СЗВ-М: образец заполнения, сроки сдачи, штраф

Введение отчетности по форме СЗВ-М в 2016 году обусловлено появлением в Законе от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» статьи 26.1, которая установила новые положения о выплате страховой пенсии пенсионерам в период их работы или иной деятельности (ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Цель данной отчетности — определить, работает пенсионер или нет. Эта информация, по замыслу создателей формы, избавит пенсионеров от визитов в пенсионный фонд и подачи заявлений о возобновлении индексации страховой пенсии.

Дело в том, что решение о начислении доплат и компенсаций неработающим пенсионерам ПФР выносит в месяце, следующем за получением сведений СЗВ-М от работодателей-страхователей (ч. 6 ст. 26.1 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ № 400-ФЗ). Повышенная таким образом пенсия выплачивается с месяца, следующего за месяцем, в котором было вынесено указанное решение.

Отчет по форме СЗВ-М обязаны подавать все работодатели – организации и ИП, выплачивающие заработную плату работникам как по трудовым договорам, так и по ГПД и договорам оказания услуг. Эта отчетность относится к категории персонифицированного учета и регламентируется Законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ (закон). Отчет подается в ПФР ежемесячно до 15-го числа.

Согласно пункту 2.2 ст. 11 закона, в форму включаются данные о каждом застрахованном лице. Бланк не содержит сведений о заработке, а лишь информирует пенсионный фонд о наличии взаимоотношений с работниками. В форме указываются:

• страховой номер индивидуального лицевого счета работника;
• его фамилия, имя и отчество;
• ИНН (при наличии).

Отчетность необходимо представлять и в том случае, если в отчетном месяце заработная плата не выплачивалась, но сотрудник продолжал числиться в компании.

Индивидуальные предприниматели без наемных работников от сдачи СЗВ-М освобождены. Кроме того, согласно абзацу 5 ст. 1 закона, не обязаны подавать форму и иные самостоятельно обеспечивающие себя работой лица:

• адвокаты;
• нотариусы;
• арбитражные управляющие.

В зависимости от количества работников форму можно подать в электронном виде или на бумажном носителе. Способы подачи СЗВ-М приведены в п. 2 ст. 8 и п. 2.2 ст. 11 закона.

Если численность персонала 25 и более человек, работодатели обязаны составлять сведения исключительно в электронном формате и подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. За нарушение способа подачи предусмотрен штраф по ст. 17 закона в размере 1 тыс. рублей.

Если количество работников составляет 24 и менее человек, отчитаться можно на бумаге. При этом работодатель вправе подать СЗВ-М и в электронном виде.

Отчетность подается в то отделение ПФР, где зарегистрирован работодатель (пп. 1, 2.2 ст. 11 закона о персонифицированном пенсионном учете).

Если в компании есть обособленные подразделения (ОП), поставленные на учет в территориальном отделении ПФР по месту нахождения, и в них трудоустроены работники, то, согласно ст. 1, пп. 1, 2.2 ст. 11 закона, по каждому такому ОП нужно подготовить отдельную форму и отправить ее в соответствующее отделение фонда.

Срок сдачи СЗВ-М прописан в п. 2.2 ст. 11 закона. Отчитываться необходимо ежемесячно до 15-го числа. Опоздание с отправкой формы может привести к штрафу в размере 500 рублей за каждого работника (п. 2.2 ст. 11, ст. 17 закона).

Согласно письму ПФ РФ от 28.12.2016 № 08-19/19045, если срок представления отчета выпадает на выходной или праздничный день, СЗВ-М нужно подать не позже следующего рабочего дня.

Таким образом, в 2021 году сроки сдачи СЗВ-М следующие:

• за апрель – до 17.05.2021;
• за май – до 15.06.2021;
• за июнь – до 15.07.2021;
• за июль – до 16.08.2021;
• за август – до 15.09.2021;
• за сентябрь – до 15.10.2021;
• за октябрь – до 15.11.2021;
• за ноябрь – до 15.12.2021;
• за декабрь – до 17.01.2022.

Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п. Указания по ее заполнению размещены в самом бланке.

Отчет содержит 4 раздела.

Шаг первый – заполнение раздела 1 «Реквизиты страхователя». В нем указываются:

• «Регистрационный номер в ПФР» — этот номер нужно взять из уведомления ПФР, выданного фондом при постановке организации на учет;
• «Наименование (краткое)» — берется из учредительных документов компании или из свидетельства о регистрации физлица в качестве ИП;
• «ИНН» — этот реквизит указан в свидетельстве о постановке на учет в ИФНС;
• «КПП» — данный код также можно взять из свидетельства о постановке на учет. Обособленное подразделение свой КПП указывает по месту нахождения. ИП этот реквизит не заполняют.

