Учет запчастей

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Организация учета запчастей
2. Бухгалтерский учет запчастей
3. Налоговый учет запчастей
4. Учет продажи запчастей
5. Учет б/у запчастей
6. Учет дорогостоящих запчастей
7. Учет списанных запчастей

Организация учета запчастей

Организация учета запасных частей начинается с их правильной классификации и документального оформления всех операций. Основная цель — создать прозрачную систему, которая обеспечит постоянный контроль за движением (приход, внутреннее перемещение, расход) материальных ценностей и предотвратит их нецелевое использование.

Приобретенные запчасти могут учитываться как капитальные вложения или как запасы. Выбор зависит от характера их использования (пп. 10, 24 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», пп. «а», «б», «ж» п. 5, пп. «а», «б», «г» п. 10 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения», утвержденные Приказом Минфина РФ от 17.09.2020 № 204н).

Рассмотрим оба варианта:

I. Учет в качестве капитальных вложений.
Затраты на запчасти считаются капитальными вложениями, если они предназначены:

— для создания, улучшения или восстановления основных средств;
— текущего ремонта активов, используемых для осуществления капитальных вложений;
— крупного ремонта, технического обслуживания или осмотра, проводимых с периодичностью более 12 месяцев (или операционного цикла, если он превышает 12 месяцев) (пп. «а», «в» п. 2 информационного сообщения Минфина РФ от 03.11.2020 № ИС-учет-28).

Стоимость таких запчастей формируется из суммы всех фактических затрат на приобретение (за вычетом НДС) и включает оценочное обязательство на демонтаж и утилизацию, если оно есть (п. 9, пп. «а», «ж» п. 10, п. 11 ФСБУ 26/2020, п. 8 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 № 167н).

II. Учет в составе запасов (материалов). Если запчасти не соответствуют критериям капитальных вложений, их учитывают как обычные материалы.

Приобретенные запасы можно учитывать на отдельном субсчете к счету 10 «Материалы» (например, субсчет 5 «Запасные части») или на отдельном субсчете к счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» (инструкция по применению плана счетов, утвержденная Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Основной этап — оформление поступления запчастей для хранения на складе. Основанием для этого служат:

• товарная накладная (чаще всего по форме ТОРГ-12);
• или универсальный передаточный документ (УПД) от поставщика.

Бухгалтерский учет запчастей

В бухгалтерском учете классификация запчастей регулируется федеральными стандартами (ФСБУ). Согласно пункту 3 ФСБУ 5/2019 «Запасы» к материально-производственным запасам (МПЗ) относятся активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода, не превышающего 12 месяцев. Таким образом, большинство запасных частей для текущего ремонта и технического обслуживания учитываются именно в составе МПЗ.

Приобретение запчастей отражается по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет 10-5 «Запасные части») в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на основании оправдательных документов. При передаче запчастей в эксплуатацию (допустим, для ремонта авто) их стоимость списывается с кредита счета 10 в дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Отдельного внимания заслуживают случаи, когда запчасти используются для капитального ремонта или модернизации основного средства. Согласно пункту 24 ФСБУ 6/2020 «Основные средства» затраты на восстановление и улучшение основных средств считаются капитальными вложениями. К таким работам относится и ремонт.

Это означает, что:

1) стоимость ОС увеличивается. Затраты на покупку запчастей и ремонт увеличивают первоначальную стоимость основного средства, а не списываются как текущие расходы;
2) нужно вести учет замены. После замены старой детали на новую балансовая стоимость старой детали списывается в расходы текущего периода. А стоимость новой детали начинает переноситься на затраты через амортизацию, так как она теперь является частью более дорогого основного средства.

Если срок службы запчасти значительно отличается от срока службы всего оборудования, ее можно учесть как самостоятельный инвентарный объект основных средств (п. 10 ФСБУ 6/2020). В этом случае ее стоимость будет амортизироваться отдельно в течение ее собственного срока полезного использования.

Налоговый учет запчастей

В налоговом учете для целей исчисления налога на прибыль расходы на приобретение запчастей рассматриваются как материальные расходы на основании п. 2 ст. 254 Налогового кодекса РФ. Эти расходы признаются в том периоде, в котором запчасти были переданы в эксплуатацию для ремонта, техобслуживания или восстановления основных средств.

