Транспортные расходы

Какие расходы включают в состав транспортных, как их подтвердить и каков порядок их учета, изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Виды транспортных расходов
2. Подтверждающие документы
3. Учет транспортных расходов у покупателя
4. Учет транспортных расходов у поставщика

Виды транспортных расходов

В общем случае все расходы компании делятся:
• на постоянные – которые не связаны с объемами произведенной продукции или продажами (например, оплата аренды, суммы на содержание имущества и прочее);
• переменные – они уже напрямую зависят от указанных выше показателей.

Все транспортные расходы условно можно разлить на следующие группы:
• связанные с доставкой товаров покупателям;
• понесенные для получения купленных товаров (материалов);
• необходимые для содержания автомобилей, имеющихся у компании в собственности или полученных по договорам аренды (лизинга).

В первых двух случаях доставка товаров (материалов, имущества) может осуществляться как покупателем (поставщиком), так и сторонней организацией.

В последнем случае транспортными расходами будут считаться (ст. 260, 263, пп. 10, 11 ч. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 30.08.2024 № 03-03-07/82237):
• оплата топлива. При этом нормы расходов в НК РФ данном случае не установлены (письмо Минфина РФ от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832);
• проведение ремонта;
• приобретение запчастей;
• страховка на автомобиль, в том числе и КАСКО;
• расходы на оплату платной парковки;
• плата за аренду (лизинг) автомобиля. Сюда же можно отнести компенсационные выплаты сотрудникам, транспорт которых используется в служебных целях. Нужно заметить, что в последнем случае расходы являются нормированными и не могут превышать (п. 11 ч. 1 ст. 264, п. 12 ч. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
 2 400 рублей для легкового авто с объемом двигателя до 2 000 кубических сантиметров;
 3 тыс. рублей, если объем двигателя автомобиля превышает 2 000 кубических сантиметров;
 1 200 рублей – если это мотоцикл.

Важно, что сумма компенсации сотруднику уже включает в себя расходы на ГСМ, износ и ремонт авто, поэтому учитывать их отдельно сверх установленной оплаты работнику будет неправомерно (письма Минфина РФ от 17.01.2025 № 03-03-07/3188, от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339).

Также нужно помнить, что нельзя учесть в качестве расходов оплату штрафов за нарушение ПДД (п. 2 ч. 1 ст. 270 НК РФ).

Подтверждающие документы

Утвержденного перечня документов для подтверждения транспортных расходов нет. Кроме этого, в зависимости от того, о каких именно затратах идет речь, он будет разным (письмо Минфина РФ от 07.12.2022 № 03-03-06/1/119807).

Так, для подтверждения обоснованности сумм, потраченных в той или иной ситуации, можно, например, предоставить:
• отчет об операциях по парковочному счету, в котором указаны место парковки транспортного средства с привязкой ко времени (дате) окончания и начала движения транспортного средства и путевой лист – если требуется обосновать расходы на оплату парковочного места;
• приказ руководителя организации с указанием размера компенсации, копию свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего сотруднику, заявление работника, путевой лист, приказ о направлении в командировку – в ситуации, когда нужно обосновать расходы на компенсацию за использование личного автомобиля лица (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

В качестве альтернативного варианта с работником может быть заключен договор аренды его транспортного средства. В этом случае работодатель будет выплачивать уже не компенсацию, а арендную плату, в связи с чем нормирование расходов уже применяться не будет и сумму можно будет учесть в полном объеме (п. 10 ч. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве обоснования затрат может быть предоставлен  договор с работником, путевые листы и платежные документы;
• договор ОСАГО (КАСКО) и платежные документы – для подтверждения расходов на страхование автомобиля;
• договор оказания ремонтных услуг, калькуляция затрат, акт выполненных работ – если речь идет о ремонте транспорта.
• путевой лист и акт списания топлива – для расходов на ГСМ;
• транспортная накладная (железнодорожная транспортная накладная, если доставка осуществляется по железной дороге) – в случае когда речь идет об использовании услуг сторонней организации по доставке товаров (имущества).

Если же осуществляется прямая смешанная перевозка, оформляется единый транспортный документ (ч. 6 ст. 3 Федерального закона от 08.08.2024 № 288-ФЗ);
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка и акт оказания услуг – для подтверждения расходов на услуги экспедитора (письмо Минфина РФ от 15.02.2024 № 03-03-05/13092);
• бухгалтерская справка, путевой лист – если речь идет о самовывозе.

Кроме того, налогоплательщик вправе предоставить любые иные документы, которые на его взгляд подтверждают совершение той или иной операции.

Учет транспортных расходов у покупателя

Налогоплательщики упрощенного налога с объектом «доходы» не могут учитывать затраты на транспортировку в качеств расходов (ч. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если покупатель находится на ОСН или применяет упрощенку с объектом «Доходы минус расходы» и при этом приобретает имущество, которое будет являться его основным средством, расходы на транспортировку будут включены в его первоначальную стоимость (ч. 1 ст. 257 НК РФ).

В случае покупки товаров, которые впоследствии будут перепроданы, транспортные расходы могут быть (ст. 320 НК РФ):
• включены в их себестоимость;
• учтены отдельно от их покупной стоимости. Тогда расходы будут учитываться как издержки обращения.

