» п. 28 нового порядка) первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ее выдачу. Однако порядок действий в рассматриваемой ситуации законодательством не определен. Рекомендуется либо обратиться в ту компанию, чей сотрудник не поставил подпись, либо оставить все как есть
Допустимо ли сделать в трудовой книжке запись о выговоре? На основании части 4 ст. 66 ТК РФ сведения о взысканиях, за исключением увольнения, не вносятся в трудовые книжки
Можно ли не вписывать в трудовую книжку испытательный период, если работник с этим согласен? Это будет нарушением законодательства. Согласно части 3 ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является основной
Нужно ли вести трудовую книжку на несовершеннолетнее лицо? Да, на основании статьи 66 ТК РФ, если это лицо проработало по трудовому договору более 5 дней
Какую дату перевода указать в трудовой книжке, если работника временно перевели на другую работу, а через год решили оставить насовсем? Согласно пункту 4 прежних правил (п. 4 новых правил) в трудовую книжку вносятся сведения о переводе на другую постоянную работу. Поэтому запись о постоянном переводе производится текущей датой. Запись о временном переводе в ТК не делается
Надо ли заводить бумажную ТК новому сотруднику, которому прежний работодатель не выдал трудовую книжку? Дубликат трудовой книжки выдается по старому месту работы. Поэтому на такого сотрудника нужно сразу вести электронную трудовую книжку
Сотрудник оформляет пенсию. ПФР вернул ТК с просьбой внести корректировку в титульный лист. При этом ошибки в записях нет, но дата рождения указана авторучкой того же цвета, но отличающейся по тону Согласно пункту 1.1 прежней инструкции (п. 3 нового порядка) в трудовых книжках записи делаются свето, — водостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Таким образом, в рассматриваемом случае нет нарушений законодательства
Нужно ли регистрировать в журналах учета электронную трудовую книжку на трудоустраивающегося впервые работника? С 2021 года при трудоустройстве лица, для которого это место работы становится первым, сведения о трудовом стаже ведутся в электронном виде. Для электронных трудовых книжек оформление каких-либо журналов учета не требуется

https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/ 

Обсуждение

Войдите, что бы комментировать.