Шаг второй – заполнение раздела «Отчетный период».

В поле «Отчетный период» проставляется код месяца подачи отчета. Обратите внимание, что, согласно постановлению № 83п, исправление номера отчетного периода в форме не предусмотрено. С учетом того, что форму можно предоставлять и до окончания отчетного периода, специалисты ПФР могут посчитать, что сведения представлены именно за тот период, который указан в бланке. Это может привести к штрафам. Спасти от санкций поможет только самостоятельное выявление и исправление ошибки, как произошло по результатам рассмотрения Верховным Судом РФ дела в Определении от 22.07.2019 № 305-ЭС19-2960;

В поле «календарный год» указывается год формирования отчета.

Шаг третий – заполнение раздела «Тип формы». Для его заполнения предлагаются три варианта обозначений:

• «исхд» — или исходная форма, то есть подаваемая в первый раз за данный отчетный период;
• «доп» — этот код указывается в случае, если дополняются ранее представленные сведения (это может быть отражение в отчете работника, зачисленного в последний день месяца). Дополняющая форма требуется для того, чтобы сообщить информацию, которой в исходной СЗВ-М или не было вообще, или была, но указана неверно;
• «отмн» — код, указывающий на отмену ранее поданных неверных сведений. К примеру, если отчет был сдан раньше срока, а уже после этого кто-либо из сотрудников уволился.

Шаг четвертый – заполнение раздела «Сведения о застрахованных лицах».

В этом разделе нужно указать данные всех работников, которые были приняты, продолжали трудиться или уволены в том месяце, за который представляется отчет. Для этого заполняется таблица, состоящая из четырех граф:

• № по порядку;
• Фамилия, имя, отчество (если есть) – в именительном падеже;
• СНИЛС;
• ИНН.

СНИЛС заполняется обязательно, а ИНН, согласно пп. 3 п. 2.2 ст. 11 закона, п. 4 формы СЗВ-М, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п – при наличии у работодателя такой информации. При этом если фонд обнаружит, что ранее по данному сотруднику страхователь отправлял в ИФНС справку о доходах с указанием ИНН, то его могут оштрафовать.

Фамилия, имя, отчество и СНИЛС должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем постановку на учет в системе персучета.

Форма подписывается руководителем с указанием его должности и расшифровкой подписи. Проставляется дата составления отчета и ставится печать (если есть).

Если страхователь представит отчет в срок, но укажет в нем неполную или недостоверную информацию (Ф.И.О., СНИЛС и ИНН работников), его могут оштрафовать по п. 2.2 ст. 11, ст. 17 закона. Размер штрафа – 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Кроме того, к ответственности могут привлечь и должностных лиц компании по КоАП РФ. А вот ИП как должностное лицо не накажут, а привлекут лишь по норме закона о персучете.

Как заполнить СЗВ-М в различных ситуациях.

Образец СЗВ-М

Нулевой СЗВ-М не существует. Форму потребуется сдать, даже если в организации есть только руководитель, который является единственным учредителем (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

За несвоевременную сдачу СЗВ-М могут наказать:

• по статье 17 закона № 27-ФЗ. По этой норме привлекают к ответственности именно страхователя, то есть организацию или ИП. Штраф составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Например, если СЗВ-М за март 2021 года со сведениями на 15 человек представлен 16.04.2021 вместо 15.04.2021, штраф составит 7 500 рублей (500 х 15 чел.);
• дополнительно по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ, п. 42 инструкции, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 22.04.2020 № 211н. Штраф составляет от 300 до 500 рублей. По этой норме наказывают только должностных лиц. То есть за одно и то же нарушение могут наказать как страхователя, так и его должностное лицо. В случае если страхователь — ИП, по данной норме не привлекут. Как правило, штрафуют руководителя компании, иногда могут оштрафовать и главного бухгалтера.

При незначительном опоздании штрафы можно понизить. Яркий пример тому — Постановление АС Московского округа от 01.03.2021 по делу № А40-52581/2020. Страхователь вместо пятницы отправил отчет в понедельник, опоздав только на один день. ПФР оштрафовал организацию на 533 тыс. рублей. Но суд снизил санкции до 1 тыс. рублей, то есть в 533 раза.
Судьи посчитали смягчающими следующие обстоятельства:

• просрочка произошла впервые;
• ее период составил только один день.

Это одна из самых частых причин, по которым удается понизить штрафы.