Журнал учета журналов в организации

Журналы учета документов – это основной элемент документооборота в компании. Но как не запутаться в этих журналах и избежать их потери? Для этого в организациях создают специальный реестр, в котором учитывают все заведенные журналы. Разберемся, по какой форме вести книгу учета и как ее заполнить.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Как вести учет журналов в организации
Книга учета журналов в организации
Образец журнала учета журналов в организации

Как вести учет журналов в организации

Учет журналов, которые используются в организации, ведется не только для удобства и контроля их ведения. Информацию о том, какие реестровые книги ведутся в компании, могут запросить проверяющие. Поэтому обязательно организуйте учет всех журналов. Причем речь идет не только о журналах, которые ведутся в настоящее время, но и о уже переданных в архив, срок хранения которых еще не истек. Это позволит быстро найти нужный документ для проверяющего или бывшего сотрудника, который стал пенсионером, и прочее.

Учет можно вести в специальной книге, в которую необходимо вносить информацию о каждом оформленном журнале. Правила ее ведения отразите в регламенте. Это позволит избежать проблем с проверяющими.

Какие именно журналы должны быть в вашей организации, зависит от сферы деятельности и особенностей бизнеса. Но существует перечень книг и журналов, которые должны присутствовать в любой компании:

по учету движения трудовых книжек;
по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
по учету листков сообщений и корешков к ним, бланков специального воинского учета;
по проверкам осуществления воинского учета и бронирования;
по учету приказов (необязательно, но рекомендуется к ведению);
по учету отработанного времени (необязательно, но рекомендуется к ведению);
кассовая книга (если проводятся расчеты через кассу);
по учету вводного инструктажа по гражданской обороне;
по учету инструктажа по охране труда на рабочем месте;
по учету вводного инструктажа по охране труда;
по учету противопожарного инструктажа;
по учету микротравм сотрудников;
по регистрации несчастных случаев на производстве.

Как правило, чем больше организация, тем большее количество реестровых книг в ней заводят. Их раздают ответственным сотрудникам, которые обязаны вести учет документов, проводить инструктаж и прочее. Назначаются ответственные сотрудники приказом руководителя. На основе этого приказа выдают журнал нужному работнику под подпись, которую он может поставить в книге учета реестровых документов организации. То есть реестр используемых журналов позволит не только поддерживать порядок в документообороте, но и повысит уровень ответственности работника, в обязанности которого входит ведение журнала. Расписавшись в его получении, сотрудник не сможет сказать, что не вел его, так как ему ничего не передавали.

Книга учета журналов в организации

Закон не предъявляет требований к формату ведения книги учета реестровых документов, которые имеются в компании. Поэтому можно самостоятельно разработать форму или воспользоваться той, которую мы ниже разместили для скачивания.

Так как на законодательном уровне не установлена обязанность организаций по ведению книги учета журналов, оформить ее возможно как в бумажном, так и в электронном виде. Срок хранения такой книги должен соответствовать сроку хранения реестровых документов, сведения о которых в нее занесены.

Также существуют некоторые требования по оформлению учетных книг:

все листы документа должны быть пронумерованы;
книгу необходимо прошить;
на последней странице указать, что она пронумерована и прошита;
заверить книгу подписью руководителя и печатью компании (при наличии).

Форма книги учета журналов организации (скачать).

Образец журнала учета журналов в организации

Разберемся, как заполнить учетный реестр по нашей форме. В нем указывают такую информацию:

название организации;
ее адрес и основные реквизиты;
порядковый номер книги;
даты начала и окончания ведения книги;
должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение книги.

Далее начинается табличная часть, в которой отражают:

порядковый номер реестрового документа в таблице;
перечень реестровых документов, которые заведены в организации;
даты начала и завершения ведения журналов;
место, где хранится каждый реестровый документ (номера сейфов, кабинетов и прочее);
Ф.И.О. и подпись сотрудника, который отвечает за его ведение;
примечание, в котором можно указать, например, что реестровый документ передан на хранение в архив на определенное количество лет.

Образец заполнения книги учета журналов организации.