Справка с места работы, подтверждающая трудовую деятельность

Получение справки с места работы может понадобиться в разных ситуациях. Данный документ предоставляется по месту требования на основании запроса работника. У него нет конкретной формы, закрепленной в законодательстве. Однако работодатель тем не менее должен выдать его по письменному заявлению. В статье изложено, что это за документ, когда он необходим и каков порядок его представления.

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

Кто может потребовать справку с места работы
Особенности составления справки в зависимости от места предъявления
Форма справки с места работы
Содержание справки с места работы
Скачать бланк справки с места работы
Скачать образец справки с места работы

Кто может потребовать справку с места работы

Справка с места работы (СМР) может быть выдана по требованию:
• нового работодателя. Он может запросить документ с последнего места работы для проверки вашей трудовой деятельности. Причины могут быть разные: больничный, декрет и прочее;
• визового центра. Для визы в другую страну;
• суда. Может использоваться как доказательство в случае возникновения судебного спора;
• соцзащиты. Может понадобиться, например, для получения информации о доходах при оформлении субсидий (пособий, льгот);
• СФР. Обычно данный орган напрямую взаимодействует с работодателем. Поэтому сотрудники не должны подтверждать, что работали в тот или иной период. Но это не значит, что в исключительных случаях орган не вправе сделать запрос. Также может возникнуть вопрос: нужна ли справка о неполучении пособия по уходу за ребенком (рождению) одним из родителей. Ответ – нет, с 2022 года нет необходимости в ее получении, СФР может самостоятельно проверить эту информацию;
• банка. Если лицо берет кредит, банку нужно видеть финансовое положение заемщика;
• военкомата. Может потребоваться в случае, когда лицо имеет право на отсрочку и это нужно подтвердить на работе;
• школы или детского сада. Когда ребенка отправляют в лагерь, учреждения могут потребовать от родителей соответствующую справку;
• иных субъектов. Перечень является открытым.

С помощью СМР лицо подтверждает, что действительно трудится (трудился) в конкретной компании. Справка показывает его стаж работы в определенной должности и сведения о доходе.

Особенности составления справки в зависимости от места предъявления

В большинстве случаев подобные справки составляются в произвольном виде, поскольку законодательство не устанавливает конкретной формы.
Документ выдается по заявлению работника, как правило, в течение 3 рабочих дней. Этот срок обусловлен общими положениями ст. 62 ТК РФ. Занимается выдачей СМР обычно отдел кадров или бухгалтерия. Форма заявления от работника тоже не установлена действующим законодательством. Но в локальных актах организации она может быть утверждена. В ней указывается:
• к кому обращено заявление (Ф.И.О. директора);
• от кого (Ф.И.О. сотрудника);
• название документа (заявление);
• текст обращения. В частности, просьба выдать СМР;
• в конце указывают фамилию заявителя и дату обращения.

Бывает, что сотрудники обращаются с запросом к начальству в устной форме. Это не запрещено, если в компании так принято. Однако рекомендуется все же фиксировать факт выдачи во избежание разногласий. Кроме того, закон предписывает обязанность выдавать материалы именно по письменному запросу, а не устному.
Порядок составления документа зависит от контекста. Поэтому в каждом конкретном случае будут свои особенности заполнения. Ниже приведем примеры.

Составление СМР для оформления визы
Ряд государств требует оформления визы при въезде граждан из РФ. Чтобы ее получить, нужно представить пакет документов в консульство (визовый центр) государства, в которое вы хотите поехать. В числе таких документов должна быть справка с места работы. При указанных обстоятельствах она служит подтверждением финансовой состоятельности заявителя. У каждой страны требования к доходу ее посетителей разные.
Особенности следующие:
• не имеет унифицированной формы. Однако каждое консульство может устанавливать свои требования в отношении содержания и оформления. При отсутствии особых требований используется свободная форма или утвержденная ЛНА организации;
• в СМР должна содержаться актуальная и достоверная информация;
• документ, как правило, составляется на русском языке. Однако если консульство устанавливает требования к переводу, нужно это сделать. Также следует уточнить, требуется ли нотариальное заверение;
• содержание в общем случае следующее:
— данные работодателя:
* наименование,
* ИНН, КПП, ОГРН или ОГРН ИП,
* адрес,
* номер телефона,
* иная информация,
— номер и дата выдачи документа;
— данные сотрудника, которому выдается СМР. В частности, его Ф.И.О., дата рождения, должность, подразделение;
— период работы у этого работодателя;
— уровень среднемесячного дохода за последние месяцы (3, 6, 12 мес.) или оклад;
— цель представления СМР. Часто указывают общую формулировку: «По месту требования»;
— Ф.И.О., подпись уполномоченного лица (руководитель, главбух) и печать;
• расчет среднемесячной ЗП осуществляется по общим правилам. А именно в соответствии со ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922;
• обычно выдается в единственном экземпляре. Но при необходимости следует подготовить заверенные копии;
• укажите сведения о СМР в журнале исходящей документации.
Найти требования к оформлению можно на сайтах визовых центров, если они вообще установлены в стране въезда. Кроме всего ранее перечисленного, иногда просят указать, что заявитель на время поездки находится в отпуске, а в указанный период за ним продолжает сохраняться рабочее место.
Требования к указанию дохода могут различаться. Так, могут попросить представить:
• ежемесячный оклад. Это фиксированный размер за календарный месяц, без учета дополнительных выплат;
• заработную плату. Это должностной оклад и все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда;
• доход сотрудника. Это заработная плата и все остальные выплаты, которые не относятся к системе оплаты труда.

