Начисления для расчета больничного в 2025 году

Расчет больничного пособия требует от бухгалтера глубоких знаний и внимательности. В условиях постоянно меняющегося законодательства становится сложнее ориентироваться в правилах их расчета. Малейшая ошибка может привести к финансовым потерям для компании и нарушению прав сотрудника. Однако есть базовые принципы, которые остаются неизменными уже несколько лет. Как правильно учесть различные виды выплат и избежать распространенных ошибок — читайте в нашем материале.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Начисление пособия по больничному листу: порядок, формулы, расчетный период
2. Какие начисления входят в расчет среднего заработка для пособия
3. Какие начисления не входят в расчет больничного пособия
4. Исчисление среднего заработка с первого сентября
5. Какими записями отражается в учете работодателя начисление пособия по временной нетрудоспособности
6. Ответственность работодателя за ошибки в расчетах пособия по временной нетрудоспособности
7. Судебная практика

Начисление пособия по больничному листу: порядок, формулы, расчетный период

Алгоритм действий бухгалтера начинается с получения уведомления о закрытии больничного листа в электронной системе взаимодействия с Социальным фондом России. Поскольку за небольшим исключением бумажных больничных уже нет, информация приходит работодателю в электронном виде.

Важно помнить, что первые 3 календарных дня болезни оплачиваются исключительно за счет средств работодателя, а последующий период, начиная с 4-го дня, финансируется СФР (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Исключение составляют случаи, когда больничный выдан для ухода за больным членом семьи, по случаю карантина или долечивания в санатории, протезировании в стационаре. Такие больничные с 1-го дня оплачиваются за счет средств СФР (ч. 3 ст. 3 закона № 255-ФЗ).

Расчетный период для определения среднего заработка составляет 2 полных календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Для больничных листов, оформленных в 2025 году, это будут 2023 и 2024 годы. По заявлению сотрудницы можно произвести замену лет в расчетном периоде, если на него пришелся период декрета и замена приведет к увеличению размера выплаты (ст. 14 закона № 255-ФЗ). Например, произвести расчет за 2022 и 2023 годы, если в 2024-м сотрудница была в отпуске по БИР, а затем по уходу за ребенком.

Суммируются все выплаты сотруднику, которые подлежали обложению страховыми взносами за этот период. Однако существует важное ограничение: величина учитываемого заработка за каждый год не может превышать установленную на тот год предельную величину базы для начисления взносов. Для 2023 года этот лимит составлял 1 917 млн рублей, а для 2024 года – 2 225 млн рублей (постановления Правительства РФ от 25.11.2022 № 2143 и от 10.11.2023 № 1883).

Следующий шаг – исчисление среднего дневного заработка (СДЗ). Для этого общий заработок за два года делится на фиксированное число 730 – количество календарных дней в расчетном периоде (п. 3 ст. 14 закона № 255-ФЗ). Это правило действует неизменно, даже если один год был високосным. Таким образом, максимально возможный СДЗ для расчета пособия в 2025 году составляет 5 673,97 рубля (1 917 000 + 2 225 000) / 730).

Полученный СДЗ умножается на процент, определяемый страховым стажем работника. При стаже 8 и более лет выплачивается 100 процентов среднего заработка, от 5 до 8 лет – 80 процентов, а при стаже менее 5 лет – 60 процентов. Итоговая сумма пособия рассчитывается путем умножения размера дневного пособия на количество календарных дней, приходящихся на период болезни.

Отдельное внимание уделяется случаям, когда расчетное пособие оказывается ниже минимально возможного уровня. Если сотрудник в расчетном периоде не имел заработка или его размер пособия, рассчитанный за полный месяц, оказался ниже МРОТ, больничный оплачивают исходя из МРОТ на дату начала болезни (ч. 6.1 ст. 14 закона № 255-ФЗ). С первого января 2025 года он установлен в размере 22 440 рублей.

