Сопроводительное письмо в военкомат: образец, рекомендации

Работа по ведению воинского учета требует не только соблюдения сроков, но и грамотного оформления документов. Нужно ли писать сопроводительное письмо в военкомат, если закон этого прямо не требует, разъяснено в материале.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Зачем писать сопроводительное письмо в военкомат
2. Как написать сопроводительное письмо в военкомат
3. Сопроводительное письмо в военкомат для сверки: как составить, образец
4. Сопроводительное письмо в военкомат на бронирование сотрудников: как составить, образец
5. Сопроводительное письмо в военкомат о направлении сведений: как составить, образец
6. Сопроводительное письмо в военкомат об увольнении: образец
7. Сопроводительное письмо в военкомат о приеме сотрудника: образец
8. Сопроводительное письмо в военкомат об изменениях: образец

Зачем писать сопроводительное письмо в военкомат

Нормативные акты, регулирующие порядок ведения воинского учета, устанавливают обязанность работодателя представлять определенные сведения, а в ряде случаев и форму их представления. При этом прямого указания на обязательность составления сопроводительных писем в военкоматы в законе нет. Поэтому и ответственность за направление документов без него тоже не установлена. Однако сложившаяся деловая практика и требования к документообороту могут потребовать его составления.

Основная функция сопроводительного письма – сообщить получателю о направляемых документах, их составе и объеме.
Военкоматы получает документы от большого количества организаций. Это карточки учета организаций, сведения о приеме на работу и увольнении, отчеты по форме № 6 и многие другие. Без описи отдельные документы могут затеряться, а их содержимое – быть неверно интерпретированным или не сразу попасть к нужному адресату в военкомате. Сопроводительный документ сразу дает сотруднику военкомата понять, от кого поступили материалы, с какой целью они направлены, а также дает их точный перечень.

Не менее важна доказательная функция такого письма. Оно регистрируется в журнале исходящей документации и подписывается руководителем организации. А отметка о его получении, которую представитель военкомата проставит на втором экземпляре при личном направлении, подтвердит, что компании исполнила свою обязанность по представлению сведений. В случае возникновения спорных ситуаций, например, при претензиях со стороны военкомата о непоступлении информации именно копия сопроводительного письма с отметкой о приеме станет вашим главным аргументом в защиту позиции компании. Это страхует организацию от потенциальных административных штрафов за нарушение законодательства о воинском учете.

Кроме того, сопроводительное письмо выполняет роль реестра. Четкий и пронумерованный перечень вложений позволяет сразу подтвердить полноту пакета документов. Это исключает ситуации, когда часть листов случайно остается в копировальном аппарате или теряется, а вся ответственность за некомплект возлагается на организацию-отправителя. Указание в письме общего количества листов и экземпляров каждого документа снимает подобные риски.

Отдельного внимания заслуживает коммуникативная функция письма. В нем вы можете указать контактные данные сотрудника, ответственного за ведение воинского учета в компании. Обычно это специалист по кадровому учету. Это позволяет представителям военкомата оперативно связаться для уточнения каких-либо деталей, не тратя время на поиски контактов в базовых документах компании. Так работодатель демонстрирует открытость и готовность к взаимодействию, а это всегда положительно сказывается на деловом общении.

Не стоит забывать и о возможности включить в письмо дополнительные пояснения, которые не предусмотрены стандартными формами. Например, если документы направляются на сотрудника, чья фамилия была изменена, или имеются разночтения в документах. Именно в сопроводительном письме можно дать краткое разъяснение этой ситуации.

Как написать сопроводительное письмо в военкомат

Поскольку унифицированной формы сопроводительного письма в военкомат не существует, его составление основано на общих правилах делопроизводства с учетом специфики воинского учета.

Структура текста письма должна быть четкой и лаконичной. Она традиционно включает в себя шапку, название документа (необязательный элемент), основную часть, блок с перечнем вложений и подпись.

В правом верхнем углу указывается так называемая шапка. Она включает полное наименование и адрес военного комиссариата (адресата) и данные вашей организации (полное наименование, ее юридический адрес, ИНН и КПП).

После шапки указывают исходящий номер и дату письма согласно данным регистрации в журнале исходящей документации.

Как правило, у документов имеется заголовок, помогающий быстро понять его суть. Можно указать «Сопроводительное письмо», а также дополнительно раскрыть его содержание. Например, «О представлении документов по бронированию», «О направлении сведений по сверке» и так далее. Хотя на практике этого элемента может и не быть вовсе.

В основной части письма работодатель четко формулирует цель направления документов. Стиль письма должен быть официально-деловым. Стоит избегать сложных речевых оборотов, пространных объяснений и эмоциональной окраски.

При подготовке письма желательно сослаться на нормативную основу направления документов: указать конкретный пункт положения о воинском учете, номер запроса от военкомата или иное распоряжение, которое вы исполняете. Например: «В соответствии с пп. «б» пункта 32 положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 719, направляем…» или «В ответ на ваш запрос № 123/45 от 01.10.2025 направляем…».

Если требуется дать дополнительные разъяснения, не предусмотренные стандартными формами, которые компании адресуют военкомату, можно привести их после основного текста и перед вложениями.

Следующий блок – это перечень прилагаемых документов. Его оформляют в виде нумерованного списка, где для каждого документа указывается его точное название, количество листов и количество экземпляров. Например: «1. Приказ об организации воинского учета граждан в ООО «Ирис» и назначении ответственного – на 1 л. в 1 экз. 2. План работы по ведению воинского учета в ООО «Ирис» – на 2 л. в 1 экз.». Часто также указывают общее количество листов во всех вложениях, но это не является обязательным.