Организация должна закрепить в своей учетной политике порядок, в соответствии с которым будет производиться учет. Применять его нужно в течение не менее двух налоговых периодов (ст. 320 НК РФ).

При этом расходы на доставку, которые не были включены в стоимость товаров, будут являться прямыми и списывать их компания должна только в той части, которая относится к товарам, реализованным в отчетном налогом периоде.

Сумма прямых расходов в части транспортировки товаров, относящаяся к их нереализованным остаткам, должна определяться по среднему проценту за текущий месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца. С этой целью необходимо придерживаться следующего порядка, в соответствии с которым нужно определить:
• сумму прямых расходов, приходящихся на остаток непроданных товаров на начало месяца и осуществленных в текущем месяце;
• стоимость приобретения товаров, которые были реализованы в текущем месяце, а также цену покупки остатка нереализованных товаров на конец месяца;
• средний процент как отношение суммы прямых расходов к стоимости товаров;
• сумму прямых расходов, относящихся к остатку нереализованных товаров, как произведение среднего процента и стоимости остатка товаров на конец месяца.

Приведем примеры бухгалтерских проводок:

Если осуществлялась доставка материалов и сырья для производства, расходы на транспортировку должны быть также включены в их стоимость (ч. 2 ст. 254 НК РФ).

Транспортные расходы, которые были включены в стоимость основного средства, товаров и материалов, компания должны признавать в следующем порядке:
• при покупке основного средства — по мере начисления амортизации по нему (ч. 3 ст. 272, п. 2 ч. 3 ст. 273 НК РФ);
• в случае приобретения сырья (материалов) — на дату передачи его в производство (ч. 2 ст. 272, п. 1 ч. 3 ст. 273 НК РФ);
• если перевозились товары для перепродажи — в периоде их реализации (п. 3 ч. 1 ст. 268, ст. 320 НК РФ).

В бухгалтерском учете при включении расходов на доставку в стоимость товаров необходимо слетать следующие проводки:

Дт 41– К 60, 76 и другие — понесены дополнительные затраты в связи с приобретением товаров.

Если расходы не являются составляющими себестоимости товаров, для их учета нужно использовать счет 44 и списывать по окончании месяца по фактической их реализации.

Если покупатель является посредником и производит оплату доставки товара, а после получает компенсацию ее стоимости от поставщика, указанная сумма не будет являться ни доходом, ни расходом (п. 9 ч. 1 ст. 251, ч. 9 ст. 270 НК РФ).

Расходы на содержание автомобилей компании будут учитываться в одном порядке как у покупателя, так и у продавца. Так, затраты на топливо налогоплательщик налога на прибыль может учитывать, как в качестве материальных, так и в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 2, 5 ч. 1 ст. 254, п. 11 ч. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Упрощенцы с объектом «Доходы минус расходы» суммы за ГСМ могут учитывать либо как материальные, либо как расходы на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (пп. 5, 12 ч. 1 ст. 346.16, п. 1 ч. 2 ст. 346.17 НК РФ, письма Минфина РФ от 27.09.2018 № 03-11-11/69335, от 23.12.2009 № 03-11-09/413)
Напомним, что нормирование расходов на ГСМ не установлено ни для плательщиков упрощенного налога ни для тех, кто применяет общую систему налогообложения. Поэтому учесть их можно в полном объеме (письма Минфина РФ от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189).

Суммы компенсации сотрудникам за использование в рабочих целях их авто, а также арендные платежи нужно учитывать в прочих расходах (пп. 10,11 ч. 1 ст. 264 НК РФ).

Учет транспортных расходов у поставщика

Расходы на доставку товаров покупателю поставщик должен учесть в составе расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ч. 1 ст. 253, ст. 320 НК РФ).

С точки зрения бухучета затраты на транспортировку силами поставщика будут признаваться расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).Отражено это должно быть следующими проводками:

Дт 44 – Кт 10, 70, 69 и другие счета – оплата доставки товара отражена в составе расходов на продажу.

При этом в случае, когда поставка производится силами сторонней организации, которой поставщик оплачивает предоставленные услуги по транспортировке, соответствующие затраты могут быть отнесены на материальные расходы или же учтены в качестве прочих (п. 6 ч. 1 ст. 254, пп. 49 ч. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичный порядок применяется и при осуществлении доставки силами покупателя, если поставщик компенсирует ему стоимость транспортировки.

Если же поставщик выступает в качестве посредника и после оплаты услуг транспортировки ему возмещается их стоимость покупателем,  он не признает указанную сумму ни в качестве дохода, ни в качестве расхода (пп. 9 ч. 1 ст. 251, ч. 9 ст. 270 НК РФ).

В бухгалтерском учете указанное вознаграждение будет признаваться выручкой от реализации посреднических услуг (п. 5 ПБУ 9/99).

Затраты на доставку, произведенные во исполнение поручения покупателя, не являются расходами и должны быть отнесены на расчеты с покупателем (п. 3 ПБУ 10/99).

При поступлении компенсации стоимости доставки от покупателя будет погашена его дебиторская задолженность. При этом, так же как и в налоговом учете, доход возникать не будет (п. 3 ПБУ 9/99).