Какие начисления входят в расчет среднего заработка для пособия

Ключевой принцип формирования базы для расчета больничного пособия заключается в следующем: в средний заработок включают все выплаты работнику, на которые в течение расчетного периода начислялись страховые взносы по единому тарифу. В него входят и взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). Этот подход закреплен в статье 14 закона № 255-ФЗ и п. 2 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540 (далее – постановление № 1540).

Чтобы понять, включать или нет выплату в расчет среднего заработка, нужно определить, начисляются ли на нее страховые взносы. Согласно статье 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами являются выплаты в пользу застрахованных лиц, производимые в рамках трудовых отношений и по ГПД, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Прежде всего расчет включает в себя заработную плату, начисленную сотруднику. Сюда входит оклад (тарифная ставка) как при повременной, так и при сдельной системе оплаты труда. При этом учитывается не указанный в договоре оклад, а фактически начисленные суммы.

Помимо основной части заработка, в расчет включают стимулирующие и компенсационные выплаты, связанные с условиями труда. Это, в частности, надбавки за стаж работы в организации, классность, за ученую степень или звание, профессиональное мастерство, а также доплаты за совмещение профессий или расширение зон обслуживания, оплата стоимости путевок на санаторно-курортное обслуживание (письмо Минфина РФ от 20.09.2024 № 03-03-06/1/90377). Обязательно учитывают выплаты, обусловленные работой в особых климатических условиях: районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Значительную часть в структуре доходов обычно занимают премии. В расчет входят все премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда и положениями о премировании компании. Ежемесячные, квартальные и годовые премии включают в полном объеме за каждый год расчетного периода. При этом ежемесячные премии, которые сотрудники получают вместе с зарплатой, включают в средний заработок того периода, за которой они начислены. А премии за год (квартал), выслугу лет, за выполнение важных заданий включают в расчет среднего заработка того периода, в котором они начислены (пп. «а», «б» п. 10 постановления № 1540). Например, если годовая премия по итогам работы в 2024 году начислена в 2025 году, в расчет среднего заработка за 2023–2024 годы ее не включают.

Отпускные и оплата среднего заработка в командировке облагаются страховыми взносами. Поэтому их тоже необходимо учитывать при расчете среднего заработка.

Также в расчете участвуют оплата сверхурочной работы, работы в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни. Эти выплаты являются неотъемлемой частью фонда оплаты труда и потому подлежат полному учету.

Какие начисления не входят в расчет больничного пособия

Формируя базу для расчета среднего заработка, бухгалтеру крайне важно четко отделять выплаты, которые включаются в расчет, от тех, которые подлежат исключению. Общий принцип, закрепленный законодательно, заключается в следующем: в расчет не берутся любые выплаты:
• не носящие характер вознаграждения за труд и, соответственно, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами;
• с которых не уплачивались страховые взносы. В статье 422 НК РФ приводится перечень выплат, на которые, хотя и отвечают условиям признания объектом обложения страховыми взносами, взносы не начисляются.

Приведем примеры выплат, не входящих в расчет среднего заработка.
Не попадает в расчет единовременная материальная помощь, выплаченная по семейным обстоятельствам, в связи со стихийным бедствием, рождением ребенка, смертью члена семьи или другими событиями, не связанными с выполнением трудовой функции. Аналогично исключаются любые разовые начисления, не предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты труда и положениями о премировании. Например, премии к юбилею сотрудника или к празднику.
Исключают из расчета компенсационные выплаты, назначение которых — не оплата труда, а возмещение сотруднику понесенных затрат. Сюда входят: компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, возмещение расходов на служебные поездки для работников с разъездным характером работы, компенсация расходов дистанционного сотрудника на использование собственного оборудования и программно-технических средств (письмо Минфина РФ от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).

