Чек на возврат товара: как пробить по кассе

В розничной торговле возврат товара является привычной ситуацией. При этом с точки зрения кассовой дисциплины требуется четкое соблюдение установленных правил. Неверно оформленный возврат может привести к расхождениям в учете, претензиям со стороны налоговой службы и даже к штрафам. При этом сценарии возврата бывают разными: покупатель возвращает весь товар или только часть покупки, платит наличными или картой, а товар может быть маркированным. Далее рассмотрим, как провести возврат в каждом из приведенных случаев.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Как пробить возвратный чек
2. Как сделать возврат наличных по кассе
3. Как сделать возврат по кассе при безналичном расчете
4. Как сделать частичный возврат по кассе
5. Как сделать возврат маркированного товара по кассе

Как пробить возвратный чек

Возврат денежных средств покупателю необходимо оформить с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ), включенной в официальный реестр. Это требование закреплено в законодательстве (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ) и подтверждено рядом писем Минфина России (от 28.03.2023 № 30‑01‑15/26891, от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Порядок оформления возврата предусматривает ряд обязательных действий, среди которых:

• фиксация операции в чеке. На кассе нужно сформировать возвратный чек, в котором обязательно должен быть указан признак расчета «возврат прихода» (Письмо Минфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944).
• передача сведений в налоговые органы. Возвратный чек автоматически направляется в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД) в соответствии с общим порядком, установленным п. 6 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
• предоставление чека покупателю. Покупатель вправе получить чек либо в бумажном виде, либо в электронной форме – на телефон или электронную почту. Отправка электронного чека осуществляется при наличии технической возможности и отсутствии установленных законом ограничений (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Как сделать возврат наличных по кассе

Чтобы корректно оформить возврат наличных по кассе и минимизировать риски претензий со стороны контролирующих органов, нужно соблюсти установленный порядок документооборота.

Первым делом потребуется получить заявление от покупателя. Такое заявление является обязательным основанием для возврата денег, независимо от того, возвращается товар надлежащего качества или с недостатками. Наличие этого документа защищает продавца от возможных вопросов налоговых и других проверяющих органов.

Можно заранее подготовить типовую форму заявления с полями для заполнения. Это ускорит процесс и снизит риск ошибок.

В заявлении должны быть указаны:

• Ф. И. О. и паспортные данные покупателя;
• наименование возвращаемого товара;
• дата покупки;
• причина возврата. Если товар с недостатком, нужно описать дефекты. Если товар надлежащего качества, то должна присутствовать формулировка «не подошел по форме/габаритам/фасону/расцветке/размеру/комплектации» (п. 1 ст. 18, ст. 25 Закона РФ о защите прав потребителей от 07.02.1992 № 2300-1);
• сумма, уплаченная за товар.

К заявлению прикладывают кассовый чек или другой документ, подтверждающий покупку, если покупатель его предоставил (ст. 493, п. 1 ст. 502 ГК РФ, ст. 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1).

Заявление должно быть завизировано у руководителя или другого уполномоченного лица (директора, заместителя, заведующего).

После этого нужно подготовить накладную на возврат товара. Она подтверждает факт возврата и необходима для бухгалтерского учета. Ее целесообразно оформлять вне зависимости от причины возврата: как при возврате товара с недостатками, так и при возврате качественного товара. Форма накладной не утверждена нормативно. Ее можно разработать самостоятельно и закрепить в рамках учетной политики (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 7, пп. «г» п. 9 Федерального стандарта, утвержденного Приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н).

Накладную составляют в двух экземплярах. Оба экземпляра нужно подписать у покупателя. При возврате денежных средств из кассы покупателя следует попросить вписать в накладную сумму полученных наличных денег. Один экземпляр накладной передают покупателю, второй оставляют в организации.

Важно соблюдать установленные сроки возврата денег, которые зависят от причины возврата:

• 3 дня – при возврате товара надлежащего качества (п. 2 ст. 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1);
• 10 дней – при возврате товара с недостатками, которые не были оговорены продавцом (ст. 22 Закона от 07.02.1992 № 2300-1).

