Машиночитаемая доверенность

МЧД – это такая доверенность, которую информационные системы формируют в виде электронного файла и обрабатывают автоматически. Ее оформляет руководитель организации и подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Дело в том, что по новым правилам, действующим с 01.03.2022 в отношении юрлиц, электронная подпись оформляется исключительно на директора — лицо, имеющее право представлять интересы компании без доверенности (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 Закона об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Другие лица — представители организации, такую подпись получить не могут. На них директор и оформляет машиночитаемую доверенность. Она служит подтверждением того, что сотрудник при подписании документов компании своей ЭЦП физлица представляет интересы компании.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к ее содержанию. Сведения из МЧД информационная система или сервис считывают автоматически, что не получится сделать со скан-копией. Поэтому не является МЧД скан-копия доверенности.

При использовании машиночитаемых доверенностей нужно руководствоваться правилами, установленными органами власти для их приема. Направить МЧД можно:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл МЧД в информационной системе, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. Например, Банк России требует предоставлять МЧД с каждым пакетом документов;

• указать реквизиты МЧД – получатель документов введет номер МЧД в систему и узнает необходимые данные. Так ФНС РФ требует, чтобы доверенность была направлена один раз до отправки отчетности (п. 3 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@).

При получении машиночитаемой доверенности проверяется (п. 7 требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223):

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронная подпись директора, которой подписана МЧД.

Организационно-технические требования к порядку хранения доверенностей утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223. Машиночитаемая доверенность должна храниться в информационных системах:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);

• УЦ ФНС, Федерального казначейства, Банка России;

• головного удостоверяющего центра;

• операторов электронного документооборота (ЭДО);

• федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов РФ, в которых происходит подписание документов.

Директор, выдавший доверенность, должен направить ее в одну из информационных систем, оператор которой:

• фиксирует дату и время поступления доверенности;

• автоматически формирует подтверждение о поступлении доверенности;

• подписывает подтверждение УКЭП и направляет его доверителю.

Операторы информационных систем после принятия доверенности на хранение должны незамедлительно передать в информационную систему головного удостоверяющего центра сведения о доверенности, а именно:

• дату совершения доверенности;

• ее номер;

• сведения о доверителе;

• сведения о представителе;

• данные об информационной системе.

Операторы информационных систем обеспечивают конфиденциальность, целостность и доступность доверенности.

МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора формата XMLDSIG или формата, определенного Приказом Минкомсвязи РФ от 14.09.2020 № 472 (п. 1 Единых требований к формам доверенностей, утвержденных Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857).

Документ должен содержать:

• название, номер, дату совершения и срок действия (при наличии);

• сведения о доверителе: для ИП – Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; для юрлица — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, Ф.И.О. директора и его СНИЛС;

• сведения о представителе – Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;

• перечень полномочий представителя;

• УКЭП доверителя;

• возможность передоверия.

Конкретный формат доверенности каждая информационная система утверждает самостоятельно. Например, формат доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика, утвержден Приказом ФНС РФ от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Применение МЧД должно стать обязательным с 1 января 2023 года. Однако в Государственную Думу 19.10.2022 внесен законопроект № 216878-8, которым предлагается сохранить возможность использования квалифицированных сертификатов представителей юрлиц и ИП без применения машиночитаемой доверенности до 31 августа 2023 года. То есть применение МЧД станет обязательным с 1 сентября 2023 года.

Цель разработки законопроекта – создание благоприятных условий для роста и активного использования электронной подписи в правоотношениях в электронной форме.

В течение 2022 года (а в случае продления срока, то и до 01.09.2023) действует добровольный порядок применения машиночитаемой доверенности. Это означает, что компании могут подписывать документы по новым или старым правилам. Сотрудник должен:

• или получить электронную подпись на свое имя как физлицо, а руководитель – сформировать к ней МЧД;

• или продолжить подписывать документы прежней ЭП (где указаны Ф.И.О. сотрудника и сведения об организации), полученной до марта 2022 года в аккредитованном по новым правилам удостоверяющем центре на представителя организации по электронной доверенности старого формата.

Каждая информационная система устанавливает свой порядок оформления МЧД. Например, доверенность на представление интересов в налоговой инспекции можно оформить с помощью специального сервиса (https://service.nalog.ru/dovel/#/agreement) Необходимо:

• дать согласие на обработку своих персональных данных;

• выбрать действие «Сформировать доверенность»;

• проставить номер доверенности;

• указать дату начала и окончания срока ее действия (можно поставить галочку в строке «без срока действия», тогда доверенность будет действительна в течение одного года);

• внести данные о доверителе, например, для юрлица указать ИНН, КПП, ОГРН;

• нажать кнопку «Загрузить», и программа автоматически укажет название компании и ее адрес;

• заполнить данные лица, действующего от имени юрлица без доверенности;

• внести сведения о представителе;

• заполнить данные о передаваемых полномочиях;

• просмотреть и подписать доверенность УКЭП руководителя компании.

При необходимости можно сформировать доверенность в отношении сразу нескольких налоговых инспекций. Для этого в поле «Код налогового органа» следует указать несколько кодов ИФНС или выбрать значение «Действует во всех ИФНС»». Кроме того, в этом сервисе можно не только создать, но и проверить на соответствие утвержденным форматам сформированную в другом сервисе машиночитаемую доверенность. После создания или проверки МЧД можно быть уверенным, что она оформлена правильно и налоговая ее не отклонит.

Чтобы представители могли подавать заявления на портале госуслуг, директор компании должен оформить МЧД в личном кабинете организации во вкладке «Доверенности и доступы».

Если сотрудник, которому была выдана доверенность, уволился или лишился права подписи документов, доверенность нужно отозвать.

Для этого потребуется направить заявление в информационную систему, в которой хранится документ. Сделать это можно напрямую или через оператора ЭДО. В заявлении нужно указать дату отзыва документа, то есть дату, с которой доверенность перестает действовать, а также причину отзыва. Дата отзыва документа должна быть раньше, чем дата его окончания. Поэтому если срок действия доверенности истекает, то отзывать ее не надо.