Расходы на персонал

Персонал требуется при ведении практически любого бизнеса. На его содержание компании тратят большое количество средств. В нашей статье рассмотрим основные виды расходов работодателей, а также разберем, в каком порядке осуществляется их бухгалтерский и налоговый учет.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Из чего состоят расходы на персонал
2. Бухгалтерский учет расходов на персонал
3. Налоговый учет расходов на персонал
4. Какие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль

Из чего состоят расходы на персонал

Расходы на персонал состоят из трат:

1. На оплату труда. К ним, в частности, относится (ч. 2 ст. 255 НК РФ):
• заработная плата;
• премии и надбавки за производственные результаты;
• начисления, связанные с режимом работы и условиями труда (надбавки за работу ночью, работу в особо вредных условиях труда, за работу в выходные и так далее);
• выходные пособия;
• отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск;
• расходы на ДМС;
• отчисления в резервы на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, на оплату отпусков;
• другие траты на работников, предусмотренные трудовым или коллективным договором.

2. Уплату страховых взносов. Это взносы:
• на пенсионное страхование (ОПС);
• медицинское страхование ОМС;
• страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ);
• страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
По общему правилу их должны уплачивать все компании, производящие выплаты своим сотрудникам. Исключение из этого правила составляют компании, которые применяют АУСН. Они не платят взносы на ОПС, ОМС, по ВНиМ, а взносы на травматизм уплачивают в фиксированном размере (ч. 1 ст. 18 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» от 25.02.2022 № 17-ФЗ, п. 2.2 ст. 22 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Действует единый тариф страховых взносов, а также единые пониженные тарифы. Кроме того, есть дополнительные тарифы на ОПС. Если у компании нет права на применение пониженных тарифов, она по общему правилу рассчитывает взносы по единому тарифу (п. 3 ст. 425, пп. 2.2, 2.2-1, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6 ст. 427 НК РФ). При применении единого тарифа страховые взносы на ОПС, ОМС, по ВНиМ рассчитывают по ставке (п. 3 ст. 425 НК РФ):
• 30 процентов – в пределах единой предельной величины базы. В 2025 году она составляет 2 759 млн рублей, в 2026-м — 2 979 млн рублей (п. 1 Постановления Правительства РФ от 31.10.2024 № 1457, п. 1 Постановления Правительства РФ от 31.10.2025 № 1705).
• 15,1 процента — для сумм, превышающих единую предельную величину базы.

Тарифы взносов на травматизм составляют от 0,2 до 8,5 процента в зависимости от класса профессионального риска основного вида деятельности компании.

3. Обучение сотрудников — в том числе на повышение квалификации и профессиональную подготовку.

4. Проведение медосмотров. Предварительные и периодические медицинские осмотры обязательны для сотрудников, работающих во вредных или опасных условиях труда, а также для водителей, несовершеннолетних, сотрудников общепита, торговли, детских учреждений, водопроводных сооружений. Полный список случаев, когда проведение медосмотра обязательно, можно найти в Приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н. Расходы на прохождение сотрудниками медосмотра несет работодатель (абз. 14 ч. 3 ст. 214, ч. 9 ст. 220 ТК РФ).

5. Питание сотрудников. По общему правилу компании достаточно оборудовать помещения для приема пищи по установленным нормам (абз. 14 ч. 2 ст. 22, ст. 216.3 ТК РФ). Предоставлять питание необходимо только в определенных случаях, например, если сотрудник работает во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ, Приказ Минтруда РФ от 16.05.2022 № 298н). Кроме того, компания может организовать питание сотрудников по собственной инициативе.

6. Оказание материальной помощи. Это не обязанность, а право компании. Однако многие организации используют его, чтобы привлечь высококвалифицированный персонал. Выдавать матпомощь можно на разных основаниях, например, в связи рождением малыша, юбилеем работника или при его уходе в отпуск.

Бухгалтерский учет расходов на персонал

Бухучет расходов на оплату труда

В бухучете расходы на оплату труда отражают на счете 70 «Расходы с персоналом по оплате труда» (инструкция по применению плана счетов, утвержденная Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). По кредиту счета учитывают суммы начисленной зарплаты и других выплат в пользу сотрудника. По дебету – выплаченные сотрудникам суммы зарплаты, исчисленный НДФЛ, удержания из зарплаты.
Затраты на оплату труда включают:
• в расходы по обычным видам деятельности (пп. 5, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
• в прочие расходы, если сотрудник, например, занимался демонтажем основных средств компании или их продажей (пп. 4, 11 ПБУ 10/99);
• в стоимость внеоборотных активов, если сотрудник занимался их созданием или приобретением (п. 23 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• в уменьшение ранее признанного оценочного обязательства, например, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет (п. 21 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»).

