Складской учет товаров

ООО «Тельняшка» планирует продавать мужскую одежду (рубахи и брюки), закупленную на фабриках, в собственных торговых точках. Руководство понимает, что для эффективного ведения бизнеса движение товара нужно отслеживать. В статье расскажем, как организовать складской учет товаров и какими документами можно оформить процесс.

Над статьей работали:
Автор: Елена Хребтиевская; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Организация складского учета товаров
2. Методы складского учета товаров
3. Складские документы учета

Организация складского учета товаров

Несмотря на активное развитие электронной розничной торговли, продажа одежды в торговых точках не утратила своей актуальности. Рассмотрим ситуацию, когда несколько граждан создали компанию для организации бизнеса по закупкам одежды с фабрик для последующей ее продажи в своих торговых точках.

Начинающие бизнесмены осведомлены о том, что нужно иметь систематизированную информацию о поступлении товара и его перемещении. Им важно знать, сколько рубах и брюк поступило с фабрик, их стоимость, где в конкретный момент одежда находится. В идеале еще и понимать, какие рубахи и изделия спросом, а какие — больше закупать не стоит. Для этого им нужно организовать складской учет (СУ).

При этом неважно, имеется ли у ООО «Тельняшка» собственное помещение для хранения прибывшего товара (склад в традиционном понимании этого слова). Поступившие из швейных фабрик рубахи и брюки могут первоначально храниться даже в квартирах учредителей компании. Для целей учета это место также будет расцениваться как склад.

Пусть в нашем случае, ООО планирует закупать рубахи и брюки большими партиями и имеет собственные склады, куда будет поступать одежда с фабрик. Руководство позаботилось о том, чтобы здания отвечали требованиям пожарной безопасности и приняло меры по охране товара.

Для работы с закупленной одеждой на складе нанято специальное лицо – кладовщик. С таким лицом необходимо заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ. По такому договору кладовщик будет обязан возместить ущерб работодателю за недостачу вверенного ему товара.

Для рационального размещения одежды на складе, ее нужно рассортировать. Можно использовать товарные ярлыки по форме № ТОРГ-11 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

В нашей ситуации закупок одежды в целях ее последующей продажи в розницу кладовщик в целях СУ должен фиксировать следующий минимальный набор операций с товаром:
— приемка одежды от поставщика на первоначальный склад;
— отгрузка товара в торговую точку;
— перемещение между складами, торговыми точками;
— инвентаризация.

Способы учета могут быть различными. Ситуацию, когда СУ ведется письменно на бумаге, сейчас представить себе сложно. Тем не менее это возможно.

В электронном виде СУ можно вести:
— в Excel (российских аналогах программы) и (или) посредством заполнения форм складских документов. Способ будет отражать основные сведения по остаткам, ценам. Ведется вручную, отсюда вероятность что-то упустить. Такой вариант подходит, если артикулов одежды немного;
— в специальной программе (автоматизированной системе учета). Их большое количество. Каждый субъект бизнеса может выбрать что-то приемлемое и удобное для себя, в зависимости от функционала и стоимости.

Для организации складского учета автоматизированным способом может потребоваться приобрести:
— принтер штрихкодов, этикеток;
— сканер штрихкодов.

Независимо от того, как будет вестись СУ, склад должен иметь оборудование, которое позволяет работать с маркированными товарами, а ответственное лицо – электронную подпись для работы с электронным документооборотом.

Стоит отметить, что СУ может применяться не только в торговле. Им также пользуются строительные компании для понимания, на какой площадке находится та или иная техника, и отслеживания ее перемещения. Его также применяют для учета выданной спецодежды сотрудникам и в иных ситуациях, когда нужны четкие знания о передвижении материальных ценностей.

Методы складского учета товаров

В данном разделе коснемся теории, касающейся СУ.
Учитывать товар на складе можно следующими основными методами.

Складские документы учета

Допустим, ООО «Тельняшка» не располагает автоматизированными системами СУ. В этом случае кладовщику все операции стоит фиксировать вручную посредством заполнения таблиц, необходимых документов в электронном или бумажном виде. Относительно их оформления следует отметить следующее. Формы, применимые в СУ, законодательно утверждены достаточно давно. Сейчас они не носят обязательного характера, но могут использоваться, если в компании не разработаны свои собственные учётные шаблоны.

С какими документам сталкивается кладовщик в своей работе?

