Штрафы за непредставление документов в налоговую

В статье изложено, как реагировать на требования от налоговиков, чтобы избежать штрафов. Есть правила, которые рекомендуют соблюдать инспекторы. Они собраны в статье и дополнены судебной практикой, чтобы знать, как избежать или снизить штраф за непредставление документов по требованию налоговой инспекции.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Непредставление документов: НК РФ
2. Штраф за непредставление документов по требованию налоговой
3. Штраф за непредставление документов: как избежать
4. Судебная практика

Непредставление документов: НК РФ

Потребовать у компании документы и информацию инспекторы могут в случаях, которые перечислены в Налоговом кодексе (п. 6, 7, 8, 8.1, 8.3, 8.4 ст. 88, 93 НК РФ).

При камеральной проверке инспекторы вправе потребовать документы, пояснения или уточненную отчетность либо вызвать в ИФНС для устных пояснений. При выездной – не только истребуют документы, но и проводят инвентаризацию, осмотр помещений, выемку документов, экспертизу, допрашивают свидетелей, привлекают специалистов и переводчиков.

Порядок истребования ИФНС документов и пояснений при выездной или камеральной проверке, а также при встречной проверке установлен ст. 93, 93.1, 93.2 НК РФ. В зависимости от вида проверки есть особенности в истребовании документов и пояснений при камеральной, выездной, встречной проверках. Например, по перечню запрашиваемых документов и срокам ответа на требование.

При истребовании документов налоговые инспекции обязаны не только применять нормы ст. 93, 93.1, 93.2 НК РФ, но и руководствоваться общими принципами по истребованию. В частности, такими принципами, как законность, риск-ориентированный подход, определенность, однократность, приоритет получения информации из доступных госресурсов, цифровая среда, срочность. Это следует из письма ФНС РФ от 26.06.2023 № СД-4-2/8096@ «О рекомендациях по истребованию», которое доведено до инспекций.

Представить документы по требованию ИФНС при камеральных и выездных проверках надо в течение 10 рабочих дней. По требованию в рамках встречной проверки срок – 5 рабочих дней. Пояснения представляют также в течение 5 рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Более продолжительные сроки – при проверках нулевой ставки по НДС, контроле сделок между взаимозависимыми лицами, для участников консолидированной группы налогоплательщиков и иностранных организаций.

Если организация или ИП не исполнит или несвоевременно исполнит требование инспекции о представлении документов или информации, могут привлечь к ответственности. За непредставление документов оштрафуют по ст. 126 НК РФ, за непредоставление информации – по ст. 129.1 НК РФ. Должностное лицо, например, руководителя, могут также привлечь к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ.

Размер штрафа за непредставление по требованию налоговой инспекции утерянных или досрочно уничтоженных документов зависит от того, в рамках какой проверки запросили документы.

Штраф за непредставление документов по требованию налоговой

Налоговики вправе запрашивать документы и информацию не только при проверках, но и в рамках других контрольных мероприятий (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Если компания или ИП не представят документы, за это накажут штрафом по ст. 126 НК РФ. А если не предоставят информацию, оштрафуют по ст. 129.1 НК РФ.

На практике бывает сложно понять, что из запрошенного документ, а что — информация. Путаницу наводят сами налоговики просьбой представить «сведения». А эти сведения могут быть как в документах, так и вне их.

Особенности назначения штрафа за неисполнение требований не так давно рассмотрели судьи (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 28.02.2024 по делу № А68-11420/2021). Они отметили, что при назначении штрафа налоговикам следует исходить строго из содержания требования, которое те сами же и направили.

Так, типовая форма требования предусматривает, что истребуемые документы налоговики должны указать в п. 1, а информацию — в п. 2 (Приказ ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628). Поэтому, как указал суд, за непредставление сведений, которые ИФНС внесла в п. 1 требования, штраф должен быть по ст. 126 НК РФ. А за сведения, указанные в п. 2 требования, — по ст. 129.1 НК РФ.

