График отпусков – это обязательный локальный акт в организации. Он определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам и помогает работодателю планировать работу коллектива. На практике у кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли утверждать график отдельным приказом или достаточно подписи руководства на документе? В статье расскажем, какие требования установлены законом, как правильно утвердить график отпусков, а также рассмотрим уже заполненные образцы документа.
Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Порядок утверждения графика отпусков на год
- Сроки утверждения графика отпусков на год
- Обязательно ли нужен приказ на утверждение графика отпусков
- Скачать форму и образец приказа на утверждение графика отпусков
- Сколько хранится приказ
- Изменение графика отпусков
Порядок утверждения графика отпусков на год
График отпуск представляет собой обязательный кадровый инструмент, предусмотренный ст. 123 ТК РФ. Он фиксирует, в какие месяцы и на какие даты планируется отпуск каждого сотрудника в течение календарного года. Он нужен как работодателю (чтобы грамотно планировать беспрерывный рабочий процесс), так и работнику (чтобы заранее планировать свой отдых). При проверках инспекция труда также может обратить внимание на его наличие (чтобы проверить, соблюдаются ли гарантии работников).
Утверждение графика отпусков – это обязанность работодателя.
Для удобства составили алгоритм действий для утверждения документа.
1. Подготовка проекта графика
Обычно этим занимается отдел кадров или служба персонала.
Составление начинается со сбора предложений от руководителей подразделений о том, когда удобнее отправлять сотрудников в отпуск (чтобы не нарушать производственный процесс).
Также формирование графика требует учета пожеланий работников (их можно собрать в письменном или электронном виде). Укажите в проекте как основные, так и дополнительные отпуска (за ненормированный рабочий день, вредные условия труда).
Можно использовать унифицированную форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 или разработать ее самостоятельно. Главное – включите все обязательные реквизиты:
— фамилию, имя, должность сотрудника;
— подразделение;
— период отпуска;
— продолжительность;
— подпись ответственного лица.
2. Согласование графика
Проект графика визируется:
— начальниками структурных подразделений;
— при необходимости профсоюзом (если он есть). Сделайте отметку о согласовании в графике;
— службой охраны труда или юристом (в крупных организациях).
Согласование необходимо, чтобы убедиться, что соблюдены все виды отпусков, нет пересечений, мешающих производству, учтены особые категории работников.
3. Утверждение графика
После согласования график утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом по доверенности).
Закон допускает утверждение графика двумя способами. Если используется унифицированная форма Т-7, утвердить можно заполнением грифа «Утверждаю» в правом верхнем углу. Там же укажите Ф.И.О. лица, утвердившего график, и должность. Самостоятельно разработанную форму можно утверждать по аналогии.
При этом законодательство не обязывает составлять отдельный приказ для утверждения графика отпусков. Можно подготовить его по собственной инициативе, если этого требуют правила, регламентированные локальными актами организации. Приказ подписывает директор, после чего документ приобретает юридическую силу.
4. Ознакомление работников
ТК РФ прямо не требует ознакомления работников с графиком под подпись.
Но Роструд рекомендует это делать, чтобы избежать конфликтов и претензий со стороны сотрудников.
Работников обычно знакомят с графиком под подпись (на отдельном листе или в конце формы Т-7) или направляют электронное уведомление (при электронном кадровом документообороте).
5. Уведомление перед отпуском
Когда наступает время отпуска, работодатель обязан:
— уведомить работника не позднее чем за две недели до его начала (ч. 2 ст. 123 ТК РФ);
— уведомление оформляется письменно (или электронно, если это предусмотрено локальными актами);
— при согласии работника — издается приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6).
Некоторые сотрудники вправе выбрать время отпуска, и их пожелания работодатель обязан учитывать. К таким работникам относятся в том числе несовершеннолетние (до 18 лет), работники с детьми-инвалидами, работники – члены многодетных семей, имеющих несовершеннолетних детей.
Законодательство РФ не запрещает ведение графика в электронном виде. Это может облегчить процесс для организаций, которые используют электронный документооборот.
Если график отпусков отсутствует, утвержден с опозданием, не исполняется — это считается нарушением трудового законодательства.
Для работодателя наступает ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
— для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 до 5 тыс. рублей;
— юридических лиц — от 30 до 50 тыс. рублей.
Сроки утверждения графика отпусков на год
График отпусков составляется ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала того года, на который он составляется. То есть если составляете график на 2026 год, его нужно утвердить не позднее 17 декабря 2025 года (ст. 123 ТК РФ).
Подготовку графика можно начать заблаговременно до этой даты. Это предоставит возможность руководителю и кадровой службе опросить всех сотрудников о желаемых отпускных датах. Утвердить его можно также заранее, главное — не позднее 17 декабря текущего года.
Если в организации утверждено положение об отпусках сотрудников, в нем можно указать конкретный срок утверждения.
Обязательно ли нужен приказ на утверждение графика отпусков
График должен быть утвержден работодателем, но форма утверждения (приказ, подпись на самом графике) не конкретизирована (ст. 123 ТК РФ). То есть закон не требует издавать отдельный приказ, но и не запрещает этого делать.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма № Т-7 «График отпусков». В форме есть строка «Утверждаю» с подписью руководителя и датой. Это и есть акт утверждения графика. Таким образом, отдельный приказ не требуется (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Если организация использует самостоятельно разработанную форму графика (например, не Т-7), она должна предусматривать аналогичное поле для утверждения.
Если локальным актом организации предусмотрена необходимость составления отдельного приказа, подготовьте его по всем установленным правилам. Такой приказ также будет считаться правомерным.