В конце письма указывается должность лица, подписывающего документ (как правило, руководитель организации), его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Вопрос простановки печати в современном делопроизводстве решается на усмотрение организации. Для большинства компаний наличие печати не является обязательным (ст. 2 закона об ООО, ст. 2 закона об АО). Если в компании имеется печать, необходимость ее проставления на сопроводительном письме в военкомат решается исходя из установленных в организации правил делопроизводства.

Сопроводительное письмо в военкомат для сверки: как составить, образец

Сверка с военкоматом является ежегодным мероприятием (п. 36 инструкции, утвержденной Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700). Время ее проведения устанавливает военкомат. Данное мероприятие подразумевает сопоставление сведений о работниках, содержащихся в карточках работодателей, со сведениями в документах военкоматов. Это необходимо для обеспечения актуальности сведений, необходимых для воинского учета.

Основной момент, который необходимо учесть при подготовке письма о сверке – в письме необходимо дать ссылку на входящий документ от военкомата, указав его исходящий номер и дату. Это необходимо, чтобы документы от организации были корректно идентифицированы и обработаны. В остальном порядок составления такого письма основывается на общих принципах, описанных выше.

Образец письма для скачивания.

Хотим отметить, что все сопроводительные письма составляются по одинаковой схеме. Поэтому в следующих разделах мы приведем образцы формулировок основной части письма, а также укажем на отдельные моменты, заслуживающие внимания.

Сопроводительное письмо в военкомат на бронирование сотрудников: как составить, образец

Бронирование сотрудников подразумевает оформление работодателем отсрочки для них от призыва на военную службу в военное время или в период мобилизации. (ст. 22 Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ). Бронированию подлежать работники отдельных предприятий или профессий. Основная сложность заключается в том, порядок бронирования установлен документами для служебного пользования, которые отсутствуют в открытых источниках. Поэтому для получения необходимой информации о том, какие сотрудники могут быть забронированы, каков порядок оформления брони, какие документы необходимы, следует обращать в военкоматы (комиссии по бронированию).

После подготовки комплекта документов по бронированию сотрудников он вместе с сопроводительным письмом направляется в военкомат.

Основная часть письма может выглядеть следующим образом:
«Настоящим письмом ООО «Ирис» направляет пакет документов для оформления брони на сотрудников согласно перечню, указанному в письме исх. № 78 от 10.11.2025. О принятом комиссией по бронированию решении, а также о необходимости представления дополнительных сведений и информации просим сообщить по телефону 8(495)123-45-67 доб. 24-18».

Далее обязательно нужно привести перечень прилагаемых документов.

Сопроводительное письмо в военкомат о направлении сведений: как составить, образец

Нормативно-правовые акты о воинском учете содержат случаи, когда работодатели обязаны представлять в военкоматы какие-либо сведения. Причем они могут представляться как по запросу из военкомата, так и в силу прямого указания в НПА.

Для отдельных сведений в военкомате может существовать собственная форма, поэтому перед отправкой письма имеет смысл это уточнить. Если такой формы нет, письмо составляется в произвольной форме, а его содержание зависит от причин, по которым оно посылается.
Если документы или сведения направляются по запросу из военкомата, в письме указывают его реквизиты.

При направлении регулярных форм и отчетов в письме стоит указывать период, за который они направляются.

Образец формулировки письма для утверждения плана работ по воинскому учету:
«В соответствии с пунктом 37 методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, направляем на согласование проект плана работ по воинскому учету в ООО «Ирис» на 2026 год. Просим рассмотреть и согласовать указанный проект».

Сопроводительное письмо в военкомат об увольнении: образец

Сведения об увольнении сотрудников подаются по форме из приложения № 2 к положению о воинском учете. Для исполнения обязанности, установленной абз. 4 п. 1 ст. 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, этого достаточно. При этом на каждого работника заполняется отдельный документ по этой форме.

Но если компания передает сразу несколько таких уведомлений, передать их можно вместе с сопроводительным письмом. В этом случае письмо выступает как сопроводительный лист.

Основную часть письма можно сформулировать так:
«В соответствии со статьей 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» наплавляем сведения об увольнении из ООО «Ирис» работников, подлежащих воинскому учету, по форме из приложения № 2 к положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719».

Сопроводительное письмо в военкомат о приеме сотрудника: образец

С информацией о приеме нового военнообязанного сотрудника дело обстоит аналогичным образом. Сведения также подаются по форме из приложения № 2 к положению о воинском учете.

Образец основной части письма может быть таким:
«В соответствии со статьей 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» направляем сведения о сотрудниках, принятых и уволенных из ООО «Ирис» в период с 10 по 12 ноября 2025 года». При этом чтобы не попасть на штраф, важно успеть передать в военкомат эти сведения в течение 5 дней с момента приема на работу или увольнения (абз. 4 п. 1 ст. 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Сопроводительное письмо в военкомат об изменениях: образец

Если у работника меняется семейное положение, данные об образовании, должности, местожительства, информацию о таких изменениях работодатели направляют в военкомат не позднее 5 дней.

Для передачи такой информации предусмотрено использование формы из приложения № 2 к порядку сообщения организациями об изменениях, который, в свою очередь, являются приложением № 13 к методическим рекомендациям. Данный документ может содержать сведения о нескольких работниках компании, данные которых изменились.

Если компания считает целесообразным передать этот документ вместе с сопроводительным письмом, то его основная часть может быть такой:
«В соответствии с пунктом 32 положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, и порядком сообщения организациями об изменении данных работников (приложение № 13 к методическим рекомендациям, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017) направляем сведения об изменениях в данных двух работников ООО «Ирис».