Напоминайте сотрудникам об отпусках вовремя. Если работодатель пропустит срок направления уведомления, компании грозит не только штраф, но и проблемы с сотрудниками. Как составить и вручить уведомление об отпуске сотрудникам, чтобы соблюсти требования законодательства, смотрите в статье.
Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
«Кадровое дело»
Бесплатный электронный сборник содержит важную информацию, связанную с ведением кадрового учета, образцы заполнения документов, а также рекомендации экспертов и чиновников.
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Уведомление об отпуске: ТК РФ
Всем, кто работает по трудовому договору, положен ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ). При этом не важно, является ли сотрудник основным или совместителем, работает по срочному или по бессрочному трудовому договору, имеет полную или частичную занятость. Чтобы претендовать на ежегодный отпуск, сотрудник должен отработать в компании минимум полгода. Однако если работодатель не возражает, отдых может быть предоставлен и раньше (ч. вторая ст. 122 ТК РФ). Чтобы оформить отпуск, нужно составить график отпусков, уведомить сотрудника об отпуске, подготовить приказ и заполнить личную карточку.
На практике нередко возникает вопрос, должен ли работник писать заявление о предоставлении отпуска. Ответ на него зависит от того, идет сотрудник в отпуск по графику или нет. В первом случае писать заявление не нужно. Во втором – заявление необходимо.
Уведомление о начале ежегодного отпуска — это тот случай, когда формальность оборачивается риском. Кадровику нужно одновременно соблюсти требование закона и решить чисто практическую задачу: найти работника и получить подпись вовремя. В реальности процедуру начинают «упрощать»: подпись берут вместе с приказом или ставят ее задним числом, превращая уведомление в фикцию.
Обязательно ли уведомлять работников о начале отпуска по графику по ТК РФ? Если сотрудник идёт в отпуск по графику, работодатель обязан уведомить его о дате начала отдыха под подпись (часть 3 статьи 123 ТК РФ). Касается это, в том числе, и работников, которые сидят на больничном — для них закон исключений не делает. Поэтому если сотрудник заболел, но по расписанию у него запланирован отпуск, его также надо будет уведомить об этом. Не делать это можно лишь в одном случае: сотрудник перенёс даты и идёт отдыхать вне графика. В таком случае речь идёт о переносе, а это совсем другая процедура. Однако, если отдых работника перенёсся на продолжительный период — например, на месяц и больше — рекомендуем всё равно известить его о грядущем отпуска по общим правилам.
Если работодатель не выполнит обязанность и не напомнит сотруднику, что у него грядёт отпуск, или сделает это несвоевременно, это чревато неприятными последствиями. Во-первых, работник может перенести отпуск. Во-вторых, неуведомление может обернуться штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. ГИТ в случае проверки может посчитать, что работодатель не соблюдает график. А за такое нарушение грозит штраф до 50 000 рублей. В случае повторного нарушения штраф вырастет до 70 000 рублей.
Наши эксперты регулярно выпускают электронные материалы: обзоры законов и судов, инструкции по налогам (УСН, НДС, прибыль), зарплатам, взносам, календарь отчетности. Ознакомиться и заказать бесплатно — по ссылке
Уведомление об отпуске: сроки
Сотрудников, которые используют отпуск по графику, извещают о времени его начала не меньше чем за две недели. Роструд рекомендует в конце каждого года доводить до сведения всех сотрудников график отпусков, а за 14 дней до отпуска дополнительно вручать каждому под подпись отдельное уведомление, письмо от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.
Причем уведомление нужно делать не только для тех сотрудников, кто уходит в очередной отпуск по утвержденному графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1).
Пример
Если работник идет в отпуск по графику 23 июня, известите его за две полных недели до начала отпуска — 6 июня.
Если работодатель пропустит срок направления уведомления сотрудник может написать заявление и потребовать перенести отпуск на другое время, ч. 2 ст. 124 ТК РФ.
Когда работодатель нарушил срок уведомления о дате начала отпуска сотрудника, проблем не избежать, даже если сотрудник согласится написать заявление об отпуске с другой даты. Проверяющий инспектор заметит нарушение, так как уведомления все равно не было, и если подойдет к ситуации формально, то может оштрафовать компанию за нарушение права сотрудника на отдых.
Чтобы избежать штрафа, отслеживайте по графику даты начала отпусков сотрудников компании и настройте за сколько направлять уведомления. Можно поставить напоминание не за две недели до начала отпуска сотрудника, а за 16 дней. Так у вас будет время, чтобы оформить документы.
ТК РФ устанавливает только минимальный срок предупреждения работника о начале его отпуска. Максимальный срок законом не установлен. Поэтому работника можно уведомить об отпуске сильно заранее. Роструд не против одного уведомления на весь год, даже если отпуск разбит на несколько частей (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 04.08.2021 № 152431).
Если кто-то из работников не согласен с утвержденным графиком, он может написать работодателю заявление с просьбой изменить даты отдыха. Но это вовсе не означает, что работодатель должен пойти сотруднику навстречу (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Исключение — отдельные категории работников, которые вправе выбирать время отпуска: многодетные родители, инвалиды, ветераны.
Не оставляйте без ответа обращение работника по поводу изменения дат отпуска. Иначе сотрудник может пожаловаться в ГИТ или пойти в суд. Если у сотрудника были весомые причины для отпуска в конкретные даты, трудинспекторы или судьи могут его поддержать.
Чтобы уйти в отпуск не по графику, работник пишет заявление, а работодатель соглашается его предоставить. Он вправе и отказать, если работник не имеет права взять отпуск в удобное для него время.
Если работник перенес отпуск на более ранний срок, у работодателя по объективным причинам может не получиться предупредить его о новой дате начала отпуска за две недели. В Роструде считают, что работодатель вправе уведомить работника об отпуске непосредственно после того, как получит и согласует заявление о переносе (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 22.01.2025 № 214290).
Нужно ли повторно уведомить работника об отпуске при переносе отдыха, зависит от того, на какой период он переносит отпуск. К примеру, отпуск работника по графику — с 19 по 31 мая. Он просит перенести его на новые даты — с 26 мая по 8 июня. В этом случае уведомлять работника о дате начала отпуска повторно не нужно.
Когда работник просит перенести отпуск на длительный период, придется уведомить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 19.03.2025 № 218686).
Во всех этих случаях в связи с переносом отпуска нужно внести изменения в график отпусков — издать приказ об утверждении графика отпусков в новой редакции.
Уведомление об отпуске: образец
Закон не определяет, какую именно информацию включить в уведомление об отпуске. В уведомлении об отпуске логично указать:
• Ф. И. О. и должность работника, его структурное подразделение (при наличии);
• вид отпуска;
• дату начала и количество дней отпуска по графику отпусков;
• реквизиты графика отпусков, которым утвержден период данного отпуска;
• дату выхода на работу, срок выплаты отпускных.
Скачать образец уведомления об отпуске можете по ссылке.
Способ уведомления работника о времени начала ежегодного отпуска законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно, например, в положении об отпусках (письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и от 22.03.2012 № 428-6-1).
Когда организация небольшая, то каждому работнику направляют уведомление в письменной форме. Если штат компании большой и направлять уведомления каждому сотруднику неудобно, то можно завести журнал извещения работников о датах начала отпусков.
Некоторые поступают иначе: дополняют форму графика отпусков графой, в которой работники расписываются за уведомление о начале отпуска.
Если работник отказывается ознакомиться под подпись с уведомлением о времени начала ежегодного отпуска, составьте об этом акт.
Вы можете оставить первый комментарий