Спецификация к договору оказания услуг: правила оформления, бланк, образец

Иногда в соглашении невозможно полностью описать все детали сделки. А если и возможно, то это будет не самый удобный документ для прочтения. Для таких случаев существуют приложения к договору. К одному из них относится спецификация. Ее следует заполнять, когда есть условия, требующие отдельной фиксации. Однако их нецелесообразно включать в форму договора, чтобы его не усложнять. Такое бывает при специфике закупаемых товаров. Также это связано с особенностями счета, стоимости работ (услуг) и проч. Спецификация может быть составлена к разным видам соглашений. В статье рассматривается договор возмездного оказания услуг. Приведены примеры, а также форма бланка и образец.

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

Зачем нужна спецификация
Когда можно обойтись без спецификации
Кто составляет спецификацию
Кто подписывает спецификацию
Как правильно написать спецификацию
Изменение спецификации к договору
Образец спецификации к договору оказания услуг: скачать
Бланк спецификации к договору оказания услуг: скачать

Зачем нужна спецификация

В законодательстве не существует единого термина «спецификация» (СП). Определение упоминается в разных актах, но его точное значение зависит от контекста.

В НПА встречаются такие термины:
• Техническая спецификация. Упоминается в пункте 14.1 ст. 2 федерального закона № 162 «О стандартизации в РФ». Там используется такое пояснение: это документ, устанавливающий характеристики, правила и принципы инновационной продукции. Также в нем описываются:
— процессы,
— исследования,
— измерения,
— методы испытаний,
— другая информация.
• Медицинские СП. Они могут оформляться на выпуск лекарственного препарата или в других случаях. Используются для фиксации таких показателей, как:
— качество,
— методы,
— критерии приемлемости,
— иное. Также СП оформляются на срок годности препарата. Содержит аналогичные критерии, устанавливаемые при выпуске препарата. Подробнее об этом сказано в разделе II требований, утвержденных Решением коллегии Евразийской экономической комиссии от 10.05.2018 № 69.
• СП на ветеринарные лекарственные средства. Предусматривает следующие критерии:
— качество,
— аналитические методики,
— исследования (испытания),
— иные данные. Подробнее описано в п. 3 раздела 1 правил регулирования обращения ветеринарных лекарственных средств, утвержденных Распоряжением коллегии Евразийской экономической комиссии от 19.10.2021 № 170.
• Иное.
Таким образом, спецификация применяется во многих сферах. Но их всех объединяет один смысл: данные документы раскрывают дополнительную информацию.
Закон прямо не обязывает иметь СП. Однако иногда без нее не обойтись. Так, ее отсутствие может привести к тому, что договор признают незаключенным.

Спецификация понадобится в следующих случаях:
• Когда ее составление прямо предусмотрено договором. Можно указать, что количество, ассортимент, цена и иные критерии должны быть прописаны в СП.
• Если в договоре не полностью согласованы условия. Это может быть наименование, количество товара и прочее. То есть если условно просто указать «мебель», этого будет недостаточно. Нужно подробно прописать, какая это мебель (столы, стулья, шкафы и прочее).
• При долгосрочном договоре поставки. Со временем условия могут меняться — новый ассортимент, изменение законодательства и многое другое. Все это сложно будет регулировать только рамками договора.
Это не единственные случаи, когда СП необходима. Она широко применяется в разных ситуациях и по разным соображения, в частности:
• при согласовании предмета договора. Если по условиям соглашения невозможно определить предмет, договор будет считаться незаключенным. СП позволяет конкретизировать предмет. Так как в соглашении обычно пишут основные и общие условия, спецификация уточняет, что именно, в каком объеме, какой срок и по какой цене поставляется. То есть, составляя ее, вы снижаете юридические риски;
• для удобства. Если каких-то показателей много, неудобно их указывать в основном тексте. Легче создать отдельное приложение, где будут описаны все детали;
• для придания юридической силы. Часто стороны указывают, что СП — это часть договора. Тогда все описанное там будет приравнено к основному тексту;
• в рамках госконтракта (законов №44-ФЗ или № 223-ФЗ). Наличие контракта прямо не указывает на обязательную спецификацию. Однако госконтракт подразумевает ряд условий. Это может быть:
— цена,
— количество,
— сроки поставки;
— порядок оплаты,
-иное. Контракт подразумевает раскрытие условий в документации о закупке. СП как раз может быть частью такой документации. Это подтверждается п. 3 ч. 1 ст. 33 закона № 44;
• при большом количестве позиций товара. К примеру, стройматериалы или канцелярские товары. Их количество может исчисляться десятками и сотнями позиций. Разумеется, это невозможно просто так вписать в основное соглашение;
• при наличии разных цен и характеристик, то есть если предмет не однородный. Иначе невозможно будет указать корректно цену и объем;
• иное. Исчерпывающего перечня не существует, все зависит от конкретных условий.