Составление справки для суда
Документ может потребоваться при рассмотрении разных судебных споров, например, при взыскании алиментов. С помощью него подтверждается, что лицо трудоустроено и имеет определенный доход.
При составлении в СМР указывают следующую информацию:
• наименование работодателя, его полный адрес, телефон и ИНН;
• дату и номер справки;
• кому выдана: Ф.И.О., дата рождения, данные паспорта, должность и дата трудоустройства;
• среднемесячный заработок за необходимый период;
• подписи директора (главного бухгалтера) и печать при ее наличии.

Справка с предыдущего места работы
Может потребоваться разными организациями и в разных целях, к примеру, новым работодателем для предоставления вычета.
В ней указывают следующие данные:
• наименование бывшего работодателя, его полный адрес, телефон и ИНН;
• дату и номер справки;
• данные бывшего работника:
* Ф.И.О.;
* дату рождения;
* паспортные данные;
* период работы с указанием конкретных дат;
* должность;
• подпись директора и печать (при наличии).
Стоит отметить, что ранее действовала специальная форма, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, утратившим силу с 1 января 2023 года. Этому послужило издание Приказа Минтруда РФ от 19.10.2022 N 677н.

Другие особенности:
• заявитель вправе не сообщать работодателю цель получения. Несмотря на это, последний в любом случае обязан представить данные о работе, в силу ст. 62 ТК РФ. Единственное условие — это наличие письменного запроса;
• представленная работнику информация не всегда выглядит как СМР. Иногда это может быть копия или выписка из локального акта;
• если отказано работодателем в законной услуге, работник вправе обжаловать его действие (бездействие). Для этого можно обратиться:
— в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Этот орган контролирует соблюдение трудового законодательства. Подать жалобу можно лично в письменном виде или онлайн на официальном сайте организации. ГИТ могут привлечь нарушителя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ;
— в органы прокуратуры. Отказ начальства в данном случае — это нарушение законных прав работника. А одна из функций прокуратуры — контролировать соблюдение прав и свобод человека и гражданина. Органы надзора могут провести проверку и выписать предписание об устранении нарушений;
— в судебные органы. Если не получается решить вопрос в досудебном порядке, можно обратиться в суд. Сделать это нужно в сроки, установленные законом (ст. 392 ТК РФ). В частности, в течение трех месяцев с момента, когда лицо узнало (должно было узнать) о нарушении своих прав;
• законом также не предусмотрен срока действия справки. Поэтому он зависит от каждого конкретного случая. Обычно такой срок устанавливают организации, которые требуют бумагу. В среднем его продолжительность часто составляет две недели, но может быть и иной период;
• выданные сведения должны быть актуальными и достоверными. Наличие ложной информации чревато для работодателя административной ответственностью;
• не запрещено оформлять бумагу от руки, главное, чтобы были необходимые подписи и штампы. Но чаще все-таки документ имеет печатный формат;
• организация-работодатель вправе вести журнал учета выданной документации. Для целей его ведения у сотрудника могут попросить подпись, подтверждающую выдачу СМР;
• законодательство не обязывает работодателя хранить копии выданных справок. Однако иное может быть установлено внутренними локальными актами компании;
• получить СМР лицо может как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Но нужно учитывать, что право на бумажный экземпляр в любом случае сохраняется за сотрудником.

Форма справки с места работы

Форма документа может быть:
• строго регламентирована. Так, справка о доходах и суммах НДФЛ выдается по установленной форме, утвержденной приложением № 4 Приказа ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Ранее справку о доходах выдавали по форме 2-НДФЛ. Однако с 2021 года эта форма была упразднена;
• утверждена внешней организацией. Это значит, что по месту требования будут запрашивать СМР по установленной у них форме. Такое может быть, когда справку нужно представить в суд, банк, посольство или иной орган. В этом случае сотрудник приносит бланк для заполнения;
• произвольного характера. То есть требования к такой форме не устанавливает закон или внешние организации. Тогда работодатель может составить СМР на свое усмотрение либо в соответствии с ЛНА его компании.

Содержание справки с места работы

Как мы уже убедились, содержание может различаться в зависимости от того, куда нужно представить СМР. Однако большинство справок тем не менее будет иметь ряд одинаковых элементов.
Общие реквизиты бывают следующего характера:
I. Информация об организации включает в себя:
— наименование компании,
— индекс,
— полный адрес,
— номер телефона,
— ИНН (ОГРН, ОГРН ИП).
Указывается в шапке документа (посередине или справа).
II. Далее название «Справка» ставится по центру.
III. Ниже прописывается дата и номер.
IV. После этого следует основной текст, включающий в себя:
— Ф.И.О. того, кому вы выдаете СМР;
— дата его рождения;
— серия и номер паспорта, а также кем выдан;
— номер СНИЛС;
— стаж работы. Даты с момента трудоустройства до увольнения;
— должность, в которой трудился в указанный период.
V. Далее может быть указано, что справка выдается по месту требования.
VI. В конце ставится Ф.И.О. и должность директора, подпись и печать, если она применяется в организации.