Как учитывать расходы при УСН в 2026 году

Учесть расходы при подсчете налога при УСН могут только упрощенцы, которые используют объект налогообложения «Доходы минус расходы». Те, кто работает с объектом «Доходы» такой возможности лишены. Какие расходы и в каком порядке можно учесть при УСН, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Перечень расходов для уменьшения налога при УСН
2. Новое в перечне расходов при УСН в 2026 году
3. Условия признания расходов при УСН
4. Момент признания расхода
5. Документы на расходы
6. Расходы, которые нельзя учесть при УСН

Перечень расходов для уменьшения налога при УСН

При работе на УСН с объектом «Доходы минус расходы» налогоплательщики могут уменьшить полученные доходы на расходы, которые указаны в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. К ним, в частности, относятся траты на:
1) основные средства. Учитываются расходы на их покупку сооружение, изготовление. А также на достройку, модернизацию, реконструкцию, техническое перевооружение и ремонт (пп. 1, 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ);
2) приобретение и создание нематериальных активов (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
3) объекты интеллектуальной собственности. В эту категорию входят расходы на приобретение исключительных прав на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы ЭВМ, базы данных, топологии интегральных микросхем, секреты производства (ноу-хау), а также прав на их использование по лицензионным договорам. Затраты на покупку неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионному договору, траты на их обновление. А также расходы на патентование или оплату правовых услуг по получению правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности, включая средства индивидуализации. Траты на текущие платежи за пользование правами на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации (пп. 2.1 2.2, 19, 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина России от 15.07.2019 № 03-11-11/52099, № 03-11-11/52121);
4) научные исследования и (или) опытно-конструкторские разработки (пп. 2.3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
5) арендную плату, включая лизинговые платежи (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
6) приобретение материалов, инструментов, инвентаря и комплектующих (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
7) персонал. В эту категорию входят траты на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности. Затраты на подготовку и переподготовку кадров, проведение независимой оценки квалификации. А также страховые взносы за работников на ОПС, ОМС, по ВНиМ и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. И страховые взносы, которые ИП уплачивают за себя. Кроме того учитываются траты на выплату компенсации за использование в служебных целях личного транспорта работников (пп. 6, 7, 12, 33 п. 1,ст. 346.16 НК РФ, п. 2 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.12.2007 № 123);
8) командировки. В частности, расходы на проезд сотрудников, наем жилых помещений, суточные и так далее (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
9) обязательное страхование сотрудников, имущества и ответственности (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
10) уплаченные налоги, сборы, госпошлину. В частности, речь идет об НДС по приобретенным товарам, работам, услугам, который упрощенец не принимает к вычету, таможенные платежи, которые были уплачены при ввозе продукции в Россию, транспортный налог и другие. Исключение составляют туристический налог, налог при УСН, НДС, уплаченный по п. 5 ст. 173 НК РФ (пп. 8, 11, 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
11) уплату процентов по займам и кредитам (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
12) оплату стоимости товаров для перепродажи, а также расходы, связанные с их перепродажей, в том числе по хранению, обслуживанию и транспортировке (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
13) вознаграждения комиссионерам, агентам, поверенным (пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
14) содержание имущества (пп. 10, 12, 40 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
15) производство и реализацию товаров, работ, услуг. Здесь учитываются расходы на подготовку и освоение новых производств, на рекламу, обслуживание ККТ, траты на вступительные и членские взносы в СРО и так далее (пп. 20, 21, 25, 26, 30, 32.1, 35, 38 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
16) услуги. В том числе, денежные средства, потраченные на услуги связи, бухгалтерские, юридические, аудиторские услуги, траты на нотариат, банковские услуги и так далее (пп. 9, 14, 15, 18, 36 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
17) канцелярские товары (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
18) судебные расходы и арбитражные сборы (пп. 31 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Кроме того налоговую базу при работе на УСН с объектом «Доходы минус расходы» уменьшают убытки и разница между суммой уплаченного минимального налога и налога, исчисленного в общем порядке, за предыдущие периоды (п. п. 6, 7 ст. 346.18 НК РФ).