Где часто используют СП
• Договор подряда или возмездного оказания услуг. В таких случаях СП может быть:
— сметой,
— календарным планом,
— техническим заданием,
— иным приложением. Например, ремонт может включать в себя массу оказанных услуг (работ) и разные сроки. Или оказание бухгалтерских услуг тоже имеет ряд нюансов и сроков. Все это нужно регулировать, и СП для этих случаев очень удобный вариант.
• Также это касается транспортных отраслей. Перевозки могут иметь очень сложную структуру. В таких соглашениях часто множество нюансов, таких как:
— большое количество услуг;
— много характеристик;
— разные периоды оказания услуги и разные сроки оплаты;
— способы оказания услуг;
— определенные маршруты следования;
— определенные требования к транспорту;
— распределение обязанностей по расходам во время перевозки;
— наличие дополнительных расходов;
— иное.
• Договоры купли-продажи и поставки. Нередко эти соглашения имеют массу позиций (марка, модель, количество, цена и так далее). Поэтому их нужно фиксировать отдельно и подробно во избежание возможных разногласий.
• Аренда оборудования (техники). Такие объекты имеют сложную техническую составляющую. Более того, это могут быть целые комплексы. Каждый отдельный объект может включать в себя сотни параметров. В общей сложности возможны даже тысячи характеристик. Поэтому иногда могут составлять даже несколько спецификаций. Количество создания подобных документов законом не ограничено.
• Иное.
Вывод. СП учитывает важные показатели, не предусмотренные основным договором. Упрощает согласование сторонами условий. Также создает полною картину совершаемой сделки.

Когда можно обойтись без спецификации

Продажу товаров (выполнение работ, услуг) можно оформить без СП.

Это целесообразно в следующих ситуациях:
• один предмет закупки. В этом случае описание простое. Не нужно учитывать массу факторов, поскольку объект всего один;
• простые услуги — консультация, уборка небольшого офиса и тому подобное;
• авторские (лицензионные) соглашения. Часто это передача права на какой-то один объект (произведение). Основной текст вполне может описать все его значимые критерии;
• разовые работы (услуги). Случай, когда нет разных этапов и сроков. Есть конкретное задание и конкретный единый срок;
• договор аренды. Если это какое-то небольшое помещение, все также легко можно описать в одном месте;
• иное.

Иногда СП необходима в соответствии с законодательством. Для этого может быть даже предусмотрено отдельное приложение, в соответствии с которым и заполняется документ. Как в случае со спецификацией к проведению экспертизы в рамках Приказа министра образования МО от 25.01.2022 № ПР-8. В нем есть специальная форма, которая установлена в приложении № 1 данного акта. То есть в этом конкретном случае содержание документа определено нормативно. Однако это, скорее, исключение из правил. В большинстве случаев отдельной обязательной формы для СП не предусмотрено.

Кто составляет спецификацию

Единого правила составления не существует. Стороны сами определяют, кто будет его формировать. Также это зависит от конкретного договора.
При услугах этим обычно занимается исполнитель. То есть тот, кто непосредственно оказывает услуги. Именно он лучше знает, на что способен, а также в каком объеме может это сделать. Заказчик же согласует, корректирует. А при необходимости исключает ненужное и тому подобное.
Важно, что СП не всегда именуется именно так. Она может быть замаскирована под техническое задание, приложение, план, смету или иное дополнение. Но суть остается той же. Их создание позволяет указать важные детали вне договора.
В других соглашениях (кроме услуг) ситуация аналогичная. Документ, как правило, составляется поставщиком (продавцом), арендодателем, подрядчиком. То есть СП точнее понимают те, кто продает товары, оказывает услуги (работы). Они знают свое дело лучше покупателя (заказчика). Последнему остается только согласовать и оплатить. Но условия вашего соглашения не ограничены. Поэтому покупателю (заказчику) не запрещено участвовать в создании СП.

Кто подписывает спецификацию

Она подписывается сторонами договора, потому что она имеет такую же силу, как и сам договор. Без этого СП может не иметь юридической силы.
То есть подписи должны поставить как заказчик (покупатель), так и исполнитель (подрядчик, арендодатель, поставщик).
Если СП оформляется отдельно на каждый этап, то ее, как правило, стороны подписывают тоже отдельно. Подпись обычно ставит руководитель. Но это может сделать и другие уполномоченное лицо.
В случае с электронными закупками приложение согласовывается через электронный документооборот. Электронные цифровые подписи также ставятся обеими сторонами.

Как правильно написать спецификацию

Согласно пункту 1 статьи 779 при оказании услуг исполнитель должен по заданию заказчика оказать услуги. Последний, в свою очередь, обязуется их оплатить.
При этом стороны не должны прописывать все условия в основном тексте соглашения. Они вправе указать, что все характеристики установлены в приложении (СП) к нему. Например, если это бухгалтерские услуги. Укажите, что «предметом является оказание бухгалтерских услуг согласно спецификации». В ней будет подробно описан предмет, и это будет юридически обоснованно.
Закон не предусматривает определенного регламента формирования СП. Стороны свободны в составлении данного документа.