В таблице подобрали наиболее частые запросы налоговиков. Опубликованы штрафы, которые они вправе взыскать, если компания или ИП не представили документы или информацию.

Двойной штраф грозит, когда ИФНС в одном требовании запрашивает и документы, и информацию, а налогоплательщик не исполняет требование. Такой порядок следует из пункта 5 статьи 114 НК РФ и подтвержден в письме Минфина РФ от 01.06.2022 № 03-02-07/51429 и арбитражной практикой (Определение Верховного Суда РФ от 16.01.2020 № 310-ЭС19-25112 по делу № А09-640/2019 и постановлений арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 01.02.2022 по делу № А70-6808/2021, Центрального округа от 16.10.2019 № Ф10-3735/2019 по делу № А09-640/2019, Восточно-Сибирского округа от 12.11.2018 № Ф02-5065/2018 по делу № АЗЗ-16694/2017)

НК РФ не запрещает повторно выставлять требования, если на предыдущее требование налогоплательщик не ответил. Поэтому организацию и ИП оштрафуют за каждый отказ представить документы и сведения, даже если их уже запрашивали ранее. Судьи с этим согласны (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 20.09.2022 № Ф10-3774/2022 по делу № А64-8704/2021).

Штраф за непредставление документов: как избежать

Есть три правила, которые рекомендуют соблюдать инспекторы, чтобы избежать штрафов за непредставление документов в налоговый орган.

1. Если документы у компании есть, безопаснее их представить. Даже если налоговики не стали указывать в требовании конкретные реквизиты.

Когда получили от инспекторов требование, не стоит сразу искать в нем ошибки и поводы, чтобы не представлять документы. Лучше проверьте, успеете ли подать документы в срок. Даже если считаете, что документы у вас требуют незаконно, не спешите отказывать. Проверьте свежую практику по жалобам и судебным спорам.

Вот пример: ИФНС в ходе камералки декларации по УСН направила компании требование. В нем попросила представить пояснения и подкрепить их первичкой. Компания в ответ дала только пояснения и приложила книгу учета доходов и расходов. Дескать, в письме от 02.03.2017 № 03-02-07/1/12009 Минфин говорил, что давать первичку в такой ситуации компания не обязана. Инспекторы тем не менее сняли с компании расходы. Жалоба в ФНС компании не помогла: в НК РФ сказано, что расходы должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Возможно, свою правоту организации удастся доказать в суде, но в любом случае это сложнее и накладнее, чем просто представить документы по требованию.

Вот еще один случай с негативным исходом для компании. В декларации по НДС организация заявила налог к возмещению. Проверяющие запросили у нее подтверждающие документы, в том числе выставленные счета-фактуры из книги продаж. Но бумаги на реализацию компания представлять отказалась. Рассуждала так: налоговики вправе требовать только документацию, подтверждающую вычеты. Выставленные же счета-фактуры — основание для начисления налога, а значит, давать их контролерам компания не обязана. Инспекторы оштрафовали компанию на 200 рублей за каждый непредставленный документ, вышестоящие налоговики их поддержали.

Проверяющие вправе требовать документы и информацию как по вычетам, так и по реализации. Делают они это для того, чтобы увидеть полную картину деятельности компании. С этим согласен и Конституционный Суд РФ  в Определении от 21.04.2011 № 499-О-О).

2. Сразу проверяйте, успеете ли исполнить требование. Если нет — незамедлительно отправляйте налоговикам уведомление на бланке от ФНС.
Если документов запросили очень много и вы понимаете, что не успеете физически их собрать, попробуйте продлить срок ответа на требование. Но тут главное — не медлить.

Как только получили требование от налоговиков, сразу прикиньте, сможете ли исполнить его вовремя. Если нет, направьте в инспекцию уведомление с просьбой продлить срок для ответа. Оформляйте уведомление на бланке из Приказа ФНС РФ от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. Отправить его надо максимум на следующий рабочий день после дня, когда получили требование (п. 3 ст. 93 НК РФ). Укажите причину, по которой просите о продлении срока.

