Расходы на каршеринг: порядок оформления и учета в 2024 году

Каршеринг – это специальный сервис, при помощи которого пользователь, зарегистрированный в системе оператора, может за плату временно пользоваться автомобилями, которые он предоставляет.

Можно выделить следующие особенности каршеринга:

• стороны взаимодействуют дистанционно через специальное мобильное приложение или сайт. Бронирование автомобиля, его передача в аренду и возврат осуществляются без очного присутствия сторон и оформления документов в бумажном виде. В том числе этим каршеринг отличается от проката, при котором арендодатель должен в присутствии арендатора проверить исправность имущества и проинструктировать арендатора (ст. 628 ГК РФ);

• срок аренды заранее не устанавливается, а определяется по времени фактического использования автомобиля. Он может быть ограничен договором — например, не более 24 часов;

• оплата, как правило, производится только за время пользования автомобилем независимо от километража, например, поминутно или посуточно. Платить за топливо обычно не нужно;

• территория действия сервиса (зоны передвижения и завершения аренды) определяются договором. За пределами зоны передвижения управлять автомобилем нельзя. Вернуть автомобиль можно только в пределах зоны завершения аренды;

• управление арендованным автомобилем нельзя передавать другому лицу. За нарушение этого запрета в договоре может быть предусмотрен штраф.

Компания должна возместить работнику расходы на каршеринг в командировке, если это предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о командировках (ч. 1 ст. 167, ст. 168 ТК РФ, п. 11 положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Бухгалтерский учет

Платежи каршеринговой компании (без учета НДС) за бронирование и аренду автомобиля, включая поездку и режим ожидания, учитывают:

• в расходах по обычным видам деятельности, если использование автомобиля связано с обычными видами деятельности компании — изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);

• в прочих расходах – в другом случае (п. 4 ПБУ 10/99).

В прочих расходах также учитывают возмещаемые сотруднику платежи каршеринговой компании в виде:

• штрафов за нарушение условий договора каршеринга (п. 11 ПБУ 10/99);

• компенсации затрат (убытков) каршеринговой компании, например, в случае порчи или эвакуации автомобиля, а также при уплате административных штрафов (пп. 4, 11 ПБУ 10/99).

Расходы признают на дату утверждения авансового отчета (пп. 16, 18 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по возмещению расходов командированного работника на каршеринг будут следующими.

Налоговый учет

Для целей исчисления налога на прибыль расходы на каршеринг в виде платы за бронирование и аренду, включая поездку и режим ожидания, учитывают в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти расходы учитывают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если компания возмещает работнику затраты, связанные с нарушением им законодательства или условий договора каршеринга, такие расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитывают. Они не признаются экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, в расходах для целей исчисления налога на прибыль не учитывают:

• административные штрафы, например, денежное взыскание за нарушение правил дорожного движения, за неправильную парковку (п. 2 ст. 270 НК РФ);

• штрафы за нарушение работником условий договора каршеринга, например, за порчу автомобиля, утерю документов, курение в салоне;

• расходы на эвакуацию и оплату спецстоянки автомобиля при нарушении работником правил парковки.

Суммы, возмещаемые работнику за услуги каршеринга для поездок в командировке, относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому НДФЛ и страховыми взносами они не облагаются (письма Минфина РФ от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, УФНС по городу Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@), при условии, что они документально подтверждены.

Сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает, в частности, расходы на проезд (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).

В бухучете каршеринговые траты включают в состав расходов по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99).

Если сотруднику деньги на каршеринг выдаются авансом, проводки будут следующими.

Ограничений по видам транспорта, которыми можно пользоваться для служебных поездок, нет, а значит, и каршеринговые машины могут быть использованы в качестве служебного транспорта по аналогии с такси (письмо Минфина РФ от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). В таком случае затраты организации, связанные с использованием работниками услуг каршеринга, могут быть учтены как расходы на содержание служебного транспорта.

Существует и другой вариант. Суммы возмещения за услуги каршеринга по сути своей относятся к компенсации затрат, связанных с выполнением работниками своих трудовых обязанностей, а значит, их можно учесть и как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 25.10.2013 № 03-04-06/45182).

Затраты на поминутную аренду автомобилей учитывают в расходах на дату утверждения руководителем компании авансового отчета или служебной записки.

НДФЛ и страховые взносы на компенсацию трат на каршеринг сотрудникам с разъездным характером труда не начисляют (письмо Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201).