Можно придерживаться следующей структуры и рекомендаций:
• Пропишите сведения о документе, в частности:
— наименование приложения,
— дату,
— номер;
— наименование или Ф.И.О. исполнителя и заказчика.
• В первом разделе укажите, что «Исполнитель обязуется оказывать Заказчику следующие услуги»;
— далее пропишите их перечень, а именно:
* их наименование,
* характеристики,
* единицу измерения,
* цену за единицу в рублях (вкл. НДС или без него),
* сроки оказания услуг,
* условия их оказания,
* иные примечания.
• Во втором разделе укажите, что «СП составляется в двух экземплярах для каждой стороны и является частью договора».
• Укажите примечание в конце.
• Пропишите адреса и реквизиты сторон. Сюда включают, как правило:
* юридический (почтовый) адрес;
* ИНН, КПП, ОГРН (ОГРИП);
* телефон, факс (при наличии);
* электронный адрес;
* банковские реквизиты;
• В самом конце поставьте подписи сторон с расшифровкой.

Другие особенности:
• Если товар или услуга не соответствуют СП, возможны последствия. Они зависят от того, где именно возникло расхождение. В частности:
— в наименовании. То есть оказана другая услуга или поставлен не тот товар. Покупатель (заказчик) в этом случае имеет право требовать выполнения согласованных условий. Также возможна неустойка (если она установлена) и возмещение убытков;
— в количестве. Вторая сторона может потребовать передать недостающее количество. Также она вправе отказаться от сделки и оплаты. А если оплата была, то потребовать ее возврата. При обратной ситуации (когда товара больше) покупателю следует известить об этом поставщика;
— в ассортименте. Вторая сторона имеет право отказать в приемке и оплате. Если же оплата уже была, то потребовать ее возврата. Также возможна уплата неустойки и возмещение убытков.
• При возникновении спорных ситуаций стороны могут составить протокол разногласий. Это можно сделать конкретно и в отношении СП, а не всего договора, что не запрещено законодательством. Протокол нужен, чтобы:
— зафиксировать пункты, по которым не было достигнуто согласие;
— сохранить право сторон на переговоры или корректировки;
— ссылаться на него при наличии споров в суде.
Сам по себе протокол ничего не меняет в соглашении или СП. Изменение возможно, только когда стороны их смогут согласовать. Протокол может также являться приложением к договору. Подготавливается такой документ обычно для обеих сторон. Но не запрещено делать его и в единственном экземпляре.
• Как уже говорилось, у СП обычно нет установленной формы. Она составляется в произвольном виде. Однако это не запрещает сторонам утвердить свою форму, которую они в обязательном порядке должны использовать;
• Какую информацию может содержать СП. В случае с услугами туда можно включить:
— их перечень. По каждой единице можно указать свою стоимость, измерение и сроки;
— технические характеристики;
— особенности оплаты. Наличие предоплаты, поэтапная оплата и так далее;
— материалы и оборудование. Можно конкретизировать, какие средства необходимо использовать в работе;
— единицы измерения — день, час, комплект и так далее;
— общая стоимость и стоимость по частям;
— условия изменения цены и других критериев;
— периодичность выполнения;
— способы выполнения;
— требования к форме отчетности и документации;
— порядок взаимодействия между сторонами сделки;
— место, где должны быть совершены действия;
— как осуществляется приемка и сдача;
— как происходит подтверждение выполнения;
— наличие и сроки проверок выполнения;
— конфиденциальность и безопасность данных;
— ответственность за разные виды нарушений;
— наличие сертификатов или лицензий;
— возможность получения бонусов;
— условия аванса и предоплаты;
— использование определенных видов материалов и их перечень. Использование определенных инструментов и их перечень;
— доступ к системам другой стороны;
— порядок согласования промежуточных результатов;
— другие данные. Так, если речь идет о товарах, то:
* цвет,
* сорт,
* размер,
* объем,
* вид,
* иное.

Изменение спецификации к договору

Для внесения изменений обычно составляется дополнительное соглашение.

Делается это следующим образом:
• согласуйте со второй стороной условия, подлежащие изменению;
• проверьте основной договор и внесите в него дополнения (исключения);
• проверьте на актуальность ваши реквизиты и вашего контрагента;
• в дополнительном соглашении укажите:
— конкретные номера пунктов и разделов, которые нужно исключить;
— номера пунктов и разделов, подлежащих дополнению или изменению;
— пропишите дату вступления в силу допсоглашения и срок его действия;
• на последнем этапе поставьте подписи сторон.

Если вторая сторона не согласна с внесением изменений, можно обратиться в суд. Это нужно в случае расторжения договора. А также при существенных нарушениях со стороны вашего контрагента. Также стороны могут расторгнуть не весь договор, а только конкретное приложение к нему.