Ответ:
Передача в июле первичных документов за март–июнь по ЭДО возможна. Однако если принимающая сторона уже отразила вычеты по НДС за март в налоговой декларации за I квартал, принятие документов посредством ЭДО может повлечь налоговые риски в части признания необоснованным заявления налоговых вычетов. В этой ситуации передача документов должна осуществлять на бумажном носителе. Также позднее получение первичных учетных документов осложняет отражение операций в бухгалтерском учете.
С момента подписания соглашения организации вправе обмениваться документами не на бумажном носителе, а посредством электронного документооборота. В то же время передача в электронной форме запоздавших документов, которые должны были быть переданы до подписания соглашения, может повлечь неблагоприятные последствия для их получателя.
Первичные учетные документы и счета-фактуры (УПД) необходимы принимающей организации для отражения операций в бухгалтерском учете (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также формирования налоговой базы по налогам (ст. 169, ст. п. 1 ст. 171 НК РФ).
Для включения в состав расходов по налогу на прибыль затраты должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ), а налоговый вычет по НДС может быть заявлен только при наличии счета-фактуры (ст. 169 НК).
Бывают ситуации, когда сложно своевременно передать подтверждающие документы контрагенту и бухгалтер отражает операции на основании не оригинала документов, а фото- или скан-копий, рассчитывая, что к моменту представления отчетности оригиналы будут получены.
В отличие от бумажного документооборота при ЭДО четко фиксируются даты получения документов, и доказать факт отражения в отчетности операций без наличия оригиналов соответствующих первичных документов не составит труда.
Если подтверждающие документы и счета-фактуры успеют поступить до сдачи отчетности, то операции могут быть отражены в декларациях соответствующего периода.
В отношении НДС в абзаце 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ прямо прописано, что при получении опоздавшего счета-фактуры до даты истечения срока подачи налоговой декларации по НДС за соответствующий период, вычет может быть отражен в периоде принятия товаров (работ, услуг, имущественных прав) к учету.
Однако в отношении счетов-фактур на перечисленный аванс данная норма не распространяется. Вычет НДС придется заявить в периоде получения счета-фактуры (письмо Минфина РФ от 16.04.2019 № 03-07-09/27004).
Если же оригиналы подтверждающих документов и счетов-фактур не получены до момента представления деклараций в налоговый орган, следует отражать налоговые вычеты в отчетности того периода, когда документы будут получены.
Как указал Минфин РФ в письме от 13.04.2016 № 03-03-06/2/21034, неотражение в целях налогообложения прибыли организаций расходов, возникших в прошлых налоговых периодах, но выявленных в текущем отчетном (налоговом) периоде в результате получения первичных документов, является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, следовательно, на указанные операции распространяются положения статьи 54 НК РФ. Согласно этой норме, операции следует отразить в том периоде, к которому они фактически относятся. В этом случае налогоплательщик подает уточненную декларацию по налогу на прибыль.
Если же в периоде получения первичных документов налогоплательщиком получена прибыль, то поскольку исключение расходов из декларации по налогу на прибыль не повлекла неуплаты налога в бюджет, указанные расходы могут быть включены в налоговую базу периода получения оригиналов первичных документов (п. 1 ст. 54, п. 7 ст. 78 НК РФ, письмо Минфина РФ от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064).
Таким образом, с точки зрения налога на прибыль получение запоздавших первичных документов по ЭДО не так принципиально, как в отношении НДС. Можем предположить, что возможно возникновение спора с налоговым органом в отношении даты возникновения переплаты по налогу на прибыль, если налогоплательщик отразит расходы до получения первичных документов в первоначальной, а не в уточненной декларации.
Также следует отметить, что позднее получение первичных документов влечет дополнительную работу по правильному отражению операций в бухгалтерском учете, что также может быть причиной отказа контрагента принять посредством ЭДО документы, которые должны были быть своевременно направлены на бумажном носителе.
Ответ подготовлен Тимошкиной Юлией,
старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА
