Протокол совещания в организации

Для решения текущих вопросов, разработки стратегии развития и улаживания других проблем организации проводят производственные и управленческие совещания. По итогам данных мероприятий вырабатывается ряд решений, поручений, формируются задачи, делаются выводы и прочее. Чтобы все это не оставалось только на словах, ответственным сотрудником составляется протокол. Разберем, для чего он нужен и как его вести. Также в статье вы найдете форму и готовый образец документа для скачивания.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Зачем составлять протокол совещания
2. Как вести протокол совещания
3. Форма протокола совещания
4. Образец протокола совещания

Зачем составлять протокол совещания

Протокол совещания – это внутренний документ компании, в котором фиксируются все задачи, вопросы, результаты обсуждения, мнения, а также коллегиально принятые решения. Данный документ подтверждает, что мероприятие прошло, а его участники достигли определенных договоренностей.

При создании ООО протокол по итогам собрания учредителей оформляется в обязательном порядке. Дело в том, что данный документ входит в пакет документации, который передается в налоговую инспекцию для регистрации общества (п. «б» ст. 12 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ).

Кроме того, оформление протокола будет обязательным по итогам проведения заседания общего собрания участников ООО. В документе фиксируются ход заседания, а также результаты голосования, в том числе заочного (п. 1 ст. 38.2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ).

В остальных случаях организации сами решают, нужно ли оформлять по результатам заседания или конференции итоговый документ. Руководитель может определить, какие именно мероприятия такого рода должны протоколироваться, а какие нет. Но если речь идет о важном совещании, необходимо задокументировать его ход и итоги. Например, без протокола не обойтись, если:

• вырабатывается стратегия развития компании;
• определяется новая торговая политика;
• участники совещаются по вопросу организации работы с покупателями;
• выбираются основные поставщики;
• решается вопрос о распределении прибыли по итогам года и так далее.

Из заседания в заседание некоторые задачи и цели компании могут корректироваться, меняться сроки исполнения, ответственные лица. Данная картина особенно актуальна при большом количестве таких собраний и непредсказуемой экономической обстановке. В зависимости от ситуации на рынке, участники собрания принимают новые решения, корректируют старые, привлекают новых исполнителей и прочее. Кроме того, в ходе совещания может рассматриваться большое количество вопросов и формироваться по ним общие решения. Без документальной фиксации данных фактов некоторые из обсуждаемых проблем могут просто позабыться.

То есть, без протоколирования увеличиваются риски возникновения путаницы, могут начаться споры по поводу сроков и порядка исполнения решений руководства. С помощью протокола можно легко отслеживать поручения (особенно если они проходят через несколько таких документов с незначительными изменениями), и контролировать их исполнение. Поэтому протокол можно назвать важнейшим документом, на основании которого разрабатываются пути развития компании, решаются производственные и управленческие вопросы (проблемы).

Как вести протокол совещания

Для протоколирования процесса необходимо назначить ответственное лицо. Кандидатура утверждается председателем совета директоров либо исполнительным органом общества (директором, генеральным директором). Как правило, протоколированием занимается один из участников мероприятия. Это может быть:

• секретарь или помощник руководителя;
• секретарь совета директоров;
• ассистент руководителя или иной сотрудник, выполняющий функции секретаря.

Требования по формату протоколирования устанавливаются внутренними нормативами компании. На практике ведение протокола осуществляется следующими способами:

• Ответственное лицо в процессе заседания при директоре делает пометки по наиболее важным вопросам. После завершения события на основании записей формируется протокол.
• Весь ход совещания записывается на аудио- или видеоноситель. Далее после анализа информации составляется итоговый документ.

Оформить протокол очередного заседания общего собрания собственников необходимо на протяжении трех рабочих дней после одной из дат (п. 1 ст. 38.2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ):

• со дня проведения очередного общего собрания собственников;
• со дня окончания приема бюллетеней заочного голосования.

Сроки составления протокола рабочего совещания (например, директора и руководителей подразделений) не регулируются федеральным законодательством. Но чтобы не возникло проблем, можно прописать сроки оформления данного документа во внутренних регламентах компании.

Если иной порядок не предусмотрен уставом общества, протокол общего собрания участников подписывается одним из лиц (п. 1 ст. 38.2 Закона N 14-ФЗ):

• председателем;
• единоличным исполнительным органом общества, если решение принималось заочным голосованием.

