При проведении камеральной проверки в определенных случаях налоговики могут запросить дополнительные документы. Что это за случаи, в каком порядке компания должна предоставить истребуемую документацию и что ей грозит, если она не исполнит данную обязанность, расскажем в нашей статье.
Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Какие документы могут истребовать при камеральной налоговой проверке
- Сроки представления документов
- Как представить документы
- Чем грозит непредставление документов
Какие документы могут истребовать при камеральной налоговой проверке
По общему правилу при проведении камеральной проверки инспекторы не вправе требовать, чтобы компания предоставляла дополнительные сведения и документы (п. 7 ст. 88 НК РФ). Однако из этого правила есть исключения, которые установлены пп. 6 — 9, 12 ст. 88 НК РФ. Ниже расскажем об основных из них.
В первую очередь речь идет о документах, которые налогоплательщик должен представить вместе с отчетностью. Например, если в декларации по налогу на имущество указан зачет налога, который компания уплатила за границей, то к декларации должен быть приложен подтверждающий такую оплату документ, заверенный налоговым органом зарубежного государства (п. 2 ст. 386.1 НК РФ).
Если компания применяет по НДС ставку 0 процентов, вместе с налоговой декларацией она должна представить документы, в том числе реестры и перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, которые обосновывают использование такой ставки (п. 10 ст. 165 НК РФ). Если организация не приложила к декларации указанную документацию, налоговики могут их истребовать.
Кроме того, инспекторы могут запросить:
1) документы, подтверждающие право на налоговые льготы, если такие преференции были применены (п. 6 ст. 88 НК РФ);
2) при проверке налоговой декларации по НДС:
• документы, подтверждающие вычеты – если в декларации заявлен налог к возмещению (п. 8 ст. 88, п. 1 ст. 176 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.12.2007 № 03-02-07/2-209, п. 25 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57);
• документы по операциям, сведения о которых расходятся со сведениями, указанными в декларации контрагента – если противоречия свидетельствуют о занижении суммы налога к уплате или о завышении суммы НДС к возмещению (п. 8.1 ст. 88 НК РФ);
3) при камеральной проверке уточненной декларации, которая была сдана через 2 года и более после окончания срока, отведенного на ее подачу – документы, подтверждающие уменьшение налога к уплате или увеличение суммы возмещения (п. 8.3 ст. 88 НК РФ). В частности:
• первичные и другие документы, которые подтверждают изменение сведений в соответствующих показателях отчетности;
• аналитические регистры налогового учета, на основании которых сформированы указанные показатели до и после их изменения.
4) при проверке деклараций по налогам, связанным с использованием природных ресурсов, – документы, ставшие основаниями для исчисления и уплаты соответствующего налога (п. 9 ст.88 НК РФ);
5) подтверждающие документы, если в расчете по страховым взносам отражены суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, и (или) применены пониженные тарифы страховых взносов (п. 8.6 ст. 88 НК РФ);
6) при проверке в декларации по налогу на прибыль, если в ней заявлен региональный инвестиционный налоговый вычет, — первичные и иные документы, подтверждающие правомерность применения такого вычета (п. 8.8 ст. 88 НК РФ);
7) счета-фактуры, первичные и иные документы, относящиеся к операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости, если (п. 8.9 ст. 88 НК РФ):
• данные об операциях, которые содержатся в декларации по НДС (единой, УСН или в общем случае ЕСХН), не соответствуют данным отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, и (или) документам, содержащим реквизиты прослеживаемости, которые представила компания;
• данные декларации не соответствуют отчету об операциях с прослеживаемыми товарами, который сдал другой налогоплательщик;
• выявлены несоответствия между сведениями отчета компании и отчета, поданного другим налогоплательщиком.
В этом случае инспектор не имеет права запрашивать документы, которые налогоплательщик представил ранее (п. 8.9 ст. 88 НК РФ).
Налоговый орган может направить требование о предоставлении дополнительных документов только в пределах временного 3-месячного интервала, отведенного на камеральную проверку (п. 2 ст. 88 НК РФ). Если требование было направлено по истечении указанного срока, это считается неправомерным (письмо Минфина РФ от 18.02.2009 № 03-02-07/1-75, Постановление Президиума ВАС РФ от 17.11.2009 № 10349/09 по делу № А40-53471/08-118-252, п. 27 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
Сроки представления документов
По общему правилу запрошенные налоговым инспектором документы нужно представить в течение 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ). При этом требование считается полученным (п. 6 ст. 6.1, п. 4 ст. 31 НК РФ):
• на следующий рабочий день после его размещения в личном кабинете налогоплательщика;
• на 6-й рабочий день после отправки документа по почте;
• на 6-й рабочий день после направления требования по ТКС – если компания обязана сдавать налоговые декларации в электронной форме;
• с момента личного вручения документа уполномоченному представителю фирмы;
• на следующий рабочий день после поступления требования в МФЦ.