Имейте в виду, что ваша просьба еще не гарантия того, что срок налоговики действительно продлят (п. 3 ст. 93 НК РФ). ИФНС в течение двух дней рассмотрит ваше обращение и определит, продлить срок представления документов или отказать, о чем вынесет отдельное решение.

Например, налоговики могут отказать в продлении срока, если до этого компания уже не исполняла другие требования ИФНС (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.04.2023 по делу № А40-158775/2022). Или, к примеру, если предприниматель бегал из инспекции в инспекцию, чтобы его не проверяли (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 02.12.2022 по делу № А81-8184/2021).

Тем не менее даже факт того, что вы как добросовестный налогоплательщик попросили о продлении срока представления документов, может сыграть на руку компании. Как правило, суды признают это смягчающим обстоятельством, которое снижает размер штрафа за непредставленные документы минимум вдвое (ст. 112 НК РФ). Если срок вам продлили, постарайтесь его не нарушать, иначе в следующий раз откажут.
3. Не составляйте для налоговиков документы, которых у вас никогда не было. Аналогичная ситуация с бумагами, у которых истек срок хранения.

Есть ситуации, когда документы по требованию все же можно не представлять. Например, когда от вас требуют какие-то неведомые расшифровки или своды, которые вы не ведете, потому что они не предусмотрены законодательством. О чем и сообщите проверяющим. Составлять их только ради инспекторов не стоит. Штрафовать вас за отказ налоговики не вправе — так считают судьи (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.06.2020 по делу № А50-16452/2019).

Кроме того, вы вправе не подавать документы, которые уже когда-то направляли в ИФНС. Только уведомьте об отказе инспекторов в свободной форме и укажите, когда и в рамках какого требования документы уже были представлены (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Вы можете не представлять и те документы, срок хранения которых уже истек. Но все равно не игнорируйте требование, в любом случае составьте ответ. Сошлитесь на установленные законодательством и вашей учетной политикой сроки хранения документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Представлять учетную политику и акты уничтожения бумаг необязательно.

Необязательно передавать налоговикам и документы, подтверждающие данные, которые есть в общедоступных источниках информации. Аналогичная ситуация со сведениями, которые ИФНС может запросить у других ведомств (МВД, Росреестра, Роскадастра и пр.). К ним относятся, например, сведения об имуществе, транспорте или земельных участках компании. Для получения такого рода информации налоговикам на местах достаточно обратиться к своим базам данных или направить запрос ответственным ведомствам (Распоряжение ФНС РФ от 27.12.2022 № 406, письмо ФНС РФ от 30.12.2022 № СД-4-2/18011).

В любом случае ответьте на требование в письменном виде и со ссылкой на реквизиты запроса. Уложитесь в срок, который указан в требовании. В ответе приведите причины, по которым не можете исполнить требование полностью или в какой-то части. К примеру, сообщите, что в нарушение пункта 1 статьи 88 НК РФ в перечне требуемых документов указаны бумаги, относящиеся к другому налоговому периоду. Просто игнорировать требование, с которым вы не согласны, не стоит: налоговики будут считать, что это не они, а вы нарушаете правила НК РФ. Могут оштрафовать компанию за непредставление документов и информации, и вам придется оспаривать эти штрафы.

Какое решение примут суды, предугадать сложно. Есть примеры судебных решений о том, что инспекторы вправе запрашивать любые документы (Решение Арбитражного суда Камчатского края от 12.05.2014 по делу № А24-5270/2013). Но есть и противоположные выводы о том, что организацию нельзя привлечь к ответственности за неисполнение требования, если ИФНС запросила документы, не имеющие отношения к выездной проверке (постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 01.02.2019 № Ф06-42680/2018 по делу № А49-4970/2018 и от 25.07.2016 № Ф06-10616/2016 по делу № А55-24924/2015, ФАС Московского округа от 09.02.2015 № Ф05-17110/2014 по делу № А40-32972/14, от 29.02.2012 по делу № А40-54137/11-116-156).