На практике в документе также расписываются все участники, включая лицо, ответственное за его составление. Далее копии документа рассылаются всем подписантам. Если он составлен по итогам общего собрания собственников общества, сделать это необходимо на протяжении 10 дней после оформления документа (абз. 2 п. 3 ст. 38.2 Закона N 14-ФЗ). Такие же сроки можно предусмотреть и для других собраний.

Форма протокола совещания

Как правило, итоги заседания оформляются в простом письменно виде. При этом по итогам общего собрания участников ООО закон допускает создание протокола с использованием электронных или иных технических средств. Речь в данном случае идет о специальных программах. Но в этом случае документ должен быть заверен усиленными квалифицированными электронными подписями (абз. 1 п. 3 ст. 38.2 Закона N 14-ФЗ).

Если протоколируются итоги рабочего совещания, можно обойтись и без таких жестких требований по подписанию. Вместе с тем, формат ведения протокола рекомендуется установить внутренними нормативами компании.

На законодательном уровне требования по содержанию исследуемого документа не устанавливаются, но п. 2 ст. 38.2 Закона N 14-ФЗ определено, что должно быть в протоколе общего собрания участников ООО. Поэтому будем отталкиваться от данной нормы.

В итоговом документе рекомендуется отразить следующее:

1. Название документа, например: «Протокол совещания руководителей структурных подразделений».
2. Название компании и ее основные реквизиты (адрес, ИНН, ОГРН, КПП).
3. Дату и время проведения встречи. Если часть участников присутствовала заочно, и проводилось голосование, то также указывайте:

• дату окончания приема бюллетеней голосования;
• место проведения заседания или данные о том, что заседание было дистанционным и проводилось без определения конкретного места.

4. Информация об участниках встречи и приглашенных (должности, Ф.И.О.)
5. Общее количество участников с правом голоса. В случае с общим собранием участников ООО указывается общее количество голосов, которыми они обладали.
6. Общее количество голосов участников очного или заочного общего собрания.
7. Ф.И.О. председателя и секретаря собрания.
8. Повестка дня. Если на повестке несколько вопросов, каждый из них указывается под отдельным номером.
9. Процесс заседания: кто выступал со вступительным словом, Ф.И.О. докладчиков, кто высказывал свое мнение, кто выступал по повестке (отдельно по каждому вопросу), основные тезисы и прочее. Если на совещании были приглашенные лица, указываются их Ф.И.О. и должности.
10. Результаты голосования по каждому вопросу повестки, поставленному на голосование, принятые решения, поручения ответственным лицам, сроки исполнения. Чтобы поручения стали максимально понятными, по каждому из них указывайте: задание, сроки и ответственных исполнителей. Для удобства контроля сроки исполнения можно прописывать отдельной строкой от остального текста.
11. Информация о лицах, которые подсчитывали голоса (для общего собрания участников ООО).
12. Данные о лицах, подписывающих протокол (Ф.И.О., должности). Как правило, его подписывают председатель и секретарь. Также документ могут подписать все участники, если важно их ознакомить с результатами встречи. Если их много (больше 15 человек), в тексте достаточно указать количество. Полный перечень участников можно привести на отдельном листе и сделать его приложением.

Как правило, протокол оформляется в единственном экземпляре на обычном листе формата А4. Использовать для этого фирменный бланк необязательно. Затем с подписанного документа секретарь делает копии и рассылает всем участникам и исполнителям.

Если того требует ситуация, к протоколу можно сделать приложение в виде документа, фото- или видеосвидетельства. Их наличие обозначьте в тексте документа отдельным пунктом.

Образец протокола совещания

Скачать бланк протокола для заполнения.

Хранятся протоколы вместе с другой внутренней документацией компании. Сроки их хранения установлены п. 18 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, и составляют:

• для заседаний у руководителя по оперативным вопросам – 5 лет;
• для заседаний у руководителя по иным вопросам — постоянно;
• по итогам собраний трудовых коллективов организации — постоянно;
• по итогам собраний структурных подразделений компании – 5 лет;
• по итогам общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков — постоянно.

После истечения указанных сроков можете утилизировать протоколы. При наличии архива в организации передайте в него данные документы.