Совершать поездки с использованием каршеринга в служебных целях могут, например, руководители подразделений (на деловые встречи) или бухгалтеры (в налоговую инспекцию либо банк). Возмещать расходы на поездки таким сотрудникам работодатель не обязан, но вправе это делать.

Такую компенсацию можно учесть в составе прочих расходов, если обязанность компании возмещать такие траты установлена в локальном нормативном акте (п. 26 ст. 270, п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181).

Во избежание споров с налоговиками с компенсации проезда офисных работников следует удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. В противном случае нужно быть готовым отстаивать свою позицию в суде.

Если траты на оплату услуг каршеринга связаны с доставкой работников до места работы и обратно, то они могут учитываться в расходах по налогу на прибыль в случае, если (письма Минфина РФ от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 16.04.2019 № 03-03-07/26913):

• они произведены в силу технологических особенностей производства;

• являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

Под технологическими особенностями может пониматься, например, окончание рабочей смены после того, как общественный транспорт закончил свою работу (письмо Минфина РФ от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449). В других случаях указанные затраты не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Каршеринговые траты на доставку сотрудников до места работы и обратно по общему правилу облагаются НДФЛ (письма Минфина РФ от 30.04.2019 № 03-04-06/32414, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093). Это обусловлено тем, что в перечне доходов, освобождаемых от обложения этим налогом, подобные затраты не значатся.

Исключение составляют работники, которые не имеют возможности добираться до работы и обратно самостоятельно. Например, из-за удаленности места работы от населенных пунктов. В этом случае стоимость проезда облагать НДФЛ не нужно (письмо Минфина РФ от 07.09.2015 № 03-04-06/51326).

Расходы фирмы на оплату услуг каршеринга для работников не поименованы в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в ст. 422 НК РФ. Соответственно, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (письмо Минфина РФ от 03.11.2021 № 03-01-10/89249).

Документами, подтверждающими траты сотрудника на каршеринг, являются (письма УФНС России по городу Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, Минфина РФ от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742):

1. Договор каршеринга (ст. 643 ГК РФ). Прежде чем воспользоваться услугами поминутной аренды автомобиля, сотрудники должны пройти процедуру регистрации в системе. Итогом ее будет подписание договора аренды транспортного средства. Многие компании лично договор не подписывают, им достаточно обмена электронными данными при регистрации, чтобы открыть доступ физлицу к личному кабинету и разрешить аренду автомобилей. Поэтому часто договор аренды транспортного средства носит неперсонифицированный характер. Найти его можно либо в личном кабинете мобильного приложения, либо на официальном сайте каршеринговой компании. В таком случае сотрудник должен еще представить скриншот из личного кабинета с информацией о пользователе. Это подтвердит факт того, что работник действительно зарегистрирован в системе и имеет право пользоваться услугами краткосрочной аренды автомобилей.

2. Документы, подтверждающие оплату услуг каршеринга, а именно кассовый чек, бланк строгой отчетности, выписка с банковского счета сотрудника (п. 2 ст. 1.2 Закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

3. Документы, подтверждающие факт использования арендованного автомобиля в служебных целях, например, детальный отчет каршеринговой компании о поездке, скриншот страницы личного кабинета с маршрутом поездки. Их сотрудник может найти в личном кабинете. В нем отражаются карточки всех предыдущих поездок, нажав на которые можно увидеть подробный отчет об автомобиле и о поездке. Как правило, в отчете содержится информация о дате и времени совершения поездки, об адресах ее начала и окончания, о времени в пути и стоимости.

4. Авансовый отчет (при необходимости). Он потребуется для подтверждения расходования денег компании, в случае если суммы на оплату услуг каршеринга были выданы сотруднику заранее.

5. Служебная записка (при необходимости). Если оплата поездок происходит за счет личных средств сотрудника, а не за счет аванса, выданного ранее работодателем, то для получения компенсации каршеринговых трат сотруднику необходимо написать служебную записку и приложить к ней оправдательные документы.

