В 2026 году предприниматели и организации должны перестроить свою работу ввиду новых правил применения онлайн-кассы. Законодатели уточнили порядок работы с маркированными товарами, поменяли ставки НДС, предупредили, что штрафы за нарушения ККТ вырастут в разы. Из статьи узнаете, как применять онлайн-кассы по новым правилам и избегать больших штрафов.
Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
Изменения ККТ с 2026 года
В 2026 году применять онлайн-кассы обязаны все организации и ИП, которые принимают или выплачивают деньги наличными и в безналичном порядке при расчетах, связанных:
• с товарами, работами, услугами;
• организацией и проведением азартных игр и лотерей.
Организации или ИП, которые не участвуют в расчетах, не вправе применять ККТ за поставщика. Это связано с тем, что пробивать чеки должны те, кто ведет расчеты за товары, работы, услуги. Поэтому применять ККТ должен или продавец, или посредник, который участвует в расчетах при продаже товаров, работ, услуг продавца (письмо Минфина РФ от 21.12.2023 № 30-01-15/124245).
Применение ККТ регламентирует Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
В 2026 году владельцы бизнеса должны перестроить свою работу из-за новых правил применения онлайн кассы. Законодатели уточнили порядок работы с маркированными товарами, поменяли ставки НДС, предупредили, сколько придется заплатить за нарушения в работе с кассой.
Новая максимальная ставка НДС — 22 процента, в чеке следует указывать именно эту ставку. В 2026 году пониженную 10-процентную ставку налога оставят только для некоторых категорий товаров. К ним относятся детские товары, медицинские изделия, отдельные виды печатной продукции. Чтобы применение ККТ было корректным, обновите в базе справочники товаров, пересмотрите номенклатуру и распределите позиции по ставкам.
В момент продажи маркированного товара касса должна через ОФД в автоматическом режиме взаимодействовать с системой маркировки «Честный Знак» через специальный модуль, который встроен в ККТ. Применять модуль проверки нужно при реализации товаров, которые подлежат обязательной маркировке, например, обуви, парфюма, молочной продукции и т.д. Такие требования указаны в законе о применении ККТ № 54-ФЗ. Фактически применение ККТ при расчетах с маркированными товарами без этого модуля считается нарушением, даже если касса зарегистрирована и чек сформирован. Убедитесь, что ККТ поддерживает обязательный модуль, обновите прошивку при необходимости, протестируйте передачу кодов до начала продаж, обучите персонал.
Применение ККТ ИП необязательно в 2026 году, если:
• предприниматель работает на патенте с определенным ОКВЭД;
• имеет статус самозанятого;
• ведет только безналичные расчеты с другими хозяйствующими субъектами.
Тем, кто в 2026 году слетит с патента или сменит ОКВЭД, придется регистрировать онлайн-кассу. Учтите, что в 2026 году можно зарегистрировать ККТ через портал «Госуслуги».
Неприменение ККТ организациями возможно, например, если они продают бумажные журналы и газеты, мороженое в киосках и воду на разлив.
НДС в кассовом чеке в 2026 году
С первого января 2026 года в кассовых чеках нужно отражать ставку НДС 22 процента. Форматы фискальных документов ФНС обновила Приказом от 08.12.2025 № ЕД-7-20/1050. Приказ действует с 5 января 2026 года.
После вступления в силу приказа и предоставления обновления программного обеспечения ККТ изготовителем ККТ организациям и ИП, применяющим в настоящее время НДС 20 процентов, необходимо незамедлительно установить соответствующее обновление в программном обеспечении своей ККТ, позволяющее перейти на отображение новой ставки НДС 22 процента. Напомним, что ФНС не планирует штрафовать в первые три месяца года за старую ставку в чеках по причине неготовности обновлений ПО (письмо ФНС РФ от 11.12.2025 № АБ-4-20/11176).
