Как принять к вычету НДС по авансовым отчетам

Если компания приобретает товары, работы, услуги через подотчетное лицо, то для того, чтобы принять к вычету «входной» НДС по таким покупкам, необходимо совершить ряд действий.

Во-первых, принять у подотчетника авансовый отчет и утвердить его. В авансовом отчете подотчетное лицо заполняет графы 1–6 оборотной стороны:

• в графе 1 указывает номера документов (расходов) по порядку;

• в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки), либо наименование расхода (например, суточные);

• в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

После получения отчета бухгалтер проверяет:

• целевое расходование денежных средств;

• наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;

• правильность оформления оправдательных документов;

• правильность подсчета указанных в отчете сумм.

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета.

На оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» № 3210-У). Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован. Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами, например, положением о выдаче денег под отчет.

Во-вторых, необходимо соблюсти общие условия для принятия НДС к вычету:

1. Компания – плательщик НДС и не применяет освобождение от этого налога.

2. Купленные через подотчетных лиц товары и услуги предназначены для использования в облагаемых НДС операциях. Если приобретения используются в необлагаемых операциях, заявить вычет по общему правилу нельзя. Сумму «входного» НДС в этом случае нужно включить в их стоимость (п. 2 ст. 170 НК РФ).

Если изначально товары и услуги приобретались для операций, не облагаемых НДС, но фактически использовались в операциях, которые облагаются налогом, то компания вправе воспользоваться вычетом (письмо Минфина РФ от 01.06.2010 № 03-07-11/230).

В обратной ситуации, когда компания приняла НДС к вычету на основании пп. 1 или 2 п. 2 ст. 171 НК РФ, а потом использовала покупки в необлагаемых операциях, сумму налога нужно восстановить (п. 3 ст. 170 НК РФ).

3. Товары, работы, услуги приняты к учету (оприходованы).

НК РФ не устанавливает, в каком порядке следует принимать их на учет. Соответственно, товары и услуги должны быть оприходованы по правилам бухгалтерского учета.

Оприходованными считаются покупки, которые отражены на соответствующих счетах бухучета. При этом должны быть первичные документы, на основании которых они принимаются к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ). К примеру, товарные накладные, приходные ордера, акты приемки-сдачи.

4. Есть правильно оформленный счет-фактура от продавца или универсальный передаточный документ (п. 1 ст. 169 НК РФ, письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В-третьих, счет-фактуру, универсальный передаточный документ, по которым принимается НДС к вычету, необходимо зарегистрировать в книге покупок (п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 1 правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Чтобы зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок, нужно перенести его данные в ее соответствующие графы, а также отразить другие сведения, например, код вида операции (п. 6 правил № 1137).

По общему правилу счета-фактуры регистрируют в том квартале, когда возникает право на вычет НДС.

Реализация товаров, работ, услуг за наличный расчет может быть оформлена без выставления счета-фактуры.

Организации розничной торговли и общественного питания, а также компании, выполняющие работы и оказывающие платные услуги населению, вместо счета-фактуры могут выдать подотчетному лицу кассовый чек или бланк строгой отчетности (п. 7 ст. 168 НК РФ).
Принимать НДС к вычету по товарам, услугам, купленным подотчетным лицом по кассовому чеку или бланку строгой отчетности, без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.

Позиция финансового ведомства заключается в том, что вычет НДС в отношении товаров, приобретенных в розничной торговле, без наличия счетов-фактур НК РФ не предусмотрен (письма Минфина РФ от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 19.07.2021 № 03-07-11/57329, от 26.03.2019 № 03-07-09/20252, от 12.01.2018 № 03-07-09/634, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).

Чтобы не терять вычет НДС, рекомендуем оформлять на подотчетное лицо доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Тогда продавец должен будет оформить счет-фактуру и отгрузочные документы на компанию. В них должно быть указано наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если в строке 6 «Покупатель» счета-фактуры указаны Ф.И.О. работника, то налоговый орган не сможет идентифицировать покупателя и откажет в принятии к вычету сумм налога по этому документу (письмо ФНС РФ от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Исключение составляют железнодорожные и авиабилеты, в том числе электронные, приобретенные подотчетным лицом в связи с командировкой. Выделенную в билетах сумму НДС можно принять к вычету без счета-фактуры (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 правил № 1137).

Принятый к вычету «входной» НДС по купленным через подотчетное лицо товарам, работам, услугам нужно отразить в бухучете. Для этого используют следующие проводки.