Советуем закрепить возможность использования услуг краткосрочной аренды автомобилей работниками в служебных целях в локальном акте, например в положении о каршеринге. Рекомендуем прописать в нем:

• кто из работников (с указанием перечня работ, профессий, должностей) и в каких случаях вправе пользоваться каршерингом за счет компании;

• какие расходы возмещаются работнику, например, стоимость бронирования и аренды, включая поездку и режим ожидания;

• какие расходы не возмещаются сотруднику, например, административные штрафы и штрафы за нарушение условий договора, расходы на эвакуацию и спецстоянку автомобиля;

• перечень документов, которые должен представить сотрудник, например, распечатанные с сайта каршеринговой компании или из личного кабинета договор, документы об оплате, детальный отчет о поездке и так далее.

По ссылке можно скачать Образец положения о каршеринге в организации.

Вместо положения о каршеринге компания может закрепить возможность использования каршеринговых автомобилей в служебных целях распорядительным документом. Например, приказом или распоряжением директора. В него стоит включить ту же информацию, что и в положение о каршеринге.

По ссылке можно посмотреть Образец приказа об использовании каршеринга в служебных целях.

В случае если оплата поездок происходит за счет личных средств работника, а не за счет аванса, выданного ранее работодателем, то для получения компенсации каршеринговых трат сотруднику необходимо написать служебную записку и приложить к ней оправдательные документы.

В служебной записке об оплате услуг каршеринга необходимо указать:

• цель поездки;

• маршрут;

• аргументы, обосновывающие необходимость использования краткосрочной аренды автомобиля;

• сумму, в которую обошлась поездка.

Затем руководитель должен утвердить записку, сделав, к примеру, отметку: «Утверждаю. Бухгалтерии – оплатить» и поставить дату и свою подпись.

Среди наиболее распространенных причин использования услуг каршеринга можно назвать: поздний (ранний) вылет (прилет), удаленность аэропорта (вокзала) от места пребывания, высокая ценность перевозимого работником имущества (документов) или его значительный вес (количество), отсутствие служебного транспорта у компании, срочный характер служебного поручения, невозможность воспользоваться иными средствами передвижения.

По ссылке можно скачать Образец служебной записки об оплате работнику услуг каршеринга.

Во-первых, сотрудник, пользующийся услугами каршеринга, рискует тем, что компания-работодатель не оплатит понесенные им траты. Чтобы избежать такого риска, необходимо:

1. Убедиться, что в организации разрешено пользоваться каршерингом. Некоторые компании могут напрямую запрещать пользоваться таким способом передвижения. Запрет может быть закреплен приказом генерального директора или локальным нормативным актом.

2. Убедиться, вы относитесь к той категории, сотрудников, которым компенсируют услуги каршеринга. Например, в локальном акте компании может быть закреплен перечень должностей, которым разрешено пользоваться услугами краткосрочной аренды автомобиля. Либо прописаны ситуации, когда каршерингом может воспользоваться любой сотрудник в определенной ситуации. Например, работник отправляется в командировку ночным рейсом.

3. Представить в бухгалтерию необходимый комплект документов, перечень которых может быть закреплен в приказе руководителя или в локальном акте компании. При его отсутствии можно воспользоваться списком подтверждающих документов, приведенным выше.

Во-вторых, такой работник рискует тем, что возмещенные каршеринговые траты признают его доходом и обложат НДФЛ. Не стоит этого опасаться:

• командированным работникам;

• сотрудникам, имеющим разъездной характер работы — при условии, что возмещение затрат на краткосрочную аренду автомобиля для таких категорий работников закреплено приказом или локальным актом фирмы.
В других случаях наиболее вероятно, что с суммы возмещения расходов на каршеринг работодатель удержит НДФЛ.

Во-первых, компания, оплачивающая каршеринг, рискует тем, что налоговики не признают траты подтвержденными расходами. Это возможно, если в бухгалтерии не будет полного комплекта документов, о котором мы рассказали выше.

Кроме того, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в расходы не следует включать каршеринговые траты на доставку сотрудников до места работы и обратно, если такая доставка не вызвана технологическими особенностями производства.

Во-вторых, налоговики могут доначислить на возмещаемые сотрудникам суммы НДФЛ и страховые взносы. Если речь идет о командированных сотрудниках и работниках с разъездным характером работы, то во избежание такого риска необходимо:

• закрепить право сотрудников на получение возмещения локальным актом или приказом;

• затребовать от сотрудников комплект подтверждающих документов.

В отношении офисных сотрудников, пользующихся услугами краткосрочной аренды в служебных целях, при неначислении НДФЛ и взносов нужно быть готовым к спорам с налоговиками. Во избежание рисков можно запретить таким сотрудникам пользоваться каршерингом.