Суточные в 2025 году: что нужно знать работодателю

Работодатель должен оплатить все расходы сотрудника, связанные с командировкой, а также выдать ему суточные. Какие нюансы следует учитывать при расчете суточных, рассказывается в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Официальные суточные
2. Размер суточных
3. Суточные при командировках по России
4. Суточные при заграничных командировках
5. Расчет суточных
6. Учет суточных
7. Налогообложение суточных
8. Проводки по начислению суточных

Официальные суточные

Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, письмо Минтруда РФ от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415):

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
• за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).

Размер суточных

Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом или нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).

Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством РФ. Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).

Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки. При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).

Суточные при командировках по России

Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749). Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):

• документы о найме жилья на месте командировки;
• служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

Суточные при заграничных командировках

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.

За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:

•  при проезде по территории России — в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено Трудовым кодексом, другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);
• при проезде по территории иностранного государства — в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).

Пример 1.

Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля. Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей — для командировок по России, 2 500 рублей — для командировок за границу. За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля — 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Пример 2.

Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).

Пример 3.

В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей — при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей — при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля — в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля — в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.

Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).

При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).

Расчет суточных

Разберем расчет суточных на конкретном примере.

Сотрудник выезжает в командировку 11 марта поездом в 23:15, а возвращается 14 марта в 06:40. В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.

Суточные надо выплатить за 4 дня — с 11.03.2024 по 14.03.2024. Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.

Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.
НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. — 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.

Учет суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 gоложения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РA от 06.05.1999 № 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).

До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

Налогообложение суточных

НДФЛ

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК РФ):

• 700 рублей — за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• 3 500 рублей — за каждый день нахождения в командировке за границей (до 2025 года — 2 500 руб.);
• в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) Правительства РФ, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Для этого нужно рассчитать:

• сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
• сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК РФ). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:
1) на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 3 500 рублей — за каждый день нахождения в заграничной командировке (до 2025 года в размере 2 500 руб.);
• в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) Правительства РФ, — если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);

2) на страхование от несчастных случаев — в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):

• членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;
• личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.

Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Сумма суточных, превышающая установленные нормы, включается в базу для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, п. 2 ст. 422 НК РФ, пп. 1, 2 ст. 20.1, п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Налог на прибыль

Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК РФ. Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Проводки по начислению суточных

Бухгалтерские записи будут следующими.