Компания вправе выбрать один из двух подходов к учету таких расходов:

1) единовременное списание полной стоимости запчастей, переданных в ремонт, на прочие расходы по мере завершения ремонтных работ;
2) создание резерва на ремонт ОС. В этом случае в расходах текущего периода признаются ежемесячные отчисления в резерв, а фактические затраты на ремонт, включая стоимость запчастей, списываются за счет созданного резерва.

Важно помнить о требовании экономической обоснованности всех расходов. Налоговые органы могут проверить, действительно ли приобретенные запчасти были использованы в деятельности, направленной на извлечение дохода. Поэтому надлежащее документальное оформление (наличие дефектных ведомостей, актов выполненных работ, актов на списание) является обязательным условием для признания расходов в налоговом учете.

Учет продажи запчастей

В бухгалтерском и налоговом учете действуют разные правила признания доходов и расходов при продаже запасов и прочего имущества.

При продаже запчастей нужно определить их стоимость. Компания должна закрепить в учетной политике один из трех методов:

1. По себестоимости каждой единицы. Подходит для уникальных, штучных товаров (к примеру, дорогое оборудование).
2. По средней себестоимости. Самый распространенный метод. Среднюю стоимость можно рассчитывать раз в месяц или при поступлении каждой новой партии.
3. Метод ФИФО. Предполагает, что первыми списываются запасы, которые были куплены раньше по времени.

Один и тот же метод нужно последовательно применять для однородных групп запасов.

При отгрузке запчастей покупателю (до момента признания выручки) — стоимость товара переходит из статьи «Готовая продукция» в статью «Товары отгруженные». Актив все еще числится на балансе.

При продаже (в момент признания выручки) — балансовая стоимость проданных товаров или продукции списывается на расходы по обычным видам деятельности (себестоимость продаж).

Для целей налогового учета «прочее имущество» — это активы, которые не относятся к амортизируемому имуществу, имущественным правам, продукции собственного производства, покупным товарам и ценным бумагам. Именно к этой категории относятся, к примеру, запчасти от ликвидированных основных средств или металлолом, которые продаются на сторону.

В целях налогообложения продажа запчастей учитывается стандартно. Продажа товаров на территории России облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). В день отгрузки товаров определяется налоговая база. Ее считают по цене, прописанной в договоре, но без суммы НДС (пп. 1 п.1 ст. 167, п. 1 ст. 154 НК РФ).

Доход от реализации товаров включают в состав выручки от продаж. При этом берут договорную стоимость без НДС (п. 1 ст. 248, пп. 1, 2 ст. 249 НК РФ).

Когда именно фиксировать доход, зависит от способа учета. При методе начисления доход признают в тот день, когда покупатель получает право собственности на товар. (п. 3 ст. 271, п. 1 ст. 39 НК РФ). Если применяется кассовый метод, доход учитывают в день, когда деньги поступили от покупателя (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Отметим, что с 25 февраля 2025 года стартовал эксперимент по маркировке отдельных видов автозапчастей, который продлится до 28 февраля 2026 года. В эксперименте участвуют такие товары, как:
1) фильтры,
2) безопасные стекла,
3) свечи зажигания,
4) тормозные колодки и диски.

После завершения эксперимента маркировка станет обязательной для всех участников оборота. Это означает, что компании должны будут зарегистрироваться в системе, наносить коды маркировки DataMatrix на товары, передавать сведения об их движении в систему мониторинга и использовать электронный документооборот (ЭДО).

Учет б/у запчастей

Учет бывших в употреблении запчастей имеет свою специфику. Такие детали могут появиться в организации в результате:

1) замены при ремонте собственного ОС (это наиболее бюджетный способ исправления поломок);
2) целенаправленного приобретения использованного товара для восстановления техники, принадлежащей другим собственникам.

Снятые с эксплуатации агрегаты подлежат оприходованию на забалансовый счет (например, на счет 10-6 «Прочие материалы») по условной оценке или цене возможного использования. Это позволяет контролировать их сохранность и дальнейшую судьбу — утилизацию, продажу как лома или восстановление для последующего применения

Подержанные запчасти, купленные для ремонта, принимаются к учету на общих основаниях как материалы. Их первоначальной стоимостью является сумма, уплаченная продавцу согласно договору купли-продажи.

Учет дорогостоящих запчастей

Критерий отнесения запчастей к дорогостоящим в законодательстве четко не определен, поэтому компания должна самостоятельно закрепить его в своей учетной политике.