Для некоторых случаев действуют другие сроки представления запрошенных документов. В частности, документы, подтверждающие право компании применять по НДС ставку 0 процентов, нужно направить в течение:
• 20 календарных дней — по услугам «такс-фри» (п. 3.10 ст. 165 НК РФ);
• 30 календарных дней – в других случаях (пп. 1.2, 1.3, 3.9, 5, 5.1, 6.1, 6.2, 15 ст. 165 НК РФ).
В течение 30 рабочих дней нужно представить документы, которые были запрошены (п. 3 ст. 93 НК РФ):
• у иностранной компании, оказывающей услуги, которые облагаются «налогом на Google»;
• у иностранных продавцов или посредников из стран ЕАЭС (кроме РФ), которые реализуют в РФ физлицам товары из ЕАЭС через электронные торговые площадки.
У депозитария, который выплатил иностранцам доходы по определенным российским ценным бумагам, на предоставление затребованных документов есть три месяца (п. 3 ст. 310.2 НК РФ).
Если налогоплательщик не может представить запрошенные документы в установленный срок, например, из-за их большого количества, он должен письменно уведомить проверяющих. Сделать это нужно в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего требования. В уведомлении нужно прописать причины, по которым документы невозможно направить в срок, и указать, когда их получится представить (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ). При этом нужно учитывать, что руководитель налогового органа может как пойти компании на уступки и продлить срок подачи документов, так и отказать в его продлении (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Как представить документы
Истребуемые документы можно направить в налоговый орган:
• лично или через представителя;
• по почте заказным письмом;
• в электронной форме – по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Бумажные копии документов необходимо прошить, пронумеровать и заверить подписью генерального директора или уполномоченного им лица. Например, это может сделать главный бухгалтер фирмы, действующий на основании доверенности. Заверять копии нотариально не требуется (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ).
При прошивке и заверке документов нужно учитывать требования, приведенные в приложении № 18 к Приказу ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Так:
• объем одного тома не должен превышать 150 листов (исключение — многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом);
• текст документов, а также все реквизиты, даты, визы, резолюции, печати, штампы и отметки должны свободно читаться;
• каждый лист должен легко копироваться.
Документы, составленные на бумаге, можно отсканировать в формате tif, jpg, pdf, png в черно-белом изображении с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета (таблица 4.10 приложения к Приказу ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).
Электронно можно подать электронные документы, которые ведутся по форматам, утвержденным ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ). Их перечень приведен в письмах ФНС РФ от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 № Д-5-26/56@.
Если компания формирует документы по собственному электронному формату, то она может подать их в налоговый орган (письма Минфина РФ от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444, от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@):
• на бумаге – в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью;
• в виде пакета сканированных документов, подписанного УКЭП;
• в электронной форме в виде скан-образов документов.
Электронные документы передаются по ТКС в виде файла, который должен быть подписан УКЭП руководителя компании или уполномоченного лица, действующего на основании доверенности (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 13 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@). Документы, которые находятся в этом файле, могут быть не подписаны или подписаны должностными лицами, ответственными за их составление. Подтверждать полномочия таких лиц не требуется (письмо ФНС РФ от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).
Чем грозит непредставление документов
Если компания не представит запрошенные документы, ей грозит штраф в размере 200 рублей за каждый документ, который не был направлен в установленный срок в налоговую инспекцию (п. 1 ст. 126 НК РФ). Если фирму в течение 12 месяцев уже наказывали за аналогичное нарушение, размер штрафа будет выше – 400 рублей за каждый непредставленный документ (пп. 2, 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ).
Кроме того, должностных лиц компании, например, генерального директора могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ (п. 4 ст. 108 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 17.09.2009 № 08-15/097090@). Штраф в этом случае составит от 300 до 500 рублей.
Если у компании затребовали большой объем документации, из-за этого она не уложилась в отведенный срок, суд может признать привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ незаконным (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 24.06.2016 № Ф09-6821/16 по делу № А76-18033/2015). Это возможно, если организация докажет, что предприняла все возможные меры, чтобы исполнить требование инспектора: своевременно направила ходатайство о продлении сроков, подавала документы по мере их готовности.
В некоторых случаях суды считают такие действия компании недостаточными для освобождения от ответственности. Однако учитывают их в качестве смягчающих вину обстоятельств, что ведет к снижению штрафа (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2009 по делу № А05-1221/2009).
Вы можете оставить первый комментарий