1. Поставщик привез одежду на один из складов ООО «Тельняшка». Вместе с товаром он должен представить товаросопроводительные документы. Ими, в частности, могут быть:

2. Кладовщик должен произвести прием товара. По результатам могут быть оформлены следующие документы:

Если товара поставлено меньше, чем указано в товаросопроводительных документах, кладовщик может:
— отклонить поставку и вернуть товар товара поставщику;
— затребовать исправленные документы в соответствии с фактическим количеством товара. Поставщик составит новую накладную, по которой будет производиться приемка.

Если товара пришло больше, нужно оформить поступление в соответствии с документами, а излишки вернуть.

Порядок документального оформления поступления товаров при поступлении на склад прописан в методических рекомендациях, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5. Документ давнишний, но применяется до сих пор.

3. Товар перевозится между складами компании или на собственные торговые точки. Оформляют накладные на внутреннее перемещение. Можно использовать форму ТОРГ-13 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

4. Возникла необходимость списать товар. Оформить можно по форме ТОРГ-16 (Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Движение товара непосредственно в СУ отражается в зависимости от выбранного метода учета.

Если используется номенклатурный метод СУ, на каждую позицию товара заводят отдельную карточку. Подходит для случаев, когда наименований товара немного.

Если СУ ведется сортовым методом, карточка складского учета товаров заводится на определенную группу на один год. Можно вести учет по форме № ТОРГ-28.
В качестве альтернативного варианта – вести журнал движения учета товара на складе по форме № ТОРГ-18. В журнале для каждого товара (группы) выделяют отдельные страницы.

При партионном учете открывается  карта на каждую партию. Можно использовать форму МХ-10, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66. По мере отпуска товара со склада в карте отображают дату и номера расходных накладных. Когда все позиции распроданы, карта закрывается. Движение товаров в разрезе одной партии учитывают с помощью оборотно-сальдовой ведомости, ведомости продаж.

При партионно-сортовом методе карточки оформляют отдельно на партию и группу товаров согласно принятой классификации.

При переходе на автоматизированные системы учет товаров на складе значительно упрощается, нет необходимости заполнять карточки учета товаров, накладные на внутреннее перемещение, достаточно лишь верно заполнять поля программы.

В случае применения таких систем можно вести учет не только по складам, но и отдельно по помещениям (зонам) в складском комплексе. Допускается в разрезе сотрудников, отвечающих за конкретные виды материальных ценностей. Некоторые компании для наибольшего контроля даже автомобиль, который перевозит товар между складами компании и торговыми точками, фиксируют в учетной системе как самостоятельный склад.

Значимым этапом СУ является инвентаризация. Она помогает установить, сходится ли фактическое наличие товара на складе с документальными сведениями (данными в учетной системе), выявить излишки или недостачу. Инвентаризация может быть полной или частичной. Периодичность проведения ревизии руководство определяет самостоятельно с учетом специфики бизнеса.

Перечень случаев, когда процедура проводится в обязательном порядке, приведен в п. 15 ФСБУ 28/2023 (при составлении годовой бухгалтерской отчетности, смене материально-ответственного лица и других).

Способов проведения процедуры два, как то:
1) ручной (кладовщик ходит по складу и отмечает количество имеющегося товара);
2) автоматизированный (кладовщик использует специальное оборудование, сканирует штрихкоды на товарах и выгружает данные в учетную систему. Система сводит сведения и отражает результат).

Целесообразно установить конкретные сроки проведения инвентаризации. Затягивание процесса может привести к путанице (особенно актуально для ручного анализа ситуации), поскольку процесс поступления товара от поставщика и убытия в торговые точки может осуществляться и во время проведения сверки.

Что может выявить инвентаризация:

— недостачу товара (по документам товара больше, чем есть в наличии). Кража сотрудниками – это лишь одна из возможных причин. Ситуация может возникнуть и вследствие неверного оформления документов для передачи между складом и торговой точкой;

— излишки. Причинами могут стать ненадлежащее оформление поставки (кладовщик товар на полку положил, а провести в учете запамятовал), или списание товара по документам ранее фактической передачи.

— пересортица. Чаще всего возникает, когда товар неправильно оприходован при поступлении (кладовщик не заметил, что поставщик доставил иной товар).

Результаты инвентаризации можно оформить по форме ИНВ-26 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Решение по оценке результатов процедуры принимается руководством компании и оформляется бухгалтерскими проводками.

В заключение отметим, что правильное и точное ведение складского учета может не только повысить эффективность бизнеса, но послужить подспорьем в спорах с налоговыми органами в качестве подтверждения реальности проведенных операций: доставки товаров, их оприходования, хранения и дальнейшей реализации (использования в хозяйственной деятельности).