На примере заработной платы разберем, какие бухгалтерские записи можно использовать для отражения различных операций.

Все компании, за исключением тех, кто вправе применять упрощенные способы ведения бухучета, должны создавать оценочные обязательства по оплате отпусков (п. 3 ПБУ 8/2010, п. 28 информации Минфина РФ № ПЗ-3/2024). Их отражают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (п. 8 ПБУ 8/2010). Создание и увеличение такого обязательства отражается по кредиту счета, а использование и уменьшение в связи с избыточностью признанных сумм — по дебету.

При признании оценочного обязательства его величина в зависимости от выполняемых работниками трудовых функций и видов деятельности, в которых они заняты, включается (п. 8 ПБУ 8/2010):
• в расходы по обычным видам деятельности;
• в прочие расходы;
• в стоимость внеоборотного актива (основного средства или НМА), если сотрудники занимались его созданием.

При этом используют следующие проводки.

Если средств оценочного обязательства недостаточно, расходы на выплату отпускных (компенсаций за неиспользованный отпуск) отражают в обычном порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).

Если в компании действует система стимулирования сотрудников, также создаются оценочные обязательства на выплату работникам годовых премий и ежегодных вознаграждений за выслугу лет.

Бухучет страховых взносов

В бухгалтерском учете страховые взносы в общем случае включают в себестоимость продукции, работ, услуг и учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, за который они начислены (п. 5 ПБУ 10/99).

Взносы отражают на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». (инструкция № 94н). К нему могут открываться субсчета, например, субсчет 69-09 «Страховые взносы по единому тарифу», 69-10 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Для отражения операций со страховыми взносами могут использоваться следующие бухгалтерские записи.

Бухучет расходов на обучение

Если обучение сотрудников оплачивается авансом, такая сумма не признается расходом и отражается в составе дебиторской задолженности (пп. 3, 16 ПБУ 10/99). В дальнейшем учет трат зависит от того, в какой хозяйственной деятельности компании обучение работников принесло результаты. Например, траты на обучение сотрудника аппарата управления признаются расходами по обычным видам деятельности в качестве управленческих расходов. Это делается в периоде подписания акта об оказании услуг в размере договорной стоимости образовательных услуг (пп. 5, 6, 6.1, 7, 18 ПБУ 10/99).
В этом случае можно использовать следующие проводки.

Бухучет расходов на проведение медосмотров

Траты на проведение медосмотра, необходимого для осуществления обычной деятельности компании, признают расходом по обычным видам деятельности в сумме, установленной договором с медучреждением. Они учитываются в периоде подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг (пп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99). При этом можно использовать следующие бухгалтерские записи.

Бухучет расходов на питание

Затраты компании на выдачу питания, которое предусмотрено законодательством, коллективным или трудовыми договорами, локальным нормативным актом, признаются расходами на обычные виды деятельности в качестве расходов на оплату труда. При этом можно использовать следующие проводки.

Если сотрудникам выдают денежную компенсацию питания, бухгалтерские записи будут следующими.

Бухучет материальной помощи

Сумму материальной помощи включают в состав прочих расходов на дату издания приказа о ее выплате (пп. 11, 16, 17 ПБУ 10/99). Если она оказывается работнику фирмы, можно использовать следующие проводки.

Если деньги выплачиваются бывшему работнику компании или родственникам умершего сотрудника, бухгалтерские записи будут следующими.

Налоговый учет расходов на персонал

Налоговый учет расходов на оплату труда

Порядок учета расходов на оплату труда зависит от того, какой метод признания расходов применяет компания: кассовый метод или метод начисления.

Если фирма применяет кассовый метод, она учитывает такие траты в момент, когда (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ):
• денежные средства были списаны с расчетного счета;
• деньги были выданы из кассы;
• товары, работы, услуги были переданы – если выплата производится в натуральной форме.

Если фирма использует метод начисления, она учитывает затраты на оплату труда ежемесячно в периоде их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ). Кроме того, нужно учесть, к каким расходам относятся такие траты: к прямым или косвенным.