Новое в перечне расходов при УСН в 2026 году

С 1 января 2026 года в перечень расходов при УСН добавили (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ):
• траты на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение нематериальных активов;
• иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК РФ.

Таким образом, список стал открытым. В числе иных трат по пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, начиная с 2026 года, можно учесть, например, расходы на:
• добровольное страхование транспортных средств, грузов, основных средств производственного назначения, НМА, объектов незавершенного капитального строительства и других рисков (ст. 263 НК РФ). Ранее такие траты при УСН не учитывались (Письмо Минфина России от 17.02.2021 № 03-11-06/2/10873);
• консультационные или информационные услуги (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• привлечение персонала по договорам аутсорсинга (пп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• обеспечение нормальных условий труда (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, расходы на установку кондиционера, которые раньше учитывать при УСН было нельзя (Письмо Минфина России от 09.06.2023 № 03-11-11/53648). Траты на покупку питьевой воды, на приобретение и установку кулеров (Письмо Минфина России от 23.03.2020 № 03-03-07/22134). Расходы на проведение специальной оценки условий труда, которые раньше, работая на УСН, учесть было нельзя (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• компенсацию трат работника, связанных с разъездной работой (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.04.2022 № 03-04-06/38439);
• представительские расходы в пределах установленного лимита (пп. 22 п. 1, 2 ст. 264 НК РФ).

Условия признания расходов при УСН

Для того чтобы расходы можно было признать при УСН, такие траты должны быть (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ):
• направлены на получение дохода;
• документально подтверждены;
• экономически обоснованы.

Обоснованными расходами признаются экономически оправданные траты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговики могут попытаться признать траты необоснованными, если:
• было куплено очень дорогое имущество, например, люксовое авто;
• их размер не соответствует финансовому положению фирмы;
• они не связаны с основными видами деятельности компании;
• в результате они привели к тому, что организация получила убыток.

При этом обоснованность понесенных затрат нужно оценивать с учетом намерений налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской деятельности (Письма Минфина России от 24.01.2025 № 03-03-06/1/5826, от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2338, от 07.07.2021 № 03-03-06/1/53730).

Траты компании должны соотноситься с характером ее деятельности, а не с получением прибыли. Они учитываются независимо от наличия или отсутствия доходов от реализации в налоговом периоде (Письма Минфина России от 24.06.2022 № 03-03-06/1/60328, от 28.12.2017 № 03-03-06/1/87897).

Момент признания расхода

Упрощенцы признают расходы кассовым методом, то есть после их фактической оплаты. Авансы в состав затрат не включают (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если оплата была произведена в иностранной валюте, то сумму нужно пересчитать в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств (п. 3 ст. 346.18 НК РФ).

По общему правилу траты признают после их оплаты в размере уплаченных сумм (пп. 1, 3, 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Это правило применяется к:
• материальным расходам;
• затратам на оплату труда;
• страховым взносам;
• уплаченным налогам и сборам;
• внесенной арендной плате;
• тратам на оплату отдельных видов услуг (услуги связи, юридические и бухгалтерские услуги и так далее).

