Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
По нашему мнению, установить компенсацию за использование личного телефона и расходов по мобильной связи без подтверждения фактических расходов возможно. При этом стоит учесть, что Минфин в большинстве своих разъяснений настаивает на максимальной детализации при компенсации расходов на связь. По возможности суммы таких возмещений лучше документально обосновать.
В силу статьи 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер восполнения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Подобное соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником, либо трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов, суммах и порядке их выплаты.
При этом, когда речь идет о компенсации расходов работника, объект налогообложения как НДФЛ, так и страховыми взносами при подобных выплатах отсутствует, сотрудники не получают какой-либо экономической выгоды в такой ситуации.
То есть компенсацию расходов на связь не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществляются в интересах компании-работодателя.
Как отметил Минфин в письме от 18.02.2013 № 03-04-06/4259:
«Денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.
Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество».
Таким образом, организации следует установить размер компенсации, по возможности обосновать величину и определить условия ее выплаты. А в отношении используемого в рабочих целях личного имущества сотрудников необходимо иметь документы о праве собственности и его стоимости.
В соответствии с разъяснениями официальных органов (письма Минфина РФ от 19.01.2009 № 3 03-03-07/2, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153) документальным подтверждением производственного характера телефонных переговоров в организации могут служить:
— приказ руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
— письменные соглашения об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
— детализированные счета операторов мобильной связи;
— должностные инструкции, в которых должно быть указано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
— заявления сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов.
Между тем в вопросе об обязательности детализации счетов за услуги связи нет единства мнений. В некоторых письмах Минфин упоминал о такой необходимости (от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако в судебной практике встречаются и иные подходы.
Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.09.2009 № А33-12556/08 отражено мнение, что непредставление работодателем детализированных отчетов операторов сотовой связи в подтверждение использования ее исключительно в служебных целях при отсутствии иных доказательств не может свидетельствовать о непроизводственном характере таких переговоров при условии, что имеется локальный акт работодателя об использовании личной сотовой связи в служебных целях для оперативного и своевременного разрешения рабочих задач, которым одновременно запрещено использование ее в личных целях.
В Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 23.03.2016 № Ф09-1286/16 по делу № А76-10225/2015 в споре с ФСС суд посчитал достаточным для экономической обоснованности компенсации наличие приказа о закреплении телефонов за сотрудниками общества, приказа о порядке учета расходов на оплату услуг связи, в соответствии с которым целевыми (связанными с производственной деятельностью) считаются только расходы в пределах устанавливаемого лимита.
Аналогичные доводы имеются и в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.12.2015 № 15АП-19405/2015 по делу № А32-6050/2015. Там также судом отмечено, что компенсации расходов работника на использование личного сотового телефона и услуг сотовой связи не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов, поскольку не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не призваны компенсировать расходы, вызванные осуществлением трудовых обязанностей в соответствии с конкретной трудовой функцией.
Таким образом, установить компенсацию за использование личного телефона и расходов по мобильной связи без подтверждения фактических расходов возможно. Для этого необходимо прописать размер и порядок ее выплаты в трудовом договоре или отдельном соглашении, установить соответствующие лимиты, руководствуясь их разумными пределами и желательно экономически обосновав их. Также при необходимости могут быть оформлены иные дополнительные документы, которые помогут подтвердить производственный характер переговоров и необходимость использования телефона в работе конкретных сотрудников. Это могут быть приказы, положения, должностные инструкции и т.д. Пренебрегать рекомендациями Минфина также не стоит. Если есть возможность получить документы, подтверждающие стоимость телефона, копию договора купли-продажи гаджета, копию договора работника с оператором связи, то лишними они не будут. В случае спора с проверяющими совокупность этих документов поможет отстоять свою позицию.