К прямым, как правило, относят расходы на оплату труда производственного персонала. Полный перечень таких расходов необходимо прописать в учетной политике фирмы. Их списывают по мере реализации товаров, работ, услуг, в стоимость которых они вошли (пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

На практике к косвенным относят расходы на оплату труда административного персонала, а также других сотрудников, которые не участвуют в производстве товаров, работ, услуг. Они списываются в полном объеме в том периоде, к которому относятся, вне зависимости от реализации продукции (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Компании, которые ведут торговлю или оказывают услуги, могут учитывать все траты на оплату труда в текущем периоде (п. 2 ст. 318, ст. 320 НК РФ).

Чтобы расходы на оплату отпусков списывались равномерно в течение года, компания, применяющая метод начисления, может создать резерв на оплату отпусков. Для создания такого резерва нужно прописать в учетной политике (п. 1 ст. 324.1 НК РФ):
• способ резервирования;
• предельную сумму отчислений за год;
• ежемесячный процент отчислений.

Следует учитывать, что отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск представляют собой разные виды расходов. Поэтому списать компенсацию за счет резерва не получится (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Аналогичным образом компания может создать резерв на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год (п. 6 ст. 324.1 НК РФ).

Налоговый учет страховых взносов

Страховые взносы включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это же правило действует и в отношении взносов, которые исчислены с сумм, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (письма Минфина РФ от 17.01.2025 № 03-03-06/1/3242, от 09.01.2023 № 03-03-06/3/121, от 30.05.2022 № 03-03-06/1/50296, от 21.05.2021 № 03-03-06/1/38954, от 14.05.2021 № 03-15-05/36908).

Если компания применяет кассовый метод, она включает страховые взносы в состав расходов на дату их уплаты в бюджет (пп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При использовании метода начисления дата учета взносов зависит от того, к каким расходом отнесена выплата, на которую они начислены. Если к прямым расходам, то суммы страховых взносов учитывают по мере реализации товаров, работ, услуг, в стоимость которых они включены. Если к косвенным, учет производится единовременно на дату начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Если компания занимается оказанием услуг, она может учесть прямые расходы в виде страховых взносов при их начислении (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ). Это правило должно быть прописано в учетной политике.

Компании, которые ведут торговлю, учитывают страховые взносы как косвенные расходы в момент их начисления (абз. 3 ст. 320 НК РФ).

Налоговый учет расходов на обучение сотрудников

Траты на обучение работников включают в прочие расходы в полном размере при одновременном соблюдении следующих условий (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 264 НК РФ):
• обучение проводится в интересах компании, то есть является экономически обоснованным;
• обучение проводится на основании договора, заключенного между компанией-работодателем и российской или зарубежной образовательной организацией. Допускается оформление договора через посредника при условии, что права и обязанности по нему не переходят к посреднику, а возникают у компании (письмо Минфина РФ от 02.06.2025 № 03-03-06/3/54023);
• организация, с которой подписан договор, имеет право на ведение образовательной деятельности;
• обучение проходят лица, с которыми у компании оформлен трудовой договор. Либо иные лица, которые по условиям договора должны не позднее трех месяцев после обучения подписать с фирмой трудовой договор и отработать в ней не менее одного года.

Если компания применяет кассовый метод, она включат затраты на обучение в прочие расходы в момент проведения фактической оплаты (пп. 23 п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 273 НК РФ).

При использовании метода начисления учесть такие траты можно (пп. 23 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):
• на дату составления акта об оказании услуг;
• на последнее число отчетного или налогового периода. Такой вариант учета можно применить, например, если обучение является длительным (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если компания, применяющая метод начисления, оплатила обучение авансом, она не может сразу уменьшить налогооблагаемую базу на размер предоплаты. Например, если компания оплатила обучение на год вперед, признавать такие расходы она должна ежемесячно в течение периода обучения (п. 14 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина РФ от 16.03.2015 № 03-03-06/13706).

Налоговый учет расходов на проведение медосмотров

Траты на проведение обязательных медицинских осмотров работников включают в состав прочих расходов, если:
• они соответствуют требованиям, приведенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина РФ от 25.01.2019 № 03-03-06/1/3977, от 31.08.2018 № 03-03-06/3/62206, от 10.09.2015 № 03-03-06/52289);
• оформлен договор с медорганизацией и соблюдены другие положения порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н (письмо Минфина РФ от 30.09.2021 № 03-03-06/1/79243).