Для отдельных видов трат, чтобы их включить в состав расходов, нужно соблюсти дополнительные требования:
1) затраты на приобретение или создание основных средств, а также на их модернизацию, реконструкцию и техническое перевооружение, которые понес упрощенец, применяющий объект налогообложения «Доходы минус расходы», списываются после ввода ОС в эксплуатацию в течение года равными долями – на последнее число каждого отчетного периода и на 31 декабря (пп. 1 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При наличии освобождения от уплаты НДС или при применении пониженной ставки НДС (5 или 7 процентов), при учете таких затрат в стоимость ОС нужно включить «входной» НДС (пп. 3, 8 п. 2 ст. 170 НК РФ). Этот же порядок применяет упрощенец при списании расходов, которые он понес на ОС в период работы на УСН с объектом «Доходы», если такое средство было введено в эксплуатацию уже в тот период, когда он применял УСН с объектом «Доходы минус расходы» (Письмо Минфина России от 26.01.2024 № 03-11-11/6177);
2) траты на покупку (создание) нематериальных активов, их достройку, модернизацию, реконструкцию и техническое перевооружение можно включить в состав расходов после того как такие активы будут приняты на бухгалтерский учет (пп. 2 п. 1, пп. 2 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
3) затраты на НМА и ОС, которые были куплены (созданы) до перехода на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» с других режимов, можно учесть только в части их балансовой стоимости. В зависимости от срока их полезного использования это нужно будет делать в течение 1, 3 или 10 лет после перехода (пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17, п. п. 2.1, 4 ст. 346.25 НК РФ);
4) стоимость товаров, купленных для последующей перепродажи, можно включить в состав расходов после их реализации покупателям (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При наличии освобождения от уплаты НДС или при применении пониженной ставки НДС, сумму налога нужно включить в стоимость такого товара (пп. 8 п. 2 ст. 170 НК РФ);
5) нормируемые расходы учитываются только в пределах установленных лимитов. Подробности можно узнать из нашей статьи «Лимиты нормируемых расходов».
6) расходы, оплаченные своим векселем, признаются после оплаты такого векселя. Если в счет оплаты был передан вексель третьего лица, то такие траты признают на дату передачи векселя (пп. 5 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Их учитывают по договорной цене, но не больше суммы долгового обязательства, которая прописана в векселе.

Документы на расходы

НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которыми можно подтверждать траты. Поэтому можно использовать любые документы, подтверждающие совершение факта хозяйственной жизни и соответствующие требованиям действующего законодательства (Письмо Минфина России от 19.01.2024 № 03-03-06/1/3797).

На практике используются первичные учетные документы, формы которых определяет руководитель компании по представлению главного бухгалтера (Письмо Минфина России от 01.11.2019 № 03-03-06/1/84378). По одной расходной операции, как правило, оформляют:
• документ, подтверждающий основание для расхода (акт приема-передачи, акт выполненных работ или оказанных услуг, товарная или транспортная накладная);
• платежный документ (расходный кассовый ордер, платежное поручение).

Документы могут быть оформлены в электронной форме и подписаны электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом должна быть обеспечена возможность изготовления их копий на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

Первичные документы, составленные в электронной форме и подписанные квалифицированной электронной подписью можно использовать для подтверждения понесенных на территории России затрат при условии, что законодательство не требует составление таких документов на бумаге (Письма Минфина России от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54117, от 13.02.2020 № 03-03-07/9888). В этом случае не требуется подписывать с контрагентом письменное соглашение о составлении документов в электронной форме. Однако рекомендуется это сделать.

Чтобы подтвердить расходы электронными первичными документами, подписанными неквалифицированной электронной подписью нужно, чтобы с контрагентом было заключено письменное соглашение о признании документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной ЭП, равнозначными документам, которые подписаны собственноручно (Письма Минфина России от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). В противном случае налоговики при проверке могут затраты, подтвержденные такими документами, не признать для целей налогового учета.

В исключительных случаях при регистрации факта хозяйственной деятельности можно использовать скан первичного документа. Однако в дальнейшем его нужно заменить бумажным или электронным оригиналом (Письма Минфина России от 07.12.2022 № 03-03-06/3/119813, от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388).

Расходы, которые нельзя учесть при УСН

В расходах при УСН нельзя учесть траты, перечисленные в перечне, если они не отвечают хотя бы одному из обязательных условий признания. То есть затраты не обоснованы экономически и (или) не подтверждены документально и (или) не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В состав расходов также нельзя включить:
• траты по тем видам деятельности, в отношении которых упрощенец применяет ПСН (п. 8 ст. 346.18 НК РФ);
• отрицательные курсовые разницы от переоценки валютных ценностей и требований (обязательств) при изменении курса валюты. Это связано с тем, что при использовании УСН такую переоценку не проводят (п. 5 ст. 346.17 НК РФ);
• траты, перечисленные в ст. 270 НК РФ (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).