Субконто в учете

Субконто — это механизм детализации информации, с помощью которого компания ведет аналитический учет по счетам бухучета. Данный механизм позволяет не только учитывать общий оборот движений по счету, но и получать исчерпывающие данные, к примеру, не только об общей сумме задолженности по зарплате перед персоналом, но и о  конкретном долге перед каждым сотрудником. Такая информация потребуется, чтобы не допустить просрочку выплаты зарплаты или произвести окончательные расчеты с увольняющимся сотрудником.

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Субконто — что это такое простыми словами
2. Субконто в бухгалтерии
3. Виды и счета субконто
4. Аналитический учет субконто

Субконто — что это такое простыми словами

Субконто — это разрез счета бухучета, по которому можно анализировать или уточнять данные. Нормативного определения этого термина нет, не встречается оно и в теории бухучета. Этот термин разработчики бухгалтерского ПО внедрили в софт, чтобы детализировать ведение аналитического учета.

На основе плана счетов каждая компания утверждает рабочий план счетов бухучета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухучета.

К синтетическим счетам открывают субсчета — счета второго порядка. На них ведется аналитический учет применительно к каждому субсчету.

Аналитический учет — это детализированный учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухучета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозоперациях внутри каждого синтетического счета.
Таким образом, субконто — счета третьего порядка.

К примеру, к счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета:

а) 41-1 «Товары на складах»;
б) 41-2 «Товары в розничной торговле»;
в) 41-3 «Тара под товаром и порожняя»;
г) 41-4 «Покупные изделия».

Такая рекомендация содержится в инструкции по применению плана счетов бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.
Так, обычно у субсчета 41.01 «Товары на складах» есть два субконто «Номенклатура» и «Склады», но в настройках можно установить учет по партиям. Тогда появится третье субконто — «Партии».

Каждый счет плана может иметь до трех аналитических разрезов, которые определяются типами субконто. Эти аналитики привязываются к конкретным счетам плана счетов, для которых предусмотрена детализация по объектам учета.

В типовой конфигурации бухгалтерского ПО для субсчета нельзя записать более 3 вложенных друг в друга видов субконто. При попытке записать большее количество субконто программа может выдать сообщение: «Превышено максимальное количество видов субконто на счете».
Изменить состав субконто у предопределенных стандартных счетов, к примеру, таких как 10, 41, 60, напрямую в типовой конфигурации бухгалтерской программы нельзя.

Этот запрет связан с тем, что такие счета используются в стандартных механизмах учета. При этом изменение состава субконто повлечет ошибки в учете и нарушению логики работы ПО.

Субконто в бухгалтерии

Если счета бухучета группируют информацию, непосредственно по счетам, то субконто позволяет внести дополнительный разрез группировки по объектам аналитического учета.

К примеру, компания, продающая на маркетплейсах, учитывает на счете 44 расходы на продажу и ведет на субсчете 44.02 учет коммерческих расходов. В его рамках она детализировала учет по следующим субконто:

а) вознаграждение маркетплейса;
б) доставка;
в) информационное обеспечение;
г) комиссионное вознаграждение посредников;
д) сертификация, регистрация, маркировка, лабораторные расходы;
е) право пользования ПО;
ж) продвижение маркетплейса;
з) расходы поверенного маркетплейса;
и) реклама у блогера;
к) транспортные расходы маркетплейса;
л) эквайринг.

Субконто, которые заводят в бухучете, привязывают к своему бухгалтерскому счету.

Если на каких-то счетах бухучета аналитический учет на субсчетах не ведется, то завести к ним субконто не получится. К примеру, к счету 82 «Резервный капитал».

Виды и счета субконто

Под видом субконто в бухгалтерском софте понимается множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект. В качестве вида субконто может выступать любой объект учета, к примеру, персонал, склад, номенклатура, статьи затрат.
В бухгалтерской программе существуют типы субконто, каждый из которых имеет свою специфику и используется для решения различных задач аналитики учета.