При применении кассового метода такие траты учитывают в момент их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). При использовании метода начисления — на дату составления документа об оказании услуг (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налоговый учет расходов на питание

Траты на питание сотрудников включают в состав расходов на оплату труда при условии, что работодатель по закону обязан обеспечивать сотрудников питанием и это делается в пределах установленных норм (п. 4 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина РФ от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500). Например, отдельным категориям сотрудников положено выдавать лечебно-профилактическое питание (ч. 2 ст. 222 ТК РФ, пп. 3 — 6, 15, 21 норм и условий бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 16.05.2022 № 298н). Если нормы выдачи превышены, сумму такого превышения в расходы включить нельзя (п. 25 ст. 270 НК РФ).

При применении кассового метода такие траты учитывают в момент их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). При использовании метода начисления их учитывают в составе прямых или косвенных расходов.

Расходы на питание в прямых расходах списывают по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимость которых они вошли (пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

В косвенных расходах такие расходы списывают ежемесячно в полном объеме в момент начисления (пп. 1, 4 ст. 272, п. 2 ст. 318 НК РФ).

Если компания организует питание своих сотрудников по собственной инициативе, в тех случаях, когда это не предусмотрено законом, включение таких трат в расходы рискованно. Налоговики могут исключить такие суммы из расходов как необоснованные и доначислить налог на прибыль. При оспаривании подобного решения налоговой инспекции суды могут встать на сторону компании при установлении совокупности следующих обстоятельств:
• питание работников предусмотрено коллективным или трудовым договором, локальным актом фирмы;
• траты на питание документально подтверждены, обоснованны и связаны с деятельностью компании, направленной на получение дохода. В этом случае можно сослаться на вид и специфику деятельности фирмы. Например, организация питания за счет работодателя может быть обусловлена необходимостью соблюдения ветеринарно-санитарных и санитарно-эпидемиологических требований для обеспечения биологически безопасного функционирования фирмы и связана с процессом производства, в результате которого создается конечный продукт, реализация которого облагается НДС (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/2020 по делу № А09-6867/2019).

Налоговый учет материальной помощи

По общему правилу материальную помощь нельзя включить в состав расходов компании (п. 23 ст. 270 НК РФ). Однако из этого правила есть исключения.

Так, в состав внереализационных расходов можно включить матпомощь, которая была выплачена работникам, мобилизованным на военную службу, лицам, заключившим контракт о прохождении военной службы и членам их семей. Сделать это можно при условии, что произведенные выплаты связаны с прохождением военной службы указанными выше лицами (п. 93 ст. 217, пп. 19.12 п. 1 ст. 265 НК РФ).

С 2026 года в составе внереализационных расходов можно будет учитывать матпомощь, которая оказана сотруднику в связи с рождением малыша (усыновлением ребенка, установлением над ним опеки). При этом должны соблюдаться следующие условия (пп. 19.15 п. 1 ст. 265 НК РФ – в редакции Закона от 23.07.2025 № 227-ФЗ):
• деньги выплачиваются сотруднику компании, который является родителем малыша, его усыновителем или опекуном;
• выплата производится единовременно в течение первого года после рождения (усыновления) ребенка, установления над ним опеки;
• сумма матпомощи не превышает 1 млн рублей.

Кроме того, в список исключений входит материальная помощь, которая является элементом системы оплаты труда. Она носит стимулирующий характер, направлена на повышение производственных результатов и связана с выполнением работником его трудовых функций. Примером может служить матпомощь, установленная трудовым или коллективным договором, выплачиваемая сотрудникам при уходе в ежегодный отпуск. Такую материальную помощь можно включить в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412, письма Минфина РФ от 21.02.2024 № 03-03-06/1/15149, от 21.11.2023 № 03-03-06/1/111429, от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912, от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144, от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129).

Какие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль

Есть виды трат, которые нельзя учесть при расчете налога на прибыль даже в том случае, когда их выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором. Это связано с тем, что в статье 270 НК РФ приведен перечень расходов, которые не учитывают при расчете данного налога. Это, в частности:
• премии, выплачиваемые за счет чистой прибыли или целевых поступлений (пп. 1, 22 ст. 270 НК РФ);
• расходы на любые виды вознаграждений, которые выплачиваются сотрудникам не на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ);
• материальная помощь, оказываемая работникам (из этого правила есть исключения) (п. 23 ст. 270 НК РФ);
• расходы на оплату отпусков, которые предоставляются по коллективному договору сверх дней отдыха, установленных законодательством (п. 24 ст. 270 НК РФ);
• суммы подъемных, выплаченные сверх установленных норм (п. 37 ст. 270 НК РФ).