В статье расскажем, как правильно оформить строку 5а в счете-фактуре и универсальном передаточном документе (УПД). Выясним, что должно быть указано в данном поле. Разберем особенности заполнения этой строки в счете-фактуре и УПД.
Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения
Содержание
Строка 5а
В строке 5а счет-фактуры и УПД указывают документ, подтверждающий отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Это поле необходимо, чтобы зафиксировать в нем наименование, номер и дату такого документа. В следующих разделах статьи рассмотрим особенности заполнения этого поля в счет-фактуре и в УПД.
Как заполнить строку 5а счета-фактуры
Счет-фактура – это документ, который признают основанием для вычета предъявленного продавцом НДС. Счет-фактура не является первичным документом. Вместо счета-фактуры можно выставлять УПД, речь о заполнении которого пойдет в следующем разделе нашего материала. Он обладает свойствами и первичного документа, и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В этот документ неоднократно вносились изменения. Редакцией, принятой Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534 и вступившей в силу с 1 июля 2021 года, в счет-фактуру была введена новая строка 5а для указания реквизитов отгрузочных документов.
Последние изменения в рассматриваемую форму были внесены Постановлением Правительства РФ от 29.10.2024 № 1448. Они действуют с 01.10.2024. В результате этих поправок в строке 5а было добавлено наименование документа. Нужно также иметь в виду, что при необходимости в форму счета-фактуры можно включать дополнительные реквизиты (письмо Минфина РФ от 28.07.2021 № 03-07-09/60435).
При договоренности с контрагентом допустимо выставлять счета-фактуры в электронном виде. Для этого потребуется оформить договор с оператором ЭДО из реестра ФНС. Обязательными признаются электронные счета-фактуры по любым сделкам с прослеживаемыми товарами. Начиная с 01.04.2025 применяют исключительно новый формат электронного счета-фактуры, содержащий реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости» (ст. 169 НК РФ, информация ФНС, опубликованная на сайте https://www.nalog.gov.ru).
Заполнение поля 5а, содержащего реквизиты документа об отгрузке, обязательно во всех счетах-фактурах. В указанной строке прописывают наименование, номер и дату документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг или передачу имущественных прав. В строке 5а допустимо зафиксировать любой документ, свидетельствующий об указанных фактах. По товарам – это может быть накладная, по услугам — акт об оказании услуг или другой первичный документ на услуги. Если документов несколько, их перечисляют подряд через точку с запятой (пп. «з(1)» п. 1 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Так, в строке 5а можно зафиксировать данные:
- товарной или товарно-транспортной накладной;
- акта выполненных работ либо акта об оказании услуг;
- акта приема-передачи;
- универсального передаточного документа.
Если отгрузочный документ не содержит номера, не требуется прописывать номер и в строке 5а счета-фактуры. В электронном счете-фактуре отражают реквизиты первичного документа в элементе «Реквизиты документа об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав (строка 5а счета-фактуры)». Данный элемент содержится в таблице 5.3, а его состав приведен в таблице 5.41 формата из приложения № 1. Согласно дополнительной информации из таблицы 5.41, если документ не имеет номера, так и нужно прописать — «Без номера».
Верным решением при составлении счета-фактуры на бумажном носителе или при визуализации электронного счета-фактуры будет отразить сразу после названия строки 5а, без слова «наименование», реквизиты первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС РФ от 14.11.2024 № ЗГ-2-3/17077@.
Как заполнить строку 5а УПД
Универсальный передаточный документ объединяет в себе реквизиты счета-фактуры и первичного документа о передаче товаров, работ, услуг. Его также можно использовать только как первичный учетный документ для оформления различных фактов хозяйственной жизни.
УПД нельзя выставлять на аванс, для этого потребуется счет-фактура. Допустимо по части операций оформлять УПД, а по другой части одновременно, счета-фактуры и накладные. Такое возможно даже в отношении одного и того же контрагента (письмо ФНС РФ от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).
Применять УПД необязательно. Его обычно используют для упрощения документооборота. Это дает возможность вместо счета-фактуры и первичного документа оформлять только один документ — УПД. Он позволяет покупателю получить вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, а также подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль и других обязательных платежей. Это следует из писем ФНС РФ от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Утвержденной формы УПД не существует, поскольку этот документ не является обязательным и применяется по решению налогоплательщика. Однако есть рекомендованная форма УПД, направленная письмом ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. При ее применении нужно учитывать, что в связи с поправками, внесенными в форму счета-фактуры, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, форму УПД также нужно корректировать (письмо ФНС РФ от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@).
Составить УПД нужно в день отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг (ст. 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Электронный УПД в обязательном порядке требуется по сделкам с прослеживаемыми товарами. В остальных ситуациях обмениваться электронными УПД можно по договоренности с контрагентом. С 01.04.2025 применяют только новый формат электронного УПД — 5.03 с реквизитом «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости» (информация ФНС, опубликованная на сайте https://www.nalog.gov.ru).
УПД, имеющий статус 1, заменяет счет-фактуру на отгрузку и товарную накладную либо акт о выполнении работ, акт об оказании услуг. Такой УПД признается основанием для вычета НДС и принятия к учету товаров, работ, услуг. Поэтому в нем требуется заполнить все обязательные реквизиты и первичного документа, и счета-фактуры. Начиная с 01.07.2021 при использовании рекомендованной формы УПД со статусом 1 налогоплательщик должен дополнить эту форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС РФ от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368).
УПД, имеющий статус 2, заменяет только товарную накладную или акт. В связи с этим в нем прописывают обязательные реквизиты лишь первичного документа. Его оформляет продавец, который не должен начислять НДС и выставлять счет-фактуру. Налогоплательщик не обязан заполнять строку 5а в УПД со статусом «2», поскольку этот реквизит не является в данном случае обязательным. Тем не менее желательно заполнить указанную строку, если это нужно для полного и правильного отражения операций (приложение № 4 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Строка 5а УПД включает данные документа об отгрузке. В ней нужно указывать наименование первичного документа на отгрузку, его номер и дату. Однако поскольку УПД и есть документ на отгрузку товара, в строке 5а отражают наименование, номер и дату самого УПД (письмо ФНС РФ от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368).
Подписать УПД должны работники, ответственные за правильность оформления операции, уполномоченные на подписание счетов-фактур и первичных документов об отгрузке. Совпадающие подписи допускается не дублировать. Так, если директор, разрешивший отгрузку, расписался в счет-фактурной части УПД, то он может не расписываться в строке 13 (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Вы можете оставить первый комментарий