Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Возможно ли направление по ЭДО старых первичных документов

Вопрос:

Дополнительное соглашение о применении ЭДО подписано 1 июля. При этом бумажные акты у клиента не подписаны с марта (карантин). Вправе ли мы в июле (например, 10 числа) направить, а клиент подписать УПД за периоды, начиная с марта? Или акты с марта по июнь акты должны быть подписаны в бумажной форме, а начиная с июля можно подписывать ЭДО?
На практике часть клиентов принимает УПД за любой период, часть только с момента перехода на ЭДО.

Ответ:

Передача в июле первичных документов за март – июнь по ЭДО возможна. Однако если принимающая сторона уже отразила вычеты по НДС за март в налоговой декларации за 1 квартал 2020 год, то принятие документов посредством ЭДО может повлечь налоговые риски в части признания необоснованным заявления налоговых вычетов. В этой ситуации передача документов должна осуществлять на бумажном носителе. Также позднее получение первичных учетных документов осложняет отражение операций в бухгалтерском учете.

С момента подписания соглашения организации вправе обмениваться документами не на бумажном носителе, а посредством электронного документооборота. В то же время передача в электронной форме запоздавших документов, которые должны были быть переданы до подписания соглашения, может повлечь неблагоприятные последствия для их получателя.

Первичные учетные документы и счета-фактуры (УПД) необходимы принимающей организации для отражения операций в бухгалтерском учете (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также формирования налоговой базы по налогам (ст. 169, ст. п. 1 ст. 171 НК РФ).

Для включения в состав расходов по налогу на прибыль затраты должны быть документально подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ), а налоговый вычет по НДС может быть заявлен только при наличии счета-фактуры (ст. 169 НК).

Бывают ситуации, когда сложно своевременно передать подтверждающие документы контрагенту и бухгалтер отражает операции на основании не оригинала документов, а фото или скан копий, рассчитывая, что к моменту представления отчетности, оригиналы будут получены.

В отличие от бумажного документооборота при ЭДО четко фиксируются даты получения документов и доказать факт отражения в отчетности операций без наличия оригиналов соответствующих первичных документов не составит труда.

Если подтверждающие документы и счета-фактуры успеют поступить до сдачи отчетности, то операции могут быть отражены в декларациях соответствующего периода.

В отношении НДС в абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ прямо прописано, что в случае получения опоздавшего счета-фактуры до даты истечения срока подачи налоговой декларации по НДС за соответствующий период, вычет может быть отражен в периоде принятия товаров (работ, услуг, имущественных прав) к учету.
Однако в отношении счетов-фактур на перечисленный аванс данная норма не распространяется. Вычет НДС придется заявить в периоде получения счета-фактуры (письмо Минфина России от 16.04.2019 N 03-07-09/27004).

Если же оригинал подтверждающих документов и счетов-фактур не получены до момента представления деклараций в налоговый орган, то налоговые вычеты следует отражать в отчетности того периода, когда документы будут получены.

Установленный ст. 174 НК РФ срок сдачи налоговой декларации по НДС – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (кварталом). Обычно декларация по НДС за 1 квартал сдается не позднее 25 апреля (в связи с распространением коронавирусной инфекции в 2020 году срок сдачи налоговой отчетности перенесен на 15 мая 2020). Таким образом, документы за март в случае их поступления 10 июля 2020 будут получены после наступления срока сдачи декларации по НДС, а значит, на основании указанных документов вычеты не могут быть заявлены в декларации за 1 квартал 2020. Если организация уже отразила их в декларации, то ей придется подать уточненную декларацию, доплатить налог и пени (п. 1 и пп. 1 п. 4 ст. 81 Н РФ).

Срок подачи декларации по НДС за 2 квартал 2020 года не переносился и истекает 27.07.2020 (т.к. 25.07.2020 – выходной день). Соответственно, налоговые вычеты на основании документов за апрель – июнь 2020, полученных 10 июля 2020 г., могут быть заявлены в декларации за 2 квартал 2020.

В отношении налога на прибыль ситуация иная. Напомним, что согласно ст. 252 НК РФ налогоплательщик не имеет права учитывать расходы в налоговой базе до того момента, пока он не получит первичные документы. После их получения, у организации получателя есть возможность выбора периода отражения расходов.

Как указал Минфин РФ в письме от 13.04.2016 N 03-03-06/2/21034, неотражение в целях налогообложения прибыли организаций расходов, возникших в прошлых налоговых периодах, но выявленных в текущем отчетном (налоговом) периоде в результате получения первичных документов, является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, следовательно, на указанные операции распространяются положения статьи 54 НК РФ. Согласно этой норме, операции следует отразить в том периоде, к которому они фактически относятся. В этом случае, налогоплательщик подает уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если же в периоде получения первичных документов налогоплательщиком получена прибыль, то поскольку исключение расходов из декларации по налогу на прибыль не повлекла неуплаты налога в бюджет, указанные расходы могут быть включены в налоговую базу периода получения оригиналов первичных документов (п. 1 ст. 54, п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина России от 06.04.2020 N 03-03-06/2/27064).

Таким образом, с точки зрения налога на прибыль получение запоздавших первичных документов по ЭДО не так принципиально, как в отношении НДС. Можем предположить, что возможно возникновение спора с налоговым органом в отношении даты возникновения переплаты по налогу на прибыль, если налогоплательщик отразит расходы до получения первичных документов в первоначальной, а не в уточненной декларации.

Также следует отметить, что позднее получение первичных документов влечет дополнительную работу по правильному отражению операций в бухгалтерском учете, что также может быть причиной отказа контрагента принять посредством ЭДО документы, которые должны были быть своевременно направлены на бумажном носителе.