Акт по форме КМ‑3 не требуется. В соответствии с Письмом ФНС России от 31.03.2017 № ЕД‑4‑20/6050 оформлять акт о возврате денежных сумм по форме КМ‑3 не нужно.

При возврате денег покупателю используют ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письма от 28.03.2023 № 30-01-15/26891, от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Как уже было отмечено, в ходе процедуры возврата товара на кассе формируют чек с признаком расчета «возврат прихода». После этого производят выплату средств покупателю из денежного ящика ККТ. Данные действия соответствуют требованиям регулятора (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У), а также подтверждаются разъяснительными письмами Минфина (от 24.05.2017 № 03-01-15/31944, от 12.05.2017 № 03-01-15/28920, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Если в денежном ящике ККТ недостаточно средств для полного возврата суммы, недостающую часть выдают на основании расходного кассового ордера, полученного из кассы организации. Порядок действий регламентирован п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Как сделать возврат по кассе при безналичном расчете

Чтобы корректно оформить возврат денег на карту покупателю и минимизировать риски претензий со стороны контролирующих органов, нужно соблюсти установленный порядок документооборота.

Как и в случае возврата наличных из кассы, вначале важно получить от покупателя заявление и подготовить накладную на возврат товара. Подробнее об этих документах мы рассказывали в предыдущем разделе материала.

Чтобы вернуть денежные средства на банковскую карту покупателя, нужно выполнить следующие действия:

• зафиксировать реквизиты карты. Для этого покупателя просят предоставить платежную карту. Это необходимо для корректного оформления возврата (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 № 22‑12/087134);
• оформить кассовый чек с признаком «возврат прихода». Чек пробивают на ККТ – это обязательное требование (ст. 1.1, п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Подтверждением правильности такого порядка служат разъяснения Минфина России (письма от 20.09.2017 № 03‑01‑15/60738, от 24.05.2017 № 03‑01‑15/31944). Чек можно выдать на бумажном носителе либо направить в электронном виде на номер телефона или e‑mail, который предоставил покупатель (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• передать данные об операции в банк-эквайрер. В кредитную организацию, с которой заключен договор на прием электронных платежей, направляют реестр платежей либо электронный журнал с информацией о возврате. Это предусмотрено Информационным письмом Банка России от 30.04.2025 № ИН-03‑45/83.

Нельзя возвращать деньги за товар наличными в случае его оплаты покупателем с помощью банковской карты, поскольку наличные из кассы можно расходовать только на определенные цели, прямо разрешенные нормативными актами. Возврат должен быть произведен строго на банковский счет карты покупателя (п. 1 Указаний Банка России от 09.12.2019 № 5348‑У, Письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 № 22‑12/087134). Нарушение правил работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций грозит привлечением к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как сделать частичный возврат по кассе

Чтобы сделать частичный возврат по кассе для минимизации рисков претензий со стороны контролирующих органов, потребуется получить от покупателя заявление. Также нужно подготовить накладную в двух экземплярах и сформировать фискальный чек на кассе, где должен стоять признак расчета «Возврат прихода». При этом в чеке указывают только те товарные позиции, которые возвращаются, а также их общую сумму.

После этого проводят расчет. Способ возврата денег зависит от того, как покупатель оплачивал товар изначально:

• если наличными – средства выдают из кассы;
• если картой – средства возвращают на ту же карту, которой платил покупатель.

Как сделать возврат маркированного товара по кассе

Чтобы сделать возврат маркированного товара по кассе, необходимо не только сформировать чек с признаком расчета «Возврат прихода», но и отсканировать код Data Matrix. При правильной настройке оборудования кассовая программа сама передаст данные ОФД, а тот автоматически отправит их в систему «Честный Знак», чтобы вернуть код в оборот.

Если покупатель сорвал этикетку или код невозможно считать сканером, то продавать товар повторно с этим кодом нельзя. Поэтому после того, будет завершено оформление возврата средств на кассе, потребуется перемаркировка товара.