Основная сложность заключается в правильной квалификации таких активов: учитывать их как запасы или как капвложения. Однако нужно иметь в виду, что согласно бухгалтерским правилам (ФСБУ 5/2019) для отнесения актива к запасам его стоимость не имеет значения. Для правильной классификации учитываются те же признаки, что и для всех прочих объектов.

Иначе дело обстоит с налоговым учетом. Согласно налоговому законодательству (глава 25 НК РФ) амортизируемое имущество — это то, что дороже 100 тыс. рублей и используется более 12 месяцев для получения дохода.

Компания самостоятельно устанавливает срок полезного использования (СПИ) для каждого объекта, когда начинает его использовать. Делается это на основе официальной классификации основных средств.

Дорогую запчасть (стоимостью более 100 тыс. рублей), приобретенную для ремонта основного средства, в целях налога на прибыль не следует учитывать как амортизируемое имущество, поскольку она не обладает признаками основного средства (не используется самостоятельно для получения дохода, а лишь восстанавливает работоспособность уже имеющегося ОС). Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 254 и п. 1 ст. 260 НК РФ, ее стоимость относится к материальным расходам и списывается в том отчетном периоде, когда был произведен ремонт.

Однако если такая запчасть не участвует напрямую в производственном процессе и не может быть прямо соотнесена с выпускаемой продукцией, организация вправе единовременно учесть ее стоимость в расходах на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Важно закрепить выбранный порядок в учетной политике для целей налогообложения, так как Налоговый кодекс не устанавливает ограничений по стоимости запчастей, относимых к расходам на ремонт.

Учет списанных запчастей

Согласно пункту 41 ФСБУ 5/2019 списание запасов (прекращение их признания в качестве актива) происходит в следующих случаях:

• при их продаже;
• при выбытии по другим причинам (например, безвозмездная передача, передача в уставный капитал, хищение, пожар);
• дальнейшее использование или продажа не принесут экономических выгод (например, из-за порчи, истечения срока годности).

Чтобы списать запчасти в бухучете (материалы и другие запасы), необходимо оформить их выбытие в бухгалтерском учете в соответствии с ФСБУ 5/2019 и ПБУ 10/99. Морально устаревшие или с истекшим сроком годности запасы подлежат списанию со счетов учета. Их балансовая стоимость относится в прочие расходы — дебет счета 91-2 «Прочие расходы». Если организация применяет учетные цены, одновременно списываются соответствующие отклонения. При учете товаров по продажной стоимости также сторнируется торговая наценка (кредит счета 42 в корреспонденции с дебетом 91-2). Если ранее был создан резерв под обесценение, его часть, относящаяся к списываемым запасам, уменьшает прочие расходы.

В налоговом учете возможность признания расходов ограничена. Стоимость списанных запасов с истекшим сроком годности и расходы на их утилизацию можно учесть во внереализационных расходах при наличии подтверждающих документов и при условии, что утилизация обязательна по закону (ст. 264, 265, 252 НК РФ). Однако для морально устаревших запчастей налоговое законодательство не предусматривает включения их стоимости в расходы (письмо Минфина РФ от 07.06.2011 № 03-03-06/1/332).

Восстанавливать НДС при таком списании не нужно — это прямо указано в письме Минфина РФ от 02.03.2018 № 03-03-06/1/13389.

Списать пришедшие в негодность товары или материалы можно только по акту комиссии. В комиссию входят сотрудники склада, производства, бухгалтерии, другие специалисты и материально ответственные лица. Акт на списание материалов составляют в свободной форме. Для товаров подойдут формы ТОРГ-16 или ТОРГ-15.

Небрежное отношение к документам может повлечь за собой различные проблемы, в том числе претензии налоговых органов. Так, к примеру, компания обратилась в суд с требованием о признании незаконным решения ФНС о привлечении ее к ответственности за совершение налогового правонарушения. В обоснование своих выводов чиновники, среди прочего, указали, что компания не доказала факт реального использования запчастей, поскольку представленные ею отчеты по списанию не доказывают этого.

Суд согласился с заключением налоговиков. Он указал, что данные отчеты не относятся к первичным документам. К тому же в них нет важных сведений, в частности, информации о стоимости списанного имущества. Для подтверждения обоснованности списания запчастей компании надо было предъявить соответствующие акты и дефектные ведомости (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2024 по делу № А65-28861/2023).