Каждая компания может упростить документооборот, приняв решение применять универсальный передаточный документ (УПД). Что это такое и как перейти на его использование, расскажем в статье.
Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла
Содержание
Что такое УПД
В первую очередь разберемся, что же представляет собой УПД. Он заменяет счет-фактуру и первичный документ о передаче товаров, работ или услуг. Для правомерности его применения необходимо, чтобы он содержал все обязательные реквизиты заменяемых документов.
Кроме этого, он может применяться в качестве только первичного документа, для подтверждения различных фактов хозяйственной жизни компании. При этом он должен содержать все необходимые его реквизиты, а именно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):
• наименование,
• дату его составления,
• наименование составителя,
• содержание факта хозяйственной жизни,
• сумму;
• должность сотрудника, ответственного за совершение сделки;
• подпись ответственного работника, его Ф.И.О.
При заполнении УПД необходимо указать его статус. Их всего два (приложение № 2 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Статус «1» означает, что передаточный документ совмещает в себе счет-фактуру с первичным документом (с ТОРГ-12, например).
Статус «2» проставляется в случае, когда УПД применяется только вместо первички.
Форма передаточного акта была разработана ФНС, но носит лишь рекомендательный характер. Организации вправе разработать ее самостоятельно. При этом нужно учесть необходимость указания в ней обязательных реквизитов счета-фактуры и первичного документа (письмо ФНС РФ от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).
УПД можно выставлять сразу на несколько операций, которые связаны между собой и предоставляются одному контрагенту (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).
Нужно помнить, что нельзя заменить УПД те документы, форма которых утверждена и является обязательной для применения. Например, это транспортная накладная (приложение № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Также нельзя применять УПД, если требуется оформить только счет-фактуру без первичного документа. Не может быть использован УПД и в случае приема авансового платежа (письмо ФНС РФ от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Можно применять электронный вариант УПД, если контрагенты договорились об этом и имеют технические возможности для этого. Обмен документами будет производиться в таком случае через оператора ЭДО. Сформировать документ нужно с помощью сервисов программы «1С».
Формат электронной версии документа утвержден ФНС (приложение № 1 к Приказу ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
Электронный документ в формате УПД-5.03 должен обязательно составляться при совершении операций с прослеживаемыми товарами, независимо от договоренности с контрагентом. Их перечень закреплен Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110. Также компания может проверить, является ли товар прослеживаемым, на сайте налоговой (https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/traceability/) (Приказ ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, информация ФНС РФ «С 1 апреля будет действовать только один формат представления электронного счета-фактуры»).
Электронный УПД также имеет вышеуказанные статусы и должен содержать обязательные реквизиты первичных документов и счета- фактуры.
С 2026 года организации смогут применять только один формат УПД – 5.03. Действующие на сегодняшний день форматы электронных документов о передаче товаров при торговых операциях и акта выполненных работ (оказанных услуг) утратят свою силу. В связи с этим налоговая рекомендует компаниям начать постепенное его внедрение (Приказ ФНС РФ от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, информация ФНС «Бизнесу рекомендуется заранее начать переход на применение универсального передаточного документа»).
Зачем переходить на УПД
Применение УПД не является обязательным. Компания может использовать его для своего удобства, ведь заполнять можно не два документа, а всего один. Это упрощает документооборот с контрагентами и внутри организации.
Кроме того, для тех, кто производит обмен информацией с контрагентами в электронном виде, УПД скоро станет единственным документом, которым можно подтвердить факт отгрузки товара или оказания услуги. Поэтому лучше перейти на его применение уже сейчас. Это позволит заранее наладить процесс и избежать ошибок при оформлении в дальнейшем.
Как перейти на УПД
Перейти на применение универсального документа можно в любое время в течение налогового периода.
Для этого можно придерживаться следующего алгоритма действий:
1. Определить, для каких операций будет применяться универсальная форма. Налоговая в своем письме приводила перечень таких действий, например, это может быть (приложение № 2 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):
• отгрузка товаров без транспортировки с передачей товара покупателю;
• отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю;
• передача имущественных прав;
• оказание услуг и прочее.
Указанный список не является исчерпывающим, поэтому компания может определить и иные случаи, когда она будет применять универсальный документ (письмо ФНС РФ от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).
2. Разработать порядок применения УПД. Его она также определяет самостоятельно. Кроме того, нужно учитывать, что, устанавливая использование универсальной формы, организация тем самым не ограничивает себя в выборе вида документов, которые будут применяться при оформлении сделок с контрагентами. То есть допустимо применять УПД наряду со счетом-фактурой и первичкой по разным операциям (письмо ФНС РФ от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).
3. Далее нужно закрепить в учетной политике компании, что теперь она будет использовать УПД. Также следует подробно описать, в каких случаях она будет его применять, каков порядок его заполнения и какие документы он будет в себе объединять (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Важно: если универсальный документ будет применяться в качестве счета-фактуры, необходимо, чтобы он соответствовал ее форме, установленной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Менять последовательность полей и их содержание не нужно.
В случае использования электронной формы, следует применять утвержденный формат УПД — 5.03.
4. Если планируется применение электронного УПД, необходимо согласовать с контрагентами его использование, так как не у всех может быть такая техническая возможность.
Если же будет использоваться бумажный УПД, с контрагентами вопрос его применения обсуждать необязательно. Но при этом надо передать им инструкции по его заполнению, чтобы избежать ошибок и вопросов со стороны налоговых органов. В договоре с партнерами также можно указать, что будет применяться УПД, при этом уточнить, какие документы он заменяет (счет-фактуру и первичку или только первичные бумаги).
5. Для использования электронного документооборота необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого будет осуществляться обмен файлами и их подписание. Ознакомиться с их списком можно на портале фискального ведомства (информация: выбрать оператора электронного документооборота теперь можно на специальной промостранице на сайте ФНС РФ).
Также допускается производить обмен информацией в электронном виде, не прибегая к услугам оператора ЭДО. В таком случае контрагенты должны четко регламентировать (ФНС «Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами»):
• какие способы для передачи информации они будут использовать;
• требования к файлам;
• какие подписи должны использовать стороны;
• порядок их проверки;
• ответственных лиц обоих контрагентов;
• способы подтверждения отправления и получения файла;
• порядок обеспечения конфиденциальности передаваемых электронных документов;
• подтверждение факта доставки информации;
• форс-мажорные обстоятельства.
6. Последним этапом станет обучение ответственных сотрудников работе с УПД. А именно необходимо разъяснить, в каких случаях он будет применяться, как правильно следует заполнять документ и сколько экземпляров должно быть оформлено.
Вы можете оставить первый комментарий