НДФЛ на командировочные расходы

Разберемся, начисляется ли сотруднику подоходный налог на компенсационные выплаты, связанные с его командировкой, а также в каком порядке необходимо производить исчисление и уплату налога.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что изменилось в учете командировок
2. Какие командировочные расходы облагаются НДФЛ
3. Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
4. Как облагаются НДФЛ командировочные расходы

Что изменилось в учете командировок

С первого сентября 2025 года в силу вступило новое положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Никаких глобальных изменений указанный документ не внес, они носят, скорее, уточняющий и технический характер.

Например, было исключено такое понятие, как «дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства». Оно было заменено определением «суточные». Также была изменена нумерация пунктов.

В итоге все, что нужно учесть — если в локальных актах организации есть отсылка к прежнему положению, следует внести в них изменение.

Какие командировочные расходы облагаются НДФЛ

Обложению НДФЛ подлежат суммы компенсации тех расходов сотрудника при совершении рабочей поездки, которые, хотя и относятся к необлагаемым, но не были надлежащем образом документально подтверждены.

При этом если работник не представил документов, подтверждающих расходы на проживание, от уплаты НДФЛ будет освобождена только сумма компенсации из расчета 700 рублей за 1 день командировки, в отношении поездки по России. И не более 2 500 рублей в день – в случае заграничной командировки (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.10.2023 № 03-04-05/101821).

Также облагать подоходным налогом нужно суммы, которые не попали в перечень освобожденных от НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Например, расходы сотрудника на питание, оплату услуг вип- и бизнес-залов, оплату прачечной и химчистки и парковку личного транспорта (письма ФНС РФ от 03.04.2023 № БС-3-11/4624@, Минфина РФ от 26.02.2025 № 03-04-05/18534, Минфина РФ от 25.04.2013 № 03-04-06/14428).

Следует заметить, что когда услуги химчистки включены в стоимость оплаты на проживание в гостинице, при выплате компенсации НДФЛ удерживать не нужно (письмо Минфина РФ от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308).

Также не нужно облагать подоходным налогом сумму возмещения оплаты за выбор места в салоне самолета, но при условии, что указанные расходы определены работодателем как командировочные (письмо Минфина РФ от 27.12.2019 № 03-04-00/102629).

Кроме этого, облагать НДФЛ нужно суточные, в размере сумм, выплаченных сверх установленных норм.

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

Законодательством определен ряд расходов командированного сотрудника, в том числе и работающего дистанционно, при компенсации которых работодатель не должен производить удержание НДФЛ. К ним относятся следующие затраты (ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 23.07.2021 № 03-04-05/59241):
• на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы:
• курортный сбор;
• на проезд в аэропорт (вокзал) в местах отправления, назначения и пересадок;
• на провоз багажа;
• оплата найма жилого помещения;
• оплата услуг связи;
• на получение и регистрацию служебного или дипломатического паспорта;
• на  обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае направления лица в загранпоездку дополнительно предусмотрены расходы (п. 20 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501):
• на оформление визы, загранпаспорта и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Важным условием освобождения от уплаты НДФЛ является документальное подтверждение того, что понесенные сотрудником расходы были связаны именно с рабочей поездкой. Какие документы должны быть представлены работником, зависит от того, какие именно расходы он будет подтверждать. Установленного перечня нет. Например, расходы на перелет могут быть подтверждены билетом, маршрут-квитанцией его электронной версии или посадочным талоном. Поездку на такси можно подтвердить чеком.

Расходы на проживание можно подтвердить договором аренды помещения и платежными документами. Если же сотрудник проживал в гостинице, это могут быть договор на оказание услуги размещения и чек.

Нужно учесть, что компенсация расходов на проезд не будет облагаться подоходным налогом и в том случае, если работник следует в командировку прямо из места проведения отпуска (письмо Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Кроме того, когда сотрудник после завершения командировки остался в месте ее проведения на выходные, то при выплате ему возмещения суммы за обратный проезд, удерживать НДФЛ не нужно (письма Минфина РФ от 03.08.2023 № 03-03-06/2/72716, от 05.10.2022 № 03-04-05/96040).

Интересно, что компенсация за использование работником личного транспорта для проезда к месту командировки не будет облагаться НДФЛ только в том случае, если между сотрудником и работодателем было заключено соответствующее соглашение. В противном случае придется заплатить налог (ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 01.11.2024 № 03-04-05/107628).

А вот расходы на топливо и проезд по платным дорогам можно компенсировать, не облагая НДФЛ, в любом случае, даже если указанное выше соглашение отсутствует. Но, конечно же, при их документальном подтверждении.

Также не подлежат обложению подоходным налогом суточные, но только если они не превышают установленные нормы. Так, если рабочая поездка осуществлялась по территории России, максимальный размер суточных составляет 700 рублей в день, при поездке за границу это уже 2 500 рублей (ст. 217 НК РФ).

Для работников организаций и учреждений, которые непосредственно принимают участие в проведении восстановительных работ на новых территориях (Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей) установлен иной максимальный размер суточных – 8 480 рублей в день (пп. «б» п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).

Все суммы, выплаченные сверх установленных предельных размеров, работодатель должен обложить НДФЛ.

Не облагаются НДФЛ и выплаты безотчетных сумм работникам государственных органов федеральной территории «Сириус» и тем, кто ведет восстановительные работы на новых территориях РФ, но также в ограниченном размере – в пределах 700 рублей за каждый день (ст. 217 НК РФ, пп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915, пп. «в» п. 1 Указа Президента РФ от 17.10.2022 № 752).

Как облагаются НДФЛ командировочные расходы

Если сумма компенсации в соответствии с описанными выше правилами является облагаемой подоходным налогом, работодатель должен рассчитать сумму НДФЛ в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет командированного сотрудника (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ).

Удержать же исчисленный налог нужно в момент совершения ближайшей выплаты сотруднику дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При этом нужно придерживаться следующих сроков уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):
• налог, исчисленный и удержанный за период с 1-го по 22-е число текущего месяца, надо уплатить не позднее 28-го числа текущего месяца;
• налог, исчисленный и удержанный за период с 23-го по последнее число текущего месяца, — не позднее 5-го числа следующего месяца;
• налог, исчисленный и удержанный за период с 23 по 31 декабря, — не позднее последнего рабочего дня текущего года.

Если день уплаты приходится на выходной или нерабочий день, срок уплаты переносится на ближайший после него рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

НДФЛ следует перечислять в качестве единого налогового платежа (ЕНП) (пп. 1, 16 ст. 45 НК РФ).