Обязательные реквизиты УПД

УПД можно использовать как счет-фактуру и первичный документ либо только в качестве первичного документа. Какие реквизиты нужно заполнить в документе в первом и втором случае, изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Форма УПД
2. Обязательные реквизиты УПД со статусом «1»
3. Образец заполнения УПД со статусом «1»
4. Обязательные реквизиты УПД со статусом «2»
5. Образец заполнения УПД со статусом «2»
6. Подписи в УПД

Форма УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) можно использовать как:
• счет-фактуру и первичный документ (в этом случае проставляется статус документа «1»);
• первичный документ (статус документа «2»).

Перечень операций, для оформления которых можно применять УПД, содержится в приложении № 2 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Однако он не является исчерпывающим (письмо ФНС РФ от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623). УПД можно использовать, например:
• при передаче имущественных прав;
• для подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг);
• при отгрузке продукции, как с транспортировкой, так и без нее.

Нельзя использовать УПД, когда необходим только счет-фактура без составления первичного документа. Например, не получится оформить УПД на аванс.

По общему правилу составление УПД – право, а не обязанность налогоплательщика. Даже в рамках одного договора, по одним операциям можно выставлять обычные счета-фактуры и первичные документы, а по другим – УПД (письмо ФНС РФ от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

УПД можно составлять:
• на бумаге. Рекомендованная форма содержится в приложении № 1 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Перед использованием ее необходимо привести в соответствие с действующей формой счета-фактуры (пп. 1, 2 ст. 169 НК РФ). Можно разработать свою форму УПД. Для этого счет-фактуру нужно дополнить реквизитами первичного документа. В любом случае разработанную форму УПД и порядок ее использования следует закрепить в учетной политике компании (ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При разработке бланка УПД нужно учитывать изменения, внесенные в форму счета-фактуры с 01.04.2026. Ее дополнили строкой 5б, которую заполняет продавец при реализации продукции в счет полученного аванса. В этой строке проставляется номер и дата авансового счета-фактуры. Если таких документов было несколько, их номера и даты выставления указывают через точку с запятой;
• в электронном виде. Формат документа приведен в приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Если компания работает в рамках государственного или муниципального контракта, ей необходимо согласовать применение УПД с заказчиком (письмо Минфина РФ от 23.01.2017 № 02-07-10/3039). В отношении других покупателей (заказчиков) такой обязанности нет, однако использование УПД лучше согласовать с контрагентом и прописать такое условие в договоре.

С первого января 2026 года УПД стал единственным электронным документом, который подтверждает отгрузку продукции, оказание услуг, производство работ. При этом бумажные товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг можно составлять в прежнем порядке.

Обязательные реквизиты УПД со статусом «1»

УПД со статусом «1» представляет собой одновременно и счет-фактуру, и первичный документ, поэтому должен содержать обязательные реквизиты этих документов (пп. 5, 6 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пп. 1, 2 правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, письма ФНС РФ от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@, от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368, приложения № 2 — 4 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). В частности:
1) название: «счет-фактура и передаточный документ (акт)»;
2) дату составления документа и его номер (строка 1);
3) данные продавца и покупателя: название, ИНН, КПП, адрес (строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б), банковские реквизиты приводить не требуется;
4) сведения о грузоотправителе и грузополучателе: название и почтовый адрес (строки 3, 4);
5) данные о полученном авансе: дату и номер платежного поручения (строка 5). А также дату и номер авансового счета-фактуры. Для этого документ можно дополнить строкой 5б по аналогии с формой счета-фактуры (письмо ФНС РФ от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@);
6) реквизиты документа об отгрузке товаров, оказании услуг, производстве работ, передаче имущественных прав. По аналогии с формой счета-фактуры УПД рекомендуется дополнить строкой 5а. В ней нужно продублировать название, номер и дату самого УПД. При этом формулировка «тот же» не используется (письмо ФНС РФ от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@);
7) название валюты и ее код, например: «российский рубль, 643 (строка 7)»;
8) идентификатор госконтракта, договора (соглашения). По аналогии с формой счета-фактуры, в документ можно добавить строку 8;
9) сведения о передаваемой продукции, работах, услугах, имущественных правах: название, код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС, единицу измерения, количество, цену за единицу, а также данные об общей стоимости, сумме акциза, стране происхождения продукции и регистрационном номере декларации на товары (графы 1–6, 9–11 таблицы). Данные графы можно привести в соответствие с графами 1–6, 9–11 формы счета-фактуры. Если УПД составляется в отношении прослеживаемых товаров, в графе 11 нужно прописать регистрационный номер партии. Кроме того, УПД по аналогии с формой счета-фактуры можно дополнить графами 12–14. По общему правилу УПД на прослеживаемые товары выставляется в электронной форме;
10) налоговую ставку и сумму НДС – в рублях и копейках (письмо УФНС России по МО от 11.03.2024 № 15-19/016318@). Для этого предусмотрены в таблице графы 7, 8;
11) фамилии и инициалы, подписи лиц, которые уполномочены подписывать счета-фактуры (строки под таблицей);
12) основание отгрузки, получения (строка 8). Здесь приводятся реквизиты договора и других документов, которые относятся к данной сделке;
13) дату отгрузки и приемки (строки 11, 16). Дату отгрузки можно не проставлять в строке 11, если она совпадает с датой составления УПД. Покупатель может не проставлять в строке 16 дату приемки, если она совпадает с датой отгрузки;
14) наличие претензий (строка 17) – заполняется, если они имеются;
15) название экономического субъекта – составителя УПД (строки 14, 19). Можно не заполнять, если документ заверяется печатями, в которых указаны названия компаний;
16) должности, фамилии и инициалы, подписи лиц, ответственных за совершение и (или) оформление операции (события, сделки). Продавец указывает их в строках 10, 13, а покупатель – в строках 15, 18.