Как выбивать чеки по переходящим сделкам, ФНС разъяснила в письме от 15.12.2025 № АБ-4-20/11248. Например, если продали товар или приняли аванс в 2025 году, а в 2026-м нужно дооформить кассовые чеки. Разъяснения касаются ситуаций, когда продавец платит НДС по ставке 20 процентов. В этом случае в 2025 году нужно было выбивать чеки только со старой ставкой, даже если сделка завершится в 2026 году. А когда будете оформлять чек в 2026 году, возможны варианты, какую ставку отражать (см. таблицу ниже).
| Ситуация | Какой чек выбить в 2026 году | С какой ставкой НДС (%) |
| Покупатель в 2026 году возвращает товар, купленный в 2025-м | Чек на возврат прихода | 20 |
| В 2025 году выбили ошибочный чек, который ФНС приняла | Чек коррекции на обратную операцию с некорректными реквизитами |
20 (20/120) |
| Чек коррекции с исправленными данными | ||
| В 2025 году выбили ошибочный чек, который ФНС не приняла | Чек коррекции с исправленными данными | 20 (20/120) |
| Получили предоплату в 2025 году, а окончательный расчет будет в 2026-м | Чек на предоплату, если была дополнительная предоплата в 2026 году до окончательного расчета | 22/122 |
| Чек на полный расчет | 22 | |
| Отгрузили товар в 2025 году, а оплата будет в 2026-м | Чек на оплату кредита | 20 |
Сложность возникает, если покупатель внес аванс в 2025 году, а получит товар в 2026-м. Если покупатель сразу не доплатил разницу 2 процента, считается, что цена включает НДС. Его надо выделить по ставке 22/122.
Несмотря на подробные разъяснения, ФНС понимает, что не все продавцы готовы следовать новым правилам уже с 01.01.2026. У многих все еще нет технической возможности: разработчики ККТ начали обновлять ПО касс в конце 2025 года, но компаниям нужно перестроить и собственные учетные системы. Доработка и тестирование программ могут занять 3—4 месяца.
Поскольку пользователи касс не виновны в задержке, ФНС решила пока не штрафовать их за старую ставку НДС в чеках. Ведь закон запрещает привлекать к ответственности без вины (ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ, письмо ФНС РФ от 11.12.2025 № АБ-4-20/11176). Переходный период продлится первые три месяца 2026 года, то есть до апреля.
Обратите внимание: новые каникулы касаются только чеков. Налоговики подчеркивают, что в декларациях должна быть правильная ставка 22 процента.
Штрафы за неприменение ККТ в 2026 году
Предпринимателей, организации и их руководителей могут оштрафовать за нарушение установленного порядка применения ККТ. В частности, если они:
• не применяют ККТ, хотя должны;
• используют ККТ, которая не соответствует установленным требованиям;
• нарушают правила применения ККТ, например, оформляют чеки с нарушениями;
• не выдают кассовый чек или БСО покупателям;
• не выдают документ, подтверждающий прием наличных денег, вместо кассового чека в разрешенных обстоятельствах.
Обязанность применять онлайн-кассы распространяется на большинство компаний и индивидуальных предпринимателей при осуществлении расчетов с населением и юридическими лицами.
Основной закон, регулирующий обязанность применения ККТ, – это Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Касса должна быть исправна, зарегистрирована в ФНС, подключена к оператору фискальных данных (ОФД) и выдавать чеки установленного образца.
Нарушение любого из этих требований влечет административную ответственность. Самое серьезное нарушение – это отсутствие кассы, когда она обязательна.
Поводом для штрафа могут быть обращения граждан о том, что им не пробили чек (п. 3 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ). Однако только на основании обращений граждан организацию или ИП нельзя привлечь к административной ответственности. Чтобы выписать штраф за отсутствие онлайн-кассы, нужно подтвердить, что расчет с покупателем был без применения ККТ (письмо ФНС РФ от 11.10.2019 № ЕД-3-20/8924).
