Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Характер использования машины определяет порядок учета затрат и оформления документов. Если директор ездит по рабочим делам в интересах компании, траты уменьшают налогооблагаемую прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, с учетом установленных лимитов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Когда транспорт предоставляется для личных нужд и это прописано в трудовом договоре или ЛНА, затраты учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ). При отсутствии такого условия в договоре и невозможности разделить поездки по целям безопаснее не включать траты в налоговые расходы (п. 21 ст. 270 НК РФ).
Трудовая функция директора обычно не включает управление машиной. Она определяется должностью по штатному расписанию и конкретным видом поручаемой работы. Представители Роструда в письмах от 12.11.2024 № ПГ/22061-6-1 и от 18.04.2025 № ПГ/06726-6-1 разъяснили, что полномочия работника вытекают из трудовой функции, а обязанность управлять автомобилем относится к профессии водителя. Руководители, торговые представители и другие сотрудники, которые возят только себя, не выполняют работу водителя, даже если используют служебный транспорт. Предоставление машины можно рассматривать как социальную гарантию.
Предрейсовый медицинский осмотр директору не требуется. Роструд в письме от 21.03.2025 № ПГ/04365-6-1 подтвердил, что курьеры и иные неводители освобождены от этой обязанности. Пункт 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26 июня 2018 года № 26 уточняет, что обязанности, установленные для владельцев транспортных средств, распространяются на юридические лица и ИП, которые занимаются перевозками на основе договоров перевозки грузов, пассажиров и багажа. Также это касается случаев перемещения людей, кроме водителя, и материальных объектов без заключения таких договоров (перевозка для собственных нужд). То есть если директор не перевозит ни людей, ни товары, то медицинский осмотр ему не нужен.
Ежедневный контроль технического состояния легкового автомобиля не проводится. Пункт 2 статьи 20 Федерального закона N 196-ФЗ закрепляет эту обязанность только за лицами, занимающимися коммерческими перевозками или использующими автобусы и грузовые машины для собственных нужд. Поскольку директор перемещается на легковой машине без пассажиров и грузов, организация освобождена от такой проверки.
Путевой лист не является единственным обязательным документом для подтверждения расходов на бензин, одна во избежании споров с ФНС рекомендуется его составлять. Часть 1 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ требует оформления путевого листа только при перевозке пассажиров, багажа или грузов. Минфин в письмах от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 и от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 указал, что путевой лист служит одним из документов, подтверждающих траты на горюче-смазочные материалы. УФНС России по г. Москве в письме от 09.07.2019 № 16-15/116577@ добавило, что при отсутствии перевозок подтверждать затраты можно иными бумагами, а выбранный порядок нужно закрепить в учетной политике. Таким образом, для директора достаточно чеков с корпоративной карты и внутренних документов компании.
Верховный Суд РФ в Постановлении от 19.12.2016 № 18-АД16-173 занял иную позицию по торговым представителям, указав, что они должны проходить медицинские осмотры, если должностная инструкция обязывает их посещать клиентов на служебном транспорте. Однако эта практика касается работников, для которых управление машиной входит в основные обязанности, что не применимо к директору.
Для обоснования затрат нужны трудовой договор или должностная инструкция с упоминанием использования транспорта, приказ о передаче машины руководителю, локальный акт о порядке применения служебного авто, платежные документы по корпоративной карте.
Когда работник отчитывается о расходовании денег по корпоративной карте, к авансовому отчету помимо обычных подтверждающих траты бумаг вроде товарных накладных и чеков нужно приложить квитанции банкоматов при снятии наличных и квитанции электронных терминалов, то есть слипы, при расчетах через терминалы. Для учета расходов слипы не требуются и налоговая обычно их не запрашивает, но они пригождаются при возврате средств за покупку или для урегулирования споров с банком. Это предусмотрено пунктом 3.1 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П. Расходование подотчетным лицом средств с корпоративной карты также подтверждается банковской выпиской.