Обратите внимание, что дня некоторых выплат установлены лимиты, в рамках которых они не включаются в базу по страховым взносам и, соответственно, не входят в расчет среднего заработка (ст. 422 НК РФ). Например, для выплаты при рождении ребенка необлагаемой является часть в пределах 5 тыс. рублей.

Не являются базой для расчета пособия доходы, получаемые сотрудником не в рамках трудовых отношений. Яркий пример – дивиденды, выплачиваемые учредителю, который одновременно является работником организации. Эти выплаты относятся к распределению прибыли и не имеют отношения к оплате труда.

Также в расчет не включают суммы, полученные сотрудником по предыдущим больничным листам.

Отдельного внимания заслуживают выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПД). До конца 2022 года вознаграждения по договорам подряда и возмездного оказания услуг в базу для расчета страховых взносов на ВНИМ не включались, но стали облагаться страховыми взносами с 2023 года. Однако если договор ГПХ не предусматривает уплату таких взносов, то и суммы вознаграждения по нему не войдут в базу для расчета.

Исчисление среднего заработка с первого сентября

С первого сентября 2025 года вступил в силу новый порядок исчисления среднего заработка, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Согласно этому документу по-новому рассчитывается средний заработок для всех случаев определения его размера, предусмотренных ТК РФ. Правила будут действовать до 31 сентября 2031 года.
Теперь для расчета среднего месячного заработка для выходных пособий и компенсаций при увольнении средний дневной заработок умножается на среднемесячное число рабочих дней, а при суммированном учете рабочего времени средний часовой заработок умножается на среднее число рабочих часов в месяце, определяемое делением общего количества рабочих часов для конкретного работника на 12.

Однако важно подчеркнуть, что порядок расчета среднего заработка для оплаты больничных листов, пособий по БИР, а также по уходу за ребенком не меняется. На них продолжает распространяться действие постановления № 1540.

Какими записями отражается в учете работодателя начисление пособия по временной нетрудоспособности

На сегодняшний день в России полностью перешли на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) и систему прямых выплат пособия по временной нетрудоспособности. Она подразумевает, что большую часть пособий СФР перечисляет работникам напрямую, минуя работодателя. Последний обязан за свой счет оплатить только первые три календарных дня временной нетрудоспособности сотрудника в случае его болезни или травмы (кроме несчастных случаев на производстве).

Несмотря на то что основную сумму выплачивает фонд, работодатель обязан вести учет начислений и выплат своей части пособия. Для этого используются следующие проводки:

1. Дебет 20 (26, 44 и другие) Кредит 70 — начислено пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни. Эта сумму включают в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
2. Дебет 70 Кредит 68.НДФЛ — удержан НДФЛ с суммы начисленного пособия. Работодатель удерживает НДФЛ только со своей части выплаты (за 3 дня). СФР, выступая налоговым агентом по остальной сумме пособия, самостоятельно удерживает и перечисляет налог с своих выплат.
3.  Дебет 70 Кредит 50 (51) — выплачена работнику сумма пособия за первые 3 дня (за вычетом удержанного НДФЛ) через кассу или перечислением на банковскую карту.

Ответственность работодателя за ошибки в расчетах пособия по временной нетрудоспособности

Переход на систему прямых выплат значительно изменил зону ответственности работодателя. Однако это не означает, что риски полностью исчезли. Работодатель по-прежнему несет ответственность за корректность расчетов и своевременность выплат за первые три дня болезни, а также за полноту и достоверность сведений, передаваемых в фонд.
Возможные последствия ошибки в расчете для работодателя:
1. Материальная ответственность перед сотрудником
Если работодатель неправильно рассчитал или несвоевременно выплатил пособие, он обязан произвести доплату. Более того, за каждый день задержки окончательного расчета по недоначисленной сумме работнику полагается денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм. Это право работника закреплено в статье 236 ТК РФ.
2. Административная ответственность
Нарушение сроков выплаты пособия за первые 3 дня влекут административную ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Это предусматривает штрафы:
— для должностных лиц — от 10 до 20 тыс. рублей;
— индивидуальных предпринимателей — от 1 до 5 тыс. рублей;
— юридических лиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

Непредставление или несвоевременное представление в СФР полных и достоверных сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия (например, о страховом стаже, заработке, факте нарушения больничного режима), также является административным правонарушением. За это должностное лицо работодателя может быть привлечено к ответственности по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ («Нарушение порядка представления сведений в государственные внебюджетные фонды»).