О том, какие суммы штрафов предусмотрены за неприменение ККТ по действующему законодательству, смотрите в таблице ниже.
| Нарушение | Размер штрафа | Основание |
| Расчеты без ККТ | ||
| Произвели расчет без ККТ (первичное нарушение) |
Для организации: штраф от 75 до 100 процентов суммы расчета без ККТ, минимум 30 тыс. рублей Для должностного лица и предпринимателя: штраф от 25 до 50 процентов суммы расчета без ККТ, минимум 10 тыс. рублей |
Ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ |
| Произвели расчет без ККТ (повторное нарушение при общей сумме расчетов без ККТ 1 млн рублей и более) |
Для организации: приостановление деятельности до 90 суток. Для должностного лица: дисквалификация от года до двух лет. Для предпринимателя: приостановление деятельности до 90 суток |
Ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ |
Обратите внимание: в 2026 году ошибки в расчетах с кассами станут обходиться дороже компаниям, предпринимателям и их сотрудникам. Госдума рассматривает проект, который увеличивает размер действующих штрафов и вводит новые (проект № 1096244-8 на sozd.duma.gov.ru).
Законопроект уравнивает ответственность индивидуальных предпринимателей и компаний за нарушения в работе с ККТ. Так, штраф будет зависеть от размера скрытой выручки, а не формы ведения бизнеса.
Минимальные штрафы за неприменение ККТ могут увеличиться: для компаний они поднимутся с 30 до 150 тыс. рублей, для должностных лиц – с 10 до 30 тыс. рублей. Штрафы за невыдачу кассового чека поднимут с 10 до 50 тыс. рублей.
Планируют ввести новые санкции. Например, за повторное нарушение, когда сумма расчетов без применения ККТ составила в общем менее 1 млн рублей:
• для компаний – от 3/4 до 1 суммы расчета без кассы, но не менее 300 тыс. рублей;
• должностных лиц – от 1/4 до 1/2 суммы расчета без кассы, но не менее 60 тыс. рублей.
Кроме того, введут наказание для тех, кого уже привлекали к ответственности за неприменение ККТ более двух раз, если сумма расчетов без ККТ составила в общем менее 1 млн рублей:
• для компаний – от 3/4 до 1 суммы расчета без кассы, но не менее 750 тыс. рублей;
• должностных лиц – от 1/4 до 1/2 суммы расчета кассы, но не менее 150 тыс. рублей.
Дисквалификацию и приостановление деятельности при более серьезных суммах расчетов без применения ККТ оставили прежней.
Основные изменения по ККТ затронут статью 14.5 КоАП РФ. Действующие штрафы за отсутствие ККТ и ее неприменение установлены более 15 лет назад и уже не выполняют своей роли. Результативность проверок ФНС достигла 99 процентов, что свидетельствует о массовом характере нарушений, когда потенциальная выгода от работы без кассы превышает риск наказания. Таким образом, увеличение штрафов за неприменение ККТ – это мера, направленная на то, чтобы сделать работу в тени экономически невыгодной и повысить собираемость налогов.
В конце статьи 14.5 КоАП РФ есть важное примечание, изучив которое вы узнаете, как избежать штрафов за неприменение ККТ и за иные нарушения. Новый законопроект также затрагивает эти положения.
При этом, если компания или ИП добровольно сообщили в налоговую о своем нарушении и исправили его, штрафа можно избежать. О чем можно сообщить налоговой в письменной форме:
- о неприменении ККТ;
- применении ККТ, которая не соответствует требованиям;
- нарушении правил регистрации, перерегистрации, применения ККТ;
- ненаправлении чека клиенту.
Важно не только письменно заявить в налоговую о нарушении, главное — исправить его до вынесения постановления о штрафе. Например, если кассы не было – купить и зарегистрировать ее. Если не направили чек – направить. Если использовали неправильно кассу – заменить на соответствующую и зарегистрировать. Но на момент заявления или отправки чека коррекции у налоговой не должно быть никакой информации о вашем нарушении (не было проверки, не поступила жалоба от потребителя и т.д.).
Представленные сведения или чек коррекции должны однозначно подтверждать факт нарушения. Вы не можете сообщить: «Я где-то не применил кассу» — без деталей, ваше заявление должно содержать всю информацию, достаточную для составления протокола. Это механизм стимулирования добросовестности. Он поощряет бизнес самостоятельно наводить порядок в своей работе с ККТ, вместо того чтобы скрывать нарушения до последнего. Это эффективнее, чем бесконечные проверки и наложение штрафов.
Вы можете оставить первый комментарий