Скачать форму и образец приказа на утверждение графика отпусков
Законодательство не содержит унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков. В статье 123 ТК РФ есть лишь требование об обязательном утверждении графика отпусков, но не указано, как именно это сделать — отдельным приказом или подписью руководителя на графике.
В унифицированных формах Госкомстата ( № Т-7) приказ вообще не требуется. Однако многие работодатели предпочитают оформлять отдельный приказ — это повышает прозрачность документооборота. Следовательно, приказ можно составить в свободной форме, с учетом общих правил делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные правилами оформления организационно-распорядительных документов.
Обязательные элементы приказа:
— полное наименование организации (согласно учредительным документам);
— номер и дата приказа;
— место издания (город);
— заголовок к тексту: «Об утверждении графика отпусков на 20__ год»;
— основание издания приказа (ссылка на ст. 123 ТК РФ);
— распорядительная часть обязательно включает пункты:
- об утверждении графика отпусков (с указанием приложения — формы № Т-7 или иной утвержденной внутри организации);
- о назначении ответственного лица (обычно сотрудник отдела кадров), которое обязано ознакомить работников с графиком под подпись;
- о контроле за исполнением приказа (кто отвечает — директор, кадровик, начальник отдела).
— подпись руководителя (Ф.И.О. и должность);
— гриф ознакомления с приказом (подписи ответственных лиц);
— приложения (например, график отпусков).
Скачать бланк приказа и заполненный образец документа можете здесь.
Сколько хранится приказ
Конкретные сроки хранения локальных нормативных актов установлены в приказе Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. Указанным приказом утвержден перечень типовых управленческих архивных документов. Срок хранения должен определяться по соответствующей статье перечня.
Вместе с тем перечень не содержит точного срока хранения приказов об утверждении графиков отпусков. Поэтому рекомендуем хранить приказ столько же, сколько будет храниться график. Для них установлен срок 3 года.
Таким образом, при хранении графиков отпусков целесообразно ориентироваться на трехлетний срок, исходя из общепринятой практики кадрового производства.
При этом пункт 4.1 приказа № 236 разъясняет, что сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Изменение графика отпусков
ТК РФ устанавливает только, что график отпусков обязателен для обеих сторон, отпуск предоставляется по графику, в отдельных случаях он может быть перенесен (например, по соглашению сторон или при болезни).
Законодательство РФ четко не регламентирует порядок внесения изменений в график отпусков. Соответственно, отсутствует как утвержденная процедура, так и унифицированная форма приказа о внесении изменений в график.
Таким образом, изменения вносятся в свободной форме, но при этом должны быть документально подтверждены. Учитывая, что ТК РФ не прописывает порядок внесения изменений, организация вправе установить его самостоятельно в локальном нормативном акте организации.
Таким актом, например, может быть:
— положение о порядке предоставления отпусков;
— положение о кадровом делопроизводстве;
— инструкция по работе с графиком отпусков.
Такой локальный акт должен закреплять правила внесения изменений (кто инициирует изменения (работник, руководитель, отдел кадров), как оформляются корректировки (заявление, служебная записка, приказ), кто утверждает изменения (директор).
Закон не устанавливает унифицированной формы приказа о внесении изменений в график. Поэтому приказ составляется в свободной форме. Включите в него все обязательные реквизиты (наименование организации, дата и номер приказа, ссылка на основание (заявление работника, служебная записка, принятие или увольнение сотрудника), подпись руководителя.
Используйте следующие формулировки в приказе:
«Внести следующие изменения в график отпусков № ___ на 2025 год, утвержденный приказом от _____ 2024 г. № ___:».
«Включить в график отпусков _____________, принятого (ую) на должность ___________ с _______202__, установить период отпуска __________ 202______г.»
Приказ можно оформить как отдельный документ. Допускается вносить изменения и без приказа в виде служебной отметки на экземпляре графика. Оформлять приказ или нет – зависит от политики компании.
Необходимость внесения изменений в график возникает в различных случаях.
1. Принятие новых работников.
Речь идет о случае, когда работник принят на работу уже после утверждения графика отпусков. Закон не устанавливает обязательности внесения изменений в график, указываемых на отпуск новых сотрудников. Однако во избежание возможных споров с такими сотрудниками рекомендуем включить новую информацию в график (письмо от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1951).
В форму № Т-7 вносите новую строку (новый табельный номер, Ф.И.О., дату отпуска) или если новых сотрудников сразу несколько, можно оформить в виде отдельного дополнения.
Изменение в этом случае вносится по заявлению работника или распоряжению руководителя подразделения.
2. Увольнение работников.
Работник, включенный в график, увольняется до наступления запланированного отпуска. В этом случае в графике напротив фамилии делается отметка «уволен» (с указанием даты и номера приказа). При необходимости нужно перераспределить отпуска (если на его место пришел новый сотрудник) — оформляется новый приказ с корректировкой.
3. Перенос, замена отпуска или изменение количества дней отпуска.
Работник подает заявление о переносе, руководитель согласует его. Издается приказ о переносе отпуска. В форме № Т-7 корректируются даты и ставится пометка: «Перенесен». Также можно сделать соответствующие пометки в графе 10 «Примечание».
4. Смена работником фамилии или повышение (понижение) в должности.
В таком случае рекомендуем также внести изменения в график, чтобы сведения в нем были актуальными.
Нужно ли согласовывать вносимые изменения с профсоюзом? Ответа на данный вопрос в законодательстве нет. Рекомендуем обратиться к профсоюзу за согласованием, если при утверждении оно также было получено. При отражении в графике информации об отпусках новых сотрудников также обратитесь за согласованием в профсоюз.
Как правило, изменение графика происходит по заявлению работника. Составьте его в свободной письменной форме. Приложите при необходимости подтверждающие документы (например, листок нетрудоспособности).
Вы можете оставить первый комментарий