К ним относятся:

а) справочник. Он используется для объектов, к которым нужен постоянный доступ и учет, к примеру, контрагенты, товары, проекты. То есть речь идет о данных долгосрочного учета, которые не меняются каждый день, однако могут изменяться и дополняться при необходимости. Использование справочника в качестве субконто позволяет быстро фильтровать и группировать данные исходя из нужных характеристик;
б) документ. Это тип субконто, имеющий отношение к конкретным операциям. Например, бухучет ведется в отношении каждой хозоперации или события — отгрузка, поступление товара, списание остатков. В этом случае тип субконто настраивается на первичку, к которой она привязана. Такой вариант удобно использовать для учета временных и одноразовых операций;
в) счет. Такой тип субконто используется для детализированной аналитики на уровне счетов бухучета по направлениям и объектам учета, которые требуют строгого распределения. При организации такого учета учитываются положения учетной политики хозяйствующего субъекта.

Таким образом, справочники лучше использовать для учета объектов с постоянными характеристиками, документы – для учета разовых операций, а счета – для детализированной аналитики на уровне счетов бухучета.

Аналитический учет субконто

Для того чтобы с большей степенью детализировать ведение бухучета, компании к субсчетам открывают субконто.

На практике под ним понимается аналитическая детализация, которая позволяет структурировать информацию в разрезе выбранных субсчетов бухучета. Такая детализация позволяет структурировать учет не только по дебету и кредиту, но и по любым дополнительным параметрам, которые нужны конкретному хозяйствующему субъекту для организации бухучета.

Пример.
К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» существуют субсчета:

а) 62.01 «Расчеты с покупателями» — для отражения оплаты, перечисленной в обычных условиях;
б) 62.02 «Авансы покупателей» — для учета полученных от контрагентов авансов.

К субсчету 62.01 «Расчеты с покупателями» существуют три вложенных субконто, детализирующие информацию:

1) по контрагентам. По этому субконто показывается оборот с отдельными контрагентами — с «Вайлдберрис», «Озон», «МегаМаркет»;
2) по видам заключенных договоров — к примеру, на комиссию, выкуп, услуги;
3) в разрезе первички.

Организовав такой порядок учета, компания видит:

1) общий оборот по счету – 100 млн рублей;
2) детализацию оборота по отдельным контрагентам. К примеру, видна информация по трем заключенным договорам на 100, 200, 300 тыс. рублей;
3) первичную документацию по конкретным отгрузкам в рамках каждого договора с конкретным контрагентом. К примеру, бухгалтер увидел, что по третьему договору контрагент должен 100 тыс. рублей по отгрузке от 1.10 и 150 тыс. рублей по отгрузке от 04.10.

Аналитика учета строится на взаимосвязи между счетом, субсчетом и субконто. Однако ее важно правильно настроить.
В бухгалтерской программе настройки субконто могут находится в разделе «План счетов». Открыв общий список, нужно нажать кнопку «Добавить» и выбрать необходимое субконто из списка.

Чтобы настроить аналитический учет, нужно правильно соотнести счет из плана и тип субконто. Если выбран объект, не соответствующий логике учета, будут появляться сообщения об ошибках. К примеру, если субконто «Контрагенты» выбран для счета расчетов по налогам. Такая настройка приведет к некорректным проводкам.

Выбрать нужные субконто можно только на этапе настройки конфигурации. После начала эксплуатации изменение субконто приведет к потере какой-либо части аналитических данных. Поэтому вначале определяются с тем, какие объекты участвуют в аналитике, и уже на основе этого решают вопрос о включении конкретных субконто.

В бухгалтерской программе можно сформировать отчеты, содержащие аналитику по субконто.

К ним относятся следующие отчеты:

а) анализ субконто, который предоставляет сведения по одному или нескольким субконто, а также по определенным значениям;
б) карточка субконто. В этом отчете отражаются все проводки, в которых был использован указанный вид субконто;
в) обороты между субконто. Он предоставляет данные по оборотам между списком выбранных субконто и списком корреспондирующих субконто. К примеру, между контрагентами и договорами с ними.

Субконто можно использовать также в аналитике для налогового учета. К примеру, для аналитики НДС можно использовать субконто «Ставки НДС», когда в регистре налогового учета суммы НДС распределяются по ставкам.