Чтобы снизить или отменить штраф по статьям 126 и 129.1 НК РФ, направьте жалобу в УФНС, далее при необходимости – в суд. В жалобе сошлитесь на конкретные обстоятельства, которые не позволили в срок исполнить требование. Такими обстоятельствами могут быть:
• большой объем запрошенных документов и информации;
• неуказание конкретной сделки в требовании ИФНС;
• факт обращения налогоплательщика с просьбой продлить срок исполнения требования;
• другие смягчающие обстоятельства, перечисленные в ст. 112 НК РФ.

Эти и другие смягчающие обстоятельства при аналогичных спорах учитывают суды. ФНС сообщала об этом в письме от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216. В жалобе стоит сослаться и на это разъяснение. При наличии перечисленных выше обстоятельств судьи поддерживают налогоплательщиков (постановления арбитражных судов Московского округа от 30.04.2019 № Ф05-5289/2019, Дальневосточного округа от 21.03.2017 № Ф03-712/2017)

Судебная практика

Если налоговики требуют бухгалтерские и налоговые регистры, не отказывайте им. Суды признают: эти документы нужны проверяющим, чтобы сопоставить информацию из них и выявить возможные расхождения. А заодно и проверить, насколько правильно компания ведет бухучет. Запрос налоговиков правомерен, а за отказ представить регистры компанию законно оштрафуют по ст. 126 НК РФ на 200 рублей за каждый непредставленный документ (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.07.2022 по делу № А40-240341/2021).

Чтобы избежать штрафов из-за утери документов, зафиксируйте факт утери документов и ее причины, например, составьте акт. В случае кражи обратитесь в полицию, пожара или наводнения — в МЧС. Учтите, что этот акт проблему не решает. Налоговики, а если спор дойдет до суда, то и судьи будут выяснять, попытались ли вы восстановить документы. Если нет, избежать штрафа будет проблематично.

К примеру, суд встал на сторону организации, в офисе которой случился пожар во время выездной проверки. Представить документы по требованию организация не смогла бы физически. Поэтому судьи отменили штраф по ст. 126 НК РФ (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.07.2020 № Ф057727/2020). Но судья отметил, что если бы налоговики выставили штраф по ст. 120 НК РФ, то есть за нарушение правил учета, он был бы законен. Ведь компания не потрудилась восстановить документы.

Когда налоговики вне рамок проверки требуют документы по сделке с контрагентом, они не всегда указывают конкретные реквизиты. Некоторые компании пытаются на этом основании отказаться представлять бумаги, но получается не у всех. Судьи в последнее время встают на сторону налоговиков. Отмечают, что инспекторы и не обязаны приводить в требовании точные реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов (ст. 93.1 НК РФ). Такой информации у проверяющих может попросту не быть.

Вполне достаточно, если они укажут контрагентов и период, за который понадобились первичка или регистры (Определение Верховного Суда РФ от 16.01.2023 № 310-ЭС22-26914).

Рекомендуем не игнорировать требования налоговых органов. В срок, отведенный для ответа, сообщите, что не располагаете запрошенными документами. Тогда вы избежите лишних споров. Также стоит подтвердить, что документов у вас действительно нет.

Например, если инспекция просит акты сдачи-приемки работ, а у вас с контрагентом договор поставки, который не предполагает работы, договор надо показать. НК РФ не обязывает компанию подтверждать отсутствие бумаг, наоборот, наличие истребуемых документов должны доказывать налоговики. Но если сразу покажете налоговому органу, что не хитрите, инспекторы скорее всего потеряют интерес.

Вместе с тем при опоздании с ответом штрафовать вас не должны. Если налоговики решат наказать за непредставление, обжалуйте их решение. Суды обращают внимание на наличие истребуемых сведений, подсказали юристы (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20.10.2021 № А40-55951/2020). Поэтому, даже если спор дойдет до суда, компанию, вероятно, поддержат.