Напомним, что работодатель обязан передать в фонд полученные от сотрудника сведения и документы в течение 3 рабочих дней. На ответ запроса фонда о предоставлении недостающих или уточняющих сведений отводится 5 рабочих дней с момента получения извещения (ч. 5 ст. 17 Закона 01.04.1996 № 27-ФЗ).

За грубые нарушения правил ведения бухгалтерского учета (например, искажение сумм начисленных пособий более чем на 10 процентов) предусмотрена ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф на должностных лиц от 5 до 10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация).
3. Налоговые риски
С суммы пособия за первые три дня болезни работодатель обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Неправильное исчисление или неуплата НДФЛ с этой суммы ведет к начислению пеней и штрафу в размере 20 процентов от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ).
Неверное отражение операций с пособиями в налоговом и бухучете может привести к искажению налоговой базы по налогу на прибыль и УСН. Искажение по страховым взносам может возникнуть, если работодатель по собственной инициативе производит доплату работнику до фактического заработка.
4. Ответственность за недостоверные сведения, переданные в СФР
СФР вправе проверять достоверность сведений, представленных работодателем, и взыскивать с него суммы излишне выплаченных пособий, если переплата произошла по вине работодателя (например, из-за предоставления завышенных данных о заработке или стаже) (пп. 6.1 п. 2 ст. 4.1, ч. 2 ст. 15.1 закона № 255-ФЗ).
Также СФР может взыскать с работодателя штрафные санкции в случае:
• представления недостоверных сведений для назначения и выплаты пособия, если это повлекло переплату со стороны СФР. Штраф составляет 20 процентов от суммы излишне понесенных расходов, но не более 5 тыс. рублей и не менее 1 рублей (ч. 2 ст. 15.2 закона № 255-ФЗ);
• нарушения срока представления в СФР сведений для назначения и выплаты больничного. Штраф в этом случае составляет 5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 15.2 закона № 255-ФЗ).

Судебная практика

Судебная практика по спорам, связанным с расчетом оплаты по больничному листку, весьма обширна. Это связано с тем, что отдельные сложные вопросы не всегда однозначно урегулированы нормами права. Например, суды часто рассматривают вопросы относительно обоснованности включения в расчет различных видов премий и компенсаций сотрудникам.

Например, рассматривая спор об обоснованности включения в средний заработок суммы материальной помощи к отпуску, суд отметил, что эта выплата является частью системы оплаты труда. Она закреплена в коллективном договоре и ЛНА компании, а ее выплата, помимо факта ухода сотрудника в отпуск, обусловлена продолжительностью работы в компании и отсутствием дисциплинарных взысканий. Кроме того, указанную выплату компания облагала страховыми взносами в полном объеме (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 06.02.2020 № Ф04-7253/2019).

Также часто предметом рассмотрения судами являются споры между работодателями и страховщиком (фондом) относительно обоснованности привлечения к ответственности по статье 15.2 закона № 255-ФЗ.

Так, например, страхователю удалось оспорить штраф за представление недостоверных сведений, повлекшее переплату фондом пособия. В суде работодатель доказал, что действовал в соответствии с установленной законом процедурой. О том, что работник, два месяца отсутствующий на работе по невыясненным причинам, устроился на работу в другую компанию, страхователь не знал. Но эта информация была известна фонду. Поэтому ответственность за переплату пособия по больничному листку лежит именно на нем (Постановление Семнадцатого ААС от 23.01.2025 № 17АП-12571/2024-АК).