Заверять УПД печатью необязательно. Ее отсутствие при наличии всех обязательных реквизитов не повлечет отказа в вычете НДС для покупателя (п. 2 ст. 169 НК РФ, приложения № 2, 3 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Образец заполнения УПД со статусом «1»

По ссылке можно скачать образец заполнения УПД со статусом «1».

Обязательные реквизиты УПД со статусом «2»

УПД со статусом «2» представляет собой первичный документ, поэтому он должен содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, приложения № 2, 3 и 4 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):
1) название: «передаточный документ (акт)»;
2) дату составления (строка 1);
3) название экономического субъекта – составителя УПД (строки 14, 19). Можно не указывать, если документ заверяется печатями, в которых прописаны названия компаний;
4) содержание операции: данные продавца и покупателя (строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б), сведения о передаваемой продукции, работах, услугах, имущественных правах (графа 1 таблицы), основание отгрузки, передачи (строка 8), дата отгрузки и приемки (строки 11, 16), наличие претензий при приемке (строка 17);
5) количество передаваемых товаров, работ, услуг и единицу их измерения (графы 2, 2а, 3 таблицы). Данные графы не заполняются, если по работам или услугам не определена цена за единицу измерения;
6) должности, фамилии и инициалы, подписи лиц, ответственных за совершение и (или) оформление операции (события, сделки). Продавец указывает их в строках 10, 13, а покупатель – в строках 15, 18.

Документ можно дополнить и другими реквизитами, которые не являются обязательными для заполнения. Например, присвоить УПД номер, привести сведения о транспортировке продукции, если она осуществлялась, проставить код товара. Это избавит от возможных претензий со стороны налоговиков.

Образец заполнения УПД со статусом «2»

По ссылке можно скачать образец заполнения УПД со статусом «2».

Подписи в УПД

УПД со статусом «1» со стороны продавца подписывают:
• лица, уполномоченные на подписание счетов-фактур. Свои подписи они проставляют в строках для руководителя и главного бухгалтера, ИП – в строке для ИП;
• лицо, уполномоченное на передачу товаров, работ, услуг. Свою подпись оно ставит в строке 10;
• лицо, ответственное за правильность оформления операции. Оно расписывается в строке 13. Если в компании за оформление операции отвечают несколько должностных лиц, то поставить в УПД свою подпись, а также Ф.И.О. и должность должен каждый из них. Для этого документ можно дополнить новой строкой (приложение № 3 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В строках 10, 13 можно в некоторых случаях не ставить подписи (приложение № 4 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Например:
• если должностное лицо, которое передает товары, работы, услуги, одновременно ответственно за правильность оформления операции, достаточно его подписи в строке 10. В этом случае в строке 13 проставляется только его должность и Ф.И.О.;
• если УПД со статусом «1» подписало лицо, которое уполномочено подписывать как счета-фактуры, так и первичные документы, то в строках 10 и 13 подписи можно не ставить. Достаточно продублировать в них только должность и Ф.И.О. этого лица.

УПД со статусом «2» со стороны продавца подписывают:
• лицо, уполномоченное на передачу товаров, работ, услуг. Оно расписывается в строке 10;
• лицо, ответственное за правильность оформления операции. Оно ставит подпись в строке 13.

Со стороны покупателя документ со статусом «1» и статусом «2» подписывают:
• лицо, которое уполномочено на получение товаров, работ, услуг. Оно расписывается в строке 15;
• лицо, которое отвечает за правильность оформления операции. Оно ставит свою подпись в строке 18.

Если эти функции выполняет одно и то же должностное лицо, оно может расписаться только в строке 15. В этом случае в строке 18 достаточно указать его должность и Ф.И.О.